公務卡結算會計處理探析

北京經濟管理職業學院　雒　艷

公務卡結算會計處理探析

北京經濟管理職業學院雒艷

預算單位現推行的公務卡結算對提高單位的財務管理水平起到重要作用。但是公務卡在結算過程中也難免存在一些漏洞，本文從公務卡結算的會計處理入手，總結了其中存在的不足，提出了相應的解決對策。

預算單位公務信用卡會計處理

一、實施公務卡制度的意義及存在問題

（一）預算單位實施公務卡制度的意義自從2007年我國公務卡制度改革以來，我國大部分省市已經落實公務信用卡制度，但是部分偏遠地區由于預算辦法缺乏有利的實施條件而暫時無法推行公務信用卡（下文簡稱“公務卡”）制度。公務卡制度是我國公務財政支出管理工作的重要組成部分，也是一項基礎性的預算制度。公務卡主要用于單位的日常財政管理和資金支出管理，同時也應用于財政報銷業務。既可以實現普通信用卡的消費作用，同時可具有財政管理功能，成為將銀行卡與企業財政管理相連接的新型管理工具。由此，公務卡制度對于單位的財政預算管理具有很高的實用價值，主要包括：一是改善預算單位的財政管理環境。公務卡結算是一種新型的支付管理辦法，使用方便簡易，同時也可以有效降低持卡人外地辦公或攜帶大量現金交易的風險性。預算單位在建立公務卡結算制度后可以簡化財務部的財務管理和報銷的流程，提高現金管理的效率，避免開具大額支票，從而降低現金支付流量，降低交易風險。二是提高資金的流轉效率。公務卡制度具有一定期限的免息還款周期，一般為一個月左右，而財務部門報賬通常因為有一定的流程，不能及時進行報賬，這樣持卡人可以利用免息期在賬報下來之后對其公務卡欠款進行還款。三是財務部門可以利用公務卡進行支付管理。公務卡的每一筆交易資金都受到財務部門的實時監控，如果出現違規操作時可以及時對違規問題進行處理，從而有效降低單位內部的腐敗問題，從根源上防治腐敗違規現象。

（二）預算單位實施公務卡制度存在的問題一是公務卡交易環境不夠完善。由于公務卡在結算過程中需要支付一定比例的手續費用，但一些金額較小的交易過程POS機并不接受刷卡支付，同時由于我國一些偏遠地區并未全面推廣POS機，持卡人在這些地方無法使用公務卡，只能采用現金結算，導致公務卡交易環境不夠完善。二是持卡人的信用風險。由于公務卡制度在本質上仍屬于信用卡的范疇，結算過程有免息期，持卡人在進行結算時需要向代理銀行提出預約，這樣就會導致一些持卡人并沒有在規定的期限內到財務部門進行報銷，或出現超期還款問題，影響持卡人信譽。三是公務卡并不能完全防止虛假報銷問題。例如，持卡人在消費過程中與商家商議，刷卡金額大于實際消費金額，持卡人將發票報銷后與商家私下拿回扣。而單位在進行報銷過程中很難發現是否虛增消費，因此，公務卡消費的真實性很大程度取決于持卡人的信用。

二、公務卡結算的會計處理

預算單位在推行公務卡制度時可以采用“暫付公務卡支出”的過渡性科目，核算已報銷但未與銀行結算的公務卡支出金額。拿公務卡進行報銷，需要持卡人持有完整、準確的報銷憑證進行報銷。財務人員可以通過公務卡報銷系統進行報銷操作，在銀行還款后根據還款情況記錄進行逐一沖賬。公務卡在報賬過程中，常見的有三種情況出現，針對這三種情況不同，其會計分錄也是不同的。

（一）報銷時報銷憑證未到，報銷免息期臨近例如網上購物供應商提供的發票或者機票等。當報銷免息期已經臨近，這時需要進行報銷的持卡人根據公務卡消費交易流水到單位財務部提示其進行還款。

（1）持卡人持有公務卡消費交易流水（刷卡）聯到單位財務部門進行報賬時，由于其欠款并沒有歸還銀行，所以企業可以采用“其他應收款”作為過渡科目，并作以下分錄：

借：其他應收款—個人

貸：暫付公務卡支出

（2）當單位的財務人員在對公務卡支出還款業務后。應作以下分錄：

借：暫付公務卡支出

貸：銀行存款

（3）當相關報銷的憑證（發票或者收據）已到，持卡人員可以持有相應的報銷單據到財務部門進行報賬處理，此時財務人員應作出如下分錄：

借：費用類科目

貸：其他應收款——個人

（二）報銷時報銷憑證未到，還款期限臨近公務卡由于還款需要預約，所以持卡人需要提前一天進行預約還款，如果開具公務卡的賬戶與還款賬戶不屬于一家代理銀行，還需要考慮跨行交易時間。在這種情況下，持有公務卡的人員先到單位的財務部門預借現金進行去對公務卡進行還款。其會計處理分三個部分：

