電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用研究

王蘇醒

（江蘇省揚州市中醫院，江蘇 揚州 225000）

電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用研究

王蘇醒

（江蘇省揚州市中醫院，江蘇 揚州 225000）

隨著我國計算機信息技術水平的顯著提升，我國醫院在進行檔案管理工作的過程中，為了促進我國檔案管理工作的進一步發展，促進工作質量的進一步提升，從而將電子檔案管理工作運用到了醫院檔案管理工作之中。通過使用這種方式，促使我國醫院在發展的過程中，實現了檔案管理的質的飛躍，并為醫生與患者之間的交流溝通提供了信用平臺，方便積累完整的資料，同時也促進了我國醫療、教學、科研等各個方面工作服務水平的提升。為了做好相關的研究工作，本文主要對電子檔案應用在醫院檔案管理中的優勢，以及醫院電子檔案管理工作的完善方式進行了深入的研究，從而為做好電子檔案對醫院檔案管理發展的推動作用，提供一定幫助。

電子檔案；醫院檔案管理；推動

0 引言

醫院在進行相關工作的過程中，為了保證醫院工作質量的進一步提升，從而進行了醫院檔案的制作和管理方面的工作。醫院檔案不僅是對過去科研過程和成果的記錄，更是對于之后的醫學研究提供很好的參考價值，對于醫院工作的開展，有著極大的促進作用。我國醫院在不斷的發展過程中，以往的檔案載體大多都是以紙質的文本為主。但是在實際的工作過程中，醫院對紙質檔案進行相關的管理工作，在一定程度上有著一定的難度。隨著時間的不斷延展，紙質檔案數量會逐漸增加，不利于整理工作的進行。并且在進行檔案存儲時，需要耗費大量的成本進行相關的工作，對于醫院的發展，也會產生極大的影響。同時，等到醫院需要查詢相關檔案時，會消耗大量時間和人力，從而導致查詢工作效率及使用價值降低。但隨著我國科學技術水平的提升，醫院逐漸將電子檔案應用到了醫院的檔案管理工作之中，對于醫院的檔案管理，有著極大的促進作用。

1 電子檔案應用在醫院檔案管理中優勢

1.1 有利于方便檔案的積累

隨著時間的發展，醫院所需要進行制作和管理的檔案在數量方面將會變得越來越龐大。如果檔案越來越多，就會增加醫院檔案方面的管理難度。但是使用電子檔案進行檔案方面的管理工作，有利于將檔案文件自動加入到醫院的數據庫中，對于醫院的檔案收集工作，有著極大的促進作用[1]。等到醫院需要進行檔案查詢時，就可以通過電子系統形成的電子檔案進行相關的查詢工作，有利于促進檔案查詢工作的進一步開展。對于醫院工作效率的提升，也有著極大的幫助。

1.2 有利于進一步地節省檔案的存儲空間

傳統的檔案載體都是以紙質的文本為主，隨著時間的推移，檔案數量會越來越多。一個醫院在建設之初，由于時間方面的因素，所需要進行制作和管理的紙質檔案在數量方面相對較少，因此就不需要使用過多的文件柜，就能做好相關的管理工作，但隨著醫院工作的進一步開展，在日常工作過程中，醫院所需要進行制作和管理的檔案在數量方面就會變得越來越多。因此，為了便于檔案的管理，就會在文件柜數量方面，隨之進行增加。并且由于需要的文件柜數量方面的增加，就會需要一個甚至多個庫房進行儲存。由于醫院的主要工作是做好患者的診治工作，原本就因為患者數量的龐大，致使醫院的病房相對比較稀缺，從而導致在進行檔案管理時，缺乏足夠的空間進行檔案的存儲工作[2]。所以使用電子檔案進行檔案管理工作可以節省檔案存儲空間，緩解庫房壓力，也可以減少因對檔案原件頻繁使用而造成的磨損，妥善解決珍貴檔案文獻的利用問題，有利于保護檔案原件，尤其是珍貴檔案。

