醫(yī)院耗材中心庫的業(yè)務(wù)運(yùn)行流程再造*

◆曹紅儒 李帥帥 張恩科 高敬龍

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醫(yī)院耗材中心庫的業(yè)務(wù)運(yùn)行流程再造*

◆曹紅儒1李帥帥2張恩科2高敬龍2

對當(dāng)前醫(yī)院耗材中心庫的管理現(xiàn)狀和職能定位進(jìn)行了系統(tǒng)分析，指出了其可能面臨的問題，并對耗材中心庫在醫(yī)院物資管理中的職能進(jìn)行了重新定位，對其業(yè)務(wù)運(yùn)行關(guān)鍵流程進(jìn)行科學(xué)設(shè)計(jì)，以提高醫(yī)院耗材管理水平。

耗材供應(yīng)；中心庫；職能定位；流程設(shè)計(jì)

First-author's address Central Hospital of Xianyang, Xianyang, Shaanxi, 712000, China

醫(yī)院耗材中心庫在醫(yī)用耗材的供應(yīng)服務(wù)及危重病人搶救的工作中承擔(dān)著重要作用。當(dāng)前，醫(yī)用耗材種類繁多、數(shù)量龐大，在有效地滿足臨床專科需要、提高醫(yī)用耗材的使用效率、降低醫(yī)療成本、減少浪費(fèi)的前提下，陜西省人民醫(yī)院于2009年開始探索如何使醫(yī)院的醫(yī)用耗材在領(lǐng)用、庫存管理以及物流配送上更趨合理和科學(xué)。流程再造成為該院耗材中心庫優(yōu)化醫(yī)用耗材管理模式的選擇。

1 管理現(xiàn)狀

醫(yī)院耗材中心庫是醫(yī)院醫(yī)用耗材應(yīng)用的保障基礎(chǔ)，在日常的供應(yīng)服務(wù)和管理中扮演著重要角色。中心庫在醫(yī)用耗材的計(jì)劃、驗(yàn)收、入庫、存儲、出庫、配送等環(huán)節(jié)過程中的效率及精細(xì)化程度，對醫(yī)用耗材的管理水平和服務(wù)質(zhì)量具有重要影響。

(1)當(dāng)前，多數(shù)醫(yī)院耗材中心庫的運(yùn)行現(xiàn)狀是傳統(tǒng)“你買我存”的管理方式，醫(yī)院耗材中心庫的作用僅停留在耗材的中轉(zhuǎn)或過票，出入庫管理僅限于數(shù)量的登記和統(tǒng)計(jì)，與具體耗材使用無法建立一一對應(yīng)關(guān)聯(lián)，造成耗材的采購隨意和領(lǐng)用無序，埋下醫(yī)療安全隱患[1]。

(2)醫(yī)用耗材消耗量的迅速上升和使用品規(guī)的不斷增加，以及醫(yī)院庫存保有量大幅增加(既包括中心庫房庫存也包括科室?guī)旆繋齑?，嚴(yán)重占用了醫(yī)院大量的流動資金。如何在保證醫(yī)院正常業(yè)務(wù)開展的前提下減少庫存,加速資金周轉(zhuǎn),避免變質(zhì)浪費(fèi)，是醫(yī)院管理者必須研究的問題。

(3)隨著醫(yī)用耗材在醫(yī)療活動中的地位和作用不斷提升，臨床科室對醫(yī)用耗材的供應(yīng)質(zhì)量、供應(yīng)速度等要求越來越高，如何利用現(xiàn)代化的手段不斷提高耗材供應(yīng)服務(wù)質(zhì)量，是耗材管理部門面臨的巨大考驗(yàn)。要解決上述難題，首先要理清醫(yī)院耗材中心庫房的職能定位，然后設(shè)計(jì)出相應(yīng)的流程與執(zhí)行方法，達(dá)到管理的目標(biāo)。

2 職能定位

醫(yī)院耗材中心庫的職能定位是其開展服務(wù)和管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。其職能定位以提升服務(wù)質(zhì)量和管理水平為目標(biāo)，其重點(diǎn)內(nèi)容包含以下方面：

