醫用高值耗材檔案管理探討

摘要：醫用高值耗材對人體安全至關重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價格昂貴，屬于嚴格控制的產品，具有種類規格多、價值高、使用風險大、流通使用環節特殊等特點。醫用高值耗材檔案管理是對所有醫用高值耗材的產品檔案、供應商檔案、采購檔案、出入庫記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。探討醫用高值耗材檔案管理在現實工作中存在的幾個顯著問題，討論先進的信息系統在醫用高值耗材檔案管理中的有力保障影響及加強醫用高值耗材檔案管理的重要性。

關鍵詞：醫用；高值耗材；檔案管理；探討

醫用高值耗材對人體安全至關重要，通常多為植（置）入、介入性耗材，且價格昂貴，屬于嚴格控制的產品，具有種類規格多、價值高、使用風險大、流通使用環節特殊等特點。隨著科學技術的發展與醫療技術日新月異的創新，醫用高值耗材產品更新也較快，為加強醫用高值耗材規范管理，促進醫用高值耗材合理使用，本文從醫用高值耗材檔案管理工作這個基礎層面進行分析探討。

1醫用高值耗材檔案管理的內容

醫用高值耗材指直接作用于人體、對安全性有嚴格要求、生產使用必須嚴格控制、價值相對較高的消耗型耗材，主要包括心臟介入類、外周血管介入類、神經介入類、人工關節及脊柱等植入性骨科類、人工器官類、眼科材料（含人工晶體）類、人工乳房、心臟起博器、支架等植入性器材。醫用高值耗材檔案管理是對所有醫用高值耗材的產品檔案、供應商檔案、采購檔案、出入庫記錄檔案、使用記錄檔案等的綜合檔案管理。高值醫用耗材的檔案做為臨床使用和質量追蹤的重要依據，其有效完善的管理也越來越體現其重要性[1]。

2醫用高值耗材檔案管理在現實工作中存在的幾個顯著問題

2.1醫用高值耗材的種類繁多、規格型號復雜、專科性強，醫院在編號歸檔時的依據不統一，且角度多維化，究竟按使用科室對高值耗材專科性進行分類編碼歸檔好，還是按醫用高值耗材的招標分類進行分類編碼好，或是其它標準分類，無法權衡。

2.2為規避醫院采購風險，醫院在采購醫用高值耗材時，多以省市招標的耗材目錄為依據，但醫用高值耗材產品更新速度快，每招一次標，生產廠家便以各種理由提高耗材投標價格，最常見的是一旦原產品的價格已被全省統一，利潤空間下降，便會停止生產原產品，而推出更新換代產品，從而提高新產品售價。但醫院在存檔此類高值耗材時，一般不會將兩個產品存在同一個檔案，而是當成新產品。建立醫用高值耗材檔案的關聯性是接下來檔案工作的一個課題，這有利于醫院掌握新增耗材與原產品的對比性，從而擇優選擇產品。

2.3醫用高值耗材供應商名稱的經常性變化增加了醫用高值耗材檔案歸檔的復雜性。有些供應商因累積銷售金額達到了一定的數量，導致稅率被提高，為了避稅，這些供應商會選擇重新注冊新公司，再取得代理權；還有些進口高值耗材因授權時間到期，而未取得續期代理銷售，導致產品在國內的代理商發生了變化。這便使得檔案專業人員在歸檔供應商檔案時會發現有些供應商的連貫性比較難銜接。供應商檔案管理是一個薄弱環節，暫時大部分只停留在單一的時效性管理上，建立供應商評價管理體系的檔案將是需要花氣力加強的一個方向。

2.4醫用高值耗材的各項記錄一般都有存檔，但是因實際工作中產生的一些障礙，尤其是高值耗材管理系統不是太完善的情況下，醫用高值耗材的采購檔案、入庫記錄檔案、使用記錄檔案、出庫記錄檔案與回收管理檔案沒有關聯性的存為一個檔案，而是單獨的分散在各項專類檔案中，不利于系統性歸檔，這需要一個檔案體系的構建。

