建立“大學生秘書服務中心”對大學生創業的意義

文/喬孝冬 余曉明

建立“大學生秘書服務中心”對大學生創業的意義

文/喬孝冬 余曉明

當今經濟社會的發展帶來了大量創造財富的機會，社會分工更加精細，各類行業此消彼長，層出不窮，大學生希望從創業中找到人生價值，但是由于社會經驗不足，見識不多，人脈不廣，不知道該從哪些行業入手，缺資金、缺經驗、缺人脈，但是不缺創業的熱情與勇氣，這種熱情與勇氣如果能得到具有創業成功經驗人士的引領，以創業團隊的形式分工協作，找準入口，選對初次創業的領域，就會少走彎路，而創辦經濟實體——大學生秘書服務中心，恰恰迎合了這種需要。

一、“金陵科技學院大學生秘書服務中心”平臺的創建

秘書專業的社會實踐性決定了它必須把提高大學生社會服務能力作為秘書教育的目標之一，金陵科技學院秘書服務中心是針對提高秘書專業大學生的社會服務能力而成立的。“大學生秘書服務中心”可以提供的業務有秘書服務，如漢字錄入，編輯排版，攝影攝像，PPT制作，收發傳真、快遞，宣傳策劃，文案制作，打印文件，活動策劃與實施，會議策劃，代理售票、提供旅游服務信息，設計旅游方式，提供旅游路線等服務。秘書專業的學生能結合自身的特點和優勢，在“學中做，做中學”，實現以秘書職業崗位活動為導向的教學模式的創新，為秘書學學科建設提供一個理論結合實踐、實訓一體化的交流平臺。大學生秘書服務中心按照職場模式培養學生對秘書學方面專業知識的理解，在職場中培養學生操作能力和人際交往能力，及時疏導學生遇到的各種人際溝通問題，以提高學生團隊合作能力、人際交往能力和心理素質。

二、秘書服務中心的建立對學生綜合素質的影響

1、為大學生為今后創業積累經驗

秘書學專業人才培養目標是以文學與管理學交叉學科設定專業范圍，拓展跨文、史、哲、經、法學科門類的寬厚專業基礎，從實踐傳統出發，以組織協調（組織內部的協作+與供應商和顧客的合作）為中心培養秘書的核心能力與價值，以三管（領導人事務管理、辦公室管理、項目管理）重新定義秘書基本職能，通過深度學習促進秘書技術技能的動力定型，通過實習實訓等身體技藝的訓練，最終實現秘書職業的人格化目標，構建學生在社會組織中生存處境的應對之道與自我的內在體認。作為文秘專業的大學生除了掌握必要的理論知識外，還要培養實際操作能力，而這種能力的獲得必須經過社會實踐。美國教育哲學家杜威在上個世紀提出了“生活即教育的概念”，杜威重視生活本身對教育的意義，讓美國的教育和實際結合起來。陶行知也提出“教學做合一”是生活教育理論的教學論，社會即學校，教育的材料，教育的方法，教育的工具，教育的環境，都可以大大的增加，教與學都以做為中心”。由此他特別強調要親自在“做”的活動中獲得知識。金陵科技學院“大學生秘書服務中心”共有五大部門組成，分別是人力資源部，采購部，銷售部，秘書部，財務部。為了人盡其才，物盡其用，要對各部門負責人基本素質進行考量，主要考察其知識儲備、學習能力、協調能力、解決問題的能力等其他相關的實踐能力，在團隊合作中，人員配置與組合當然是重要的，各部門分別按照各自部門的安排進行，并不意味著各部門的職能分割，恰恰是各部門需要緊密聯系才能完成各項業務，因此必須找準目標和定位。從確定所需的人才信息組織招聘到擬定團隊計劃，再到制訂團隊的各種規章制度，實施細則的執行和檢查，再到建立合理有效的績效考核與薪酬管理制度等，都由教師指導，同學實施完成，并且邊做邊改進，大家協商解決一些疑難棘手問題，并及時溝通反饋。這些創業經驗的積累不但滿足了文秘專業“學以致用”的實踐需求，還能激發學生的創造潛力與能量，培養以社會責任感的共同價值觀。

2、培養了學生的創業理念和鍛煉了執行力

斯坦福大學的創辦者利蘭·斯坦福先生有句名言：“受過技術教育的學生不一定成為最出色的企業家。人生道路上的成功有賴于培養和發展想象的能力。一個不善于構思的人是成不了大氣的。”創業教育是一個能力傾向的概念，創業教育不僅具有社會價值，還具有個體價值。個體價值不僅包括經濟價值，還包括人文價值和自我實現的價值。創辦企業固然是創業教育的經濟價值體現，但創業教育的人文價值、精神價值才是最為根本的，創業教育首先要培養學生的創新和創業意識、精神、品質和能力，并享受人的尊嚴和價值之美感。因此，創業教育的內容十分豐富，它滲透在整個教育過程之中，而絕非僅是技能培訓。

