檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

熊 偉

（核工業檔案館，北京 100822）

檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考

熊 偉

（核工業檔案館，北京 100822）

檔案信息化建設工作與事業單位實際的發展進程息息相關。本文主要探討了檔案信息化建設工作的內容、信息化建設存在的問題、電子文件鑒定的矛盾以及完善檔案信息化建設與檔案管理工作的途徑。

檔案；信息化；管理；資源；電子文件

0　引 言

當前，信息化儼然成為了發展的手段之一，檔案信息化建設工作要想和新時期的發展需求相適應，需要對檔案資源信息進行充分的挖掘，全面提高事業單位的檔案資源利用率，為事業單位的發展奠定堅實的基礎。

1　檔案信息化建設工作的內容

1.1檔案信息資源建設

在檔案信息資源建設的過程中，主要涉及了多媒體數據庫、檔案全文數據庫的建設工作，為了進一步規范電子文件歸檔管理，必須對傳統檔案開展相應的數字化管理活動，提高檔案信息資源利用的質量、效率，進一步增加檔案信息資源的類型。

1.2基礎設施建設

在基礎設施建設中，軟硬件基礎設施被作為檔案信息化建設工作的基礎，有力支撐著檔案信息資源的利用、開發。在一定程度上促進著檔案信息的交換、傳輸，達到資源共享的目的。

1.3標準化建設

為了達到檔案信息化建設目標，還需要進一步加大檔案信息化體系建設的力度，對相關工作流程進行約束，比如：對檔案信息資源的查詢、描述、應用、管理工作，進行明確規定，逐漸實現對電子檔案規范化管理的目的。

2　信息化建設存在的問題

2.1數據的異構性

一般情況下，檔案館接收到的電子檔案來自不同的部門、單位，但是大部分的單位間的數據庫都是異構的。因此，復雜的內部結構、特殊的屬性、各式各樣的數據來源、特殊的處理手段給入館檔案資料的信息化建設工作帶來一定的難度。

2.2高度的分散性

所需要的資料大多數分散在各個經濟單位以及管理部門中，圍繞一個主題的資料難以有效地進行整合。檔案館，即信息資源直接的擁有者，需要面對龐大的信息量，怎么樣對信息展開科學的應用、管理，如何及時對有價值信息進行篩選，怎么樣對信息進行深度的挖掘、加工等，成為了如今信息化建設工作中的重要課題。只有良好地保存檔案實體，才能實現檔案的最大價值，比如：稅務局、建設局均存在財務報表，在展開單位移交工作中也需要涉及財務報表，難免在之后的入館移交工作中發生信息重復，出現無差異化的數據資料。一般情況下，檔案價值的判定需要融入濃厚的主觀意識，同時主體對檔案實際的價值客觀性以及價值大小進行判斷。但是該種判斷通常僅僅只是單純地在客觀、主觀的矛盾內挖掘出來的平衡點，而具體的價值判斷結果也只是矛盾雙方相互不斷轉化、調和的表現。

3　電子文件鑒定的矛盾

當前我國正處于時代大力發展、環境不斷變遷的時期，電子文件鑒定的矛盾也在進一步變換形式，尤其是在鑒定電子文件的工作中，具備了新的表現形式。再加上電子文件的出現，在一定程度上給已經融入了悖論意義的檔案價值的鑒定活動帶來了一定的難度。在現代化的電子環境下，需要在文件轉化成檔案前展開檔案鑒定工作，把鑒定工作提前，需要在鑒定對象還未確定前，就展開相應的鑒定。鑒于此，對于電子文件而言，需要提前設置鑒定環節，在文件實現前，依據系統對電子文件進行截獲，同時展開鑒定，并且加大控制力度，避免由于惡意、無意的刪除、更改而造成的信息失真、損毀等不良情況的出現，進一步保證有檔案價值的文件能夠至始至終處于檔案工作的范圍內，讓檔案工作人員對其生成情況進行有效的掌控，從而維護電子文件的真實性。

