淺析如何加強和改進新形勢下檔案管理工作

文·李敏

淺析如何加強和改進新形勢下檔案管理工作

文·李敏

引言

檔案是依據(jù)、是資源、是財富，是一種潛在的生產(chǎn)要素和生產(chǎn)力發(fā)展的橋梁與紐帶。檔案管理工作是對歷史負責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想的一項崇高事業(yè)。重視檔案工作對于維護機關(guān)和部門歷史真實面貌，規(guī)范機關(guān)和部門管理，提高工作效率和工作質(zhì)量，以及推動各項工作不斷開拓創(chuàng)新都具有非常重要的現(xiàn)實意義。

現(xiàn)狀分析

檔案作為特殊的信息載體，有著原始性、真實性、完整性、嚴肅性和長期性的特點，檔案的收集又涉及到各項工作的全領(lǐng)域和全過程，具有很強的程序、規(guī)范和權(quán)威性要求。雖然我們的檔案管理工作已經(jīng)取得了一定的成績，但與形勢發(fā)展、時代要求和現(xiàn)實工作需要還存在相當(dāng)大的差距。主要表現(xiàn)：

（一）觀念意識跟進不到位。一是領(lǐng)導(dǎo)重視和關(guān)注不夠。檔案工作相對于機關(guān)前沿業(yè)務(wù)是幕后服務(wù)性工作，容易被領(lǐng)導(dǎo)忽視，導(dǎo)致各項制度和機制不健全，人、財、物缺乏應(yīng)有的保障，尤其是檔案工作人員的能力培養(yǎng)和經(jīng)濟、政治待遇得不到應(yīng)有的保障。二是工作因循守舊，不能與時俱進。面對迅猛發(fā)展的新形勢，我們?nèi)狈εc時俱進、改革創(chuàng)新和拼搏進取的勇氣，還停留在只注重管理公文、財務(wù)、執(zhí)法類等業(yè)務(wù)檔案的基礎(chǔ)上，其他范疇如科技、文化、經(jīng)濟活動類等在現(xiàn)階段發(fā)揮重要作用的檔案管理不到位；有的存在應(yīng)歸檔的材料未歸檔的現(xiàn)象或者檔案資料不夠完整甚至重要檔案資料缺失；有的看不到大數(shù)據(jù)時代發(fā)展的趨勢，主動與科學(xué)化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化接軌的改革意識欠缺；所有這些，都是檔案管理工作的一大硬傷。三是檔案工作宣傳力度不強。相當(dāng)一部分同志欠缺檔案概念，自覺管理、依法收集和深度利用的意識比較淡薄，全員參與和支持檔案管理的良好氛圍尚未形成。

（二）軟硬件建設(shè)不完善。一是檔案管理組織網(wǎng)絡(luò)不夠健全。表現(xiàn)為：機關(guān)對基層檔案工作實施監(jiān)督指導(dǎo)的職能不到位，基層單位專職檔案管理員沒有落實到位，兼職人員的檔案管理網(wǎng)絡(luò)沒有建立到具體科室和崗位，各級檔案管理的指導(dǎo)協(xié)調(diào)職責(zé)還不明確，管理職能難以落實。二是檔案管理員隊伍整體素質(zhì)亟待提升。目前，檔案員隊伍不穩(wěn)定，變動頻繁，有些單位一兩年一換；檔案員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)化水平總體不高，大多未經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)或落實持證上崗，尤其是缺乏與適應(yīng)形勢發(fā)展的專家型、創(chuàng)新型管理人才；檔案管理員很多是由內(nèi)勤兼職，精力不足，經(jīng)常發(fā)生移交材料不及時、不齊全或者歸檔材料丟失等問題。三是檔案管理制度不夠健全完善。省、市制訂的許多專業(yè)檔案管理規(guī)范、標準未能得到貫徹落實,有的檔案收集、管理規(guī)范和標準還不夠明細，有的缺少有針對性和可操作性的檔案分類方法和歸檔范圍標準，有的缺乏必要的崗位目標職責(zé)、監(jiān)督制約和績效考核機制。四是檔案管理硬件建設(shè)還難以適應(yīng)形勢發(fā)展和工作需要。有的檔案室建設(shè)不標準、不安全、不規(guī)范；有的沒有專門的閱覽室或者功能單一、“三室”不分、基礎(chǔ)條件差；有的受辦公條件限制，無法落實專用檔案庫室，甚至分散在各職能科室；有的館(室)藏結(jié)構(gòu)不合理,門類單一、載體單一、內(nèi)容單一；有的館（室）設(shè)施設(shè)備簡陋，尤其是現(xiàn)代化檔案裝具和科技設(shè)施設(shè)備的配備明顯滯后，遠不能適應(yīng)新時期檔案事業(yè)發(fā)展的需要。

