用友U8報表生成錯誤的原因分析及對策

牙源慧

（廣西玉林財經學校，廣西 玉林 537000）

用友U8報表生成錯誤的原因分析及對策

牙源慧

（廣西玉林財經學校，廣西 玉林 537000）

用友U8財務軟件是當前我國運用最為廣泛的財務管理軟件，隨著越來越多用戶的使用，更多的問題和疑惑逐漸顯露出來。本文著重從用友U8報表生成錯誤的原因進行分析，找出軟件自身存在的缺陷和不足，同時提出有效的解決對策。

用友U8軟件；報表；期末處理

任何報表模板都具備生成會計報表的基本功能，這也是任何一款會計軟件最基本的要求，但在實踐中，要實現這一功能并不簡單，不可能一蹴而就。用友U8軟件的設計是以方便用戶為主要目的，它在“UFO報表”中事先設置和提供了一些基本的模板，用戶在使用和調用時只要根據具體要求稍作修改和調整就可拿來為自己所用，生成所需要的會計報表。“從實際操作上來說，報表模板的設置是軟件設計者立足于一般會計理論和會計準則的基礎上生成的，這就決定了報表模板不可能滿足用戶的實際所有需求以及和實際的套賬信息保持一致。”因此，用戶在套用報表模板時往往要根據實際報表要求進行相應的修改。報表生成錯誤的的原因有許多，但是對于錯誤的修正主要是通過修改報表模板單元公式。但是對于報表生成錯誤的分析要從其最根本的原因入手，找出其錯誤的根源，也就是要從它的期末處理設置、操作上著手。

1 用友U8期末處理對報表生成的影響

在分析用友U8報表生成錯誤和對策時，首先要了解什么是期末處理。“所謂期末處理是指要對當期發生的所有財務、業務往來做好最終入賬登記，這是每月必要的、也是特定的工作，具體包括期末轉賬、對賬、結賬等，并且這些業務之間都存在一定的規律。”各業務都有自己系統、固定的業務處理程序：用戶先進行轉賬自定義、接著操作轉賬生成。如果后面的各期轉賬類型、參數沒有發生任何變動，只需要直接執行轉賬憑證生成即可。如果某些數據、單元公式發生了變化，用戶就要根據實際對事先轉賬定義進行修改，使之符合要求，最后執行轉賬任務。友U8財務軟件以會計理論和會計準則為基礎，具備自定義轉賬、對應結轉、銷售成本結轉、匯兌損益結轉和期間費用結轉等六大轉賬功能。運用最廣泛、功能涉及齊全的是自定義轉賬。這一轉賬功能可以實現工資費用分配結轉、制造費用分攤結轉、增值稅計算結轉，同時部門核算和項目核算等也可以采用。對應結轉適用的條件比較嚴格，首先它要求業務項目之間存在某種固定結轉關系，其次是業務項目之間的結構要一致，最后只能在期末余額結轉操作中使用。其他各項功能都是一種專項業務結轉，它們的執行關系損益類賬戶的平衡，直接影響損益結果計算的正確性。

“報表編制的正確性是建立在財務登記的明確、完整的基礎上，期末處理設置是用友U8財務軟件中的一項重要環節，它設置的好壞、執行的質量對總賬的影響是直接的，進而會對整個報表數據的正確性產生影響?！?/p>

2 報表生成錯誤的原因分析及對策

在一般情況下，期末轉賬處理是在用戶完成日常賬務處理之后再進行的，并且用戶在進行期末轉賬結算要遵循一定的先后順序，大體上是按照總賬業務程序進行。在報表生成的操作中，用戶要根據業務的各項具體項目預設好期末轉賬中的各類轉賬項目定義，然后按照設置好的程序執行轉賬生成，最后根據生成的憑證結果完成審核和登記等任務。在這一系列工作結束后，用戶就要開始期末的對賬、結賬工作。值得注意的是：用戶在進行對賬工作時，報表系統會在報告表窗口顯示對賬、結賬的詳細信息。當期財務工作的順利落幕需要保證對賬、結賬工作都能順利通過?？傎~系統結賬后，還要進行最后一步操作就是生成會計報表，這時用戶要登錄UFO報表系統，可以采用自定義報表，也可以采用報表模板生成最終財務報表。在生成報表的過程中，可能會出現錯誤或者報表根本無法生成的情況，此時需要用戶對錯誤進行仔細檢查、修改。金額數據出現錯誤是用友U8生成報表錯誤的主要原因，這主要表現為利潤累計金額數據錯誤以及資產總額和負債加所有者權益總和不平衡等。本文對報表生成錯誤原因分析主要是根據用友U8中的總賬系統、報表系統設置處理程序考慮，這可以從兩個角度出發：一是報表系統中報表模板單元公式的自身問題；二是總賬系統中總賬處理錯誤的外部問題。

