中小型證券公司財務系統內部控制設計

山西工程職業技術學院　常雪梅

中小型證券公司財務系統內部控制設計

山西工程職業技術學院常雪梅

財務系統的內部控制是證券公司內部控制體系的重要組成部分，本文在對HK證券公司內部控制失效案例進行分析和評價的基礎上，對HK證券財務系統的核算控制、資金控制等關鍵內部控制進行設計，為中小型證券公司財務系統內部控制的建立提供借鑒。

證券公司財務系統內部控制

一、引言

截至2013年底，我國共有104家券商，和前幾年的鼎盛時期相比，數量有所減少。除受市場環境影響外，證券公司管理混亂、違規經營也是其走向滅亡的原因。從證券公司內部管理層面來看，嚴重違規即意味著其內部控制失效。內部控制的建立和完善在牛市中可能被巨大的賺錢效應所忽略，但內部控制失效的后果卻終究要由自身承擔。實證的結果表明，內部控制對證券公司資金挪用、潛在損失和訴訟風險等都具有很好的解釋能力。中小型券商想在競爭激烈的證券市場中生存下去并做強做大，首先要控制自身的風險。內部控制的建立是風險管理的基礎，財務系統的內部控制作為證券公司內部控制體系中的重要環節，能夠防范、發現證券公司的大部分風險。本文從實務操作的角度構建財務系統內部控制體系，為中小型證券公司財務系統內部控制的建立提供參考。

二、財務系統內部控制體系設計原則

財務系統內部控制體系的設計應遵循以下原則：一是合法性原則。財務系統內部控制制度必須以國家的法律法規為準繩，在國家規定的制度范圍內，制定符合公司實際情況的切實可行的內控制度。二是健全性原則。財務系統的內控制度應當做到事前、事中、事后控制相統一；覆蓋財務系統的所有業務、部門和人員，滲透到決策、執行、監督、反饋等各個環節，確保不存在內部控制的空白或漏洞。三是制衡性原則。財務系統崗位的設置必須權責分明、相互牽制，并通過切實可行的制衡措施來消除內部控制中的盲點。四是針對性原則。財務系統的內控制度要針對工作中的薄弱環節，針對客易出現錯誤的細節，抓住可能出現的風險點，制定切實有效的內控制度，將各個環節和細節加以有效控制，以提高公司財務系統的管理水平。五是適時性原則。內部控制制度的制訂應具有及時性和前瞻性，并隨著公司經營戰略、經營方針、經營理念等內部環境的變化和國家法律法規、政策制度等外部環境的改變及時進行相應修改或完善。目前，活躍的市場為證券公司的業務創新提供了契機，內部控制的制訂要與業務的發展同步，否則可能出現的風險將會造成重大損失。

三、HK證券財務系統內部控制體系設計

證券行業是高風險行業，HK證券作為一個僅有五家營業部的小型券商，也發生了挪用客戶保證金的大案，本文對HK證券財務系統的核算控制、預算控制等關鍵內部控制進行設計，為中小型證券公司財務系統關鍵內部控制的建立提供借鑒。

（一）會計核算制度及內部控制設計原來HK公司各營業部均用各自的財務軟件進行核算，每月僅向總部報送最終的報表，總部無法核實財務數據的真實性，交易分類的恰當性，在這種情況下，集中財務核算是解決這一問題的最佳途徑。

首先，應以“數據集中管理，分布使用”為原則，選用集團式財務軟件，在總部建立專用的財務數據庫服務器，所有財務數據均存于該服務器上；為保證數據傳輸及保存的安全性，各營業部通過專線與該服務器相聯；總部統一建立各分支機構賬套，各分支機構獨立核算并且相互之間保密，這樣，各賬套在邏輯上相互獨立，又接受總部的統一規范。營業部除可以設置三級及以上的會計科目外，總部控制所有的財務軟件管理權限，營業部僅處于財務軟件的應用層面，任何權限的變化需求均需要向總部打書面報告，報告設置特定的格式，批復結果用于存檔?？偛繉祿於ㄆ趥浞荩员ＷC財務數據的安全、完整性得到有效控制。

其次，要抓好對營業部財務人員的培訓工作。當“硬環境”得到了保障，財務軟件的應用水平和會計政策的執行程度決定財務信息的可靠性和可比性。由于證券公司的會計處理相對簡單，因此，公司應該制定統一的會計處理方法，該方法應該明細到具體業務或憑證類別一級，甚至包括憑證中現金流量的歸類，這樣產生的財務信息才能為財務分析打下基礎。此處，要特別強調憑證的二級復核制。筆者在實際調查中發現，營業部的憑證二級復核往往沒有落到實處?？偛繎龊脩{證制單人和復核人的培訓工作，從而確保財務數據的準確性和分類的恰當性。

