丁華

（黃河科技學(xué)院圖書館，鄭州 450006）

民辦高校圖書館圖書采購預(yù)算優(yōu)化建議

丁華

（黃河科技學(xué)院圖書館，鄭州 450006）

就民辦高校圖書館編制圖書采購預(yù)算時經(jīng)常出現(xiàn)的問題，進(jìn)行具體的分析并提出采購預(yù)算優(yōu)化的建議，以期加強(qiáng)圖書采購預(yù)算編制工作，使圖書采購能持續(xù)、健康地發(fā)展，能合理有效分配購書經(jīng)費(fèi)，均衡學(xué)院各學(xué)科、各專業(yè)的需求，更好地為民辦高校圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)事業(yè)提供保證。

民辦高校；圖書采購；預(yù)算分析

民辦高校圖書館因?qū)W校辦學(xué)性質(zhì)決定圖書采購經(jīng)費(fèi)是非常有限的，但因?qū)W院專業(yè)設(shè)置，讀者的信息資源需求量大，怎樣用有限的經(jīng)費(fèi)預(yù)算完成圖書采購任務(wù)滿足讀者需求，依據(jù)現(xiàn)有館藏結(jié)構(gòu)、館藏質(zhì)量來完善圖書館館藏資源，是擺在每個圖書館采購人員面前的問題。在多年的圖書采購管理工作中，筆者認(rèn)為做好這項工作，需要圖書館建立起經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制的數(shù)據(jù)分析、分配監(jiān)督、評價機(jī)制，對文獻(xiàn)資源投入經(jīng)費(fèi)的能效做出準(zhǔn)確評定，使圖書館的經(jīng)費(fèi)得到更為合理的分配和使用。民辦高校普遍存在基礎(chǔ)差、起步晚、投入少、實力弱，與公辦院校相比差距很大，所以在培養(yǎng)人才方向上要有自己的特色。民辦高校圖書館作為學(xué)校的文獻(xiàn)信息資源的中心，地位非常重要，不僅要分擔(dān)科研的任務(wù)，而且還要輔助教學(xué)。在這種背景下，如何做好圖書采購預(yù)算編制，使采購金費(fèi)得到更為合理的使用成為一件非常重要的工作。

一、圖書采購預(yù)算編制中存在的問題

首先，有很多的圖書館在編制預(yù)算時不準(zhǔn)確，不是很合理。缺乏科學(xué)的預(yù)算編制，設(shè)置的類目過于單一，受制于傳統(tǒng)財務(wù)預(yù)算編制理念的約束，沒有達(dá)到規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。這些情況都是由于編制預(yù)算所使用的財務(wù)預(yù)算比較落后，預(yù)算結(jié)果沒有反映出工作中實際操作情況，在預(yù)算實施的過程中，也沒有落到實處。根據(jù)相關(guān)制度的規(guī)定，圖書館在編制預(yù)算時，應(yīng)該采取零基預(yù)算，可是，在實際工作操作中，還有為數(shù)不少的圖書館都是以前一年度的采購預(yù)算為依據(jù)，僅憑經(jīng)驗或歷史慣性做出局部調(diào)整。這樣做很明顯方法是比較落后的，在實際操作過程協(xié)調(diào)能力也比較差，具有很大的隨意性，隨時出現(xiàn)的問題都會影響預(yù)算的結(jié)果，很容易造成預(yù)算和實際財務(wù)收支不相符。因此，編制科學(xué)的圖書采購預(yù)算，有利于合理有效地進(jìn)行經(jīng)費(fèi)分配，均衡學(xué)院各學(xué)科的需求和發(fā)展。

