市縣銀行檔案工作的作用及其完善——基于泰州市銀行檔案執法檢查的分析

于勇

（泰州檔案局，江蘇泰州，225300）

市縣銀行檔案工作的作用及其完善——基于泰州市銀行檔案執法檢查的分析

于勇

（泰州檔案局，江蘇泰州，225300）

市縣銀行檔案是市縣銀行金融機構在各項工作活動中形成的具有查考利用價值的各種門類和載體的檔案資料的總稱，是其經營管理活動的重要組成部分，是各項工作活動的真實記錄和原始憑證。做好市縣銀行檔案工作對于提高單位管理水平，防范金融風險，構建社會信用體系，促進文化建設發揮著重要作用。

一、市縣銀行檔案工作的重要性

1.是銀行內部管理的基石，體現單位的管理水平

銀行檔案是銀行經營管理活動的直接歷史記錄，是銀行的核心信息資產。銀行檔案工作與銀行各項經營管理活動緊密相連，相互作用、相互影響，是銀行內部管理的基石，是一個單位規范管理的基礎。銀行檔案數量大、門類多、涉及面廣，每一門類檔案都是備查的依據。為了更好地開展各項活動，管理者或經營者需要依靠大量的檔案熟悉情況、制定計劃、總結經驗教訓、處理日常事務。完整齊全、整理規范的檔案，有助于領導科學決策，為銀行各項工作的開展提供便利。

2.有助于防范銀行金融風險

市縣銀行金融機構風險管理體系的建立很大程度上依賴檔案作用的發揮。風險的產生往往與信息的不確定以及信息的不對稱有關，日常管理中由于信息缺失造成經營風險。良好的內控是市縣銀行金融機構開展風險管理的基礎，而檔案工作則是內控開展的保障。做好事前事中事后客戶資料的收集，動態監控客戶資金的使用情況，建立完善的授信檔案制度，有助于降低市縣銀行金融機構的信用風險、操作風險和法律風險。

3.有助于構建社會信用體系

隨著市場經濟的繁榮和發展，人們經濟上的交往日益頻繁，與各金融機構間的往來與日俱增，帶來的各種糾紛不斷上升。銀行檔案與老百姓的關系越來越密切，許多矛盾、糾紛離開檔案無法解決，例如有些經濟往來、存貸糾紛都必須通過查閱銀行的檔案憑證來證實。銀行整理的授信檔案記錄了企事業法人客戶、非法人經濟組織、個體工商戶和自然人客戶以往的信貸記錄，是否有逾期或違約的不良記錄，從一個側面證明了他們的信用程度。

4.有助于促進銀行機構的文化建設

通過檔案編寫行業志、編輯專題片、開展宣傳報道等來樹立銀行形象，既為歷史服務又為現實服務；通過舉辦各種業務宣傳活動，既可以擴大業務量提高工作效率，又借此擴大了銀行的社會影響，提高了知名度；通過員工風采、技能比賽、群團活動等檔案的展示，則可增強員工的歸屬感和集體榮譽感。

二、泰州市縣銀行檔案工作存在的問題與不足

為深入貫徹實施《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《江蘇省檔案管理條例》，2016年5—6月泰州市檔案局和泰州市銀監分局聯合組成檔案執法檢查組，對全市部分銀行業金融機構的檔案工作進行了專項執法檢查。

從檢查的總體情況看，大多數銀行業金融機構的檔案工作管理水平有了一定的提高，檔案工作服務社會的能力進一步提升。主要表現在：檔案法治意識普遍增強、檔案硬件投入不斷加大、檔案管理水平有所提高、檔案信息化建設逐步推進，檔案開發利用初顯成效。檢查中也發現存在一些問題：

1.硬件建設與業務發展不匹配

首先，檔案庫房大都難以滿足日益增長的檔案保管需求。特別是市縣銀行金融機構的檔案不再向當地國家檔案館移交，每天產生的會計憑證等檔案使市縣銀行金融機構檔案庫房緊張的狀況日益突出。其次，設施老化、設備不齊全。例如，有的庫房沒有防盜門窗、沒有裝遮光窗簾，鐵皮檔案柜厚度和規格不達標，沒有安裝空調、去濕機。再次，新成立的小商業銀行承租的地方受制于辦公面積，庫房如同資料室，保管條件很差，根本談不上檔案“十防”要求。

2.檔案的完整性和集中度不夠

銀行檔案不僅數量大、內容豐富，而且門類多、專業性強。隨著銀行管理體制改革與銀行業務的不斷拓展，銀行業務逐步由分業經營轉向綜合經營，銀行檔案的類型、載體形態更加復雜多樣，銀行檔案基礎業務建設既有傳統內容，又增加了新的對象。例如：理財、保險、企業債等中間業務文檔的增加未能及時歸檔；傳統照片檔案、實物檔案也不能及時整理歸檔；文書檔案、科技檔案、人事檔案集中在辦公室、基建處、人事處等不同的部門，業務檔案也集中在不同的業務部門，未能集中管理，造成歸檔不齊全，不能集中統一保管。

