新形勢下做好婚姻登記檔案規范化管理的幾點建議

岳 梅

（濰坊市濰城區婚姻登記處，山東 濰坊 261021）

新形勢下做好婚姻登記檔案規范化管理的幾點建議

岳 梅

（濰坊市濰城區婚姻登記處，山東 濰坊 261021）

婚姻登記檔案是檔案管理的重要部分，如何科學化、規范化地對該部分檔案進行規范化管理，應當引起全社會的關注。本文對婚姻登記檔案規范化管理提出了幾點建議。

婚姻登記檔案；規范化；科學化；管理

近年來隨著婚姻當事人購房、出國等需求日益增多，婚姻登記檔案利用率的逐漸提高，在該部分檔案管理的過程中的一些問題也日益凸顯。因此，在新形勢下對婚姻登記檔案進行規范化、科學化的管理，就成為了擺在檔案管理人員面前的重要課題。筆者根據多年檔案管理工作經驗，就如何進行科學化、規范化管理，提出以下幾點建議以供討論。

1　加強組織領導，思想上高度重視

婚姻登記檔案是登記機關在當事人進行結婚登記、離婚登記等過程中形成的具有重要憑證作用的工作記錄，內容繁多，是具有非常重要的現實憑證價值和歷史憑證價值的資料。婚姻登記機關的重要任務和職責之一，便是對這類檔案進行收集、整理、保管和提供利用。民政部門、檔案管理部門應當加強對婚姻登記檔案管理工作的協商與溝通，不斷地提高認識，將該項工作納入重要議事日程，加強組織領導，及時解決檔案管理工作中存在的困難與問題，健全檔案室設備，做好防火、防盜、防潮等措施的硬件建設，切實做到主要領導親自抓，分管領導具體抓，業務科室和登記處齊抓共管的工作格局，形成規范化建設的良好氛圍。

2　完善各項規章制度，確保有章可循

制度的建立與完善是婚姻登記檔案管理工作步入規范化建設的必然要求，是婚姻當事人的登記信息得到有效保護的重要保證。面對信息量龐大的婚姻登記檔案，如果沒有制度約束與辦法的指引，工作人員就會無章可循，工作就會無從開展。同時，婚姻登記檔案也不同于一般檔案，除了具有其他檔案特點外，還具有自身獨特屬性，例如：法定性、更加嚴密的保密性等。因此，婚姻登記機關應當根據《婚姻登記法》等一系列法律法規，結合本單位工作實際，建立健全婚姻登記印章、證書、檔案及數據等事項的管理制度，如《婚姻登記檔案管理員職責》《保密工作制度》《婚姻登記檔案查閱制度》《應急預案》等，使各項工作、流程均能按照統一的規章制度進行，確保依法行政、程序合法，從而保證檔案信息的保密性，使登記人合法權益得到有效保護。

3　采用現代化手段，加強信息化管理

隨著我國經濟高速發展，各項檔案管理工作正在逐步邁入信息化渠道，實現了高效的信息化管理。《婚姻登記檔案管理辦法》規定，婚姻登記檔案保管期限為100年。對有繼續保存價值的可以延長保管期限直至永久。漫長的保管期限，檔案形成過程的動態性等特點，以及群眾對登記檔案信息利用率日益提高的需求，均需要婚姻登記檔案管理從傳統的書面檔案轉向電子檔案管理。將現代科學信息技術積極應用到婚姻登記檔案中，加強檔案管理信息化建設，不僅能夠使婚姻登記機構、司法機構、公安機關等相關部門及時獲取相關的檔案信息，防止并且減少一些婚姻方面違法現象的出現，而且能夠做到更加準確、高效地獲取所需的各類信息，極大地提高工作效率。在婚姻檔案管理信息化進程中，同時需要密切注意網絡管理的安全性、隱私性等問題，以確保公民的婚姻自由和個人隱私得到充分保護。

4　加強學習，提高婚姻登記檔案管理人員整體素質

婚姻登記檔案管理的具體參與者與主要實施者，是婚姻登記檔案管理人員，該部分人員素質如何，對于婚姻檔案管理工作成效起著非常重要的作用。讓每個人都有加油、充電的機會，會讓許多人職業能力有所提高，提高檔案人員專業素養和水平，能夠加速檔案工作的開展，因此，具體主管部門應當將婚姻登記檔案管理人員的培訓與教育，擺在至關重要的位置。對于其業務能力的提高，可以采取多種方式進行，如采取定期組織全體登記員集中學習和自學相結合，通過業務知識、案例分析、互相探討等形式開展學習，鼓勵登記員參加自考、函授等教育學習，不斷提高自身素質，加強計算機技能培訓，提升計算機操作技能。除了提升工作人員的專業技能，由于婚姻登記檔案信息涉及當事人的各項隱私，因此檔案管理人員職業素養的提升同樣至關重要，民政部門應當注意提高工作人員的職業道德素養，保護好婚姻當事人的各項利益。

5　對檔案管理人員進行有效激勵，加強職責考核

美國哈佛大學心理學家威廉·詹姆士研究發現，一個沒有受到激勵的人，僅能發揮其能力的20%～30%，而當他受到激勱時，其能力可以發揮至80%。職業認同是指個體對所從事職業的肯定性評價，是職業人發展的內在激勵因素，是人們努力做好本職工作達成組織目標的心理基礎。在堅持“公平、公正、差別激勵、適時激勵”原則的基礎上進行適當激勵，能夠刺激檔案管理人員將積極的正面情緒轉化為具體的行動，從而達到激勵的作用。同時，在堅持公平、公正、公開原則的基礎上，建立健全婚姻登記檔案目標管理責任制度，進一步明確婚姻登記檔案工作所要達到的工作目標與標準，著重從德能勤績等方面考核管理人員的工作表現與工作實績，從而調整檔案人員工作行為，使其始終保持飽滿的工作熱情，促使他們更加積極、主動、規范地去完成各項工作。

主要參考文獻

［1］姜雪，李昕岑，鞏春蘭.我國檔案管理人員職業現狀與繼續教育［J］.繼續教育，2013（1）.

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.127

G275.9

A

1673-0194（2016）18-0186-01

2016-08-20