在創業團隊構建中，有的同學根據自身樂器、篆刻、繪畫和書法等方面的特長，為秘書團隊創辦業余愛好補習班，正如一位愛好音樂的同學談創業體會時所說的那樣“我們大學生選擇創業的動力并非源于對金錢的貪婪，而是出于實現自我價值和成功的強烈愿望。從事秘書服務工作增強了我個人實現自我價值的意識，同時也有助于我更加清楚地認識自身的長處，從而有效地利用他們。”同學們在團隊合作中能夠發現他人長處，并取長補短，秘書中心團隊的同學要為需要的顧客提供相關的文案處理工作，如會議策劃、活動日程安排、文字校對、打印等工作；經常會用到秘書專業的相關知識。秘書四大基本工作中辦文，辦事和辦會體現的尤為明顯，要熟練操作現代辦公技術，要全面了解OA系統的功能，熟練應用綜合辦公平臺，如流程管理、公文處理、檔案管理、會議管理、資產管理、信息集成及電子網站等。對于傳真機、復印機、掃描儀、碎紙機以及攝影和攝像器材等常用設備也要熟練和使用，并要求進行基本的編輯工作。寫作各種文案也要得心應手，在組織會議策劃注意到會議方面知識的具體運用，責任到人。負責財務管理的同學，要求能夠運轉所需要的各方面資金的申請，登記和報銷，還要編制月、季、年度營業計劃和財務計劃，定期對財務報表如現金日記賬、科目匯總表、利潤表進行檢查分析，學會對日記賬、總分類賬等賬簿處理。在秘書服務的同時，同學們也經歷了一個知識物化的過程，將在學校里學到的書本知識運用在實踐活動中，以理論來引導實踐，這就是對知識的物化升華。陶行知先生提出“知行合一”，同學們正是通過這種過程性的成長實踐，找到自己的興趣愛好，實現了個人價值的最大化。通過就業、創業實踐演練，很多同學改變了懶散拖沓的毛病，從被動的接受者而成為主動的學習者，積極性、創新性將被充分調動起來，執行力也得到了進一步的鍛煉。大學生通過創業實踐真正理解了人才競爭的意義，認知了優勝劣汰的真諦，在畢業時能端正就業態度，避免好高騖遠、不切實際的定位或錯位，做到量能定位、量力就業。

3、拓寬思路，提高大學生處理實際問題的能力

秘書服務中心是大學生走出象牙塔，走向社會的過程性實踐，秘書服務中心活動處在相對真實的社會環境中，為同學搭建一個展示自身能力的平臺。在這個平臺中，大學生面臨各種各樣人際關系的處理，遇到復雜多變的問題要解決，思維方法也開闊豐富。秘書服務中心創建之初，同學們都要做SWOT分析，許多同學都認識到S—Strength（優勢）是無需自行承擔門面費用，成本低；具有很強的團隊精神，辦事效率較高；創業團隊富有激情，目標一致，文化水平高，專業性強。但是W—Weakness（劣勢）也是在所難免的，由于都是大學生，缺乏相關工作經驗，營業時間受上課的限制，營銷經驗缺乏。但學校大力支持大學生秘書服務中心的建設，無疑減少了成本，提供了創業機會O—Opportunity（機會），但是資金，人脈，社會經驗都具有潛在的T—Threat（威脅）。

秘書服務中心的很多同學都是初次創業，開始期經驗不足。譬如代拿快遞、外賣且送貨上門的服務中，起先是團隊建一個qq群，有需要代拿快遞、外賣的學生都可通過這個群聯系管理人員，并將相關信息發送給管理人員，管理人員將快件送到宿舍門口，但是接受者卻常常不在宿舍，管理人員要花很多時間等候，影響了工作效率。后來設置固定點，代拿支付方式也改為先支付后代拿，并且視具體距離樓層而定，每件快件收取的有償服務2至4元不等，從而提高了工作效率。開展有償的商務活動，不僅使同學發現問題、分析問題和解決問題的能力得到了提高，同學們還要時時關注經濟動態，培養自身的商業意識和敏感性，從事秘書服務之前，有的同學不會在意他人或者是一個群體的消費需求和消費喜好，更不會特意地做一些問卷調查，但是在從事了秘書服務之后，情況就大不相同了。許多同學會對身邊的同學和老師的需求或意見格外的敏感，對于他們的反饋也很上心，同時還會不停地思考如何才能更好地滿足不同群體的需求，吸引消費者，獲得商機，將所學所用結合起來，為進入社會、承擔社會責任做好準備。

三、總結與對策

由于大學生活動中心在校園創辦，時間、資金、人員等投入較少，學生參與面不夠廣泛。秘書服務中心實踐活動多是以學生干部為主體。在互聯網+時代，創業的空間也在不斷地縮小，學生及附近居民的需求量不大，并且學校附近已有的商店也已經能夠滿足大家的需求。由于長期接受應試教育，同學普遍缺乏創業經驗，人脈缺乏，社會經驗不足，也不熟悉市場規則，大部分知識來源書本，想問題容易理想化，對事物的認識感性較多，理性認識較少，常常“紙上談兵”不切實際。由于經營理念淡薄，產品營銷方式呆滯，信息閉塞，不能與復雜多變的市場相適應，互聯網、辦公室自動化等方面的優勢也沒有充分發揮，加之缺乏專業人士的引導，不能準確分析與預測未來市場的發展方向，處于盲目發展的狀態。

對于創辦校園大學生活動中心，應充分認識到開展秘書服務中心實踐工作的重要意義，調動廣大師生參與的主動性。學校應創造條件，予以指導，盡可能滿足廣大同學參加秘書服務中心的需求，同時還要認識到大學生秘書服務中心最大的特點在于與教學實踐的相結合，突出秘書的實踐品質，強調秘書是“行動當中的知識”，通過大量的“深度練習”形成特定的動力定型，達成職業行為的情境協調性，實現三大技能（技術技能、人際技能、概念技能）的全面協調發展，真正擔當起組織的協調者角色，發揮橫向影響力，從淺顯的三辦（辦文、辦會、辦事）轉向全面深入的“三個管理”的職能，即領導者事務管理、辦公室事務管理和項目管理，在日新又新的高彈性時代下，在管理與文秘專業的交叉點上，通過不斷地學習和提升，拉開自己與替代人才的差距，擁有更多的專業優勢與能力，成為社會需要的既實用又有永續發展能力的勞動者。

（作者喬孝冬為金陵科技學院人文學院，副教授；余曉明為金陵科技學院人文學院，教授。）