談醫院文書檔案的現代化管理

摘要：隨著醫院的發展，文書檔案資源在醫院管理中的作用越來越大，其管理的質量體現了醫院的基礎管理水平。而目前文檔管理面臨著許多亟待解決的問題。只有實現文檔管理現代化，才能有效地加以解決。因此，文書檔案管理現代化進程勢在必行，我們要加大力度，創造條件改革現行的文書檔案管理工作。

關鍵詞：醫院；文書檔案；現代化；管理

醫院文書檔案主要由公文轉化而來，擔負著各級公文分類、轉遞歸檔以及醫院重大事件、重要活動原始資料記載、收集等工作，是檔案管理體系中的重要組成部分，是醫院管理歷程的見證和有效憑證。隨著醫院的發展，文書檔案資源在醫院管理中的作用越來越大，其管理的質量體現了醫院的基礎管理水平。本文探討了醫院文書檔案的現代化管理，現報告如下。

1 文書檔案管理現代化進管理的重要性

與時俱進，科學管理，讓文書檔案管理工作緊跟時代步伐。信息化檔案管理對于文書檔案工作而言是信息化發展的必然要求，當代檔案管理的過程就是逐步走向信息化的過程。利用現代化技術，整理文書檔案。利用計算機等現代化手段整理文書檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計算機將以前手動檢索查閱名錄的方式改變為計算機檢索查閱，大大的減少了查找名錄的時間。既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發揮計算機的管理優勢，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務于社會。還能擴擴寬了服務范圍，檔案管理的計算機化，信息成果可以多份拷貝。由于人們工作、學習及其它活動的日益增強，生成了大量的行政文件、技術資料以及圖紙、圖片和音像資料，隨之而來的是檔案入庫數量的劇增，一張普通的光盤可存儲兀.千萬的文字信息，這將極大地藏少檔案占用的空間及存儲價值的投入。利用現代化手段淵案管理，使檔案的修改、補充、輸出、復制工作更加靈活方便。更主要的是為將來“信息高速路”打下堅實基礎，檔案管理計算機化，可使檔案信息與最新技術接軌，與世界同步。文書檔案要科學管理。要嚴格按照有關標準和要求共同完成公文處理和立卷歸檔管理工作。樹立“檔案質量，人人有責”的觀念。采用數理統計方法、現代科學技術和現代管理手段來解決檔案的質量問題，不斷提高檔案質量和檔案工作管理水平。

2 文書檔案管理現代化進的具體措施

2.1大力宣傳，提高醫院工作人員對檔案管理的認識。檔案管理是醫院管理的重要組成部分，領導重視是做好檔案管理的前提。文書檔案管理人員應主動向醫院領導匯報工作開展情況，及時將文書檔案管理的最新動態及文書檔案管理相關政策法規傳達給領導。此外還要努力做好檔案服務工作，及時為領導提供服務，完成和整理機關和檔案部門的相關文件材料，為領導提供檔案利用信息，使領導逐漸認識到檔案工作的重要性。

醫院管理者要通過院內培訓、業務講座的形式提高全院工作人員對文書檔案管理的認識，增強法制觀念，使中層干部、每位員工充分認識文書檔案的重要性，自覺形成參與文書檔案管理的意識。

2.2完善制度，確保管理工作有序開展。醫院各項工作的有序、高效開展必須以完善的規章制度作為保障。醫院要以《中華人民共和國檔案法》《山西省檔案管理條例》等為依據，結合醫院實際，建立健全文書檔案管理相關制度，包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱制度等，確保文書檔案的收集、整理、歸檔、借閱、銷毀等環節的運行均有章可循。另外，醫院要制定詳細的文書檔案管理工作標準，包括案卷組織的方式和格式、分類規則、檔案著錄和標引規則、檔案文獻編纂規則等，確保文書檔案收集、整理的規范性和標準性，提高文書檔案管理的質量。

2.3加強培訓，提高文書檔案管理人員的素質。醫院要有計劃地加強文書檔案管理人員隊伍建設，提高其職業素養。如醫院要鼓勵文書檔案管理人員參加檔案管理專業學歷教育，提高學歷層次和專業水平；提供機會讓他們外出學習和進修，了解檔案管理的最新進展，掌握新理論、新技能；引導他們自學英語、計算機、法律知識，不斷拓展知識面，以適應檔案管理現代化發展的需要通過錄用檔案管理專業優秀畢業生來提高文書檔案管理隊伍的素質，優化人才結構，打造一支職業品德高、精通業務的管理隊伍。

2.4強化服務，提高檔案人員工作效率。檔案人員要了解、關注黨和國家大事，積極主動地開展檔案工作，不斷增強服務意識，有高度責任心，變“被動等材料”為“主動收集材料”；“變給多少收多少”為“該收多少就收多少”；變“給什么就收什么”為“缺少什么就收什么”[1]。在工作中牢固樹立主動服務意識和奉獻精神，既堅持原則、照章辦事，又有改革創新的精神。

2.5加大投入，推動文書檔案管理的現代化。加強資金投入、引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理的必備條件。首先，醫院要保證文書檔案管理所需基本設施的使用條件。對檔案管理基礎設施，特別是關鍵設備，要廢舊換新，要具備完善的防火、防潮、防盜等專用檔案庫房，配置鐵質檔案柜，添置空調、監控設備，建立專用辦公室并配備計算機、打印機、掃描儀等基本辦公設備。再者，醫院要推動醫院檔案信息化建設，建立信息網絡，實現計算機對檔案信息的采集、記錄、檢索、傳輸等服務，提高工作效率。

2.6更新觀念，充分利用文書檔案資源。檔案管理的最終目的就是使檔案得到充分利用。因此，醫院檔案管理人員要樹立服務意識，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源[2]，使醫院的檔案為臨床、醫療、教學和科研工作服務。檔案管理人員要提高認識，全方位地利用檔案資源，對有價值的檔案資料進行深加工，通過統計、分析、歸納，為醫院領導決策提供有效參考。另外，通過編寫各種專題匯編，如編輯大事記匯編、院志，多途徑、多渠道地開發檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息[3]，讓檔案信息資源在深化醫院改革、建設文明行業、提高醫療質量中發揮重要作用，提高檔案在醫院管理中的地位，為促進醫院的可持續性發展服務。

總之，為適應文書檔案管理的現代化發展需要，醫院只有加強文書檔案管理的軟硬件建設，建立健全相關管理制度，不斷創新服務意識，進行科學化管理，才能充分發揮文書檔案資源的社會效益和經濟效益。

參考文獻：

[1]賀燕南.文書檔案的現代化管理策略[J].辦公室業務，2012，01.

[2]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創新[J].東北農業大學學報，2011， 03.

[3]楊虹.論事業單位檔案管理中現代化方式的利用[J].科技創新導報，2011，4.編輯/趙恒德