（三）信息和網(wǎng)絡(luò)化管理滯后。一是檔案信息化建設(shè)推進力度不夠。加強新形勢下檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段，而目前在信息化改革迅猛的時代背景下，各級各部門的檔案信息化程度不高，發(fā)展較為緩慢。二是基層檔案信息始終未能擺脫“重藏輕用”的局面。主要是缺乏主動、深入、系統(tǒng)的調(diào)查研究和編研工作，表現(xiàn)為：在日常工作中不重視和注意信息資料的有效開發(fā)，使檔案信息處于封閉狀態(tài)，傳輸功能低，共享性差，不能充分發(fā)揮檔案在基層工作中的作用，形成檔案利用的良性循環(huán)；只重視檔案部門內(nèi)部組織管理，輕視研究和預(yù)測機關(guān)及社會對館藏信息的需求；只重視館藏檔案信息的政治性和保密性，輕視館藏檔案信息的社會性和文化性；只重視以實體為中心的“保管模式”，忽視以信息整合為中心的“后保管模式”。三是積極應(yīng)對和迅速適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求的能力差。隨著電子政務(wù)的推廣，以影像資料形式保存的非紙質(zhì)檔案也越來越多，如何實現(xiàn)這些特殊載體檔案的長期保存和有序有效管理，迫切需要探索和加強；為了應(yīng)對持續(xù)快速增長的數(shù)據(jù)量和處理速度需求，需要積極調(diào)研和不斷改進升級檔案管理軟件、檔案管理設(shè)備和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，同時一并解決檔案檢索工具單一、繁瑣等問題，進一步提高檔案管理質(zhì)量特別是檔案利用效率；隨著我國數(shù)字檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略的不斷推進，以大數(shù)據(jù)理念引領(lǐng)的檔案管理模式必將成為發(fā)展趨勢，如何利用這一創(chuàng)新思維，加強和改革檔案管理工作，并使數(shù)據(jù)檔案資源發(fā)揮其最大的利用價值，是我們今后很長一個時期需要聚力研究落實的問題。

思路探討

檔案工作看似一項默默無聞的工作，但并非“沉寂無聲”。在現(xiàn)代化條件下，通過嚴抓檔案源質(zhì)量，不斷改進、完善檔案管理手段，大力開發(fā)、挖掘檔案信息資源，可以全面提升檔案管理“有為”的新形象，進而推動部門工作卓有成效地開展。

（一）從主觀要素入手，全力提升檔案工作的軟實力。一是要加強領(lǐng)導(dǎo)。要積極爭取上級政府支持，將檔案事業(yè)的發(fā)展和檔案軟硬件建設(shè)列入國民經(jīng)濟和社會發(fā)展計劃，擺上各級各部門的重要工作議程，要健全檔案工作責(zé)任制，明確主管領(lǐng)導(dǎo)及直接負責(zé)的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，從人、財、物各方面給予充分保障。二是要轉(zhuǎn)變觀念。要主動適應(yīng)新形勢發(fā)展要求，從單純注重文書檔案管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重其他門類檔案管理，從注重機關(guān)內(nèi)部檔案工作轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重所屬單位檔案工作，從注重檔案實體管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥瑫r注重檔案信息管理，用改革的精神研究新情況, 解決新問題, 不斷地把檔案事業(yè)推向前進。三是要健全組織。要建立檔案管理機構(gòu)網(wǎng)絡(luò)，形成以機關(guān)綜合檔案室為中心，各基層單位共同參與的管理網(wǎng)絡(luò)；要逐步建立健全統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級建檔，逐級負責(zé)，條塊結(jié)合的檔案管理體制；要盡力配齊配強檔案管理專業(yè)人才，不斷加強檔案人員專業(yè)知識、計算機知識、大數(shù)據(jù)知識、應(yīng)急處突能力與信息網(wǎng)絡(luò)管理等相關(guān)的知識的繼續(xù)教育，努力提升檔案人員專業(yè)水準和保持檔案隊伍的持續(xù)穩(wěn)定。四是要規(guī)范管理。要認真梳理現(xiàn)行各類檔案管理具體規(guī)章制度和行業(yè)標準規(guī)范，不斷完善檔案保管、利用、歸檔、保密等一系列工作制度；要進一步明確檔案管理的基本工作要求和檔案人員的崗位責(zé)任制度，規(guī)范日常檔案管理；要把檔案工作納入年度目標管理考核范圍，；進一步完善檔案管理監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)的相關(guān)制度，加大考核獎懲力度，調(diào)動檔案工作人員積極性。五是要改革創(chuàng)新。要主動推進信息化建設(shè)，既要立足現(xiàn)有信息化設(shè)備對文件材料實行電子存檔和對歷年文件材料掃描錄入系統(tǒng)管理，又要積極研發(fā)升級檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，更新現(xiàn)代化管理和宣傳技術(shù)，使檔案管理更加科學(xué)化、網(wǎng)絡(luò)化、簡易化和高效化；要主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代要求，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，及時了解所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，學(xué)會運用網(wǎng)絡(luò)管理和檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進檔案工作，做到既務(wù)實又創(chuàng)新；要切實加強對檔案工作的宣傳，著力提高全民檔案意識，實現(xiàn)檔案管理利用的最大效益化。

