探索會計電算化檔案工作的管理

董秦

摘要：筆者作為單縣婦幼保健院的財務科長，根據實際操作經驗，從會計電算化檔案工作特點入手，結合自己在管理會計電算化檔案工作當中遇到的實際問題，嘗試整理了相應的一些工作程序和解決方法，以饗讀者。

關鍵詞：會計電算化 檔案工作 檔案管理

會計電算化是我國會計工作的一個發展趨勢，隨著會計電算化工作越來越全面、深入地開展，除了提高我們的工作效率以外，還生成很多以電子形式存在的會計文件，使會計檔案工作內容大大增加，亟待在工作程序、檔案管理方法、檔案安全保護措施等方面跟進。

一、電算化會計檔案管理工作的特點

（一）紙質與電子檔案并存，管理的難度有顯著增加

傳統紙質會計檔案包括紙質材料的會計憑證、報表、賬簿等，而電算化會計檔案除保留了傳統意義上的紙質檔案外，還得貯存在計算機硬件上的數據和其他磁盤介質上的會計信息，如電子化會計憑證、賬簿和報表、電算化條件下的財務軟件、電腦系統軟件及其開發文檔等，且紙質會計檔案依舊存在。保存這兩種介質檔案的條件及手段是不一致的，增加管理難度。

（二）環境依賴性與載體特殊性，導致檔案管理有局限

以往的單位會計檔案具有很強的直觀性，使用人員可直接對會計信息進行查閱，不需要任何技術手段的輔助，而電算化會計檔案是以磁性介質為載體的，受載體的質量、存放環境、存貯信息有效期及載體在計算機文件中閱讀器的特點等因素的影響，必須在特定的計算機硬件與軟件環境下才可重現。

（三）信息共享性與檔案易修改性，增加檔案管理風險

電算化會計檔案因其信息的數字化，可以多方位檢索，容易實現網上遠距離傳送，顯著提高利用會計檔案的效率，為共享會計檔案信息提供便利。但該優勢附帶著難留痕跡、易破壞的弊端，導致會計檔案面臨著被破壞或被篡改的風險，給會計檔案管理的維護和保管帶來很大難度，所以在安全性、真實性、完整性方面的要求更高。

二、目前會計電算化下檔案工作管理存在的問題

（一）完整性不高

當下，很多單位的部分領導、財會人員等并不十分了解管理會計電算化檔案工作的具體內容，管理經驗稍顯不足，只注重保存打印的書面紙質檔案，對于保存在電腦里的會計信息在磁性介質上的備份并沒有進行歸檔，或只保管一份，在保證會計檔案完整性方面會受到消極影響。

（二）載體質量低

目前許多單位因為會計電算化所需要的軟硬件設備不能完全到位，沒將很好地保存會計軟件系統，造成單位無法調用不同版本的會計數據。《會計電算化工作規范》《會計檔案管理辦法》都有明確要求，通過計算機開展會計核算工作的單位要將打印的會計檔案保存好，并規定保存的期限。然而當下部分單位并沒有升級、更新打印輸出設備，導致打印輸出的檔案無法滿足規定的期限保存要求，或因磁盤介質質量不過關而損壞甚至丟失會計電子數據。

（三）管理會計檔案的制度不健全

單位目前尚未建立有關電子檔案的管理規范、規章制度，導致會計電算化檔案呈現出管理不規范、工作無序等不良狀態。在實踐中，會計電算化檔案的歸檔仍然選擇傳統手管理手工會計檔案的做法，只把紙質文件進行歸檔，以前的手工會計檔案直接改成了電子輸出版。

三、做好會計電算化檔案工作管理的措施

（一）提高認識，統一思想

管理會計檔案是單位管理的必要組成部分之一，單位領導務必要充分認識到管理會計檔案工作的重要性，積極改善長時間投入不足、設備老化、人員缺乏等不良狀況，全面提升開展會計檔案工作管理的軟硬件水平。

（二）完善管理會計電算化檔案的制度

一是細化單位管理會計電算化檔案工作的辦法與制度，有針對性地建立完善的立卷歸檔制度。從相關部門的要求看，各單位須及時把打印輸出的全部財務報表、記賬憑證以及會計賬簿等及時立卷；如果尚未用書面形式把會計數據打印出來，則務必要把原件保管好，且副本也要妥善保管。

二是細化計算機硬件和數據管理制度，完善建立定期維護、備份制度。會計電算化檔案要定期進行會計數據的磁性介質備份，并設立其備查登記簿，明確備份的數量、時間、保管方式等細節信息，并定期檢查、維護會計電算化檔案。

三是完善會計電算化檔案保管制度。從國家檔案局給出的統一標準來看，單位應優化磁盤介質的選擇，做好會計數據備份工作，保持分開保管存儲磁盤、備用磁盤；全面落實檔案保管室的防塵、防腐蝕等工作；依據特定的順序分類標號會計電算化檔案，及時做好相應記錄，制作好文件卡片，規范檔案管理。

四是嚴格制定并實施檔案借用制度。本單位人員在經過單位財務部門責任人的批準之后才能查閱會計電算化檔案，并依據有關規定把借閱手續辦理好；外單位人員如何需要查閱會計電算化檔案，則需取得單位的介紹信，并通過財務部門及主管的批準。

五是完善安全保密和分權限調用的制度。要規定不同會計電算化檔案的不同使用權限，可在較大范圍內共享普通數據，但只有特定人員才能使用與單位機密有關的數據，只有主管人員、開發程序的人員才能使用數據結構文件、原程序設計文件等。提升會計電算化系統的安全防護功能，定期開展維護工作，預防因計算機或網絡安全而造成會計電算化檔案被惡意修改，嚴禁泄密，從而保障檔案的安全性。

（三）加大對軟硬件設備設施的投入

合理選擇本單位配套的會計電算化軟件，要優先選擇有檔案管理輔助功能的軟件； 配備清晰度高、打印能力強的噴墨或激光打印機，以便輸出會計紙質檔案；加大建設環境設施的力度，選擇溫度穩定、清潔、安全的倉庫專門存放會計電算化檔案。

四、結束語

會計電算化檔案管理是財務管理非常關鍵的一個環節，我們必須要完善管理會計電算化檔案工作的法律法規，嚴格內部控制，健全配置環境，使會計電算化檔案在單位的決策中發揮出更大的功效。

參考文獻：

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[2]楊菲.會計電算化檔案管理現狀及其完善對策[J].企業改革與管理，2015（19）：144-145