民辦高校圖書館圖書采購預算優化建議

丁華

（黃河科技學院圖書館，鄭州 450006）

民辦高校圖書館圖書采購預算優化建議

丁華

（黃河科技學院圖書館，鄭州 450006）

就民辦高校圖書館編制圖書采購預算時經常出現的問題，進行具體的分析并提出采購預算優化的建議，以期加強圖書采購預算編制工作，使圖書采購能持續、健康地發展，能合理有效分配購書經費，均衡學院各學科、各專業的需求，更好地為民辦高校圖書館文獻資源建設事業提供保證。

民辦高校；圖書采購；預算分析

民辦高校圖書館因學校辦學性質決定圖書采購經費是非常有限的，但因學院專業設置，讀者的信息資源需求量大，怎樣用有限的經費預算完成圖書采購任務滿足讀者需求，依據現有館藏結構、館藏質量來完善圖書館館藏資源，是擺在每個圖書館采購人員面前的問題。在多年的圖書采購管理工作中，筆者認為做好這項工作，需要圖書館建立起經費預算編制的數據分析、分配監督、評價機制，對文獻資源投入經費的能效做出準確評定，使圖書館的經費得到更為合理的分配和使用。民辦高校普遍存在基礎差、起步晚、投入少、實力弱，與公辦院校相比差距很大，所以在培養人才方向上要有自己的特色。民辦高校圖書館作為學校的文獻信息資源的中心，地位非常重要，不僅要分擔科研的任務，而且還要輔助教學。在這種背景下，如何做好圖書采購預算編制，使采購金費得到更為合理的使用成為一件非常重要的工作。

一、圖書采購預算編制中存在的問題

首先，有很多的圖書館在編制預算時不準確，不是很合理。缺乏科學的預算編制，設置的類目過于單一，受制于傳統財務預算編制理念的約束，沒有達到規定的標準。這些情況都是由于編制預算所使用的財務預算比較落后，預算結果沒有反映出工作中實際操作情況，在預算實施的過程中，也沒有落到實處。根據相關制度的規定，圖書館在編制預算時，應該采取零基預算，可是，在實際工作操作中，還有為數不少的圖書館都是以前一年度的采購預算為依據，僅憑經驗或歷史慣性做出局部調整。這樣做很明顯方法是比較落后的，在實際操作過程協調能力也比較差，具有很大的隨意性，隨時出現的問題都會影響預算的結果，很容易造成預算和實際財務收支不相符。因此，編制科學的圖書采購預算，有利于合理有效地進行經費分配，均衡學院各學科的需求和發展。

在執行預算過程中沒有建立年度審查工作。雖然文獻資源購置經費預算很緊張，但是在進行預算編制時，很多圖書館只重視預算的數額，以及由誰來執行預算，卻沒有重視審計工作。例如，有一些高校圖書館在一年的開始，并沒有太多的工作，而到了年終階段才發現還有很多任務未完成，一年的工作量都積壓在年終來完成，造成每一年度整體的工作量不平衡。之所以出現這種情況，主要是因為在執行預算時，沒有進行時時審查工作，往往到了年終，圖書館才會意識到是執行出了問題。還有一些圖書館也編制了采購預算，但執行過程中隨意改變預算支出項目，隨意地增加了很多支出項，在改變采購預算支出項目的時候并沒有認真經過充足的論證。同時，對于圖書館來說，除了制定科學的財務預算外，還要制定合理的經費劃撥原則，但是有不少領導還沒有意識到這一點。目前，民辦高校的采購預算經費的劃撥有多少，都是由校領導來決定的，這就造成了經費的不確定性。要想切實地解決這個問題，只有經過努力得到學校領導的認可，按時足額地劃撥采購經費來保障圖書館經費的連續性。

二、民辦高校圖書制定采購預算時面臨的困難

一般來說，圖書館采購經費增加的速度遠遠趕不上圖書價格增長的速度，民辦高校圖書館因學校辦學性質決定圖書采購經費是非常有限的。民辦高校采購經費這么有限，如何編制合理的采購預算，使購書經費能夠發揮最大的效能，采購到品種豐富、優秀的、適合廣大師生的圖書，滿足學校師生的閱讀需求，是每個圖書館館員都應該思考的問題。民辦高校在校師生人數的不斷增加，在國家“大眾創業、萬眾創新”的時代背景下，促使學生必須主動改善自己的知識結構，完善自己的知識面，對當代大學生的綜合素質要求也在不斷提高，這更是對圖書館的采購工作提出了更高的要求。全國每年新書出版品種大量增加，面對品類繁多的圖書，準確快捷地采購到適合高校學科發展需求、滿足廣大師生個人需要的圖書，是衡量圖書館采購人員工作能力的重要指標。

三、購書經費的使用現狀

在實際的圖書采購工作中，圖書采購應根據學院圖書館館藏資源、讀者需求、學院發展，完善圖書館館藏資源的工作。因此，科學合理地做好圖書采購預算就顯得尤為重要。圖書館傳統的購書方式是采用先選書再進行審批購買，這樣做的弊端就是：采購圖書會因參加現采會人員的人數、個人責任心決定了圖書采購數據的質量和數量。如，省級現采會有100多家出版社參展，在相同的時間內，我們邀請到的負責任的代表可能會采集幾百條數據，責任心不強的代表采集的也就只有幾十條或幾條。時效性，采購圖書的書目數據需要匯總、查重、審批、招標等程序。書商配貨后還要經過十幾道編目加工程序才能夠上架供讀者借閱，這么多的環節對一些時效性較強的圖書，就顯得過于漫長。