在執(zhí)行預(yù)算過程中沒有建立年度審查工作。雖然文獻(xiàn)資源購置經(jīng)費(fèi)預(yù)算很緊張，但是在進(jìn)行預(yù)算編制時，很多圖書館只重視預(yù)算的數(shù)額，以及由誰來執(zhí)行預(yù)算，卻沒有重視審計工作。例如，有一些高校圖書館在一年的開始，并沒有太多的工作，而到了年終階段才發(fā)現(xiàn)還有很多任務(wù)未完成，一年的工作量都積壓在年終來完成，造成每一年度整體的工作量不平衡。之所以出現(xiàn)這種情況，主要是因為在執(zhí)行預(yù)算時，沒有進(jìn)行時時審查工作，往往到了年終，圖書館才會意識到是執(zhí)行出了問題。還有一些圖書館也編制了采購預(yù)算，但執(zhí)行過程中隨意改變預(yù)算支出項目，隨意地增加了很多支出項，在改變采購預(yù)算支出項目的時候并沒有認(rèn)真經(jīng)過充足的論證。同時，對于圖書館來說，除了制定科學(xué)的財務(wù)預(yù)算外，還要制定合理的經(jīng)費(fèi)劃撥原則，但是有不少領(lǐng)導(dǎo)還沒有意識到這一點。目前，民辦高校的采購預(yù)算經(jīng)費(fèi)的劃撥有多少，都是由校領(lǐng)導(dǎo)來決定的，這就造成了經(jīng)費(fèi)的不確定性。要想切實地解決這個問題，只有經(jīng)過努力得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可，按時足額地劃撥采購經(jīng)費(fèi)來保障圖書館經(jīng)費(fèi)的連續(xù)性。

二、民辦高校圖書制定采購預(yù)算時面臨的困難

一般來說，圖書館采購經(jīng)費(fèi)增加的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)趕不上圖書價格增長的速度，民辦高校圖書館因?qū)W校辦學(xué)性質(zhì)決定圖書采購經(jīng)費(fèi)是非常有限的。民辦高校采購經(jīng)費(fèi)這么有限，如何編制合理的采購預(yù)算，使購書經(jīng)費(fèi)能夠發(fā)揮最大的效能，采購到品種豐富、優(yōu)秀的、適合廣大師生的圖書，滿足學(xué)校師生的閱讀需求，是每個圖書館館員都應(yīng)該思考的問題。民辦高校在校師生人數(shù)的不斷增加，在國家“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”的時代背景下，促使學(xué)生必須主動改善自己的知識結(jié)構(gòu)，完善自己的知識面，對當(dāng)代大學(xué)生的綜合素質(zhì)要求也在不斷提高，這更是對圖書館的采購工作提出了更高的要求。全國每年新書出版品種大量增加，面對品類繁多的圖書，準(zhǔn)確快捷地采購到適合高校學(xué)科發(fā)展需求、滿足廣大師生個人需要的圖書，是衡量圖書館采購人員工作能力的重要指標(biāo)。

三、購書經(jīng)費(fèi)的使用現(xiàn)狀

在實際的圖書采購工作中，圖書采購應(yīng)根據(jù)學(xué)院圖書館館藏資源、讀者需求、學(xué)院發(fā)展，完善圖書館館藏資源的工作。因此，科學(xué)合理地做好圖書采購預(yù)算就顯得尤為重要。圖書館傳統(tǒng)的購書方式是采用先選書再進(jìn)行審批購買，這樣做的弊端就是：采購圖書會因參加現(xiàn)采會人員的人數(shù)、個人責(zé)任心決定了圖書采購數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)量。如，省級現(xiàn)采會有100多家出版社參展，在相同的時間內(nèi)，我們邀請到的負(fù)責(zé)任的代表可能會采集幾百條數(shù)據(jù)，責(zé)任心不強(qiáng)的代表采集的也就只有幾十條或幾條。時效性，采購圖書的書目數(shù)據(jù)需要匯總、查重、審批、招標(biāo)等程序。書商配貨后還要經(jīng)過十幾道編目加工程序才能夠上架供讀者借閱，這么多的環(huán)節(jié)對一些時效性較強(qiáng)的圖書，就顯得過于漫長。

