私營小企業(yè)內(nèi)部會計控制探究

西安石油大學　鄭蕊

私營小企業(yè)內(nèi)部會計控制探究

西安石油大學鄭蕊

本文以商貿(mào)型私營小企業(yè)G公司為案例，從貨幣資金控制、銷售及應收賬款控制、采購及應付賬款控制等方面闡述該公司內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀，并針對G公司在內(nèi)部會計控制方面存在的問題提出相應的改進建議。

私營小企業(yè)內(nèi)部會計控制應收賬款

一、引言

私營小企業(yè)在我國國民經(jīng)濟中不僅數(shù)目眾多，還承擔著農(nóng)業(yè)經(jīng)濟向工業(yè)經(jīng)濟和知識經(jīng)濟轉型，農(nóng)業(yè)人口向非農(nóng)業(yè)人口轉移，提高居民生活水平，完善經(jīng)濟制度等多項歷史重任，且是國家長治久安，社會穩(wěn)定的重要因素。要讓私營小企業(yè)在中國經(jīng)濟和社會發(fā)展中發(fā)揮巨大作用，取決于企業(yè)自身能否健康成長，企業(yè)的功能能否充分發(fā)揮，而提高企業(yè)的科學管理水平則是關鍵之一。

二、G公司內(nèi)部會計控制現(xiàn)狀

G公司是一家私營商貿(mào)型小企業(yè)，公司領導注重對公司業(yè)務流程整理和制度化建設，但是在實際工作中沒有對每個部門的工作進行流程化設計，導致可操作性性或傳遞方式不流暢，很多制度流于形式。

（一）貨幣資金控制現(xiàn)狀貨幣資金因其流動性和變現(xiàn)性的特點被視為風險性最高的資產(chǎn)，G公司目前的貨幣資金控制現(xiàn)狀如下：（1）貨幣資金授權批準。根據(jù)《內(nèi)部會計控制規(guī)范——貨幣資金》的要求，嚴禁未經(jīng)授權的部門和人員辦理貨幣資金業(yè)務或直接接觸貨幣資金，G公司的出納人員為貨幣資金的經(jīng)辦人，而公司會計屬于無權辦理該業(yè)務的人員，由于歷史問題或授權不明的原因，會計人員也可以接觸管理現(xiàn)金。（2）是不相容職責分離。內(nèi)部會計控制的理想狀態(tài)是沒有任何一件事情可以由一個人經(jīng)手完成，而貨幣資金的管理中，G公司的會計人員既負責資金支出的審批，又可以經(jīng)手資金的支出工作，這種不相容職責集于一人，使G公司的貨幣資金的內(nèi)部會計控制存在著較大的風險性。（3）印鑒管理。根據(jù)內(nèi)部會計控制的要求，公司必須加強銀行預留印鑒的管理，財務專用章由專人保管，個人印章必須由本人或其授權人員保管，嚴禁一人保管支付款項所需要的全部印章，G公司的銀行預留印鑒為公司法人印鑒和財務專用章。目前該公司這兩枚印鑒由同一人保管，且公章也由這一人保管，嚴重影響了企業(yè)的貨幣資金控制。G公司的貨幣資金控制環(huán)節(jié)問題出現(xiàn)在限制環(huán)節(jié)，不相容職務分離環(huán)節(jié)和印鑒管理環(huán)節(jié)。

（二）銷售及應收賬款控制現(xiàn)狀根據(jù)G公司的財務明細報表顯示，該公司的壞賬較少，不到公司年銷售收入的0.6%，卻存在一些未解決的疑問應收款，如G公司賬面顯示W(wǎng)公司欠款為3萬元，但對賬時W公司的回復是確實有收到這筆貨，是公司財務卻沒有確認為應收賬款，原因是未收到G公司的發(fā)票：G公司能夠將相關的票據(jù)資料找出來，卻不能找到W公司確認收到該貨款發(fā)票的簽收單據(jù)，經(jīng)反復追查發(fā)現(xiàn)是發(fā)票未及時的到達客戶手里，這種情況在G公司并非偶然情況，而是多次出現(xiàn)，若及時核對財務賬目，尚可進行補救措施；若未能及時對賬，結果就是客戶只支付貨款部分，而因為未收到發(fā)票拒絕支付稅金部分，給G公司造成不小的損失。

