大數據背景下醫院檔案管理的創新探討

文·張濤 楊茜

大數據背景下醫院檔案管理的創新探討

文·張濤 楊茜

隨著計算機科學和互聯網技術的快速發展，我們已經進入了一個大數據（BIGDATA）時代。大數據時代下的檔案管理工作呈現出與以往明顯的不同。就醫院系統的檔案管理而言，在大數據環境下愈加顯現出綜合性與復雜性的特征，不僅對硬件設施配備與管理人才隊伍建設提出了新的更高要求，而且更是從制度層面對檔案管理系統的規范化建設和制度設計提出了新的挑戰。大數據的影響與應用，勢必引起醫院系統檔案管理和服務方式的同步變革，這要求我們既要抓好“硬件”（設備設施）升級，又要重視“軟件”（管理制度）創新，將大數據思維運用到醫院檔案管理的實際工作中去，以此為其他工作提供必要的支撐，促進醫院醫療服務與管理水平的整體提升。

一、大數據的特征及其對醫院檔案管理的影響

所謂大數據，是指一種需要新的處理模式才能具有更強的決策力、洞察力和流程優化能力的海量、高增長率和多樣化的信息資產。如今，大數據已逐漸成為主流的信息來源和數據之源。大數據的挖掘和分析既能夠幫助政府節約開支、提高公共服務能力和文化教育創新能力，也能為醫院等企事業單位提供更科學的決策。

（一）大數據的“4V”特征

概括起來講，大數據有四個典型特征，可以用4個以“V”開頭的英文單詞表述，我們可以簡稱為“4V”特征。一是Volume（體量），即數據體量巨大，從 TB級別，躍升到 PB 級別；二是Variety（種類），即數據類型繁多，既有網絡日志、視頻、圖片、地理位置信息，又有跨學科的科研、軍事偵察、醫療記錄、檔案和大規模的電子商務等；三是Velocity（速度），即處理速度快，可從各種類型的數據中快速獲得高價值的信息，這一點也是和傳統的數據挖掘技術有著本質的不同；四是Value（價值），即只要合理利用數據并對其進行正確、準確的分析，將會帶來很高的價值回報。

檔案管理是對檔案的收集、整理、分類、存貯、統計、保管、檢索、匯編加工、開發利用等的一系列系統化流程的聚合體。隨著大數據的應用，利用其“4V”優勢，能夠更好地處理檔案管理“全局”與“局部”“整體”與“個體”“開放”與“安全”間的關系，可以使檔案管理流程得到有效地整合優化，縮短檔案收集到利用的時間和空間，提高檔案管理的效率和利用者的滿意度。可以說，合理利用大數據的“4V”優勢對提升檔案管理水平至關重要。

（二）“4V”特征對檔案管理的影響

在大數據背景下，尤其是其在“體量”“種類”“速度”“價值”這“4V”上的明顯優勢，對醫院系統傳統的檔案管理模式產生深刻影響，在諸多方面提出了新的挑戰和要求。

一是對醫院檔案分類的科學性提出新的要求。在醫院檔案管理中，檔案資料主要可以分為基建檔案、人事檔案、病例檔案和醫療技術檔案等多種內容。隨著檔案體量的不斷擴展，原有的粗放式的檔案分類，已經不能適應新的發展形勢。要想提高檔案管理的實際效果，就必須要運用大數據“4V”優勢中的“Variety”思維方式，指導檔案分類管理，根據不同的檔案資料的側重點，進一步與細化、明確檔案的類別。

二是對醫院檔案管理的全面性提出新的要求。醫院檔案管理涉及范圍廣，既包含醫療業務領域，如醫療器械、藥品、病例、技術等方面，又包含管理服務領域，如基建、采購、人事等方面，內容很多，分類很細，信息量很大。對于如此龐大的檔案數據，必須借鑒大數據思維中的整體思維模式，處理好檔案管理“全局”與“局部”的關系，注重檔案從收集整理到開發利用這一系列過程中的各個環節之間的關聯性，提升檔案管理工作的整體效能。

