我國檔案管理現(xiàn)狀存在問題及改善策略研究

【摘要】：信息時(shí)代的快速發(fā)展，給各行各業(yè)帶來了深遠(yuǎn)的影響，檔案管理也深受其益。當(dāng)前在檔案管理中，如何有效的利用信息技術(shù)的巨大優(yōu)勢(shì)，切實(shí)有效的利用其豐富的資源優(yōu)勢(shì)，積極開展檔案管理的各項(xiàng)研究工作，為我國檔案管理開辟新的道路，滿足日益增長的檔案管理需求，是每個(gè)檔案從業(yè)者值得探索的課題。本文就我們當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀以及存在的問題，提出一些改善的措施。

【關(guān)鍵詞】：檔案管理;問題;改善;策略;研究

一、引言

檔案管理，亦稱檔案工作。是檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱，也是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的活動(dòng)。包括：檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究（見檔案文獻(xiàn)編纂）、檔案提供利用。這 8項(xiàng)工作的劃分只是相對(duì)穩(wěn)定而不是絕對(duì)的，也有分為 6個(gè)環(huán)節(jié)的，也有分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分的。由于現(xiàn)代檔案管理工作已成為復(fù)雜的系統(tǒng)，故也有按多層次進(jìn)行劃分的方法。其第一層次分檔案實(shí)體管理和檔案信息開發(fā)兩個(gè)子系統(tǒng)，各子系統(tǒng)又下分若干層次小系統(tǒng)。檔案實(shí)體管理分收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等工作環(huán)節(jié);檔案信息開發(fā)又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻(xiàn)匯編和編寫參考資料構(gòu)成，信息輸出由提供閱覽、復(fù)制、咨詢、函調(diào)、外借以及出版、展覽等多項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)構(gòu)成。整個(gè)檔案管理系統(tǒng)及其子系統(tǒng)在運(yùn)行中都形成反饋機(jī)制。隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。

二、當(dāng)前檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問題

近年來，隨著檔案工作的深入開展，在檔案管理工作中也相應(yīng)的出現(xiàn)了一些漏洞和問題，檔案管理水平也不能與時(shí)俱進(jìn)，有待研究和改善。

1、檔案管理水平相對(duì)較低，不能滿足日益增長的檔案需要

目前，在國內(nèi)一些企事業(yè)單位中存在檔案管理不規(guī)范的問題。主要在檔案號(hào)碼規(guī)范性、檔案案卷標(biāo)一致性缺乏規(guī)范一直，存在大部分的檔案案卷缺少目錄等現(xiàn)象，結(jié)構(gòu)混亂。科學(xué)、規(guī)范的檔案管理體系亟待構(gòu)建和完成。

2、檔案管理隊(duì)伍素質(zhì)相對(duì)較弱

當(dāng)前我國雖然在檔案管理上已經(jīng)初步建立了一支管理隊(duì)伍，但是在專業(yè)技能和綜合素質(zhì)上遠(yuǎn)不能適應(yīng)現(xiàn)代化對(duì)檔案管理的需要。相關(guān)的檔案人才比較缺失，不能進(jìn)行專業(yè)的檔案研究和開發(fā)工作

3、檔案檢索效率有待提高

檔案的檢索模式大致有兩種。分為手工和PC檢索。手工檢索的模式占很大的比例，這與當(dāng)前信息技術(shù)和信息化的發(fā)展不能相適應(yīng)。許多檔案管理部門在新時(shí)代也在積極探索檢索軟件的開發(fā)和管理，但是在開發(fā)過程中缺乏科學(xué)規(guī)劃和質(zhì)量評(píng)價(jià)。

4、信息化管理下的檔案安全有待提高

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，在帶來便利的同時(shí)也對(duì)信息安全提出了新的課題。當(dāng)前各種信息安全被曝光，這也對(duì)檔案信息管理工作也提出了更高的要求。

三、檔案管理工作的建議

1、加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，打造專業(yè)素質(zhì)過硬的管理隊(duì)伍

檔案管理中，高效的管理和開發(fā)隊(duì)伍對(duì)于提高檔案管理和發(fā)展有著重要的意義。因此充分重視管理人員的素質(zhì)和開發(fā)人員的專業(yè)技能使整個(gè)檔案事業(yè)發(fā)展的核心。作為檔案管理部門，要引導(dǎo)檔案參與人員充分熟悉崗位要求和職能轉(zhuǎn)變，做好檔案在接受、整理、歸檔、入庫、更新等各個(gè)流程上的一致性和規(guī)范性，并要加強(qiáng)紙質(zhì)化向數(shù)字化的重要發(fā)展，方便檔案在信息化、數(shù)字化過重中的便利化。檔案管理部門應(yīng)該積極的聯(lián)系相關(guān)學(xué)科性較好的檔案類專業(yè)學(xué)校，積極從源頭把握人才管理。其次在社會(huì)招聘時(shí)，要注重專業(yè)技能，把重學(xué)歷和資歷的招聘模式向?qū)嶋H上手和應(yīng)用能力上發(fā)展，努力提高檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，使之與快速的現(xiàn)代化發(fā)展相適應(yīng)。

2、創(chuàng)新的制定考核和評(píng)價(jià)制度

任何工作的有效開展，離不開科學(xué)的考核和評(píng)價(jià)工作。檔案管理工作也不例外，檔案管理部門應(yīng)緊密聯(lián)系實(shí)際，積極探索和調(diào)研，立足本單位的現(xiàn)實(shí)發(fā)展情況，制定符合時(shí)宜的考核和評(píng)價(jià)工作。比如在檔案紙質(zhì)化向數(shù)字化的過程中，不能把工作完成的數(shù)量作為其考核的依據(jù)，而應(yīng)兼顧數(shù)字化的質(zhì)量程度，統(tǒng)籌崗位技能，來科學(xué)的展開評(píng)價(jià)和考核。只有這樣，才能充分的調(diào)動(dòng)檔案管理人員的積極性，充分調(diào)動(dòng)起工作熱情，充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，積極為檔案的管理和開發(fā)做出貢獻(xiàn)。

3、檔案的信息化管理要注重信息安全

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在檔案管理和開發(fā)的過程中，信息安全應(yīng)該放到管理的首位。要充分的防止黑客、惡意JAVA、木馬病毒等惡意的對(duì)系統(tǒng)入侵。此外檔案管理部門要充分處理好信息開放和信息安全、信息保密和信息公開，對(duì)于保密級(jí)別較高的檔案信息應(yīng)該限制訪問或在查閱的前端設(shè)置條件，最后在檔案信息化的過程中，做好檔案信息的保存和備案，來保證信息的安全，時(shí)刻銘記信息安全的意識(shí)，充分提高整個(gè)檔案管理行業(yè)的快速發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著國家經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的全面發(fā)展，檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、便捷化、服務(wù)化工作面臨的壓力和挑戰(zhàn)，作為每一個(gè)檔案管理人員都要立足檔案管理本身，全面深化管理意識(shí)，用不斷改革和創(chuàng)新的意識(shí)，全面解決工作中的實(shí)際問題。檔案作為國民和國家發(fā)展和建設(shè)的重要記錄，對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展和建設(shè)有著重要的參考和借鑒意義。檔案管理和開發(fā)人員，應(yīng)該充分發(fā)揮自身的主管能動(dòng)性，深諳檔案管理和開發(fā)就是要最大化的開發(fā)檔案資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息現(xiàn)代化、數(shù)字化。

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