（二）從客觀要素入手，全力提升檔案工作的硬實力。一是加強硬件建設(shè)。對已建檔案庫（室）要嚴格落實“九防”要求，適時檢查整改存在的安全隱患，必要時及時提出調(diào)整、修繕或改建意見，同時努力改善設(shè)備、整合資源，有效緩解現(xiàn)存庫室緊張、保管條件差的問題；對新建檔案庫（室）要超前謀劃、提前介入，切實做好規(guī)劃建設(shè)工作，同時高標準配好適應(yīng)形勢發(fā)展要求的檔案安全保護設(shè)施和現(xiàn)代化辦公設(shè)備。二是推進信息化建設(shè)。根據(jù)形勢發(fā)展和實際需要，配備和更新必要的信息化設(shè)備，進一步推進檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，實現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)互通，資源共享；進一步提高檔案庫房和各種類型檔案的智能化、規(guī)范化管理程度，特別要加強對電子類、數(shù)碼影像類等新型檔案載體保存規(guī)范的研究探索，保障新型檔案保存的長久性和安全性。三是探索“大數(shù)據(jù)平臺”建設(shè)。大數(shù)據(jù)時代，一切具有保存價值的文件、數(shù)據(jù)、視頻、實物都將被視為檔案，并以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主向表格、網(wǎng)頁、音視頻、圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)傾斜。檔案服務(wù)也將朝著社會化、多元化、開放性和先進性發(fā)展，實現(xiàn)以個性化的需求為導(dǎo)向提供網(wǎng)絡(luò)化、智慧化服務(wù)。因此，檔案大數(shù)據(jù)系統(tǒng)平臺總體架構(gòu)應(yīng)按照實際內(nèi)容的應(yīng)用流程實現(xiàn)，即數(shù)據(jù)的采集、智能處理、數(shù)據(jù)挖掘與智能搜索應(yīng)用平臺。面對大數(shù)據(jù)的挑戰(zhàn)，云計算為檔案信息服務(wù)及檔案管理注入了新的活力，即云計算為大數(shù)據(jù)提供了有力的工具和途徑。云計算的應(yīng)用，硬件將不再受限制，將來可能依靠瀏覽器就能滿足用戶的需要，這將產(chǎn)生多方面的成本效益，如節(jié)約使用面積、電源和制冷消耗，更大限度地打破封閉的格局，使檔案資源達到更好的應(yīng)用效果，但也存在規(guī)范性、可用性、安全性和保密性等方面制約，需要多方面努力探索和實踐。