三是對醫院檔案管理的針對性提出新的要求。醫院檔案類型有其獨特的特點，比如在醫療技術方面的檔案，保密性與安全性要更高；特殊崗位多，職位設定、職稱評定等方面的檔案管理也與一般單位不同，等等。因此，在檔案管理中，應當充分借鑒大數據思維中的“整體”與“個體”的思維模式，根據不同的檔案內容采取不同的檔案管理措施，保證醫院的多種檔案資料都能得到有效管理，提高檔案管理的整體效果。

二、大數據背景下醫院檔案管理面臨的挑戰

大數據是時代發展的必然趨勢，它作為一種技術、一種理念對醫院檔案管理提出了新的挑戰。

（一）對醫院檔案管理的重視程度造成挑戰

當前，各大醫院在進行實際管理中，對于各項高新技術的運用以及醫院業務的發展重視度越來越高。然而，對于檔案信息資源的開發、管理與運用則缺乏充分的重視，導致醫院的檔案信息價值得不到充分的體現。對檔案信息科學管理重要性的不認可，讓醫院檔案信息難以為其他各項工作提供必要的輔助與支撐，也使得其所獲得社會效益較低。因此，要想提高醫院的檔案管理質量，及時轉變傳統的檔案管理理念必不可少。

（二）對醫院檔案信息資源收集造成挑戰

新形勢下的醫院檔案信息資源收集主要源于兩個方面，一是人事檔案，二是醫療業務檔案。人事檔案可以從人員類型上劃分為在職醫療衛生人員檔案、退休員工的檔案，還有一些離職人員但還未提取的檔案等；醫療業務檔案可以包括醫療檔案、設備檔案、技術檔案等。對于綜合性醫院而言，由于醫院的專業、科室多，有些重點科室還在不斷地發展，造成醫院檔案管理工作變得非常繁雜。以人事檔案為例，檔案管理人員需要進行歸檔的人事數據較多，形式多樣，而大都以紙質檔案為主，檔案管理的信息化程度比較低，大大增加了檔案管理人員的工作量和工作難度。傳統型醫院檔案管理形式，主要方式是“收”，即各個醫療科室和單位向人事管理部門、檔案信息管理部門遞交相關信息。在大數據背景下，需要對其進行數字化管理，運用電腦信息化管理程序來取代傳統的手工操作和紙質檔案。為此，需要充分利用云平臺儲存對應的數據信息，并準確計算、分析、管理檔案，使這些繁雜的檔案管理變得程序化、規律化。

（三）對醫院檔案管理制度造成挑戰

在醫院的管理工作中，檔案管理部門一般都隸屬于院辦，而在各個業務科室中，其所進行的檔案管理工作則歸屬于各個業務科室自行管理。這樣就會在很大程度上導致檔案管理工作的分散性，對各種檔案的綜合分析與考量產生不好影響。我國的檔案管理原則是“統一領導、分級管理”，醫院的檔案管理也不能例外。在大數據時代背景下，醫院檔案進行集中統一管理后，能夠充分借助于大數據的優勢，實現檔案信息資源效能的疊加，然而目前這種不規范的管理制度，則導致其效益難以實現。

（四）對醫院檔案人才隊伍建設造成挑戰

在大數據背景下，各種相關技術都得到了迅猛的發展。要想進行醫院檔案的大數據管理，就必須要有一支高素質的檔案人才隊伍來為其提供支撐。就目前情況看，各醫院檔案管理隊伍素質參差不齊，無論是管理人員的理論基礎，還是實踐技能，都不能與大數據時代相匹配，導致醫院的檔案管理工作難以真正有效地運用到大數據環境下。此外，隨著社會的進步，我國的信息技術更迭也越來越迅速，大數據技術手段也在不斷的發展與變化中。在新的社會需求背景下，檔案管理人員對于網絡知識的缺乏以及對現代科學技術運用技術的不足等，都將會導致其難以順應檔案管理工作的各項需求。