為此，民辦高校圖書館的采購工作要立足于本校的辦學(xué)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，堅持有利于學(xué)科建設(shè)的需要，有利于專業(yè)建設(shè)的需要，有利于科學(xué)研究順利完成的需要，有利于全面提高大學(xué)生綜合素質(zhì)的需要。做好圖書采購預(yù)算工作，更好地為學(xué)校的教學(xué)科研服務(wù)。采購方式要隨著學(xué)校每年各學(xué)科在總學(xué)科中所占的比率來進(jìn)行調(diào)整，要隨著學(xué)院的教學(xué)改革、發(fā)展規(guī)劃中出現(xiàn)的新情況重新制定圖書采購方案，使有限的購書經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大的效能。

四、做好圖書采購預(yù)算工作的建議

（一）合理定位，確保藏書結(jié)構(gòu)

民辦高校圖書館因?qū)W校辦學(xué)性質(zhì)決定圖書采購經(jīng)費(fèi)是非常有限的，怎樣用有限的經(jīng)費(fèi)預(yù)算完成圖書采購任務(wù)滿足讀者需求，依據(jù)現(xiàn)有館藏結(jié)構(gòu)、館藏質(zhì)量來完善圖書館館藏資源，就必須做到透明、公開、制度化和有序性。我們可以根據(jù)學(xué)院的學(xué)科發(fā)展，學(xué)校定位、特色專業(yè)、新增專業(yè)等因素相互協(xié)調(diào)優(yōu)化選擇組合。館藏整體結(jié)構(gòu)應(yīng)充分考慮讀者的實際信息需求，合理有效地分配采購預(yù)算經(jīng)費(fèi)，均衡各結(jié)構(gòu)層次的需求和發(fā)展，使圖書館的館藏最大限度地滿足教學(xué)和科研的要求，加強(qiáng)館藏圖書的特色建設(shè)，合理公平地發(fā)展。結(jié)構(gòu)一旦確定，就可以最大限度地發(fā)揮文獻(xiàn)資源建設(shè)的效能。

（二）有效編制圖書采購預(yù)算，發(fā)揮最大效能

圖書館應(yīng)使經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益。為了有效利用經(jīng)費(fèi)，圖書采購人員可以通過網(wǎng)上搜索當(dāng)前熱門的優(yōu)秀圖書；通過咨詢各院專學(xué)科的專家，確定學(xué)科發(fā)展所需要的圖書；通過調(diào)查，了解讀者需求的圖書，以充分利用有限的圖書購置經(jīng)費(fèi)，盡可能多地購買符合學(xué)校發(fā)展需要，符合讀者所需要的圖書，使館藏圖書的結(jié)構(gòu)更加合理，并最大程度地保證入藏圖書的質(zhì)量，提高圖書的利用率，使有限的經(jīng)費(fèi)發(fā)揮最大效益。

（三）合理編制采購預(yù)算，建立年度采購評審機(jī)制

圖書采購計劃是圖書館在館藏資源建設(shè)采購工作在一定時間范圍內(nèi)的行動指南。它可以為圖書館采購工作提供清晰的思路，有助于保持系統(tǒng)、穩(wěn)定的采購方向，減少文獻(xiàn)選擇的隨意性，可以為采購工作的經(jīng)費(fèi)分配提供依據(jù)。我們可以依據(jù)民辦學(xué)院的發(fā)展規(guī)劃來確定圖書館館藏文獻(xiàn)資源建設(shè)的原則，合理制定圖書館的中長期發(fā)展規(guī)劃，合理制定不同類型文獻(xiàn)購置經(jīng)費(fèi)的使用比例，以各學(xué)科的需求及發(fā)展為第一原則，根據(jù)服務(wù)對象的發(fā)展方向和近期的科研需要，依據(jù)各學(xué)科在總學(xué)科中所占的比例來確定圖書的采購時所占的份額。對專業(yè)建設(shè)必需的主干課程和學(xué)校每年新增專業(yè)作為重點選購；對基礎(chǔ)性公共選修課以及自然科學(xué)和人文社科類圖書可作為一般性選購。采購前有計劃，采購后也要有一定的匯總分析評審。在分析的基礎(chǔ)上，動態(tài)調(diào)整采購計劃，使圖書館的館藏資源建設(shè)進(jìn)一步做深、做細(xì)，做到更加精準(zhǔn)。

