基層綜合檔案館公共服務制約因素分析研究

文·姜梅

基層綜合檔案館公共服務制約因素分析研究

文·姜梅

客觀地說，進入到二十一世紀，特別是最近幾年，我國各級綜合檔案館從服務態度、服務水平、服務方式以及服務內容等方面都有了明顯的提高，特別是地處經濟發達地區的北京、上海、深圳等一線城市檔案館做得是相當不錯的。但是，從筆者調查情況來看，我國大部分地區的檔案館公共服務還存在著很多制約因素，特別是市級以下的基層綜合檔案館公共服務機制急需改善。

一、服務機制因素

服務機制就是指服務系統的內在聯系、功能及運行原理。而檔案館的公共服務機制就是指服務理念、服務形式和服務效率相互作用于查檔利用這一綜合服務體系中。但在目前，檔案館的查檔利用服務工作還帶有明顯的“行政”色彩，阻礙了這一綜合服務體系的良好運行。

（一）服務理念陳舊

長期以來，在為“社會主義建設服務”“黨和國家各項工作服務”“服務大局”的影響下，我國檔案館的提供利用服務一直是跟隨著黨和國家不同時期中心工作的變化而進行相應調整的。再加上基層檔案館多建在政府大院里面，普通老百姓進入保密性和安全性很強的檔案館困難等因素，使針對百姓的查檔利用服務也變得相對困難。檔案館工作人員日常的服務接觸不到百姓，為廣大人民群眾服務的理念也就難以樹立起來。因此，缺乏“以民為本，想群眾所想，急群眾所急”全心全意為人民服務的理念，這是目前制約基層檔案館公共服務能力提升的主要因素。

（二）服務形式單調

在檔案館服務理念陳舊的影響下，一些檔案工作人員存有“官本位”思想，常以行政管理者的身份自居，認為只要保管好檔案，服務好政府機關就可以了。對于服務民眾，則是被動、簡單地提供檔案閱覽、檔案復印、檔案咨詢、檔案證明，且程序繁瑣，還有許多條條框框限制，極大地挫傷了查檔者的積極性，也在一定程度上造成了檔案館“門難進，臉難看”的不好印象。再加上電視傳媒技術、網絡信息技術等現代信息技術沒有得到充分地運用，這就嚴重阻礙了基層檔案館公共服務職能的實現。

（三）服務效率低下

據筆者調查發現，在網絡逐漸成為普通民眾搜集信息的主要途徑的情況下，大多數基層檔案館仍然采用手工操作，依據來館查檔者所登記查詢內容，工作人員先由全宗卷目錄找出所查內容所在的全宗，再由案卷級目錄找出相關的卷，再由全引目錄找出相應的文件（專題、人名卡片）目錄，再由文件級目錄（專題目錄、人名卡片）找出相關的文件，再由工作人員進入庫房區按照目錄進行調檔，最終找出具體文件呈現給查檔者。這種實時實地的檔案服務做法費時費力，效率極低。有時反反復復跑來跑去，最終還是查不到所需檔案，查檔者的不理解和不認可也由此而起。

二、館藏檔案資源因素

當前，一些地方的基層綜合檔案館仍然扮演著“黨和政府檔案倉庫”的角色，館藏中絕大多數檔案資料是機關事業單位移交過來的公務性活動中形成的文書檔案。而伴隨著社會的發展和人民生活水平的不斷提高，檔案館現有的館藏資源已經遠遠不能夠完全滿足人們的各種服務需求了。

（一）館藏檔案資源欠豐富

結構合理、內容豐富、特色突出的檔案資源是提高檔案館公共服務能力的先決條件。但目前我國基層綜合檔案館館藏資源不豐富的現狀普遍存在。

一是館藏結構單一。館庫內反映黨和政府在公務活動時形成的文書檔案占絕大部分，科技、專業、部門等檔案所占比例較少，而有關房屋拆遷、婚姻登記、個人檔案、公證、司法、家族歷史等與民眾切身利益密切相關的民生檔案更是占極少部分。館藏中建國后檔案占絕大多數，歷史檔案數量則較少，有的基層檔案館幾乎沒有歷史檔案。實體紙質檔案極多，而電子檔案、照片檔案、聲像檔案等則很少。