(1)負(fù)責(zé)建立采購計(jì)劃運(yùn)行機(jī)制，確保醫(yī)院耗材流動始終處于可控狀態(tài)，既要保障供給，又要保持較高的庫存周轉(zhuǎn)率，節(jié)約流動資金。(2)承擔(dān)庫存管理責(zé)任，確保耗材驗(yàn)收、入庫、倉儲、發(fā)放等環(huán)節(jié)高效運(yùn)轉(zhuǎn)并有章可循，保證耗材質(zhì)量安全，提高臨床服務(wù)水平。(3)掌握和監(jiān)管耗材的準(zhǔn)確流向，避免醫(yī)用耗材非正常流失，同時杜絕臨床在耗材收費(fèi)時出現(xiàn)多記、少記、冒記、串記等誤差，保護(hù)醫(yī)院利益，維護(hù)患者權(quán)益。(4)建立醫(yī)用耗材溯源性管理機(jī)制，并承擔(dān)耗材不良反應(yīng)監(jiān)測和報告任務(wù)。

3 流程再造

基于醫(yī)用耗材中心庫新的職能定位，必須對醫(yī)用耗材的院內(nèi)業(yè)務(wù)運(yùn)行流程進(jìn)行再造設(shè)計(jì)，目標(biāo)是建立計(jì)劃采購、嚴(yán)格質(zhì)控、高效流通、合理使用、準(zhǔn)確收費(fèi)、減少浪費(fèi)、杜絕流失、確保安全的醫(yī)療耗材使用管理體系及長效運(yùn)行機(jī)制。

3.1 運(yùn)用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)提高工作效率

物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就是通過各種識別、感應(yīng)和定位等信息傳感設(shè)備，采集任何需要監(jiān)控、連接、互動所需要的信息，形成網(wǎng)絡(luò)，以快速實(shí)現(xiàn)物與物、物與人等的網(wǎng)絡(luò)連接，以方便識別、管理和控制[2]。因此，現(xiàn)代醫(yī)院耗材中心庫流程再造必須建立醫(yī)院內(nèi)部獨(dú)立運(yùn)行的耗材物聯(lián)網(wǎng)，其技術(shù)路線設(shè)計(jì)拓?fù)鋱D如圖1所示。

圖1 醫(yī)院耗材中心庫物聯(lián)網(wǎng)設(shè)計(jì)拓?fù)鋱D

3.2 入出庫管控保證耗材質(zhì)量

醫(yī)院耗材中心庫承擔(dān)著耗材的日常出入庫管理工作，醫(yī)用耗材行政主管部門對醫(yī)療器械和耗材的監(jiān)督力度逐年加強(qiáng)，特別是對一次性醫(yī)療耗材的采購來源、驗(yàn)收入庫、倉儲保管等的監(jiān)督日趨規(guī)范，因此在耗材入庫和出庫這樣的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上，健全完善耗材管理制度并利用必須的流程加以控制，才能保證耗材的供應(yīng)質(zhì)量[3]。

(1)采購來源。查驗(yàn)資質(zhì)是否齊全、生產(chǎn)資格和流通渠道是否合法、采購程序是否合規(guī)[4]。

(2)驗(yàn)收入庫。驗(yàn)收是入庫的必備條件。目前，國家行政主管部門對耗材的驗(yàn)收只有原則規(guī)定并無具體的實(shí)施細(xì)則。一般而言，耗材驗(yàn)收應(yīng)包括耗材的包裝、送貨單、通用名稱、規(guī)格型號、產(chǎn)地、數(shù)量、耗材批號或序列號、耗材有效期、滅菌批號、耗材注冊證號、中文標(biāo)簽、檢驗(yàn)報告單及合格證等[5]。

(3)倉儲保管。保證庫房的溫濕度、通風(fēng)、防潮等基礎(chǔ)要求，并對有特殊要求的材料單獨(dú)放置，同時記錄倉儲環(huán)境變化信息等。

3.3 計(jì)劃環(huán)節(jié)進(jìn)行流量控制

普通耗材的購置流程是:科室申請—中心庫匯總并建立計(jì)劃—采購員執(zhí)行采購—中心庫倉儲—臨床科室領(lǐng)用。可見，申請、計(jì)劃和領(lǐng)取不僅決定著醫(yī)院需購置耗材的品種和規(guī)格，也決定了著需采購耗材的數(shù)量。因此，科學(xué)地限制計(jì)劃購置耗材的數(shù)量，可有效改變科室隨意申請耗材而造成的二級耗材庫積壓的現(xiàn)象。醫(yī)用耗材中心庫制定購置計(jì)劃及科室發(fā)放量應(yīng)參考本科室既往該耗材的消耗量和當(dāng)前二級庫存量，同時考慮科室業(yè)務(wù)突變因素的影響，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院耗材中心庫對耗材流量的合理控制，減少醫(yī)院資金積壓，提高周轉(zhuǎn)效率。

