談醫院物資采購的內部控制

于建麗

（北京中醫醫院審計處，北京100010）

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談醫院物資采購的內部控制

于建麗

（北京中醫醫院審計處，北京100010）

摘要：隨著我國醫療衛生事業的發展，醫院的整體支出也逐年顯著增加，而其中占醫院經營支出重要部分的就是醫院物資采購環節。如果不監督控制醫院的物資采購過程，不僅會浪費醫院的采購資金，以致影響到醫院的醫療質量，更會導致內部腐敗的滋生。本文通過研究醫院的物資采購管理現狀，以內部控制為切入點，對醫院物資采購中存在的問題進行了分析，最后提出了加強物資采購內部控制、優化采購管理流程、解決物資采購管理中存在的問題的建議。

關鍵詞：醫院；物資采購；內部控制

醫院物資是醫院為保證正常運營中使用耗費而儲存的各類材料，包括藥品、醫用耗材、低值易耗品、辦公用品、印刷品、醫用試劑等。因藥品管理有其特殊性，本文所說的醫院物資并不包含藥品，只包括總務物資（如辦公用品、日雜用品等）、醫用試劑及醫用耗材三個部分。對以上三類物資采購管理的內部控制不僅可以降低醫院的營運成本，還有助于采購行為的規范。醫院物資采購環節是醫院整個資金運動的一個重要組成部分，采購過程的管理直接影響著醫院經營的成果。因此，加強醫院物資采購過程的內部控制和管理刻不容緩。

一、醫院物資采購的特點

醫院物資采購的特點具體表現在：一是品種繁多、數量大、涉及面廣，采購物品無規律性。如總務物資的采購，金額小需求量大的物資達近千種，質量、價格、數量都很難掌握。臨床、非臨床科室都會覆蓋到，所涉及的物品與內容繁雜瑣碎，互相之間難以管理協調。二是采購時間突發性強、不易確定，臨時需要的急用物品較多，醫院物資采購保障的數量、金額與抗擊自然災害、處理突發事件、市場供需矛盾、診治患者的數量、原材料價格波動等因素息息相關，特別是經常需要隨時采購應急的物資，工作的難度不容小視。三是各科室容易忽略醫院的管理要求，采購時只注重自己科室物資的方便使用，這樣的分散采購很容易造成部分物資流向不明和物差價高。

二、醫院物資采購中存在的問題

1、忽視內部控制的重要性

由于醫院的管理層大多是從臨床轉崗，所以更多的關注醫院醫療水平的發展，從而忽視了對醫院內部控制制度的健全和醫院內部控制環境的完善。總的來說，醫院并沒有建立一套適合庫存物資采購業務的內部控制制度，采購管理也較為粗放、寬泛。缺乏健全的采購監督機制，采購風險的防范意識不強，還缺乏系統的風險應對、風險評估與風險識別策略。

2、人力資源配置不合理

醫院管理層往往認為物資采購就是簡單的采購、入庫、出庫的過程，工作簡單而重復，不需太多的技術含量，所以對采購相關人員的專業知識水平要求不高，選擇范圍較為寬泛，更不用說對采購相關人員進行定期的培訓，導致醫院物資采購處于較原始的模式。而且采購人員工作崗位固定，多年不進行輪崗，缺少采購人員之間的監督與制約，增加了采購中的腐敗風險，可能造成采購質量或者數量上與實際需求不符。

3、采購預算不全面

缺乏采購預算與采購計劃的規范制訂，僅是依據采購供應部的庫存狀況和各需求部門的請購單，便簡單進行采購，缺少了對費用的整體控制。雖然醫院每年都會做年度預算，但是一般都僅是粗化地針對大項目，或只是針對個別部門，醫院采購供應部并沒有制定出具體的預算金額。醫院薄弱的預算管理制度，很容易導致費用支出失去控制，使醫院的預算編制和執行各行其是，無法統一。年終也無法將實際發生的費用與年度預算進行合理的比較，分析出預算差異的原因。

4、采購制度與執行不統一

醫院的請購和采購制度的執行不夠嚴謹，雖然制度上要求物資由采購部門統一采購，但即便請購單簽字審核不夠完整，試劑的采購仍然可以由使用科室主任審批后就報送試劑采購員，甚至總務物資的采購只需根據庫存管理員的口頭計劃就可直接報送采購員，而不需要主管院長和采購供應部主任的審批。除此之外，還存在隨意手工更改部分正式、書面的請購單所下達的物資種類或請購數量的情況，或在缺乏主管核準簽名的情況下，僅需要電腦列印出請購單，便可以手工增加物料請購需求的情況。

