小學檔案管理存在的問題及對策

甄桂文

摘 要： 時代在發展的同時，檔案管理為單位發展提供了參照依據，所起的作用尤為突出。對小學檔案管理而言，檔案管理分為兩種情況：學籍檔案管理和文書檔案管理。從調查中發現，小學檔案管理產生了很多問題。文章對這些問題進行分析并提出對策。

關鍵詞： 小學檔案管理 文書檔案 學籍檔案

在小學校長看來，檔案管理包含學校不同層級間的管理，如學校人事、財政和行政等部門的管理。從中可見，檔案管理在小學管理中扮演了重要角色，所以，分析檔案管理中的問題，提出解決對策，有必要。

一、小學文書檔案管理中產生的問題

（一）小學文書檔案的管理未引起學校重視。

許多學校在對文書管理，只是在必要時，才使用。文書檔案沒能經常性使用。此外，和教學也沒有必然聯系，學校對這方面的認識不足，使得文書管理容易被學校忽視。

（二）文書檔案管理力度不夠。

一些學校的文書管理是一種“外緊內送”的狀況，對進入學校的外來人員，文書檔案的管理人員會按照規定流程，做詳細登記，然而，當學校內部人員來校借閱，沒有按照程序，只是直接性地將檔案交付給借閱人，往往容易導致文書檔案的丟失，無益于文書檔案的管理。

（三）文書檔案管理人員的專業素質低。

調查反饋得知，一些小學的文檔管理人員都沒有培訓，一些教師缺少上崗證，這就使得文案管理變得較為困難。此外，學校文檔管理還有一些問題，如檔案管理人員素質較低，不能有效收集文書檔案信息，信息收集范圍狹窄，文書沒有按要求進行分類，產生的種種問題使得文書檔案管理沒有存在的意義。所以，文書檔案管理人員專業素質的高低在文書檔案管理中所起的作用很關鍵。

二、小學學籍檔案管理中存在的問題

（一）學校對學籍管理缺少認識。

在學校領導看來，學籍管理不如學生學習成績重要。此外，學籍管理需要學校管理部門完成，和自身關系不大，由于學校領導對學籍管理不重視，使得許多學生的學籍檔案管理沒有登記在檔案信息管理中，如學生在日常過程中產生的違紀行為。學校缺少對學籍管理的認識，這就使得雖然對學生的處分公布了，但是，沒有登記到檔案中，這是對學生不良行為的一種隱蔽性包容。

（二）學籍檔案管理機制松懈。

對四平市遼河農墾管理區第二小學調查發現，一些教師過于寬容學生。當學生犯了錯，任課教師沒有將這種情況上報給上級部門，甚至將這一情況私自隱瞞。對學生犯的錯，未進行教育，不管不問，無益于學生成長，也不利于學校檔案管理。不僅如此，極個別教師甚至背離自己的職業道德，存在隨意修改學生成績的行為。

（三）學籍檔案管理人員不專業。

學籍管理同小學文書管理是相同的道理，學籍檔案管理人員未接受專業培訓，擔任檔案管理職位的多是一些退休教師，這就給檔案管理工作帶來了很大困難。事實上，退休教師不是專業檔案管理人員，在設計檔案管理中，常常感到無從下手。

三、文書檔案管理和學籍檔案管理解決問題的對策

（一）學校領導人要正確認識文檔管理，端正正思想。

小學校長要對檔案管理形成正確認識，正確認識學籍檔案管理和文書檔案管理。文書檔案管理人員要發揮自身職責，發揮檔案管理功效，滲透進單位的各個部門，如人事部門和財政部門，在無形中形成影響，使校領導對檔案管理加深認識。學籍檔案管理人員要細致地記錄檔案行為，避免產生檔案的泄漏及徇私舞弊的行為，否則將背離職業道德。另外，學籍檔案管理人員和文書檔案管理人員還可以直接上報給學校領導，把學籍檔案管理和文書檔案管理的重要意義闡述給學校領導，以這種方式引起學校領導重視。

（二）完善文書檔案的管理制度，加大文書檔案的管理力度。

學校領導結合學校自身實際，構建切實有效的、實用性較強的檔案管理制度，由學校領導統一集中管理。檔案管理人員一定要依照程序，開展檔案管理工作。學校領導不僅要構建完善的檔案管理機制，而且要加強檔案的管理制度，確保檔案管理人員按照程序辦事，避免出現違背職業道德的事情。

（三）文書檔案和學籍檔案的專業管理人員接受培訓。

檔案管理人員要提高自身素質，首先需要做學校領導的工作。檔案管理工作的實現，需要檔案管理人員具有豐富而扎實的基礎，能夠勝任學籍檔案管理和文書檔案管理，對不同類型的檔案進行分門別類，保障檔案收集的及時性，同時擴大檔案收集的范圍，明確各檔案的到期期限。學校領導一定要引進優秀的檔案管理人才，開展崗前培訓。在學籍檔案和文書檔案工作期間，組織管理人員學習新知識，逐漸豐富并完善檔案管理方面知識，提高學籍檔案管理和文書管理人員管理質量，與時代同趨。

小學檔案管理存在的問題很多，問題的解決要突出針對性。文章對檔案管理中出現的問題進行了分析，并提出解決問題的方法。總之，良好的檔案管理，需要完善的檔案管理機制，檔案管理人員一定要具備較高素質，學校領導要加大檔案管理力度，只有做到上述幾點，學校檔案管理制度才能更好地落到實處。