（五）對傳統的檔案管理思維造成挑戰

醫院系統檔案管理長期以來采取的是“供給導向”模式，人事管理部門和檔案管理部門往往從自身業務的角度出發，有什么樣的內容就提供什么樣的服務，利用者常常面臨著“提供的服務不需要，需要的服務找不到”的尷尬境遇。隨著大數據在其他領域應用優勢的不斷凸顯，利用者對檔案信息的需求逐漸增多，而且呈現多元化、個性化的趨勢。因此，醫院系統的檔案管理部門要實現從供給導向到需求導向的觀念轉變，以需求為導向，充分挖掘和利用各方面的資源來滿足新形勢下醫院檔案工作的實際需要。

三、大數據背景下醫院檔案管理的對策

（一）積極改變人員的思想觀念

從本質上來說，大數據檔案管理工作的質量與程度，不僅直接取決于醫院領導人員的重視與支持程度，同時也受到各個科室參與程度的影響。因此，在日后的醫院檔案管理過程中，要求相關的領導人員強化自身的檔案工作思維意識，積極轉變檔案管理觀念，充分認識到信息資源的重要性，并重視信息資源所具有的疊加效果，加快檔案管理的信息化建設，更好的實現檔案信息的共享，實現對信息情報的有效分析。讓大數據檔案工作細化能夠真正的深入到制度中，加強對醫院檔案信息的管理。[3]

（二）強化軟硬件設施建設工作

在大數據背景下，醫院要想更好地實現檔案信息化管理，就必須要一定的軟硬件設備來為其提供支撐。就目前的實際情況來看，醫院在進行檔案信息管理中，軟硬件設備的缺失，導致大數據處理技術或方法沒有一個可依托的平臺。因此，在日后的檔案管理過程中，要求醫院在資金預算合理的范圍之內，進一步加強對檔案庫房與電腦硬件設施的建設工作，這是實現醫院檔案管理信息化建設的關鍵所在。

（三）建立專業化管理人才隊伍

在大數據背景下，專業化的管理人才隊伍，是醫院檔案管理工作的核心。沒有專業的管理人才來使用醫院檔案管理的基礎設施，大數據檔案管理工作就會變成一張空頭支票。所以，醫院要想提高大數據背景下的檔案管理質量，必須要為其配備專業的人才隊伍。這要求醫院加強對人才的培養力度，通過開展定期的業務培訓工作，來強化管理人員的信息化水平，確保其能夠更好的對大數據信息進行分析與利用，建立起高效穩健的醫院檔案管理人才隊伍。

（四）整合各部門檔案信息資源

在醫院檔案信息管理過程中，為能確保大數據應用落到實處，必須要有相應的規范制度對其進行約束管理，以此來確保各個科室部門能夠依據規定，并結合自身的實際情況，進行定期的檔案報送工作。之后，再由醫院檔案室，憑借大數據的方法手段與先進技術，進行深一步的數據分析與處理，實現對醫院檔案信息的資源整合。這樣可以有效避免分散性檔案管理現象的出現，強化醫院檔案管理的統一性和有效性。

總而言之，在長期的社會發展過程中，有云存儲、云計算等各種新型服務模式所衍生的數字信息技術，正在快速不斷的發展與增長。面對大量的文檔信息，要想充分滿足人們對于信息的個性化與多樣化要求，我們就必須要加強對檔案管理工作的優化與創新。在大數據時代背景下，應當及時發現醫院管理所存在的管理問題，并對大數據檔案所存在的巨大價值進行深入的挖掘，確保大數據背景下能夠更好的進行醫院的檔案管理，提高管理質量，滿足醫院的發展的需求。

●

[1]李景． 大數據時代醫院檔案信息管理策略探究[J]． 辦公室業務，2016，（19）：25．

[2]陳虹． 大數據時代醫院檔案信息管理策略探究[J]． 中國管理信息化，2016，（04）：185．

[3]唐潔． 大數據時代下醫院檔案信息管理對策及開發利用[J]．西藏醫藥，2014，（01）：54-55．

（ 作者單位：濟南市第五人民醫院）