另外，對于報表系統自身的設置問題，比如：無法生成報表、報表出現空白頁等，這主要是由于用戶自身粗心大意，忘記設置關鍵詞或者設置的關鍵詞值，讓即將生成的報表套賬信息與其不相匹配，最終導致錯誤的出現。針對報表數據有錯誤但總賬系統已經結賬的情況，用戶要根據篩查功能去尋找錯誤。在核對的過程中可以開通總賬系統賬戶查詢，如果結賬后的項目余額表三個欄目中余額的值都是借、貸相平衡，那么說明當期財務結果是正確的。用戶根據前面執行結果進行下一步操作，即把項目余額表期末欄各項數據和報表生成的數據結果進行比較，如果兩者結果不一致，那么意味著報表在數據上存在錯誤，而這種錯誤出現的原因在于報表對應單元的取數公式有誤。

資產負債表的錯誤往往是由于預先設置的公式不完整而導致的，以“存貨”這一項目為例，假如預置的公式缺乏完整性，那么實際中所涉及的存貨類就是不充分的，用戶此時在修改“存貨”項目類過程中就要仔細核對，避免遺漏，全面考慮業務涉及的賬戶。對項目余額逐項核對以后就要修改單元公式，并操作表頁，觀察計算結果。

報表模板公式根據要求修正后，報表數據依舊存在錯誤，這時用戶就要考慮財務報表在類型處理上是不是發生了錯誤。多數用戶在運用用友U8生成報表的過程中，都會忽視或者直接忘記結賬這一執行項目而直接登入報表系統，這種錯誤不難找出，只要用戶執行結賬功能操作就會發現。同時，報表系統會在結賬任務結束后自動生成一份報告，在這份報告中對于錯誤的存在都有詳細說明，用戶只要按照報告說明進行相應的修改即可。

如果用戶在日常財務處理的過程中沒有發生失誤，但是報表生成存在錯誤，那么這種問題的存在就和期末結賬處理是有緊密關系的。期末處理有六大類型操作，任何一項操作定義不當都會使生成的報表存在錯誤，例如：轉賬定義不當，那么月末的銷售成本結轉就不能生成憑證。

若對賬、結賬等操作都可以順利通過，并且報表模板、單元公式的檢查審核都不存在問題，可是最終的報表數據仍然不正確，這種情況出現的原因只有一種：用戶在期末轉賬過程中操作的先后順序有誤。期末操作要注意順序問題，如果不重視其順序，那么本期損益類項目結轉就會出現錯誤，因為系統對于沒有到年終結轉的會計賬務會自動允許本期結賬，這種錯誤用戶往往是很難注意到的?！皩τ诙鄠€期末轉賬項目并存的情況，用戶要先定義轉賬類型，而后操作轉賬生成任務，核對通過后，進行記賬，這是用戶用友U8生成報表的一般性程序?！钡窃诙鄠€期末項目存在的情況下，需要注意它的轉賬生成順序（特別是在“期間損益結轉”之外存在損益類轉賬賬戶的），其他轉賬業務則必須要等轉賬生成執行完成后，才可進行憑證審核、登記等處理程序。用戶在“自定義轉賬”中設置一項業務，并把它的憑證內容分為借、貸兩個方向：借方表現為財務費用；貸方表現為應付利息。用戶在對用友U8的各項功能類型中的項目分別執行，然后再根據執行得到的所有轉賬憑證結果進行統一的審核、記賬，最后可能會導致一個問題：“自定義轉賬”生成的“財務費用”賬戶產生的金額不能計入“期間損益結轉”，造成余額留存，使資產負債表中的“未分配利潤”項目數據產生不正確。用戶在意識到系統程序存在錯誤時，就要立即通過再次執行一次“期間損益結轉”的方式加以修正，最后對產生的轉賬憑證進行核對、登記，以使最后生成的報表準確無誤。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.024

TP319；F232

A

1673-0194（2016）18-0037-02

2016-08-02