醫(yī)院常用公文寫作誤區(qū)辨析

李傳輝

蚌埠醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

醫(yī)院常用公文寫作誤區(qū)辨析

李傳輝

蚌埠醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院，安徽蚌埠 233040

醫(yī)院管理者不但要熟悉醫(yī)院工作流程，還要具備語(yǔ)言表達(dá)、文字總結(jié)、歸納概括能力，準(zhǔn)確使用公文開展工作。醫(yī)院管理者大多是來(lái)自臨床一線的醫(yī)生護(hù)士，他們大多不熟悉公文知識(shí)，寫作中常出現(xiàn)文種選用錯(cuò)誤、公文標(biāo)題擬制與格式有疏漏等誤區(qū)。該文對(duì)醫(yī)院常用公文寫作誤區(qū)進(jìn)行詳細(xì)的解讀并提出提升醫(yī)院管理公文寫作水平需要從加強(qiáng)理論知識(shí)學(xué)習(xí)、熟悉醫(yī)院相關(guān)情況和沉淀文字修養(yǎng)等方面入手。

醫(yī)院；公文寫作；誤區(qū)

能正確運(yùn)用醫(yī)院常用公文是醫(yī)院管理人員的基本素質(zhì)和必備能力。醫(yī)院管理工作的新思想、新理念要得到落實(shí)，管理者不但要熟悉醫(yī)院工作流程，還要具備語(yǔ)言表達(dá)、文字總結(jié)、歸納概括能力。準(zhǔn)確使用公文開展醫(yī)院工作，對(duì)每一名醫(yī)院管理者傳達(dá)工作理念、提升管理實(shí)效意義重大?，F(xiàn)實(shí)情況是，醫(yī)院管理者大多是來(lái)自臨床一線的醫(yī)生護(hù)士，他們大多不熟悉公文知識(shí)，寫作表達(dá)能力欠缺，有的還缺乏行業(yè)基本知識(shí)，以至于造成政令不暢、執(zhí)行不到位。對(duì)醫(yī)院管理人員來(lái)說(shuō)，醫(yī)院常用公文的系統(tǒng)學(xué)習(xí)、準(zhǔn)確運(yùn)用就顯得十分必要。

1 文種選用常見誤區(qū)

在醫(yī)院公文寫作的常見毛病中，種類選擇一直是個(gè)難題，最常見的錯(cuò)誤就是性質(zhì)近似的種類混著用。比如，分不清什么是“通知”和“通報(bào)”，搞不懂“報(bào)告”和“請(qǐng)示”的區(qū)別，弄不明白“函”和“文件”的差異，也經(jīng)?；煊谩芭尽迸c“批復(fù)”等。

①“通知”、“通報(bào)”和“通告”混用?！巴ㄖ焙汀巴▓?bào)”屬于告知性文件，就是告訴別人有什么事情發(fā)生，有什么工作要做，要怎么做。一般都是上級(jí)告訴下級(jí)，屬于“往下走”（下行）的文件?！巴ㄖ敝攸c(diǎn)是告訴你干什么、提出工作要求?！巴▓?bào)”重點(diǎn)是“報(bào)”道一件事情的具體情況，要么說(shuō)明一件事“為什么”，要么介紹一件事“是什么”，說(shuō)清楚這件事的來(lái)龍去脈。“通告”的“告”，是告知的意思，就是把某個(gè)單位和組織的目的和要求讓所有人都知道并且按要求遵守。“通知”的“知”也有告知的意思，不過(guò)告知范圍沒(méi)有“通告”的大，就是上級(jí)告知下級(jí)，不告知其他人。若是向社會(huì)上所有的人宣傳就應(yīng)該使用通告；而單位內(nèi)部告訴事情，上級(jí)告訴下級(jí)就應(yīng)該使用通知。正因?yàn)槿绱耍衔呐e例的報(bào)送總結(jié)和計(jì)劃的通知，因?yàn)楦嬷獙?duì)象是本單位相關(guān)下級(jí)部門，所以用“通知”。而XX市《關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院環(huán)境衛(wèi)生管理工作的通告》，因?yàn)楦嬷獙?duì)象屬于全市所有醫(yī)院和全市群眾，所以用“通告”。

②“報(bào)告”和“請(qǐng)示”不分。“報(bào)告”和“請(qǐng)示”都是報(bào)給上級(jí)的文件，可是它們出文的目的非常不一樣。“報(bào)告”以“講事情”為主，就是跟上級(jí)部門講自己?jiǎn)挝蛔罱l(fā)生的事情，開展的工作情況，不要求上級(jí)對(duì)交出去的報(bào)告有回復(fù)。舉例說(shuō)《關(guān)于2017年職工考核結(jié)果的報(bào)告》，就是跟上級(jí)講自己?jiǎn)挝宦毠つ甓瓤己私Y(jié)果是什么情況的，有多少人考核優(yōu)秀、有多少人考核良好、多少人不及格，不必回復(fù)?！罢?qǐng)示”是請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)本單位做某件事，希望得到上級(jí)明確的回答。比如《關(guān)于新院建設(shè)工程審計(jì)事務(wù)所邀請(qǐng)招標(biāo)工作的請(qǐng)示》，就是請(qǐng)示上級(jí)關(guān)于招標(biāo)工作的做法行不行、管不管，并要求有回復(fù)。

