論高校檔案信息資源的開發和利用

李媛媛

（遼寧省交通高等專科學校，沈陽 110122）

論高校檔案信息資源的開發和利用

李媛媛

（遼寧省交通高等專科學校，沈陽 110122）

隨著社會的發展，檔案信息資源在越來越多的領域體現其利用價值，當然高等教育領域也不例外，高等院校自建校以來，長期的辦學實踐和教學活動積累了大量的檔案資源。這些檔案資源不僅僅是高校日常管理活動的真實寫照，而且它們也具有非常重要的開發和利用價值。只有對高校的檔案信息資源進行科學合理充分的利用，才能為高等院校的發展提供更加可靠的參考及科學依據。對于高等院校來說，檔案信息資源的開發與利用不僅關系著高等院校的發展，而且還會接關系到檔案信息化建設水平，同時它也是衡量學校管理水平的重要標志之一。

高校；檔案；信息資源；信息化；開發；利用

1　高校檔案信息資源開發和利用的重要意義

高等院校檔案信息資源的開發和利用的重要意義，一般來說有三點：第一，當高等院校領導層面進行某一些重大問題的決策時，或者是制訂年度計劃、發展規劃等重大事宜時都需要有本校的一些檔案信息資源作為參考，以這些信息資料為依據，能制訂更合理的計劃和作出更準確的決策；第二，高校檔案信息資料記載了高等院校最真實、最原始的，包含教師教學活動、學生情況等各種信息，高校將這些資料通過各種渠道展現給學生及教師，有利于高等院校各項工作的開展；第三，高校檔案之中不僅包含了教師教學活動的資料，還有學生各種信息的記載，教師通過翻閱這些信息，可以及時地了解到自己在教學活動中的不足之處，認真反思，及時改進，促進教學活動順利高質量的開展，另外，教師還能夠通過信息資料了解到學生的不足在哪里，然后對教學內容進行調整，來解決這種問題。

2　高等院校檔案信息資源開發和利用中存在的問題

2.1思想觀念存在誤區

在傳統的檔案管理工作中只是進行簡單信息的整理和歸檔，在服務方面也相對比較被動。從目前的情況來看，高等院校的檔案管理工作雖然具有嚴格的規范和標準，但是檔案管理人員對于信息資源的價值和作用缺乏認同感，同時也缺乏對檔案現代化建設資源共享的創新理念，管理人員的工作也是為保管而保管，對于保管的重視度要大于利用。檔案信息資源的優化整合與開發利用工作不能滿足社會的需求，進而成為阻礙高等院校發展的重要因素。

2.2缺乏資金投入

由于缺乏專項的資金投入，造成了高等院校檔案保管數據庫規模較小、結構不合理等一系列問題，很難能滿足檔案信息資源建設合理完善的需求。另外，缺乏資金的投入，造成了高等院校檔案管理部門信息化現代化建設所必需的軟件及硬件設備落后或者是缺乏，阻礙了高等院校檔案管理的現代化信息化建設。

3　加強高等院校檔案管理信息資源開發與利用的幾點建議

3.1高等院校檔案管理工作人員需要更新觀念

現在的檔案管理工作人員受到傳統的檔案管理意識影響，認為檔案信息資源是為保管而保管。另外，檔案管理工作人員缺乏強烈的市場競爭意識及優勝劣汰的風險危機意識，缺乏開拓創新的意識，安于現狀、不思進取、貪圖安逸、使高等院校檔案館中保存的一些信息資源的潛在的價值不能夠被充分的發掘和利用。所以，高等院校檔案管理工作人員應該克服這些傳統的陳舊的檔案管理思想，及時更新知識、轉變傳統的觀念，審時度勢，從傳統的老舊的思維中擺脫出來，積極探索，勇于競爭，抓住機遇，化被動為主動，積極地發揮主觀能動性和創造性，努力地探索檔案信息資料開發和利用的新模式，為高等院校檔案信息管理工作的發展提供動力。

3.2建立健全高等院校檔案開發利用管理機制

高等院校檔案資源開發和利用的首要前提就是保證高等院校信息資源的真實性及完整性，而只有建立健全高等院校檔案開發利用管理機制才能夠保障信息資源的真實性和完整性。那么建立健全高校檔案開發利用管理機制，首先就是高等院校檔案管理部門堅持集中統一的管理原則，對于具有一定保存價值的信息資料應該有專人去進行集中收集和統一的管理。其次，就是應該完善高校答案管理規章制度，這也是做好管理工作的重要基礎。因此在新時期新形勢下想要做好高等院校檔案管理工作就應當構建一套適用于高等院校的科學合理的且操作性比較強的檔案規章管理制度，堅持按照規章制度辦事，克服工作中的隨意性，將服務工作落實到實處。最后，就應該將高等院校檔案信息資源的開發和利用納入到學校的發展之中，避免工作人員因為調整而受到影響。

3.3做好高等院校檔案信息資源的宣傳和服務

在新的時期加強高校檔案信息資源開發和利用的目的就是能夠更好地為高等院校的師生以及有需要的社會人員提供更好的服務，但是如果高校檔案信息資源的開發率已經非常高，但是師生以及社會人員的知情人員卻不多，那么利用率也達不到，所以做好高等院校檔案信息資源的宣傳和服務是高等院校檔案信息資源開發和利用中的非常重要的一項工作。這樣檔案信息資源的開發率和利用率會同時上升，高校檔案信息資源也能夠被充分的利用。

加強宣傳和服務首先應該加大物力和財力的投入，提高檔案館的公共服務水平，擴大高等院校檔案管理部門的影響力和吸引力。然后應該開展多方面、多種類、多渠道的宣傳活動，也可以通過舉辦展覽、講座等向高校師生及社會人員宣傳檔案工作，讓更多的人能夠認識了解到檔案工作。

開發和利用檔案信息資源是檔案管理工作中的最終目的，高等院校檔案管理人員應該不斷更新理念，提高管理水平，充分挖掘檔案信息資料，從而為高校師生及社會人員提供更好的服務。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.131

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