為此，民辦高校圖書館的采購工作要立足于本校的辦學目標和發展規劃，堅持有利于學科建設的需要，有利于專業建設的需要，有利于科學研究順利完成的需要，有利于全面提高大學生綜合素質的需要。做好圖書采購預算工作，更好地為學校的教學科研服務。采購方式要隨著學校每年各學科在總學科中所占的比率來進行調整，要隨著學院的教學改革、發展規劃中出現的新情況重新制定圖書采購方案，使有限的購書經費發揮最大的效能。

四、做好圖書采購預算工作的建議

（一）合理定位，確保藏書結構

民辦高校圖書館因學校辦學性質決定圖書采購經費是非常有限的，怎樣用有限的經費預算完成圖書采購任務滿足讀者需求，依據現有館藏結構、館藏質量來完善圖書館館藏資源，就必須做到透明、公開、制度化和有序性。我們可以根據學院的學科發展，學校定位、特色專業、新增專業等因素相互協調優化選擇組合。館藏整體結構應充分考慮讀者的實際信息需求，合理有效地分配采購預算經費，均衡各結構層次的需求和發展，使圖書館的館藏最大限度地滿足教學和科研的要求，加強館藏圖書的特色建設，合理公平地發展。結構一旦確定，就可以最大限度地發揮文獻資源建設的效能。

（二）有效編制圖書采購預算，發揮最大效能

圖書館應使經費發揮最大效益。為了有效利用經費，圖書采購人員可以通過網上搜索當前熱門的優秀圖書；通過咨詢各院專學科的專家，確定學科發展所需要的圖書；通過調查，了解讀者需求的圖書，以充分利用有限的圖書購置經費，盡可能多地購買符合學校發展需要，符合讀者所需要的圖書，使館藏圖書的結構更加合理，并最大程度地保證入藏圖書的質量，提高圖書的利用率，使有限的經費發揮最大效益。

（三）合理編制采購預算，建立年度采購評審機制

圖書采購計劃是圖書館在館藏資源建設采購工作在一定時間范圍內的行動指南。它可以為圖書館采購工作提供清晰的思路，有助于保持系統、穩定的采購方向，減少文獻選擇的隨意性，可以為采購工作的經費分配提供依據。我們可以依據民辦學院的發展規劃來確定圖書館館藏文獻資源建設的原則，合理制定圖書館的中長期發展規劃，合理制定不同類型文獻購置經費的使用比例，以各學科的需求及發展為第一原則，根據服務對象的發展方向和近期的科研需要，依據各學科在總學科中所占的比例來確定圖書的采購時所占的份額。對專業建設必需的主干課程和學校每年新增專業作為重點選購；對基礎性公共選修課以及自然科學和人文社科類圖書可作為一般性選購。采購前有計劃，采購后也要有一定的匯總分析評審。在分析的基礎上，動態調整采購計劃，使圖書館的館藏資源建設進一步做深、做細，做到更加精準。

（四）建立文獻資源滿意度評價體系

民辦高校圖書館還應該建立起科學的館藏文獻資源滿意度評價體系，采購經費的預算分配是一項非常復雜的工作，只有建立了文獻資源滿意度評價體系，使高校圖書館購買的文獻信息資源的質量得到真實、準確、客觀的評價，合理有效地編制圖書采購預算，為今后的館藏資源建設，平衡各學科之間的購書需求，最大程度地提高教學科研的需求提供更多依據。使經費的使用也更加合理，更好地提高文獻資源經費的使用效果，使民辦高校圖書館的館藏不斷優化，更能符合學校發展的需要和讀者的實際需求。

五、圖書采購預算方法

筆者對省內幾所綜合類院校圖書館的采購預算進行了調研，總結為以下三種方法：第一種，以上一年度的圖書采購預算經費為依據，結合本年度學校經費下撥情況，憑經驗或歷史慣性來考慮文獻價格上漲因素和館藏資源結構變化情況，來確立下一年度的采購預算。第二種，采用專業的公式來編制年度采購預算，通過分析各種影響因素，利用公式定量分析確定所需經費的方法，來計算并確立經費的需求情況。第三種，綜合以上兩種方法根據學院的實際情況，按照學院學科發展，在校師生人數等情況來確定年度采購預算，在實際的操作中先拿出一定數額的資金作為預留資金，按照編制的預算進行學科分配，用這部分預留資金來進行平衡，以免在執行過程中出現預算和實際不符的情況。

總之，隨著信息化、數字化時代的來臨，圖書館在做好圖書采購預算時，要做好科學合理的經費分配，有效地分配有限的購書經費，這樣可以均衡各學科發展的專業需求，使館藏能夠更大地滿足教學科研的要求。我們在采購前做足現有館藏的數據分析，按照圖書采購預算進行合理分配，做到圖書采訪前有分析，采訪中有準備，采訪后有總結這種長效機制，利用各種渠道優勢互補，建立一種開放、動態、合理采購體系，使圖書采購能健康發展，更好地為圖書館的持續發展提供保障。

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［5］王云.大學圖書館中文圖書采購模式的比較分析［J］.圖書館建設，2003，（2）：23-24.

［責任編輯吳明宇］

G258.6

A

1673-291X（2016）25-0090-02

2016-07-08

丁華（1971-），女，河南滑縣人，助理館員，從事圖書館現代化建設研究。