“報(bào)告”和“請(qǐng)示”寫的內(nèi)容也不一樣?！罢?qǐng)示”里頭可以說(shuō)說(shuō)情況、提提意見、講講道理，有一點(diǎn)匯報(bào)的意思擱里面?！皥?bào)告”就不行，里面不能有請(qǐng)示的意思。兩種文件的結(jié)束語(yǔ)也不一樣。“報(bào)告”經(jīng)常講“以上報(bào)告如有不妥，請(qǐng)指示”；“請(qǐng)示”都是講“當(dāng)否，請(qǐng)批復(fù)”。還有，這兩種公文對(duì)時(shí)間的要求不一樣：“報(bào)告”屬于那種事情干過(guò)了再講，“請(qǐng)示”是事情還沒(méi)干之前先問(wèn)問(wèn)能不能干，等上級(jí)同意后再干。

③“批示”與“批復(fù)”混淆。這兩種公文讓人分不清就是因?yàn)椤芭边@個(gè)字。它們都可以被上級(jí)用來(lái)向下級(jí)表明意見，都是“往下走”的文件?！芭鷱?fù)”的“復(fù)”是答復(fù)的意思，“批示”就不大一樣，比如下級(jí)打個(gè)工作報(bào)告給上級(jí)，不需要上級(jí)給指示。如果上級(jí)覺得這個(gè)報(bào)告很給力、有意義，就可以在報(bào)告上寫點(diǎn)感想再發(fā)給下級(jí)，這就是“批示”。“批復(fù)”都是上級(jí)給某個(gè)特定下級(jí)的；“批示”就不一樣了，有的是上級(jí)給一個(gè)下級(jí)，有的是上級(jí)給所有下級(jí)學(xué)習(xí)、借鑒。

④“函”以“文件”代用?！拔募币话闶菣C(jī)關(guān)、事業(yè)單位或正規(guī)企業(yè)的公文，是正式的材料，需要接收文件的人或者單位執(zhí)行.函就是沒(méi)有隸屬關(guān)系的單位或平級(jí)之間使用的公文，它屬于“平著走”的文件。比如，民政部與財(cái)政部要合作做一件事，一個(gè)學(xué)校和一家公司之間需要協(xié)商一件事，都可以發(fā)“函”給對(duì)方。

2 公文標(biāo)題與格式誤區(qū)

2.1 醫(yī)院公文標(biāo)題的常見錯(cuò)誤

標(biāo)題一般由“發(fā)文單位”、“發(fā)文原因”和“文件種類”組成，被稱作“三要素”，排列公式是：“單位＋關(guān)于＋事情＋的＋公文種類”。對(duì)醫(yī)院來(lái)說(shuō)，發(fā)文單位就是“XX醫(yī)院”、“中共XX醫(yī)院委員會(huì)”。公文標(biāo)題不但要寫清楚主要內(nèi)容，還要方便閱讀、分類管理和使用，要做到結(jié)構(gòu)完整、原因清楚、種類合適、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔。在醫(yī)院公文寫作中，起標(biāo)題有以下常見問(wèn)題。

①“三要素”不全。有的缺少醫(yī)院名稱，比如《關(guān)于XX的通知》，應(yīng)該是《XX醫(yī)院關(guān)于XX的通知》。有的缺少公文種類，比如《XX醫(yī)院關(guān)于XX的總結(jié)》，用“總結(jié)”這類詞代替種類，這樣的標(biāo)題不規(guī)范。還有，轉(zhuǎn)發(fā)通知的時(shí)候常把種類給漏掉了，比如《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)》，應(yīng)該是《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知》。

②種類使用得“四不像”。有的把兩個(gè)種類放在一塊使用，最常見的是將“請(qǐng)示”和“報(bào)告”放在一起，如《XX醫(yī)院關(guān)于XX工作的請(qǐng)示報(bào)告》，再比如《XX醫(yī)院關(guān)于XX同志任職批復(fù)的通知》，就將“批復(fù)”和“通知”放在了一起。還有把“請(qǐng)示”寫成“申請(qǐng)”的，把“批復(fù)”寫成“批文”的等等，用得隨心所欲。

③“關(guān)于”這個(gè)詞用得不合適?！瓣P(guān)于”這個(gè)詞應(yīng)該放在“XX醫(yī)院”的后面，如《XX醫(yī)院關(guān)于向XX醫(yī)學(xué)院的XX請(qǐng)示》，這是正確寫法。有的卻放在了“XX醫(yī)院”前面：《關(guān)于XX醫(yī)院向XX醫(yī)學(xué)院的XX請(qǐng)示》，這就不對(duì)了。