（三）采購及應付賬款控制現(xiàn)狀G公司的采購及付款工作主要由公司采購部門負責，財務部門根據(jù)采購部門獲得總經(jīng)理批準的單據(jù)進行貨款支付。G公司為商貿(mào)性質(zhì)企業(yè)，一般是接到客戶訂單后再向供應商購貨，目前G公司并非產(chǎn)品的直接使用者，對產(chǎn)品的質(zhì)量檢測停留在外觀檢測，僅有較少的產(chǎn)品送樣至專門的檢測機構進行檢查，因此很多貨物到了客戶處，進入生產(chǎn)線后才發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，而此時采購貨款已經(jīng)付款給供應商，追討貨款或者索賠就較為困難。對于長期供應商，這一問題能較好的協(xié)商，而對于非固定非長期供應商，G公司就很被動，只能自己承擔對客戶的索賠工作而無法向供應商追討賠款。

三、G公司內(nèi)部會計控制完善對策

（一）貨幣資金內(nèi)部控制制度設計

（1）貨幣資金的控制點。貨幣資金是企業(yè)流動資產(chǎn)的重要組成部分，具有流動性強，收支業(yè)務量大，比較容易發(fā)生損失，國家對企業(yè)貨幣資金有嚴格監(jiān)督。貨幣資金的控制包括：貨幣資金的預算環(huán)節(jié)控制、貨幣資金收款環(huán)節(jié)控制、貨幣資金付款環(huán)節(jié)控制、貨幣資金日常管理控制、貨幣資金賬務處理環(huán)節(jié)的控制和貨幣資金檢查分析環(huán)節(jié)的控制。對于G公司而言，其貨幣資金控制需要加強的主要是貨幣資金日常管理控制和貨幣資金的付款環(huán)節(jié)控制。企業(yè)貨幣資金日常管理控制的目標是確保貨幣資金安全完整，保持企業(yè)貨幣資金的最佳持有量，一般企業(yè)通過盤點、核對、監(jiān)控等手段實現(xiàn)這一控制目標。貨幣資金付款環(huán)節(jié)的控制目標是確保付款過程中資金的安全準確并最大限度地利用付款條件，企業(yè)應通過單據(jù)受理控制、支付申請控制、支付復核控制及辦理支付控制實現(xiàn)這一控制目標。

（2）貨幣資金控制的重點控制流程。G公司很少使用現(xiàn)金進行收款，貨幣資金的收入管理基本規(guī)范，問題主要表現(xiàn)在現(xiàn)金和銀行存款的支出事宜可以由一人全部辦理，因此，需要對此流程進行規(guī)范。本文設計的G公司的貨幣資金控制流程圖如圖1所示：

圖1　貨幣資金控制流程圖

在圖1中，對G公司財務部會計和出納職責進行了明確劃分，關鍵點如下：會計人員的職責范疇為對申請貨幣資金支出的原始單據(jù)進行審核，并對公司的貨幣資金進行賬實核對，其方法分別為定期的現(xiàn)金盤點和銀行對賬，同時由其編制現(xiàn)金盤點表盒銀行余額調(diào)節(jié)表；出納人員的職責范疇為根據(jù)經(jīng)過總經(jīng)理審核批準的單據(jù)進行貨幣支出活動，同時對貨幣支出活動進行會計信息的記錄，并負責對現(xiàn)金的保管工作。

（3）貨幣資金控制的管理制度。在圖1的基礎上，本文對G公司的貨幣資金控制進行相關的制度設計，主要包括貨幣資金的管理制度設計和印鑒管理制度設計。一是G公司貨幣資金管理管理制度。具體如下：G公司的貨幣資金由本公司財務部管理；公司的現(xiàn)金資產(chǎn)由公司出納人員保管，其他人員不得接觸現(xiàn)金資產(chǎn)；公司的銀行存款、應收票據(jù)、短期證券等貨幣性質(zhì)資產(chǎn)由出納人員在取得授權后負責具體的收支事項，其他人員不得辦理；公司貨幣資金的支付活動需要經(jīng)過以下步驟方可進行：業(yè)務部門首先提出申請，包括付款申請和報銷申請；財務部會計人員對用款的合理性及票據(jù)的合理合法性進行審核，通過后交總經(jīng)理審核；總經(jīng)理批準并通過后可以進行貨幣資金的支付活動；公司會計人員必須每月對公司的現(xiàn)金資產(chǎn)進行盤點，對銀行存款進行清查，對其他貨幣性資產(chǎn)進行檢查，并編制現(xiàn)金盤點表，銀行存款的余額調(diào)節(jié)表盒其他貨幣資產(chǎn)的清查表，編制完成后報送總經(jīng)理存檔。二是G公司的財務印鑒管理制度。具體如下：本公司的財務印鑒包括財務專用章、發(fā)票專用章、及法人章，公司在銀行的預留印鑒為財務專用章和法人章；公司財務專用章由公司出納職位管理，發(fā)票專用章由對發(fā)票進行復核的人員管理，法人專用章由法人指定人保管，財務專用章和法人章不得由同一人保管；獲得總經(jīng)理授權的文件，方可同時使用財務專用章和人章；財務專用章、發(fā)票專用章及法人章單獨使用時需管理人員登記備案；如需將財務印鑒帶出，需有攜帶人請，獲得部門主管批準后方可執(zhí)行。任何人不得將財務專用章和法人章同時帶出。印鑒保管人離開工作崗位超過1天時間的，需對所保管印鑒辦理交接手續(xù)，但財務專用章保管人和法人章保管人不得相互辦理代管理事項。