再次，定期檢查?？偛坑嬝敳繎撏ㄟ^財務軟件，每月抽查營業部的憑證，檢查憑證錄入和復核的準確性、恰當性和及時性。

（二）資金管理制度及內部控制設計資金管理制度及內控設計是HK證券財務系統內部控制設計中最重要的環節。HK證券的資金管理制度及其控制分為客戶資金管理、自有資金管理和自營資金管理三類。

圖1　總部財務部的客戶資金賬戶控制流程圖

圖2　營業部財務部的客戶資金賬戶控制流程圖

（1）客戶資金管理和控制。目前，公司已經全面實現“集中清算”?！凹星逅恪币劳杏诩薪灰?，集中交易是相對于分散交易模式而言的。集中交易是指多家營業部客戶資料及交易數據全部集中在同一主機系統中，由主機系統實時處理客戶交易指令，統一向交易所報盤并實施統一清算的交易模式?！凹星逅恪碧嵘斯镜娘L險控制能力和客戶資金資產的安全保障能力。在分散交易模式下，證券公司與客戶的清算由營業部完成，留下了黑箱操作的空間，行業內頻發的挪用客戶保證金事件與這樣的交易環境有較大的關系，HK證券A營業部案件很大程度上就與此相關。另外，由于一般的證券公司都有多家營業部，風險點多面廣，加大了公司風險控制的難度。而“集中清算”實現了客戶資料、交易數據和資金股份在公司總部的集中，營業部不直接接觸數據，客戶資產的安全性得到了加強。依托集中交易系統，公司建立了高效實時非現場監控平臺，各類風險異常實時納入總部的控制范圍。

為了適應“集中清算”，公司財務系統中單獨設置“清算”賬套，用于專門核算公司的一級清算業務和二級清算業務。該賬套中設立“銀行存款”和“結算備付金”科目，每日與在登記結算公司相關客戶賬戶余額、客戶保證金專用存款賬戶余額、當地客戶銀行存款余額進行核對；設置“內部清算”科目，分營業部明細核算，每日與各營業部賬套中的“內部清算”余額核對；營業部財務部根據總部清算部門發送的清算數據記賬，將“代買賣證券款”科目與交易系統柜臺資金進行核對，將“銀行存款—客戶資金”與銀行劃付系統（或銀行對賬單）進行核對，并每日做到財務賬面“銀行存款（客戶）”、“內部清算（客戶）”、“交易保證金”余額之和與“代買賣證券款”余額平衡。上述對賬的前提是入賬的及時性。公司要求營業部入賬時間是T+1日10：00以前，總部可以實時監控營業部的核算情況，獲取營業部客戶資金相關科目的核算數據。通過監控系統，與交易系統、法人清算系統和轉賬劃付系統數據進行核對，檢查營業部核算的及時性和準確性。對賬過程出現差異需要調賬時必須由營業部業務主管或財務主管做出書面報告，按照公司相關規定經營業部負責人或總部相關業務部門負責人簽字批準后，做相應調賬處理；調賬說明和審核單上報客戶資產存管部、計財部，并報稽核風控部備案；公司計財部調賬事項必須經分管領導簽字批準后方可處理。這樣，任何客戶資金的變動或異常處理都在可控的范圍內。總部財務部和營業部財務部的客戶資金賬戶控制流程如圖1、圖2所示。

（2）自有資金管理和控制。在HK證券A營業部案件之前，公司對營業部自有資金的管理采取粗放的管理方式，營業部擁有自有資金收入的支配權，即營業部在自有資金允許的情況下，可以對費用的支出和資本性支出不加控制，而沒有任何機制去干預?？偛康呢攧詹繉I業部的收入情況只在月末時進行統計，并不去核實也無法核實營業部收入的真實性和完整性。在這種情況下，自有資金非正常流失的風險非常大，沒有任何機制去約束營業部管理層可能存在的“道德風險”，留給了營業部“逆向選擇”的空間。特別是在證券市場不景氣時，收入來源有限而費用不可控，公司的發展將會受到很大限制。為了降低運營成本，將收入和費用控制在總部一級手中，本文制定適合本公司的“收支兩條線”制度。首先，該制度可以適度降低經營性風險，并保證業務的正常開展；一方面杜絕了營業部的自有資金發生不足時擠占客戶保證金的情況發生，另一方面在營業部現金流不足時總部所給予的自有資金支持也是營業部持續經營的重要保證。其次，減少資金沉淀，提高資金使用效率；在行情較好時，營業部的現金流入除了可以支付日常開支外，可能存在大量的現金節余，如果將其集中統一使用，可以進一步增強資金的盈利能力。第三，實現費用和支出的合理支付，降低費用開支水平，促進經濟效益的提高?？偛堪凑蘸硕ǖ臓I業部費用與支出預算數將資金劃至營業部的自有賬戶，不僅有利于總部對公司整體費用與支出水平的控制，也會促進營業部從實際支付的角度加強成本費用管理，保證經營計劃的完成。第四，該制度是實現全面預算管理的重要手段。費用預算管理是全面預算管理重要組成部分，“收支兩條線”一方面將促進營業部不斷提高本單位的預算水平，另一方面有效的保證了費用預算的執行。