④標(biāo)題里缺少“的”。有的標(biāo)題中“的”是不能省的，省了就有毛病、讓人讀不懂。比如，《XX醫(yī)院關(guān)于招聘醫(yī)護(hù)工作人員報(bào)名通知》，應(yīng)該改成《XX醫(yī)院關(guān)于招聘醫(yī)護(hù)工作人員報(bào)名的通知》，讀起來(lái)就順口很多。還有，《XX醫(yī)院關(guān)于公開選拔科級(jí)干部通知》應(yīng)改為《XX醫(yī)院關(guān)于公開選拔科級(jí)干部的通知》。還有一種情況，“的”放的位置不對(duì)，比如《XX醫(yī)院關(guān)于XX的情況報(bào)告》，應(yīng)該改成《XX醫(yī)院關(guān)于XX情況的報(bào)告》等。

⑤標(biāo)題亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。除了有時(shí)候用書名號(hào)，一般題目都不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。個(gè)別表示特定意義的專用詞語(yǔ)可使用引號(hào)。標(biāo)題亂用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)最常見的就是轉(zhuǎn)發(fā)文件不用書名號(hào)而用引號(hào)，比如《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)“XX省衛(wèi)生廳關(guān)于XX的通知”的通知》，應(yīng)該改成《XX醫(yī)院關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)的通知》。

2.2 醫(yī)院公文格式常見錯(cuò)誤

公文由“版頭”（腦袋）、“主體”（軀干）和“版記”（雙腳）三部分組成。公文的“腦袋”，包括文件編號(hào)、保密程度和期限、文件的緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)記（如“XX醫(yī)學(xué)院第二附屬醫(yī)院文件”）、簽發(fā)人、分隔線。公文的“軀干”，包括標(biāo)題、送交的單位、正文、附件、發(fā)文單位名稱、發(fā)文時(shí)間、公章；公文的“雙腳”，包括分隔線、抄送單位、發(fā)文單位和發(fā)文日期、頁(yè)數(shù)。

3 醫(yī)院公文寫作水平提升途徑

醫(yī)院管理是“按照醫(yī)院工作的客觀規(guī)律，運(yùn)用現(xiàn)代管理理論和方法，對(duì)人、財(cái)、物、信息、時(shí)間等資源，進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制，以充分發(fā)揮整體運(yùn)行功能，優(yōu)化績(jī)效的管理活動(dòng)過(guò)程”[1]，涉及組織、文化、人資、財(cái)務(wù)、服務(wù)、信息、后勤、風(fēng)險(xiǎn)、績(jī)效等方方面面，因此醫(yī)院公文寫作運(yùn)用是一個(gè)長(zhǎng)期動(dòng)態(tài)的過(guò)程。

①要加強(qiáng)醫(yī)院管理專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)。理論水平不夠，寫公文往往就事論事，深度不夠，精煉不到位。掌握醫(yī)院管理專業(yè)知識(shí)是寫好公文的基礎(chǔ)。另一方面可以提高工作方法科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性。醫(yī)院管理適用的法律法規(guī)較多的有《中華人民共和國(guó)執(zhí)業(yè)醫(yī)師法》等，熟知這些，寫作公文才能對(duì)法律法規(guī)依據(jù)信手拈來(lái)。

②要弄明白醫(yī)院的“上下左右”。所謂弄明白“上下左右”就是搞清楚醫(yī)院與相關(guān)部門是上下級(jí)還是兄弟部門、平行部門，這是公文行文關(guān)系確定的基礎(chǔ)。要在分清醫(yī)院內(nèi)外關(guān)系的同時(shí)，厘清行文的上行、下行和平行三種方向，避免超越職權(quán)和違反隸屬關(guān)系行文，避免因黨政不分導(dǎo)致的混亂行文。

③要不斷沉淀語(yǔ)言修養(yǎng)和文字功底?！氨鶅鋈叻且蝗罩保叱墓膶懽魉揭膊皇菐兹站湍苓_(dá)到的。重視平日積累是提高公文寫作水準(zhǔn)的必由之路，“言之無(wú)文，行而不遠(yuǎn)”，平時(shí)積累還包括傳統(tǒng)經(jīng)典優(yōu)秀的文學(xué)藝術(shù)作品[2]，在大量閱讀和沉淀中提升遣詞造語(yǔ)水平，進(jìn)而提升公文寫作水準(zhǔn)。

綜上所述，公文寫作及辦理不僅需要加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)、提升理論修養(yǎng)，它更是一種工作實(shí)踐。不斷總結(jié)在公文寫作和辦理中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，探索公文寫作的規(guī)律方法，長(zhǎng)期堅(jiān)持下去，從而不斷提升寫作水平。

[1]陳潔.醫(yī)院管理學(xué)[M].北京：人民衛(wèi)生出版社，2005.

[2]黃海，宋潔.淺議如何提高軍用公文寫作能力[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（S1）：61.

R197

A

1672-5654（2017）09（b）-0192-02

2017-06-20）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.192

李傳輝（1978-），男，安徽懷遠(yuǎn)人，碩士，高級(jí)政工師，研究方向：醫(yī)院管理、黨建、思想政治教育和共青團(tuán)工作。