3.4 使用過程中的流向監(jiān)管與溯源

醫(yī)院耗材中心庫的職能除耗材保障服務(wù)外，應(yīng)對耗材的使用去向(包括使用過程中出現(xiàn)的不良事件)進(jìn)行監(jiān)管，這既是醫(yī)院精細(xì)化管理的趨勢，同時也是相關(guān)規(guī)章制度要求。

醫(yī)院耗材中心庫房執(zhí)行的耗材出庫手續(xù)，將形成臨床科室二級庫存。通過耗材庫系統(tǒng)與醫(yī)院HIS系統(tǒng)、醫(yī)生工作站及護(hù)士站建立信息互聯(lián)，構(gòu)建耗材物流過程中實(shí)物與信息的對應(yīng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)耗材計(jì)劃領(lǐng)用和使用的關(guān)聯(lián)。使用過程中的流向監(jiān)管，可實(shí)現(xiàn)對二級庫存的監(jiān)管，達(dá)到對耗材使用去向的跟蹤。通過消耗信息與前端采購信息、供應(yīng)信息的對照可實(shí)現(xiàn)耗材溯源。同時，條碼技術(shù)的應(yīng)用大大減少了使用過程中的出錯幾率，提高了工作效率。

4 小結(jié)

本研究提出的耗材中心庫的職能定位與業(yè)務(wù)運(yùn)行流程再造旨在建立職能科學(xué)、定位準(zhǔn)確、流程合理、運(yùn)行高效的醫(yī)院中心庫房耗材管理體系和服務(wù)機(jī)制。

陜西省人民醫(yī)院自上世紀(jì)90年代初，即開始探索研究耗材中心庫管理模式，開發(fā)了醫(yī)用耗材全流程管理系統(tǒng)，當(dāng)前已全面推廣，且實(shí)踐效果顯著。(1)醫(yī)院建立了以耗材中心庫為核心，與計(jì)劃、采購、使用密切相關(guān)的醫(yī)用耗材院內(nèi)物流新秩序；(2)實(shí)現(xiàn)了實(shí)物移庫和信息印證與跟蹤，實(shí)現(xiàn)了耗材流向監(jiān)管，并將醫(yī)用耗材綜合計(jì)費(fèi)差錯率下降到0.08%；(3)健全了耗材計(jì)劃管理，實(shí)現(xiàn)了耗材流量控制，使得醫(yī)院耗材常備庫存量下降80%以上，原則上節(jié)省了醫(yī)院2個月耗材流動資金。

[1] 戴 捷，馮璐瓊.醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)用耗材的物流管理與研究[J] . 中國醫(yī)學(xué)裝備，2012，9 ( 4) : 56 - 58.

[2] 李帥帥,施 安,張恩科,等.編碼技術(shù)及其應(yīng)用[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2012,19(2):67-68.

[3] 中華人民共和國國務(wù)院.國務(wù)院第650號令,醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例[S].2014.

[4] 張恩科,郭惠涵,韓 偉,等.供應(yīng)目錄庫的建立與實(shí)踐[J].中國衛(wèi)生質(zhì)量管理,2012,19(2):61-62.

[5] 李帥帥,郭惠涵,王 鳳,等.醫(yī)用耗材資質(zhì)檔案管理要點(diǎn)與方法[J].中國醫(yī)療設(shè)備,2014,29(12):90-92.

修回日期：2016-04-05

責(zé)任編輯：姚 濤

Business Process Reengineering for Hospital Consumable Supply Central Warehouse

CAO Hongru,LI Shuaishuai,ZHANG Enke,et al.

Chinese Health Quality Management，2016,23(5):76-78

With the increase in variety of medical consumables and consumption, and the enhanced requirement of elaborating managements, the traditional "store-after-buy" extensive management mode has been lagging behind the situation. Based on the function positioning of consumable supply central warehouse in hospital materials management, its key process was scientific designed to improve the level of hospital consumable management.

Consumable Supply;Central Warehouse;Function Positioning;Process Design

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.5.23

陜西省科技統(tǒng)籌創(chuàng)新工程計(jì)劃，重大產(chǎn)品群，醫(yī)用耗材鏈路管理規(guī)范研究與全

2016-03-08

流程信息系統(tǒng)開發(fā)，批準(zhǔn)編號2012KTCQ03-06

曹紅儒1李帥帥2張恩科2高敬龍2

1 咸陽市中心醫(yī)院 陜西 咸陽 712000

2 陜西省人民醫(yī)院 陜西 西安 710068

曹紅儒：咸陽市中心醫(yī)院設(shè)備科主任

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