二是館藏內容失衡。館藏信息資源是海量的信息資源系統的一個組成部分，而館藏內容則是館藏信息資源的核心要素。最近幾年，基層檔案館的館藏檔案總量成倍增長，但大多數還是行政機關在運行過程中形成的意見、通知、總結、匯報和破產企業、改制企業的文書檔案，反映公眾精神文化需求的地方檔案、名人檔案、歷史檔案甚少，涉及公眾切身利益的醫療保險、養老保險、婚姻登記、家譜、族譜、財產登記等則是少之又少。

三是館藏特色不明顯?；鶎訖n案館的館藏中，與當地社會相關的科學技術、經濟建設方面的檔案資料欠缺，反映當地歷史、文化、風土人情、名人、名品、地方特色的檔案資料少，面臨失傳的當地民俗、風俗、民間曲藝、工藝等檔案資料則更是稀少。這就導致了檔案公共服務缺乏特點，無地方性特色而言。

（二）開發館藏檔案資源不足

支鏈2對應的約束方程建立方式和支鏈1相同；支鏈3和支鏈4為單一驅動支鏈，其主驅動方向為z方向，x,y隨動，根據空間矢量鏈原理：

開發館藏資源是為了更好地服務于廣大民眾，檔案被開發得好，利用服務才會更好。在這方面，基層檔案館已經做了很多工作，也取得了一定的成效。但與檔案館公共服務的要求相比，館藏資源的開發在一些方面還存在著不足。

一是館藏資源開發需求不足。從筆者調查來看，目前對檔案資源開發利用有需求的用戶，大部分還集中在黨政機關、事業單位、科研院所等部門，而普通老百姓、社會組織、群眾團體對館藏資源開發需求熱度并不高。再加上館藏資源的開發對普通老百姓的需求沒有進行過實際調查，對他們的利用需求情況并不了解，于是花費了大量人力、物力、財力開發出來的檔案資源，除了滿足學術研究、職稱評定以外，便“束之高閣”無人問津了，導致開發成果遠遠不能滿足公民的需要。

二是館藏資源開發能力不足。館藏開發需要人力物力。開發人員要具備較高的文字、編撰、排版水平，還要擁有一定的古文化、歷史、民族、政治等知識，才能把館藏檔案開發成為對社會有益、為公民所需的信息資源。同時，館藏開發還需要財力支持，這對市、縣兩級的檔案館來說有一定的困難。特別是縣級檔案館，相應的開發人才和財力經費都很缺失，對檔案資源開發的影響就是有著大量的館藏資源卻無法進行開發利用，大量的檔案沉寂在庫房里，不能發揮其應有的作用。

三是館藏資源開發場所不足。檔案館庫的優劣，直接決定著檔案工作科學發展和公共服務的能力。據筆者調查，目前，全國各地的許多縣（市、區）級地方檔案館還是“無房館”“無獨立房館”“危房館”；而許多市縣級檔案館建造于七八十年代，管道、線路等都已耗損老化，功能設施不完善。館藏開發的場所都不符合要求，公共服務也只能大打“折扣”了。

（三）館藏檔案資源開放與共享欠缺

一是檔案開放程度不足。館藏檔案的開放與共享，存在著泄密檔案信息、加劇檔案磨損、檔案開放鑒定標準難把握、會產生不安定因素等諸多問題，許多基層檔案館對館藏檔案資源的開放與共享一直都比較謹慎。盡管“檔案開放”早已寫入《檔案法》和《檔案法實施辦法》，但絕大多數基層檔案館為了維護國家利益和規避責任風險，還是理性地選擇了“保密優先”的“限制性”開放原則。因此，基層檔案館的館藏資源一直是處于“半遮半掩”的開放狀態，這與經濟發達國家檔案開放比率普遍在90%以上相比，顯然是相當不足的。

三、檔案館工作人員因素

檔案館工作人員素質是影響基層檔案館提升公共服務能力的重要因素，由于受體制、編制等因素影響，急需的科技、外語、歷史等專業人才無法進入到基層檔案館，造成專業人才緊缺，年齡結構老化，不能適應檔案工作信息化、數字化建設的需要，這種現狀在全國的縣級綜合檔案館尤其突出。