5、供應商的選擇及管理落后

供應商開發與評估管理有待規范，未建立合格供應商資料檔案且沒有及時更新歷史記錄，導致醫院物資供應商魚龍混雜，在物資采購的供應商選擇中，采購人員有較大的可操作空間，產生潛在的風險。目前，醫院大部分的物資采購沿用以前年度供應商，但并未對供應商進行詳細的分類登記管理，企業是否還有充足的供貨能力，營業執照是否進行了年檢，這些都無從考查，更不用說對各供應商的供貨價格、質量進行評比分析，使得價格高、質量差的供應商也充斥其中。價格、質量也都參考以前年度的，沒有與市場行情進行充分的比較，造成與市場行情脫軌，甚至出現同一種物品兩種價格的現象。如電子產品的更新速度很快，可能在幾個月內同一型號的產品就會出現降價，而采購部門還是按照原來的價格采購物品。

對于首次購買的衛生材料，不在政府采購范圍內的，供應商一般由使用科室推薦，雖然是由使用科室和采購供應部門共同選擇，但最終的決定權由使用科室主導，增加了舞弊的風險。采購流程中明確規定貨比三家，但有時也只是形式上的貨比三家，提供的三家報價也只是沒有具體聯系人和咨詢電話的、未蓋公章的報價單，并且沒有對報價資料歸檔保存，有造假的嫌疑。

對于首次購買的在政府采購范圍內的衛生材料，供應商的選擇也比較多，而采購員可能只習慣性地從一家購買，多數采購員習慣性地認為政府采購價格是固定的，沒有批量采購的優勢，但實際上政府采購物資也分零星采購和批量采購，批量采購價格較低。這就表明醫院雖然擁有供應商集中程度高的優勢，但卻沒有帶來規模采購的價格優勢，相關人員沒有根據采購量的變化與供貨商談價，及時調整價格。

6、采購方式不合規

醫院未成立招標委員會，沒有規范的招標采購程序文件和招標委員會，對總務物資、醫用耗材和醫用試劑都是進行分散采購，沒有規模采購的價格優勢。其中總務物資采購中的用量大、全年支出費用高的復印紙和硒鼓都沒有選擇政府采購方式，而是選用政府采購范圍外的多家供應商，導致供應商選擇存在風險，價格參差不齊。

7、采購合同簽訂不規范

在缺乏正式的采購合約的情況下，僅憑歷史采購記錄便與絕大部分供應商持續業務往來，一方面，無法準確確定供貨商的資格與實際履行能力，有些大宗采購的供應商的注冊資本也只有幾萬元，貨物的質量、供給能力都容易讓人產生質疑。另一方面，雙方對物資采購的質量、交貨時間、合同價款、付款方式、爭議解決方式等必要條款都沒有正式的條文進行規定，醫院對貨物質量驗收的標準無從依據，對供應商送貨的及時性也無從考察，出現問題后對雙方責任難以界定，導致醫院處于被動的局面，利益得不到保護。另外，絕大部分的物資都是先送貨入庫，事后補簽合同，造成合同管理混亂。

三、加強醫院物資采購的內部控制

1、健全內部控制制度和采購流程

有效的內部控制為醫院開展各項工作奠定了基礎，更保證了醫院能夠健康長久的發展。醫院應根據自身實際情況在遵守國家法律法規的基礎上，建立一套具體、詳細、科學的內部控制制度。通過一整套健全合理有效的操作規范和程序，對醫院各環節的經營事項和相關人員的經濟行為進行控制和約束，并嚴格按照規章制度實施，避免出現脫離制度辦事的現象。經梳理后的采購流程如圖1所示。

2、提高采購人員的綜合素質

在醫院物資采購的整個過程中，采購人員起著至關重要的作用，因為他是采購的實際實施者。因此，一要用醫院的各種制度來約束采購人員的行為，避免采購中常見的暗箱操作和弄虛作假行為給醫院帶來的損失。二要通過開展業務培訓來提高采購人員的專業能力，如為經辦人員開辦相應的法律或者管理課程。三要定期輪換采購崗位，由此可以對前任工作中可能存在的弊端和差錯進行揭示。四要注重專業能力對考核采購員的重要性，有效防范人為欺詐和損公利私的行為在采購中發生。

3、加強庫存物資的預算控制

醫院應遵循統籌兼顧、突出重點的原則，細化到科室、項目和崗位，采購部門對各科室根據實際需要而制定的申購計劃進行匯總后，制定出采購計劃與相應預算，為避免過于粗糙的預算編制，或者出現預算金額過高或過低的情況，該預算還需要有較強的可操作性和科學性，同時還需防止編制和執行不相符的情況發生。