2.5醫院對醫用高值耗材檔案管理的信息化重視程度還不夠高，醫用高值耗材檔案未全部實現電子化管理。而一旦未實現系統化的電子管理，對于相關資料的查詢是不便的。

3醫用高值耗材檔案管理的信息化

3.1檔案信息化建設就是在檔案管理活動中全面地應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供檔案的利用服務[3]。先進的醫院信息系統是醫用高值耗材檔案管理信息化的有力保障。醫用高值耗材的出入庫記錄資料有簽名的紙質版本存檔，但為了更好的追溯，電子記錄檔案是最有利的查詢方式，醫用高值耗材的電子流通過程記錄檔案不僅具有物流管理和財務管理的意義，同時也是醫院醫療服務信息的重要組成部分。

3.2我院醫用高值耗材檔案管理目前采用的是某醫像科技有限公司開發的一套信息管理系統，但被分成了3個系統：①條形碼系統，用于記錄送至我院的高值耗材，并為其打印條形碼；②HIS系統，用于記錄高值耗材使用收費；③物資系統，用于記錄高值耗材出入庫辦理。前兩個系統記載的醫用高值耗材記錄以電子存檔為主，最后一個物資系統記錄出入庫檔案則是以紙質檔案與電子檔案的形式共同存在的。

3.3檔案管理信息系統的優點

3.3.1名稱規范 信息系統中使用國家頒布的耗材目錄規范名稱、有招標目錄編碼、規格、單價、生產批號、有效期等，減少了誤歧，規范了醫用高值耗材檔案管理，也為HIS系統提供了準確、清晰的收費依據。

3.3.2流程完整，并可為反向追溯物資狀態提供依據 手術室固定一臺電腦終端內網均裝有物資系統，憑科室、人員、密碼登錄系統界面，領用審核人為科主任或護士長，既明確科室責任，又避免冒領行為。

3.3.3科學核算 出庫單完成后，醫用耗材管理部門和各臨床科室都可隨時在各自的電腦終端上查詢本科室醫用耗材領用情況，適時控制成本費用，并可對異常情況進行原因查找與分析。

4醫用高值耗材檔案管理的重要性

4.1醫用高值耗材與患者的生命安全息息相關，醫用高值耗材來源的合法性、質量的可靠性、功能的有效性等直接關系到患者的身體健康，醫用高值耗材檔案的建立對于醫用高值材來源的追溯性等具有基礎性意義。

4.2醫用高值耗材在醫院所有醫用耗材采購與使用中一般來說約占50%甚至更高，直接關系到醫院的經濟效益，對醫用高值耗材檔案的開發利用，有助于醫院物資成本的控制，減輕患者經濟負擔。

4.3《三級綜合醫院評審標準實施細則》中對醫用高值耗材管理的評定標準有明確要求，要加強醫用高值耗材（含植入類耗材）的采購記錄、溯源管理、儲存、銷毀記錄、不良事件檢測與報告管理，醫用高值耗材檔案管理可以給予有利保障。

檔案要服務于人們管理的需要，人們占有和利用檔案是為了獲得追求檔案的價值[4]。醫用高值耗材發展歷程較短，管理以粗放式為主，醫用高值耗材檔案管理的標準化、規范化、信息化和精細化還需要更多經驗的積累與科學的方法來促成，從而為醫院臨床提供更高醫用信息價值。

參考文獻：

[1]佟玉杰，張淼.淺談高值醫用耗材檔案管理[J].內蒙古科技與經濟，2013，1（2）.

[2]劉婕.臨床科室醫用耗材閉環管理的探討[J].中國衛生信息管理雜志，2014，4，11（2）.

[3]許劍波，姚云華.醫院檔案信息化建設的現狀與對策[J].醫院管理，2010，1，48（1）.

[4]王建榮.檔案價值與利用探討[J].辦公室業務，2012，10.

編輯/丁一