（三）從管理要素入手，全力提升規(guī)范創(chuàng)新的執(zhí)行力。一是要把握材料收集的“三個結(jié)合”。即：理論與實踐相結(jié)合，通過加強理論學(xué)習(xí)、完善收集制度等來指導(dǎo)材料收集，同時通過認真總結(jié)收集工作經(jīng)驗和教訓(xùn)來不斷豐富完善理論知識和規(guī)章制度；廣泛收集和重點收集相結(jié)合，千方百計地收集各種門類和載體的文件資料；把握時限與拓展范圍相結(jié)合，既要樹立“將事后搜集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c”的新理念，做到規(guī)律性材料定時收集，重要材料即時收集，其他有價值的材料隨時收集，又要做到不能僅局限于紙質(zhì)載體，還應(yīng)收集包括錄音帶、光盤、重要活動的攝影、攝像等特殊載體檔案，以豐富檔案內(nèi)容。二是要增強材料歸檔的“三個意識”。即：保證文件、材料歸檔的及時意識，有效避免歸檔文件不到位給檔案利用工作帶來極大的不便；保證歸檔文件、材料齊全完整歸檔的全面意識，保證檔案材料的有機關(guān)聯(lián)和齊全有效，根除“事后打包材料”；增強文件、材料歸檔的質(zhì)量意識 ，嚴把鑒定和保管關(guān)口，去除厚厚的“無用檔案”，確保存檔價值，避免資源重復(fù)浪費。三是要嚴把檔案保管的“三個關(guān)口”。即：把好文件材料整理關(guān)，確保文件材料歸檔規(guī)范；把好文件材料管理關(guān)，防止檔案的損毀和丟失，確保檔案的真實性和可靠性；把好文件保密關(guān)，保證涉密檔案的內(nèi)容不泄密。四是要抓好檔案開發(fā)利用的“三個創(chuàng)新”。即：走好“特色創(chuàng)新”之路，要實現(xiàn)所藏檔案除應(yīng)全面揭示本地區(qū)的歷史面貌外還應(yīng)著重反映本地區(qū)的“地方特色”，更要突出本機關(guān)、本部門的“本館特色”，并在實踐中將二者互為依托又互相補充；走好“精品創(chuàng)新”之路，既要安排專業(yè)檔案工作人員嚴把進館質(zhì)量關(guān)，把重份文件立卷、保管期限劃定不準確以及重復(fù)進館等問題杜絕在進館前，又要定期對現(xiàn)有館藏進行鑒定，剔除無保存價值的案卷，同時又要不斷學(xué)習(xí)借鑒先進的檔案裝訂、歸檔和保管經(jīng)驗，實現(xiàn)檔案工作簡易化、人性化、規(guī)范化、科學(xué)化；同時，要探索走好“價值創(chuàng)新”之路，立足信息化、大數(shù)據(jù)時代背景下如何加強檔案信息資源的開發(fā)利用，做好檔案開放工作、編研工作和建立好科學(xué)檢索體系，實現(xiàn)檔案價值的最大利用化和效益化。

（四）從應(yīng)用要素入手，全力發(fā)揮檔案利用的生產(chǎn)力。一是要增強檔案利用的意識。我們要改變檔案利用觀念，自覺強化檔案意識，注重檔案查閱利用，善于利用檔案為工作服務(wù)，尤其是在信息化高度發(fā)達的今天，更要將網(wǎng)上信息系統(tǒng)、檔案資料查詢利用作為一項規(guī)定動作，提高工作效率。二是要增強檔案開發(fā)意識。要積極做好檔案的開發(fā)利用，積極挖掘檔案資源，努力把“死檔案”變成“活信息”，在服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策、服務(wù)機關(guān)、指導(dǎo)基層、服務(wù)經(jīng)濟建設(shè)上下功夫，提高檔案利用效果。同時，要充分開發(fā)現(xiàn)有檔案，通過加工、處理，使其變成更有價值的優(yōu)質(zhì)“產(chǎn)品”。 三是要增強檔案服務(wù)意識。檔案工作的生命力在于服務(wù)，要圍繞服務(wù)做文章，多方拓展服務(wù)方式和服務(wù)領(lǐng)域，一改“守攤看點、坐等上門”查檔的現(xiàn)狀，變被動等待服務(wù)為積極主動上門服務(wù)，使服務(wù)范圍由“窄”變“寬”，服務(wù)層次由“淺”變“深”。四是要增強“大數(shù)據(jù)”意識。要結(jié)合信息化建設(shè)的推進。善于梳理整理不涉及機密的利用率高的檔案信息并錄入電子化檔案管理系統(tǒng)，建立公布完善的檔案檢索系統(tǒng)，方便上網(wǎng)查詢，提高檔案的社會利用率；同時，大膽探索如何利用大數(shù)據(jù)思維，將檔案部門掌握的大量的第一手數(shù)據(jù)，通過“加工”實現(xiàn)數(shù)據(jù)的“增值”，合理開放，使數(shù)據(jù)資源發(fā)揮其最大的利用價值，進一步擴大社會化影響。

（作者單位：招遠市交通運輸局）