淺談網絡環境下檔案信息管理

于新玲

摘要：隨著互聯網技術的日益發展，網絡在當今的運用已越來越為廣泛，其在信息數據收集管理上具備很強的嚴密性和科學性，對于檔案信息管理具有重要的積極影響。本文將以當前網絡環境下的檔案信息管理為立足點，對網絡環境下檔案信息管理進行簡要的介紹與探究。

關鍵詞：網絡檔案信息管理

當前，檔案館正處于從傳統檔案館向數字化檔案館轉變的初級階段，網絡服務是未來數字化檔案館的主要服務方式之一，在數字檔案館時代如何更好、更有效地提供網絡服務，將成為檔案信息服務的研究方向。

是服務快捷化。由于網絡軟件給用戶提供了快速的信息查詢功能，以及對些操作細節和對計算機域名、互聯網絡協議（IP）地址、密碼等數據的記憶功能，用戶不需要專門精通計算機知識，只需在自己的計算機上運行網絡軟件，軟件系統就會根據用戶的查詢目錄，自動到萬元維網上查找信息，實現廣泛的信息資源共享。

二是服務多樣化。網絡為用戶提供了集圖、文、表、音于體的超文本信息。這些信息存入在分布于全球的相應服務器中，這些計算機中的文件彼此問可以建立定的關系。用戶通過檢索可能搜索到相關的各種形式的檔案信息。不僅可視，而且可聽，全方位、多樣化的信息服務更能滿足用戶需求。

三是服務雙向化。網絡的最大優點是使信息傳播者、接受者之問的聯系更為直接，而對傳播中介的依賴變得可以忽略。許多組織，如政府、研究機構、大學、大型企業、社會團體，甚至個人等都能通過自己的信息目錄或主頁方式，向全球與互聯網連通的檔案機構發布的反饋信息。如些檔案網站中公告欄就是如此。檔案用戶與檔案機構在網絡上可以進行雙向交流溝通，改變了傳統的被動方式。

四是轉變觀念。改革的實質是創新，創新的前提是觀念的更新。在網絡環境下，檔案館應樹立以人為本、資源共建共享的觀念。

高素質的人才是搞好信息服務的保證。在知識經濟時代，人才是種資源，在檔案機構發展中起重要的作用。因而，要以人為本，建立人盡其才、才盡其用的激勵機制和競爭機制。宏觀上，國家應對檔案機構給予重視，從人才培養上給予扶持，提高檔案專業教育水平，培養支高素質的檔案隊伍；微觀，各檔案機構應重視檔案工作人員的培訓、協調創造最佳團隊，實現人才最佳配置。

網絡環境對傳統的檔案館文獻資源建設產生了積極的影響，共建與共享成為網絡環境下檔案館文獻資源建設的最主要特征。因此，檔案人員要積極參與文獻信息網絡的共建，充分利用先進的通訊技術，主動為用戶提供準確、快捷、便利的檔案信息利用渠道，實現文獻信息資源共享。同時，這要具有高度的安全性意識，掌握合理的資源共享尺度，注意維護檔案的真實性和安全性，在不危害國家、社會利益的前提下實現信息資源共享。

五是充實服務內容。傳統檔案信息服務的內容主要有兩大塊。首先是根據檔案文獻的內容、特點進行編目，為讀者提供所需檔案信息的線索。其次是對檔案信息進行深加工，提示其隱含信息，將相關主題的檔案信息整合后提供給用戶。

網絡環境下，由于現代信息技術的幫助，信息服務人員可以憑借各種電子資源，借助先進的技術，檢索點既可化整為零，也可化零為整，大大拓寬了信息服務的內容范圍，從而擴展為包含專題檢索、科技成果查詢、文獻調研、網絡導航、編制專題數據庫、宣傳服務、讀者培訓等內容的綜合性服務。

六是豐富服務方式。傳統檔案信息服務方式大多是以館藏為中心，以用戶到館查詢為主要方式，是被動的服務。服務方式單，受時間和空間的限制較大。而網絡環境下的檔案信息服務方式應是以用戶為中心，提供主動的、形式多樣的服務，不受時間與空間限制。首先是檔案網站服務，即利用網絡技術，建立檔案機構的主頁，通過網站形式傳播檔案信息產品，使利用者能夠隨時隨地根據自身需求選擇相關的檔案信息。除了介紹本館館況、服務項目、館藏檔案目錄、光盤資源、網上資源等基本信息外，還要提供各種資源的使用方法以及網絡導航等服務，將國內國外上網檔案和熱門站點與網頁鏈接起來。專業檔案館還可針對重點專業系統建立學科導航，幫助用戶利用網上豐富的資源。其次是采用先進技術開展遠程交互式服務，加深檔案機構與用戶之間的交流。通過交流不斷發現問題，改進服務質量，提升檔案信息利用效果。最后是變單檢索為多元檢索，從文本式檢索發展到超文本檢索，為檔案用戶提供的信息不僅包括文字，還包括聲音、圖像等多媒體信息。

總而言之，現代社會信息網絡技術發展較為高速，共享信息資源是種趨勢，檔案管理工作的開展定要符合時代的發展趨勢，在管理檔案過程中要使用先進的信息技術，提高檔案管理的質量和水平，促進檔案管理水平的不斷提高。但是檔案管理在信息環境下也暴露出不少的問題，對檔案管理工作造成了不利的影響，因此需要檔案管理部門立足現實的情況，采取有效的措施進行處理和解決，使檔案管理工作在信息網絡環境下順利的開展，促進檔案事業的蓬勃發展。