（二）銷售及收款內(nèi)部會計控制制度設計

（1）銷售及收款的控制點。銷售業(yè)務的運行環(huán)節(jié)比較復雜，涉及企業(yè)多個部門，對于商貿(mào)型公司幾乎涉及到企業(yè)的所有部門，外部則涉及到供應商、運輸商，因為涉及部門多，所以控制難度較大，也易產(chǎn)生舞弊現(xiàn)象。銷售及收款控制的目標包括保護企業(yè)有關資產(chǎn)的安全與完整，保證銷貨折扣措施恰當，銷售退回處理合理和正確合理地處理相關的會計信息。銷售及收款環(huán)節(jié)的控制點包括：銷售計劃控制、銷售訂單和銷售合同控制、客戶信用控制、交貨控制、貸款結算及收款控制、銷售調(diào)整控制、銷售退貨控制等。

本文重點關注的流程是G公司在銷售及收款環(huán)節(jié)中，票據(jù)傳遞對收入確認的影響（見圖2）：G公司在銷售訂單確認后，由倉庫管理人員向物流部門提交貨物，物流部門獲取將發(fā)運產(chǎn)品后向財務部申請取得相應的發(fā)展，物流部門向客戶發(fā)出貨物及發(fā)票；收入的最終確認，以客戶對收貨單據(jù)和發(fā)票簽收單據(jù)的回簽確認認為前提，這樣可以避免今后收款活動中的糾紛。

圖2　收入確認流程圖

（2）銷售及收款環(huán)節(jié)的控制制度。收入的確定是企業(yè)收款，保證自身利益的前提，針對現(xiàn)有流程，制定相關制度如下：G公司收入確認管理制度。公司的銷售及收款管理由銷售部門，財務部門共同管理，銷售部門對銷售貨款的回收負最終責任，倉儲部門，物流部門共同參與銷售流程；銷售部門根據(jù)訂單審批制度，向倉儲部門提交經(jīng)審批的有效銷售訂單；倉儲部門根據(jù)有效銷售訂單備貨，并對規(guī)定時間內(nèi)向物流部門提交訂單所需產(chǎn)品，貨物交送時相關經(jīng)手人需進行交接簽收手續(xù)；物流部門在收取將發(fā)送產(chǎn)品后，在系統(tǒng)中完成交貨手續(xù)，提示財務部門開具相應的確認收入的增值稅發(fā)票或者形式發(fā)票；財務部門在物流部門提示后進行開票活動，國內(nèi)貿(mào)易開具增值稅發(fā)票，對外貿(mào)易出具形式發(fā)票，并將發(fā)票傳送至物流部門，發(fā)票傳遞時需同時提交發(fā)票簽收單。物流部門對所收取發(fā)票進行簽收；物流部門將裝備好的貨物及發(fā)票安排運輸，保證及時送抵客戶處，并及時獲取客戶的簽收確認函；對于客戶確認并簽收的產(chǎn)品，財務部門根據(jù)簽收單據(jù)最終確認收入和應收賬款，對于客戶提出質(zhì)疑的產(chǎn)品，進入?yún)f(xié)商或退貨處理流程。

（三）采購及付款內(nèi)部會計控制設計

（1）采購及付款的內(nèi)部會計控制點。采購環(huán)節(jié)是企業(yè)運營當中的關鍵環(huán)節(jié)，根據(jù)經(jīng)驗統(tǒng)計，采購環(huán)節(jié)的成本每降低1%，企業(yè)利潤會增加5%甚至更高。采購及付款環(huán)節(jié)的控制目標是：保證采購與付款業(yè)務會計核算資料真實準確，保證采購物資安全完整，保證采購與付款業(yè)務合規(guī)合法，保證采購活動經(jīng)濟合理。其關鍵控制點包括：一是申購環(huán)節(jié)。申購和審批環(huán)節(jié)崗位分設，職責分離；申購和審批必須有一定的標準。二是采購環(huán)節(jié)。包括供應商的選擇，采購價格的控制，合同的談判及簽訂，訂單的生效四個環(huán)節(jié)的控制。三是驗收環(huán)節(jié)。驗收環(huán)節(jié)必須獨立于申購，采購環(huán)節(jié)，必須確定驗收標準，并有嚴格的驗收流程，編制驗收憑證。四是付款環(huán)節(jié)。包括應付賬款的審核和記錄，采購部門的付款申請，財務部門的審批，負債人審批，會計記錄以及與供應商的對賬活動，出納的付款安排。五是違約環(huán)節(jié)。主要是針對供應商逾期交貨，延期交貨，貨物短缺，質(zhì)量不合格以及運輸商故障等各個環(huán)節(jié)的控制。六是賬務處理環(huán)節(jié)。包括應付賬款，應付票據(jù)和預付賬款的記錄。對于應付款項的確認，必須有采購憑證、驗收憑證、實物憑證等各項憑證的傳遞及記錄。最后匯入會計部門進行核算與付款。