（1）持有公務卡的人員向單位財務部門提出預借現金還款的要求，且財務部門同意支付，其會計分錄為：

借：其他應收款——個人

貸：庫存現金

（2）當持有公務卡的人員將發票或收據等報銷憑證交到財務部門時，其會計分錄為：

借：費用類科目

貸：暫付公務卡支出

（3）當企業的財務人員與銀行完成預約還款之后，可以根據銀行的還款對賬單進行相應處理，其會計分錄為：

借：暫付公務卡支出

貸：銀行存款

此時，公務卡人員可以從公務卡進行提現處理，并把其事先預借資金歸還到財務部門。如果公務卡中暫沒有多余資金，可對公務卡進行取現處理。其會計分錄為：

借：庫存現金

貸：其他應收款——個人

在實務中針對情況的不同，可以分別采用上述的會計方法進行處理，但是值得注意的是，這三種情況的會計處理分錄不可簡化。例如持卡人拿到相應的報銷單據到財務處進行報銷時，不可直接借記費用類科目；貸記暫付公務卡支出?；蛘咴诔挚ㄈ讼蚪o財務處上交現金借款單時，不可直接借記暫付公務卡支出；支出貸記庫存現金。上述的賬務處理賬面分析雖沒有問題，但是由于公務卡結算還款是通過公務卡系統結算完成，并不能反映企業真正的支出情況，由此企業在進行賬務核對時有可能出現暫付科目與系統應還款金額之間的偏差，給核算過程帶來不必要麻煩。

三、公務卡結算制度存在的不足

利用公務卡進行還款操作時，單位財務人員需要登錄公務卡支付管理系統，將報銷憑證中的相關信息錄入系統，如報銷公務卡的卡號、持卡人的信息、消費金額、消費日期等，核對無誤后系統會自動生成相關明細數據。目前，公務卡還款管理系統存在的問題是，如果消費記錄中采用零余額項目進行還款時，在進行同一筆消費還款時系統會出現已經還款的信息提示；當持卡人使用該項目進行還款時，如果還款的數額超過了消費支付限額，系統會出現超出金額的信息提示，如果第一次還款時，用的非國庫項目進行的還款，那么在之后如對此欠款再次進行還款時，公務卡管理系統就失去了識別的管理作用。對上述漏洞分別舉例如下：

［例1］5月份，持卡人V到企業的財務部門為自己購買辦公用品申請報銷，報銷金額為1650元。財務人員在審核報銷憑證后，在零余額項目中對該款項進行報銷，然而在進行系統查詢時發現該項目已經還款完畢，查賬后發現該筆交易時在4月份已經完成了辦公用品的報銷。且該持卡人V持有4月一樣的發票，并試圖再次報銷，但是系統自動提示“無法識別相同交易項目”，但是如果財務人員利用非國庫支付第一次的支出，那么在第二次重復付系統將不會提示“無法識別相同交易項目”，將會導致重復報賬風險。

［例2］C某和D某兩人因為公務出差，C某在網上利用公務卡購買了兩張同等價格的機票。出差結束后兩人并未同時進行報銷，C某在5月份到財務部門辦理報銷手續，其中每張票價為680元，而在公務卡消費記錄中顯示的是1320元。財務人員首先通過零余額項目對其中的680元進行還款，但是系統提示了“公務卡的還款數額大于消費數額”無法完成還款操作。經過相應的查詢發現，D某在3月份報銷了該筆支出，財務人員已經在該系統中用零余額項目進行了680元的還款，且財務人員經過進一步的查詢和詢問持卡人，又發現發現兩張機票的價格都為680。但是兩人共消費了1320，從而推算出兩人出差的機票價格應為每張660元，每次還款金額為660元即可，但是如果利用非國庫項目對C進行還款，系統將不能完成相應的識別功能。

四、公務卡結算制度完善建議

綜上所述，筆者提出以下建議：一是完善公務卡還款管理系統。在報銷憑證核對過程中，如果單純依靠財務人員查詢發票是否存在重復報銷問題難度較大。這就需要開發出功能更完善的公務卡還款管理系統。從而使得報銷還款操作不受報銷科目的限制，系統就可以自動識別出是否超額還款。二是簡化公務卡報銷流程。公務卡管理應結合所在企業的部門要求對報銷流程進行規劃。報銷流程的設置應結合報銷憑證和公務卡消費管理特點，按照單位財務管理程序進行報銷審批。報銷憑證采用POS機開具的簽單。隨著計算機網絡技術的快速發展，通過互聯網購買飛機票、火車票以及辦公器材已經成為常見的方式，這種方式的缺點是無法獲得相關消費的簽單。還有一些POS機的刷卡聯簽單如果保管不當或者存放時間等因素很容易給報銷過程帶來麻煩。如果將消費后的簽單與所在銀行開具的消費記錄相聯系不僅可以滿足報銷需要，還可以降低財務人員核對報銷憑證的工作量，提高工作效率。三是加強合作與監管。銀行與銀監局要加強對公務卡信用風險系統的管理，有效防范使用公務卡進行欺詐、貪污等違規行為，也要根據消費環境變化及時采取行之有效的管理措施，避免由于系統漏洞給持卡人帶來的風險，防止持卡人的重要信息外漏，確保持卡人的消費安全。同時，持卡人也應加強對公務卡使用良好習慣的培養，積極使用公務卡，并對已經支付消費的項目及時報銷還款，共同建立良好的公務卡使用環境。

［1］財政部、中國人民銀行：《關于印發＜中央預算單位公務卡管理暫行辦法＞的通知》，財庫［2007］63號。

［2］潘秀榮、李國榮：《公務卡結算的財務問題與建議》，《財會月刊》2014年第7期。

（編輯 周 謙）