醫院人事檔案管理創新思路探究

姜宜明，周亞東

江蘇省蘇州市中醫醫院，江蘇蘇州 215009

醫院人事檔案管理創新思路探究

姜宜明，周亞東

江蘇省蘇州市中醫醫院，江蘇蘇州 215009

現代化社會經濟的飛速發展，推動了醫療事業的進一步發展，醫療機構中各方面改革持續深化，比如用人制度的全方位改革。用人制度改革對醫院人事檔案管理造成了較大的影響，使得醫院中的日常工作管理、正常運行等方面出現了相應的變化，特別是人事檔案管理工作，此項工作是醫院人力資源管理工作的重要內容，更與醫院內部人才配置、培養、升遷、調動工作息息相關。該文對醫院人事檔案管理創新思路進行了探討，并提出了相應的應用措施，以期為醫院人事檔案管理創新工作提供參考依據。

醫療機構；人事檔案管理；創新思路

醫院人事檔案的管理，是醫院人事工作的重要組成部份。人事檔案強調收集、整理、歸集、轉移，兼具查閱和統計的功能，完整、清晰的人事檔案，能確保醫院人力資源活動的有序開展。因此，在醫院人事檔案的管理過程當中，務必堅持以人為本、以檔為根，不斷提高醫院人事檔案管理人員素質，逐步健全醫院人事檔案管理制度，努力改善醫院人事檔案存放條件[1]。在實際工作中，醫院的人事檔案管理工作仍然存在著一些不足之處，這些不足制約了醫院人事檔案管理水平的提升。據此，探討醫院人事檔案管理創新思路，對醫院的可持續發展有著極大的現實意義。

1 醫院人事檔案管理的不足之處

1.1 檔案管理人員專業性不強

多的精力用于維護人事檔案[3]。由此種種不利因素，很容易造成人事檔案管理的無序化，人事檔案的內容及質量也會參差不齊，影響了檔案的合理利用，也未能很好地體現檔案的使用價值。

1.2 檔案保管硬件條件有待改善

該院目前現有人事檔案近1 600份。隨著每年新職工的錄用，在職檔案逐年增加，而退休、死亡人員的人事檔案也同樣需要妥善保存，因此，人事檔案的數量呈現“只增不減”的局面[4]。該院現有的人事檔案與財務檔案共用同一個檔案室，檔案存放密集架日趨飽和，而檔案室空間有限，無法增置新的密集架。此外，人事檔案均為紙質材料，長期存放后容易發生霉變、蟲蛀現象，該院檔案室相對封閉，采光和通風條件較差，缺少固定和專業的除濕、除塵設備，不僅對檔案材料缺少有效的保護，同樣也會對檔案管理和使用人員的身體健康造成不利影響，另外，該院定期采購、投放防蟲藥物也尚未形成一套完善的制度。

1.3 檔案收集和使用的信息化程度較低

①該院人事檔案的收集和使用信息化程度相對較低，人事檔案在收集時，往往只是簡單地將紙質材料放進檔案盒，再將檔案盒放置于密集架。在取閱時同樣需要進入檔案室，在密集架上人工尋找檔案盒，再從盒中翻閱所需材料，用完之后再放回密集架，這樣的做法既耗時又耗力且效率低下，尤其是在遇到同名同姓員工的情況下，時常會搞混弄錯，造成重復勞動[5]。②檔案中紙張材料也不盡相同，一些材質較薄的紙張在多次取閱后，容易破損或污損，影響檔案的后續使用。③紙質檔案材料在外借或使用的過程中，如有不慎會發生丟失現象，不僅可能會導致個人隱私的泄漏，同樣也會影響檔案的完整性。1.4檔案內容更新不及時

該院人事檔案材料內容更新頻次較少，往往不能充

檔案學是一門專業性極強的學科，它不光要求檔案管理人員掌握檔案管理學、檔案文獻編研學、檔案法規學、檔案保護學等專業知識，還要求檔案管理人員具備優異的思想素質和過硬的實操能力[2]。由于醫院工作環境的特殊性與局限性，招錄專業的檔案學畢業生顯得十分困難，因此，人事檔案的管理工作只能由醫院人事部門的工作人員來兼職完成。而人事科的工作人員，大多是畢業于管理專業或從臨床、護理、藥劑等衛生類崗位轉崗而來，并沒有系統性地學習過檔案學方面的專業知識，對檔案的分類、編目、檢索、編研和保護往往缺乏經驗，只能在平時的工作中不斷地摸索積累經驗，通過各種主管部門或社會上的培訓和繼續教育，學習到一些基本的檔案管理理論。另外，由于是兼職管理檔案，人事工作者大部份的時間仍然忙于處理日常的人事事務，并沒有太分反映工作人員現有的業績和能力[6]。職工在個人信息、職稱、學歷、職務變動后，未及時將新的證件、證書、證明等材料復印留檔，檔案材料滯后于人員現狀，長此以往，很容易造成信息不對稱。該院曾有一位工作多年的副主任醫師在準備晉升主任醫師時，因為副主任醫師資格證書遺失，無法證明現有專業技術職務，翻閱檔案后，發現其人事檔案中的內容仍然停留在他主治醫師時期的材料，晉升副主任醫師后沒有及時更新檔案、留存證書，后來雖經多方努力取得了相關證明材料，但終究延誤了主任醫師的晉升，造成了不必要的遺憾。檔案材料及內容的及時更新與補充工作，看似很不起眼，卻關系重大，關鍵時刻往往能起到十分重要的作用。