（四）建立文獻(xiàn)資源滿意度評價體系

民辦高校圖書館還應(yīng)該建立起科學(xué)的館藏文獻(xiàn)資源滿意度評價體系，采購經(jīng)費(fèi)的預(yù)算分配是一項非常復(fù)雜的工作，只有建立了文獻(xiàn)資源滿意度評價體系，使高校圖書館購買的文獻(xiàn)信息資源的質(zhì)量得到真實、準(zhǔn)確、客觀的評價，合理有效地編制圖書采購預(yù)算，為今后的館藏資源建設(shè)，平衡各學(xué)科之間的購書需求，最大程度地提高教學(xué)科研的需求提供更多依據(jù)。使經(jīng)費(fèi)的使用也更加合理，更好地提高文獻(xiàn)資源經(jīng)費(fèi)的使用效果，使民辦高校圖書館的館藏不斷優(yōu)化，更能符合學(xué)校發(fā)展的需要和讀者的實際需求。

五、圖書采購預(yù)算方法

筆者對省內(nèi)幾所綜合類院校圖書館的采購預(yù)算進(jìn)行了調(diào)研，總結(jié)為以下三種方法：第一種，以上一年度的圖書采購預(yù)算經(jīng)費(fèi)為依據(jù)，結(jié)合本年度學(xué)校經(jīng)費(fèi)下?lián)芮闆r，憑經(jīng)驗或歷史慣性來考慮文獻(xiàn)價格上漲因素和館藏資源結(jié)構(gòu)變化情況，來確立下一年度的采購預(yù)算。第二種，采用專業(yè)的公式來編制年度采購預(yù)算，通過分析各種影響因素，利用公式定量分析確定所需經(jīng)費(fèi)的方法，來計算并確立經(jīng)費(fèi)的需求情況。第三種，綜合以上兩種方法根據(jù)學(xué)院的實際情況，按照學(xué)院學(xué)科發(fā)展，在校師生人數(shù)等情況來確定年度采購預(yù)算，在實際的操作中先拿出一定數(shù)額的資金作為預(yù)留資金，按照編制的預(yù)算進(jìn)行學(xué)科分配，用這部分預(yù)留資金來進(jìn)行平衡，以免在執(zhí)行過程中出現(xiàn)預(yù)算和實際不符的情況。

總之，隨著信息化、數(shù)字化時代的來臨，圖書館在做好圖書采購預(yù)算時，要做好科學(xué)合理的經(jīng)費(fèi)分配，有效地分配有限的購書經(jīng)費(fèi)，這樣可以均衡各學(xué)科發(fā)展的專業(yè)需求，使館藏能夠更大地滿足教學(xué)科研的要求。我們在采購前做足現(xiàn)有館藏的數(shù)據(jù)分析，按照圖書采購預(yù)算進(jìn)行合理分配，做到圖書采訪前有分析，采訪中有準(zhǔn)備，采訪后有總結(jié)這種長效機(jī)制，利用各種渠道優(yōu)勢互補(bǔ)，建立一種開放、動態(tài)、合理采購體系，使圖書采購能健康發(fā)展，更好地為圖書館的持續(xù)發(fā)展提供保障。

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［責(zé)任編輯吳明宇］

G258.6

A

1673-291X（2016）25-0090-02

2016-07-08

丁華（1971-），女，河南滑縣人，助理館員，從事圖書館現(xiàn)代化建設(shè)研究。