試析新時期國企檔案管理工作的創新

顧君秋

摘要：在我國國有企業的發展進程中，檔案管理工作是其中的一項重要工作，它記錄著國有企業在發展過程中的管理、技術革新等方面的內容。隨著我國國有企業改革步伐的加快，國有企業中傳統的檔案管理方式已經無法適應企業自身發展的需要，無法適應新形勢下市場經濟和新經濟常態對國有企業提出的要求。因此，創新檔案管理工作已經成為國有企業檔案管理工作中的重要課題。本文對目前國有企業檔案管理工作中存在的問題進行了探析，并努力尋找解決國有企業檔案管理工作中存在問題的有效對策，為促進國有企業的發展奠定基礎。

關鍵詞：新時期 國企檔案管理 問題 創新

一、引言

檔案管理工作是國有企業管理工作的重要組成部分，它真實的記錄著企業生產、技術、科研和經營活動的每一個歷史進程，是維護國有企業經濟利益、合法權益和歷史真實面貌的一項工作，具有較強的專業性。近年來，隨著我國社會主義市場經濟的不斷發展，我國經濟發展進入到全新的狀態—新常態，很多企業建立了現代化的企業制度，使企業的實力得到壯大、企業的核心競爭力得以提升。新常態、新形勢要求我國各大中小型國有企業必須及時轉變觀念，積極探索制度的創新、內部管理機制的構建，使國有企業真正適應改革建立全新的管理制度和運行機制。國有企業的檔案管理工作是企業管理中的一項重要工作，身為企業的管理者、檔案管理工作人員，必須緊跟時代發展步伐，緊緊抓住改革與發展的全新機遇，提升檔案管理意識，樹立全新的理念，構建全新的檔案管理機制，以便適應企業的發展和各項管理工作的需要，為促進國有企業的發展提供更為優質的服務。

二、國有企業檔案管理工作中存在的問題

在當今這個市場經濟發展迅速的年代，國有企業的檔案記錄著企業的各項經營管理活動，更是國有企業文化體系的重要組成內容。國有企業中的檔案資料能夠為企業的管理者提供科學的數據依據，并幫助企業的管理者及時調整未來戰略發展方案。新時期科學技術的迅速發展對國有企業的檔案管理工作提出了新的環境和要求，但是目前國有企業檔案管理中的一些問題也逐漸暴露出來，這些問題需要企業的管理者、檔案管理工作人員共同努力、共同探索才能得以解決。

（一）對檔案管理工作的重視程度不夠

目前我國很多國有企業比較重視經濟效益的提升、競爭力的提升，對于檔案管理工作缺乏必要的重視。檔案管理工作是一項系統性強、較為繁雜的工作，覆蓋的信息面較為廣泛，平時的工作量也比較大，特別是在檔案資料的收集、整理、移交等方面需要涉及到企業的不同職能部門和工作人員，需要企業對檔案管理工作投入較大地人力、物力、財力等資源。但是，在很多國有企業的領導者眼中，檔案管理工作并不能為企業的發展帶來直接的經濟效益，而相關部門對國有企業的考核也主要是集中在對企業的經營業績的考核上。這種因素的影響使得企業的領導者、管理層并不重視檔案管理工作，這種主觀上的不重視導致企業在檔案管理中的技術投入、資金投入根本就不到位，很多檔案建設所需要的硬件設施跟不上檔案管理發展的需要。再比如：有的國有企業的領導由于缺乏歸檔意識，辦理過的文件材料隨意丟棄，導致很多該歸檔的材料不能及時歸檔，當需要這些資料時也就不能及時找到完整的檔案資料。

（二）檔案管理水平較低

目前我國國有企業的檔案管理工作，管理混亂現象明顯。比如，在對檔案的整理與留存中，很多國有企業只重視財務檔案的收集與整理，這主要是由于企業的財務檔案涉及到很多經營活動，涉及到企業的經濟利益和社會效益，而對于其他諸如黨政文書、企業的科研技術類檔案等的關注程度嚴重不足，這不利于企業的管理者對企業發展過程中的歷史狀況、全貌等進行整體分析和了解，也不利于企業通過對檔案資料的分析實現具有持續性的科學技術的創新。再比如，有的國有企業，缺乏對現存檔案的統一規劃和管理，企業內部各職能部門對各自的檔案分別進行管理，一些檔案在各自的管理中出現遺失的問題；有的職能部門雖將檔案上交本企業的檔案管理部門，但檔案管理部門卻無人問津。這些問題導致我國國有企業檔案管理缺乏全面性、完整性、系統性，檔案管理工作無法實現資源的高效共享。還有一些國有企業因為不重視檔案管理工作，在工作人員的配備上經常找一些未經過培訓的非專業人員來擔任，而這些不具備專業素質、法律意識不強的檔案管理人員在工作中憑借自己的認識對檔案進行管理，特別是在管理中存在較強的隨意性，從而加大了檔案管理工作的難度。