2 醫院人事檔案管理的創新思路

2.1 建章立制，完善檔案管理的規章制度

醫院人事檔案管理，應嚴格貫徹落實《檔案法》《國家保密法》等有關法律、法規和規章，對醫院人事檔案的收集、歸檔、維護、借閱、銷毀、轉移、交接等全流程制定一套完整的管理制度。所有制度應在檔案室的醒目位置予以公示，人事檔案管理人員也要對各項制度銘記于心，并熟練掌握各項辦事流程。醫院層面應建立檔案管理組織領導體系，由醫院主管領導或分管領導牽頭，加強對人事檔案工作的領導、檢查與考核，不斷提高人事檔案管理水平。

2.2 加強學習，補充檔案管理的專業知識

醫院人事部門應指派專人從事檔案管理工作。人事檔案管理人員應自覺加強理論學習，通過各種層次、類型的學習班、培訓班、學術交流會議，更新人事檔案管理的理念、知識和業務水平，熟練掌握并運用人事檔案的保管期限、檔案目錄的編制、檔案文書的書寫規范等基本技能；醫院要加強對人事檔案管理人員的思想政治教育，提高人事檔案管理人員的政治素質和原則性，使之時刻牢記自己肩負的責任和義務，增強其保密意識，注重保護個人隱私，防止檔案資料外泄；醫院還應加強技術指導，使人事檔案管理人員熟練掌握各類檔案管理技術設備，如計算機、掃描儀、裝訂機的日常使用與維護，努力提高人事檔案管理的工作效率[7]。

2.3 優化環境，改善檔案材料的保存條件

醫院應重視與加強人事檔案存放場所的日常維護。定期做好檔案室的保潔與整理工作，去除衛生死角，保證檔案室干凈、整潔；醫院安保部門應定期檢查檔案室防盜門、窗是否完好，檔案室作為消防重點保衛部位，應定期排查防火安全隱患、更換消防滅火用具，并對檔案管理人員進行必要的消防安全培訓。將與檔案無關的材料及時清理，做到“專室專用”，使密集架、保險柜等空間用于檔案存放專用，杜絕檔案材料的隨意擺放。醫院應在檔案室增加除濕、恒溫設備并定時開啟，確保室內溫濕度恒定，避免檔案材料發生霉變，后勤保障部門要定期采購和投放防蟲藥物，預防蟲蛀、鼠害現象的產生。

2.4 提升思路，實現檔案材料使用信息化

醫院應根據實際情況及時建立人事檔案信息化、數字化管理平臺，將現代化科學手段融入人事檔案管理之中。添置檔案管理專用的計算機、打印機、掃描儀、裝訂器等設備，及時將更新的人事檔案材料在紙質材料保存的同時將其數字化存儲。邀請專業人員設計檔案使用系統，建立檔案信息數據庫，方便日常使用與管理，并嚴格設置管理員權限及密碼，確保數據庫的安全。如有必要，人事檔案數據庫可與醫院OA辦公系統、醫院HIS信息系統相連接，簡化人事檔案的查找與借閱流程，可通過網絡讀取、調閱人事檔案材料，盡量減少紙質材料的翻取次數，最大限度地保證人事檔案完整性，避免人事檔案資料丟失或損壞。定期做好系統維護與數據備份，確保人事檔案信息準確無誤。

3 結語

隨著醫藥衛生體制改革的持續深化，醫院的各項工作尤其是人事制度已面臨著嚴峻的改革形勢，人事檔案管理工作雖小，卻是人事工作不可分割的一部份，我們應不斷地總結工作中的經驗教訓，對自身管理理念不斷革新與創新，讓人事檔案管理水平及質量得到提升，確保醫院人事檔案管理工作及其他相關工作協調發展。該文對醫院人事檔案管理的不足之處進行了探討，并從完善檔案管理制度、學習檔案管理知識、改善檔案保存條件、實現檔案信息化等4個方面，探討了醫院人事檔案管理創新思路，以期為醫院人事檔案管理創新工作提供參考依據。

[1]趙丹丹.醫院人事檔案管理工作如何迎接新挑戰[J].黑龍江檔案，2017(2)：85.

[2]康潔.新時期醫院人事檔案管理存在的問題與對策[J].世界最新醫學信息文摘:連續型電子期刊,2016,16(67):304.

[3]昝瑩.醫院人事檔案管理的常見問題及對策[J].價值工程,2016(1):35-36.

[4]王勇.淺談醫院人事檔案管理工作創新思路[J].科技創新導報,2015(7):195.

[5]鐘鈺.淺談醫院人事檔案管理工作思路[J].右江民族醫學院學報,2011,33(5):723.

[6]陳妍樺.新時期醫院人事檔案信息化管理改革與創新策略[J].中國管理信息化,2016,19(21):192.

[7]黃永發.基于人力資源開發的醫院人事檔案管理創新[J].辦公室業務,2014(9):176-177.

R197

A

1672-5654（2017）09（b）-0127-02

2017-06-14）

10.16659/j.cnki.1672-5654.2017.26.127

姜宜明（1984-），男，江蘇蘇州人，本科，助理研究員，主要從事醫院管理工作。

周亞東（1971-），女，江蘇蘇州人，本科，高級政工師，主要從事醫院管理工作，E-mail:776188405@qq.com。