4　完善檔案信息化建設與檔案管理工作的途徑

4.1加強檔案管理數字化的建設

為了達到建設資源共享及檔案信息化的目的，資源的建設工作成為了一項必不可少的工作內容。所有的檔案工作均需要圍繞著資源建設而開展。現如今，基于我國實際的信息化程度，檔案管理工作最為主要的任務就是加強檔案管理的資源共享及數字化建設。首先，進一步提高檔案管理的數字化程度。在相關原則的基礎上，完善實際的工作方案，加大監督的力度，提高檔案工作的數字化建設程度。與此同時，一方面，在符合人們日常應用要求的條件下，優化檔案數字化所需要的文件目錄，加大物力、人力的投入力度；另一方面，完善電子檔案、紙質檔案二者結合的管理機制也是一項重要的工作內容之一，在實際的檔案管理工作中，有效地納入二者的雙歸檔形式。對于有明確規定的圖片類文件而言，需要在關聯儲存相關制度的基礎上，展開工作，達到全文檢索的目的。其次，進一步加大檔案資源的共享力度，嚴格依據國家制定的相關規定，逐漸完善檔案信息管理體系，采取行之有效的對策，同時在該管理體系的前提下，將辦公應用體系和管理體系進行有機的融合，進一步幫助信息的生成、分類、歸檔。按照先易后難的順序，有效履行檔案管理機構的職責，應用條塊結合的手段，提高檔案資料的實時性，完善檔案信息系統的文件目錄，優化檔案信息化的建設工作。

4.2優化檔案信息化的工作系統

相關工作系統是檔案信息化工作必不可少的保證。這就需要進一步對檔案信息化的工作系統進行優化。首先，管理機制要有一定的明確性，保證在運行過程中能夠展開持續完善的工作。合理應用檔案管理辦法，構建科學的電子型檔案管理制度，促進不同單位、部門的相互配合，完善電子檔案的管理工作。與此同時，在嚴格遵循相關法律法規之余，相關的檔案部門還需要進一步運用行政管理職能，在實際的檔案管理工作中，應用合理的手段，對信息化方法加強應用，提高檔案信息化建設工作的配合度，有效構建一個和諧的合作系統。其次，進一步對相關的法律、法規進行規范、完善，保證檔案工作的科學性，比如：相關的工作者需要對檔案信息化建設工作所涉及的方案進行策劃，完善具體工作的職責目標，確定與規定任務相關的工作內容，優化績效評價系統，幫助檔案信息化工作得以穩定、順利地展開。

4.3對檔案信息服務手段進行創新

檔案信息化建設其實就是為了進一步提高檔案的利用效率，這就需要強化檔案信息遠程查閱利用服務的能力，進一步創新檔案信息的服務手段，構建一套完整的檔案信息網上公開評估系統。依靠各級檔案單位，再依托鏈接手段有效整合相關資源，進一步優化檔案信息資源網，達到一站式網上查閱檔案信息的目的。

4.4優化、完善技術支持與資金保障系統

管理技術是檔案管理工作中的一項關鍵因素，而充足的資金是先進設備得以應用的保障。鑒于此，在檔案信息化建設過程中，需要科學的技術方法給予支撐，還需要投入足夠的資金。在保證檔案信息化體系穩步運行的同時，還可以確保檔案資源的可靠性。首先，應用相應的對策優化基礎設備，將檔案信息化建設中的資金納入財政的預算中，同時融入基本的建設、維護費用。應用服務外包、合作開發的手段，支持相關的檔案研究管理技術。其次，對相關的軟件、硬件設施進行更新，同時也需要對正在應用的設施進行不斷更新，為檔案信息化工作創建一個充裕的工作環境。

5　結 語

檔案管理是一項復雜的工作，現如今，信息化儼然成為了檔案管理發展的手段之一。本文主要對檔案信息化建設與檔案管理進行了幾點思考，以期進一步提高檔案信息化建設與檔案管理工作的實效性。

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.116

G270.7；G271

A

1673-0194（2016）18-0172-02

2016-08-20