（三）檔案管理工作缺乏長遠規劃

雖然目前有的國有企業的管理者已經逐漸意識到檔案管理工作的重要性，也開始將檔案管理工作提上了企業的管理議程，并要求企業的檔案管理人員必須保證檔案管理工作的質量。很多國有企業在領導的重視下檔案管理工作已經取得了一定成效，但是，由于一些后續工作不到位，很多國有企業的檔案管理工作缺乏長遠規劃，缺乏長遠性、連續性，這就導致有的企業的檔案管理工作的長遠規劃處于一種無序的狀態中，特別是在與商務平臺系統構建的協同發展方面更是存在著差距。

三、積極創新，提升新時期國有企業檔案管理工作的有效措施

（一）轉變觀念，加強對檔案管理工作的重視

首先，企業的領導者要轉變觀念，應當跳出傳統的檔案管理模式，摒棄傳統思維方式，進一步加強對檔案工作的重視，在人力、物力、財力等方面給予全力支持，特別是隨著社會信息化的快速發展，更要注重對檔案管理硬件設施的配備，這是做好企業檔案管理工作的前提。

其次，在國有企業檔案管理中檔案管理意識是其工作賴以生存和發展的基礎，這就要求檔案管理工作人員必須具備一定的檔案管理意識。但是，由于我國國有企業檔案管理工作一直不被人重視，因此，對國有企業檔案管理人員檔案管理意識的培養并不是一蹴而就的，需要企業在日常的經營管理活動中經過多方的努力逐漸形成。比如：企業可以對檔案管理人員進行檔案法律法規以及業務操作技術方面的培訓，進一步提升檔案管理人員專業素質。再比如：可以在企業內部形成一種真正的檔案應用的良性文化管理意識，通過文化的凝聚力來對檔案工作進行影響，從而提升企業整體的、持續的知識創造力。

（二）加強制度建設，提升檔案管理水平

為了保證國有企業檔案管理工作具有創新性，應根據國有企業實際的發展情況建立比較合理的、科學的檔案管理制度，同時要確保檔案管理制度簡明、實用、可操作，能夠在實際的檔案管理工作中發揮作用。這就需要國有企業必須放開檔案的管理權與使用權，形成一種相對全新的管理與監督機制。比如：內部可以建立“三位一體”的檔案管理制度。所謂“三位一體”主要是指在檔案管理制度的建設中將現有的管理流程、管理方法、收集信息的標準進行建設、整合、協調，統一配合。“三位一體”制度的實施能夠幫助檔案管理平臺的建設更加合理化，有效集中和開發利用檔案信息資源，以軟管理提高硬實力。

（三）與時俱進，實現檔案管理工作的長遠發展

隨著國有企業辦公自動化的實現，對檔案管理與計算機技術進行結合，逐漸形成檔案工作的數字化管理，已經成為檔案管理工作追求的主要目標。國有企業應根據企業的自身實際構建檔案管理系統，并實現檔案管理系統與其他系統的無縫對接，這些系統的對接是建立在相互信賴基礎上的，檔案管理系統為其他系統提供安全、高效、準確的信息。在硬件環境的建設中，國有企業的檔案管理系統應與企業的商務平臺系統一并進行規劃，實現電子商務、客戶關系管理、企業資源規劃等與檔案管理的無縫鏈接。在快速發展的互聯網時代，企業經營的整體協同管理是檔案管理工作未來發展和努力的大方向。

總之，在國有企業發展的過程中，企業檔案管理工作已經成為其管理工作中的重要內容，檔案管理工作在促進企業的發展、企業的規范化管理中提供了重要的保障作用。雖然在檔案管理中還存在著一些問題，我們堅信，只要積極應對并解決這些問題，不斷促進檔案管理工作的信息化發展，就一定能夠提升國有企業的檔案管理水平，為促進國有企業的發展創造條件。

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