“收支兩條線”的設計和具體實施方法如下：

首先，進行收入歸集的流程設計。一是賬戶的設立。“收支兩條線”主要涉及三個銀行賬戶：公司清算中心的自有資金賬戶、公司總部的基本存款戶及營業部的自有資金賬戶，原則上營業部只開立唯一的自有資金收付銀行賬戶，并且要實現總部與營業部的賬戶網銀聯結?？偛繉I業部的撥款通過內部往來的專門明細科目核算記錄。二是登記結算公司自有資金的劃付。公司計劃財務部負責每日對營業部上報傭金等自有資金進行審核，并向客戶資產存管部發出劃撥指令，將傭金等收入從中國登記結算上海分公司和深圳分公司結算備付金客戶賬戶劃入結算備付金自有賬戶。目前公司已建立營業部自有資金上報系統，并由計財部指定專人將每家營業部自有資金明細與客戶資產存管部費用明細、集中監控系統柜臺數據中的傭金明細進行核對，并制作營業部內部清算“客戶”轉入內部清算“自有”明細表交客戶資產存管部。自有資金劃轉流程如圖3。

圖3　自有資金劃轉流程圖

其次，進行費用下撥的流程設計。一是費用的確定。每月公司計財部根據營業部的費用預算和現金預算，結合營業部實際、調整預算后確定下劃營業部的費用。如果上月有除傭金外的現金性收入，下劃的費用要將營業部上月收到的現金性收入扣除。二是費用的劃轉。公司計財部根據確定后的費用金額向公司清算中心發出劃款指令，分別從各營業部清算自有資金賬戶將資金劃至總部自有資金賬戶，總部自有資金賬戶再將該費用劃至各營業部的賬戶。三是資本性支出資金撥付。營業部的資本性支出均需要專項批復。營業部需向計財部提交經公司經理辦公會批復同意的項目任務書，以及包括本次用款的項目和金額等在內的書面申請，計劃財務部進行審核，并報公司總經理批準后，向該營業部撥款或由公司相關部門辦理集中采購。四是預算外事項資金的撥付。營業部有預算外資金支出需要撥付的，需書面向總部相關部門提出申請，并向計劃財務部上報經營業部總經理和財務負責人簽字的《申請資金報告單》，經審核無誤后報公司主管領導批準，再將資金劃回各營業部自有資金賬戶?！笆罩蓷l線”的流程見圖4。

圖4　“收支兩條線“資金流程圖

（3）自營資金管理和控制。自有資金調入自營資金賬戶時，證券投資部應根據公司投資決策委員會審定的自營資金額度和操作計劃，提交自營業務用款申請，由計劃財務部審核后，報公司主管領導批準后劃款。超出部分必須要由公司投資決策委員會重新審批、決議。自營資金調回自有資金賬戶時，計財部填寫“資金劃撥單”并經公司主管領導批準后，由計財部向客戶資產存管部發送“劃款通知”，由存管部將資金從登記公司自營賬戶劃入公司自有資金賬戶；同時書面通知自營資金戶所在營業部，辦理相關存取款手續。自營資金的調撥只能在登記公司的自有資金賬戶與已報備的銀行自有資金賬戶之間劃轉，自營資金的劃撥必須以公司名義，禁止以個人或其他單位名義從自營賬戶調出資金；由計財部指派專人到營業部打印資金流水單，與公司財務核對。

［1］賈凱建：《證券公司財務內控制度體系的設計》，《中國科技信息》2012年第9期。

［2］王立彥：《會計控制與信息系統》，東北財經大學出版社2005年版。

（編輯朱珊珊）