1.3 有利于醫護人員工作效率的提升

檔案管理最終的目的是方便醫護人員對檔案的查找和利用。但是由于隨著時間的不斷發展，醫院的醫護人員在進行紙質檔案的查詢工作時，為了能夠準確地進行相關檔案的查詢工作，需要耗費大量的時間，才能做好查詢，對于醫護人員工作效率的提升，有著極大的阻礙。但是醫院使用電子檔案進行檔案的管理工作就能夠通過計算機系統對醫護人員所需的檔案進行查詢，并且根據不同檔案存放的不同文件夾就可以很快地找到醫護人員所需的檔案，從而大大提高了檔案的利用價值，對于醫院工作的開展，有著極大的幫助。

2 醫院電子檔案管理工作進行完善的方式

2.1 進行管理制度的制定和完善

電子檔案管理工作在不同階段是相互獨立的，整體上又是系統的、互相聯系的。因此為了促進醫院電子檔案管理工作的進一步開展，醫院需要建立和完善電子檔案的收集和歸檔制度、電子檔案的利用和保管制度，同時在進行相關工作的過程中，制訂電子檔案的保管期限、歸檔范圍等方面的規定[3]。為了保證醫院的電子檔案管理能夠按照規范化的流程進行，就需要建立健全的醫療電子檔案的動態管理制度，從而促進工作的進一步開展，有利于醫院電子檔案管理工作的進一步完善。

2.2 促進電子檔案管理人員綜合素質的提升

醫院在進行電子檔案的制定和管理工作時，為了促進管理工作質量的進一步提升，需要做好相關電子檔案管理人員的培訓工作。通過采取相關的培訓措施，促使管理人員在進行檔案管理的過程中，工作效率進一步提升。

2.3 加大對醫院檔案管理工作的投入力度

醫院在進行檔案管理工作時，為了保證檔案管理質量的進一步提升，可以使用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案。從而通過這種方式，方便使用者及時查找、閱讀，既節省時間也節省人力、物力和財力，還可以在一定程度上，幫助醫院檔案的管理人員提高檔案管理工作的效率[4]。同時，醫院應充分利用計算機管理設計完善的軟件和網絡等現代化辦公設備，實現檔案管理的自動化、現代化，從而使得醫院醫護人員在進行檔案查詢的過程中所采用的查詢方式在一定程度上能夠變得更加方便、簡單，同時也增加了檔案的保密程度，不會出現涉密檔案情況輕易發生，有利于我國醫院工作的進一步開展。

3 結語

隨著我國信息技術水平的進一步提升和發展，我國醫院在進行檔案管理工作的過程中，為了促進檔案管理工作效率的提升，從而將電子檔案管理運用到了醫院工作之中。雖然在一定程度上，使用電子檔案進行檔案的管理工作，依舊會存在著一定的問題，但是通過此方式進行工作，有利于節省檔案的存儲空間，同時對于工作人員工作效率的提升，也有著極大的幫助。因此，為了促進電子檔案管理工作的進一步發展，必須采取相關措施，才能促進相關工作的進一步發展。

[1] 郭麗芬.建立醫院信用檔案與構建和諧醫患關系的思考[J].閔西職業技術學院學報,2011,13(2):98-100.

[2] 袁波.電子認證在我院電子病歷歸檔系統中的應用[J].中國醫院管理,2011,31(2):56.

[3] 王景明.抓住電子病歷應用共享核心推進數字化醫院建設[J].中國醫院管理,2011,32(1):65-66.

[4] 趙明娟.檔案信息化建設在醫院現代自信管理中的重要性[J].中國醫院管理,2009,29(8):78.

Research on the Promotion of Electronic Archives to the Development of Hospital Archives Management

WANG Su-Xing
（The Traditional Chinese Medicine Hospital of Yangzhou, Yangzhou, Jiangsu, 225000）

With the significant improvement of the level of computer information technology in our country, our hospital in the process of archival management, in order to promote the further development of China’s archives management work to promote the further improvement of the quality of work, so that the electronic file management work to the Hospital archives management work.Through the use of this approach, to promote the development of our hospital in the process, to achieve a qualitative leap in file management, and communication between doctors and patients to provide a credit platform to facilitate the accumulation of complete information, but also for our medical , Teaching, research and other aspects of the work, to promote the upgrading of the service level. In order to do the relevant research work, this article mainly on the application of electronic archives in the hospital archives management advantages, as well as the hospital electronic file management work carried out a thorough way to conduct in-depth study, so as to do a good job of electronic archives on the development of hospital archives management Aspects of the role, to provide some help.

Electronic archives; Hospital archives management; Promotion

10.19335/j.cnki.2096-1219.2017.22.09