要嚴格控制預算金額。綜合平衡匯總預算金額后，由預算管理辦公室匯報給醫院預算管理領導組進行審核批準，并嚴格按照批準后的預算金額執行有關物資采購的支出。如果要修改預算，必須按審批權限批準后，才能對原有的預算進行追加或調整。醫院要經常檢查物資采購預算的執行情況，及時反饋預算執行差異的原因，做出比較和分析后采取改進措施。

4、規范招標采購流程

招標委員會在醫院物資采購的過程中扮演著重要的角色，因此建立健全招標委員會和采購相關制度至關重要。醫院應成立招標委員會和招標管理辦公室，規范物資招標采購的流程，并明確招標委員會成員、相應的職責和權限和監督程序；及時學習并更新政府的各項采購政策，結合醫院采購物資的實際情況，熟知醫院各種物資應用的采購方式。

5、合理選擇供應商和采購方式

在供應商的選擇程序上，盡量保證選擇過程的公開透明、公平合理及公正嚴明，并堅持質量、價格、交付與服務并重的原則。廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，根據不少于三家供貨商的報價、貨物品質、服務內容等進行評選；涉及到金額大、數量多的重要物資，由招標辦公室實行招標采購，而不是各科室自行選擇。

對于政府采購范疇的，在政府采購范圍內的供應商中進行選擇，并經價格、質量、服務等方面多加比較后，最終選定采購供應商。歸屬于非政府采購范疇的，則由醫院內自行采購。不同種類的物資的采購方式不同，醫院可通過合理的采購方式來確定最優惠的采購價格，保證供應商選擇的公開、公正、公平。首先，公開競爭招標。對于大宗材料采購，則以公開競爭招標的方式相互比較供貨商的價格。由市場供求關系確定采購定價，采購員多聯系幾家供應商（三家或者三家以上），并提交供應商報價、樣品、產品質量及規格品種等資料供醫院詳細研究，在保證質量的前提下，爭取以批量進貨換取折扣的價格政策。其次，常規采購。對于周期性的經常采購的物資耗材，與信譽和配合能力好的供應商簽訂長期合同。選擇合作誠實且信譽好的供應商，不僅對供貨質量有所保證，還可以對交貨期進行預定，從而保持持續的大量訂單，得到付款及價格等方面的優惠。最后，最低價格采購。采購員應先對市場行情進行詳細的調查，這樣才可以在價格確定前以最低的價格取得最優質的材料。為避免中間商的多層加價，所有采購都應聽取多家供應商（三家或三家以上）的報價，并在財務處認可后，比較核實醫院現有價格，應盡可能尋找直接生產廠家為供應商。醫院在比價的同時不應降低對質量的要求，使總體材料的采購盡可能實現“物美價廉”，并公示被采用的供應商，保證招標的公開透明。

為保證醫院供應渠道相對穩定，必須加強對全院供應商的管理。采購供應部需完整保存以往合格供應商的評估資料，每年調整供應商，定期評估其經營狀況、技術、生產能力、物資交期、服務水平等關鍵指標。為方便考評供應商是否具備相應的資質，就要全面掌握醫院供應商的所有情況，應對所有供應商按重要性和一般性分別建立供應商檔案，將與醫院有經常性業務往來的供應商劃分為重要供應商，只有偶發性或臨時性業務發生的供應商劃分為一般供應商。同時，醫院還應對經常采購的物資進行詳細的市場調查，淘汰質量與服務較差、送貨不及時的供貨商，與優秀的供應商建立長期的合作關系。

6、加強合同管理

采購合同是規定醫院和供應商雙方權利義務的法定文件，是在出現糾紛時維護醫院權益的基本文件。醫院采購供應部應在法律部門的幫助下制定出各類采購范本合同，如設備采購合同、醫用耗材、辦公用品采購合同等，通過這種方式規避合同條款上的風險。無論是長期合作的供應商還是偶有合作的供應商，采購供應部都應根據采購的物資類型使用范本合同，明確規定雙方的權利義務、送貨時間、付款方式、爭議解決方式等。在合同簽訂的過程中，應重點關注合同的付款方式、價款的組成，確認無誤后，經科室主任、主管領導審批后，送審計部門審計，審核無誤后，正式簽訂合同。以此來考量供應商的服務，可降低事后發生爭議的風險，保證物資采購合規有序的進行，保障醫院的合法權益。

總之，物資采購是醫院運營成本的重要組成部分，它為醫院順利開展醫療活動提供了保證。隨著社會的發展，醫院對外采購的物資越來越多，支出金額也越來越大。因此，改進和加強醫院物資采購的內部控制，對于規范醫療秩序、控制不合理醫療費用、保障醫院物資使用質量、提高對外采購資金的使用效益，均起著至關重要的作用。

參考文獻

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（責任編輯：張瓊芳）