（2）采購及付款環(huán)節(jié)的重點控制流程。如圖3所示，G公司在采購及付款環(huán)節(jié)的最大漏洞在于驗收及違約環(huán)節(jié)的處理，由于沒有專業(yè)的驗收人員，也未設置驗收流程，所以對貨物的質(zhì)量把握不確定，經(jīng)常出現(xiàn)產(chǎn)品送至客戶后才檢驗處質(zhì)量問題，而且由于客戶直接和銷售部門溝通，銷售部門與采購部門之間的溝通完成后，采購部門因為缺少流程控制，不能將信息及時傳遞到財務部，使公司出現(xiàn)按期支付不合格產(chǎn)品的貸款，造成公司損失。本文對G公司在采購及付款環(huán)節(jié)的控制重點關注出現(xiàn)違約情況的貨款支付。

該公司的采購及付款環(huán)節(jié)，有三個重要控制點：產(chǎn)品的驗收，公司應該著重加強產(chǎn)品的驗收工作和驗收流程控制，以盡可能減少貨物銷售后產(chǎn)生的質(zhì)量糾紛；會計信息的記錄：即應付賬款的確認，必須由入庫單，驗收單和發(fā)票三項單據(jù)同時具備方可入賬；對于銷售后產(chǎn)生的質(zhì)量問題。必須由客戶提供投訴證明，由采購部門和供應商協(xié)商，再將相關資料及時送交財務部，進行會計信息的記錄，以保證付款的經(jīng)濟性。

圖3　采購及付款環(huán)節(jié)控制圖

（3）采購及付款控制制度。本文著重與產(chǎn)品驗收環(huán)節(jié)，質(zhì)量糾紛環(huán)節(jié)的制度制定：一是產(chǎn)品驗收制度。公司需設立專人對產(chǎn)品進行質(zhì)量檢測及驗收，驗收人員獨立于采購部，物流部，倉儲部和物流部；公司應針對占公司銷售比重較大的產(chǎn)品建立質(zhì)量合格標準，驗收人員以此依據(jù)對產(chǎn)品進行檢測，對于非常規(guī)產(chǎn)品，超過一定金額或比重的，采用送專業(yè)檢測機構的方式檢測；驗收單據(jù)包含的內(nèi)容應包括：產(chǎn)品規(guī)格，數(shù)量，到貨時間等指標，與采購合同進行對比，并給出明確的驗收建議；驗收合格的產(chǎn)品方可交倉儲部門辦理入庫手續(xù)；驗收人員確認質(zhì)量合格的驗收單據(jù)，是財務部記錄應付賬款的必備原始單據(jù)。二是售后質(zhì)量糾紛管理制度。對于驗收中不能檢驗而需要在客戶使用后方能發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，使用售后質(zhì)量糾紛管理制度；產(chǎn)品交客戶，經(jīng)客戶使用后發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題的，需要客戶填寫質(zhì)量投訴書，投訴書內(nèi)容包含：產(chǎn)品名稱，規(guī)格，型號，批次號以及具體的質(zhì)量瑕疵；客戶投訴書由物流部門管理，物流部門在收到客戶投訴書后應將相關的產(chǎn)品信息及時傳遞至采購部，采購部門與供應商進行協(xié)商，并獲取供應商協(xié)商書，協(xié)商書的內(nèi)容應包含：采購訂單號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號、批次號，對質(zhì)量不合格產(chǎn)品的處理方案；扣款金額等具體信息，并需要雙方簽章認可；采購部門將獲取的供應商協(xié)商書，分別報送物流和財務部，財務部據(jù)此進行會計信息記錄。

［1］李連化：《公司治理結構與內(nèi)部控制的鏈接與互動》，《財會月刊》2010年第9期。

［2］趙建新：《內(nèi)部控制會計設計的理論分析》，《會計之友》2011年第11期。

（編輯杜昌）