（一）觀念有待更新

首先是基層綜合檔案館的領導隊伍中許多人是來自其他行業，面對不熟悉的業務和相對清閑的工作，多半會選擇維持檔案館以往的工作作風，少有改革的沖動與熱情。其次是由于受到歷史因素的影響，基層檔案館基本處在一種“封閉”“半封閉”的狀態中。檔案工作人員在一種與外界接觸不多的環境中自成體系地工作著，自然容易形成一種因循守舊、墨守成規的工作方法和不求有功、但求無過的工作態度，這也阻礙了基層檔案館公共服務能力的提升。

（二）文化程度有待提高

目前，我國基層檔案館工作人員的文化程度還存在著不合理現象。據筆者調查，本市2015年度14個綜合檔案館的工作人員總計157人，碩士研究生只有3人，只占到總人數的1.91%。檔案館作為一個具有文化性質的公益性服務機構，以這樣的人員文化層次很難去提升文化服務的水平和公共服務的能力。因此，提高我國基層檔案館工作人員的文化程度是一個非常緊迫的問題。

（三）專業化程度有待提高

我國基層檔案館工作人員畢業于檔案學專業的人員比例一直比較偏低。以筆者所在的市級檔案館為例，現定編32個人，真正受過正規檔案學專業教育的工作人員只有2名，1名是本科，另1名是專科，占總人數的6.25%。這就說明從全國40多所高校培養出來的檔案專業化人才，絕大部分都沒有充實到最需要他們的基層檔案館去，而基層從事檔案工作的人員也絕大部分都是非檔案專業人才。市級以下檔案館目前的這種檔案專業人才缺失現象，嚴重影響了基層檔案館公共服務工作的開展。

四、新技術應用因素

當前，新技術的應用需要足夠的資金、規范的技術標準和大量的專業技術人才，三者缺一不可，這就給新技術是否能夠很好地應用于基層綜合檔案館公共服務中帶來了不小的障礙。

（一）資金投入不足

目前，我國新技術應用的開支，主要是用于購買掃描儀、刻錄機、計算機、光盤、網絡設備及鋪設網絡線路等基礎設施，支付數字檔案館運行時所需要的數據庫更新、軟硬件開發及維修升級、人員培訓費用以及數字化檔案館信息資源建設中對紙質檔案進行數字化掃描著錄時所需的外聘、外包等費用。而我國基層綜合檔案館經費來源全部是靠國家財政撥付，有些地方財政不足，根本不可能滿足檔案館這種高成本開支，這也就阻礙了新技術在基層檔案館公共服務中的應用。

（二）缺乏統一技術標準

新技術應用到我國的基層綜合檔案館比較晚，進入21世紀才迅速發展起來，檔案計算機管理系統的標準、規范都相對滯后。另外，我國基層綜合檔案館檔案數字化建設的時間前后有20多年的時間跨度，也就造成了在數字化軟件開發過程中“各自為政”“各行其是”的狀況，而且大多是依據本館財力情況來設計開發軟件的，其結果就是軟件的應用效果參次不齊，可拓展性、兼容性、通用性不理想，無法進行館際、館室之間的信息共享。以筆者所在市檔案館所用的數字化軟件為例，10多年之間，相繼用過柯蘭德軟件、杰瑞軟件、八九數碼軟件，這三者之間根本達不到完全的兼容性，給檔案館的服務工作帶來了不小的被動性。

（三）缺乏新技術應用人才

基層檔案館公共服務涉及到的信息化技術應用，主要有軟件的開發與應用、網絡頁面的設計、網站的建設與維護、檔案數字化等。而在應用過程中急需能熟練運用檔案數字化軟件、能及時更新網頁、能及時維護或維修網站的技術人員；在數字檔案館的建設過程中經常需要外包、外聘，難免會有檔案泄密的隱患，這就需要懂法律的專業人才。目前，這種既懂技術又懂法律的人才在市級以下檔案館是奇缺的，而培養這樣的人才既需時間又需經費，如果直接調入或選入，又會因不懂檔案知識而無法正常開展檔案工作。因此，既懂新技術又懂法律的復合型檔案人才的缺乏阻礙了新技術應用。

總之，我國的基層檔案館，尤其是市級以下的綜合檔案館開展公共服務還存在著許多制約因素，解決掉這些阻礙性的因素，使我國的基層綜合檔案館真正發展成為公共服務型的檔案館，是目前基層檔案館必須關注的一個重要課題。

（作者單位：煙臺市檔案局）