3.同業競爭的加劇使檔案機構、人員的質和量得不到保證

市縣銀行金融機構檔案工作面臨人員不足、隊伍不穩的問題。以泰州市為例，具有法人資格的銀行目前有31家，還有3家正在組建，同業競爭非常激烈。為了提高效益，銀行職員往往一崗多職，在單位內部，領導對檔案人員關心使用不夠，大多數檔案人員身兼數職、調換頻繁，崗位熱情降低，沒有時間和精力從事檔案管理工作。再加上業務素質欠缺，檔案員的知識、技術不能及時更新，直接影響了檔案的規范整理和按時歸檔移交、鑒定銷毀。受到利益驅動和職業發展空間影響，人員在不同銀行金融機構之間跳槽。這些因素難以保障檔案工作的順利開展。

4.看門守攤，被動利用

保管好檔案，讓檔案便于長久使用，固然是一項職責，但更重要的是要為社會日益增長的檔案需求服務。由于認識上的偏差，人們更多地認為檔案的利用價值只是提供借閱服務，造成工作上側重保管，被動查閱利用，檔案的資源作用未得以充分發揮。一言以蔽之，重藏輕用，利用不足。

三、市縣銀行金融機構檔案工作思路及對策

1.超前規劃或移庫改造，建立符合檔案專業標準的檔案中心

目前，各地銀行金融機構隨著自身的壯大和業務的發展，大都在籌建或建立新的辦公中心，也有的由政府統一安排入住金融中心，為建立新的檔案中心或移庫改造提供了契機。以泰州市為例，啟動新建6家，將入住金融中心11家，正在改造5家。為了確保檔案的安全保管，市縣銀行金融機構要加大對檔案基礎設施的投入，超前規劃，合理安排，按照國家對檔案安全保管的要求，力求做到功能合理、流程便捷，檔案庫房、工作室、閱檔室三分開。庫房承重不少于1200千克每平方米，預留陳列室，同時配置必要的現代化設施設備，采取防火、防盜、防蟲、防霉、防光、防塵、防水(潮)、防有害氣體等措施，不斷改善現有檔案保管條件，并預留空間滿足一定時期內檔案數量增長的需要，確保檔案實體的絕對安全。同時，還要重視檔案信息化建設過程中檔案信息網絡、操作系統、檔案數據庫的安全防護，采取各種有效措施，確保檔案信息安全。

對于庫房面積不足，暫時又不具備建立檔案中心的單位，要解決好脹庫問題，則必須積極想辦法增加庫房面積，并及時開展對已過保管期限檔案的鑒定銷毀工作。

2.做到各種門類載體檔案歸檔齊全、集中管理

銀行檔案部門要狠抓銀行檔案綜合管理，適時跟蹤新型業務，將各種門類和載體檔案納入到檔案工作范疇，不僅要重視銀行傳統的文書、會計、科技、人事等檔案的管理，而且要重視銀行負債業務、資產業務、中間業務、國際業務、內部控制與稽核、風險等各種業務檔案的管理。例如，2016年5月13日銀監會發布《關于商業銀行代理銷售義務的通知》，要求銀行開展錄音錄像雙錄并歸檔，對銀行和客戶雙向保護。銀行不必擔心“碰瓷”，投資人不要擔心“忽悠”。要根據銀行當前工作需要和發展趨勢，認真分析研究、科學劃定并適時調整銀行檔案的收集范圍，把具有保存價值、應該歸檔的文件材料收集齊全。要避免銀行內部機構檔案管理各自為政、分散管理的現象，做到檔案工作統籌協調，檔案實體相對集中，檔案信息高度集中。

3.健全機構，提高人員素質，將專兼職人員檔案工作列入績效考核

進一步健全銀行檔案工作機構，不斷加強檔案工作力量。檔案機構是市縣銀行金融機構檔案工作得以正常開展的體制和機制保障。檔案工作要順應市縣銀行金融機構管理體制改革的要求，使檔案工作在市縣銀行金融機構改革與發展過程中得到加強。市縣銀行金融機構要在分行建立工作機構，在支行建立相對獨立的檔案工作機構，切實履行檔案工作職能。

要根據各自工作現狀、檔案數量等情況，在分行配備相應數量的專職檔案工作人員，并確保檔案人員的相對穩定。檔案工作人員的業務素質要適應新形勢下市縣銀行金融機構檔案工作的需求，不斷提高業務能力。要采取多種形式，加大檔案教育培訓力度，瞄準現代技術的應用與發展，提高檔案人員的崗位適應能力和對相關新技術的掌握程度，提高檔案員的創新能力。要完善人才引進培育體系，吸納優秀人才，努力培養和造就一批高素質人才，保證檔案工作的高效開展。要運用績效考核等激勵機制，激發市縣銀行金融機構檔案工作者的積極性、主動性和創造性，實現檔案工作的不斷創新和可持續發展。

4.增強檔案利用的主動性、效益性

銀行檔案工作要緊跟銀行改革發展的步伐，以銀行各項業務開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里為原則，特別是要圍繞銀行中心業務工作，服務銀行重點任務，使檔案工作與各項工作協調發展。

檔案工作的生命力在于利用，強化利用、凸顯效益是檔案工作的出發點和落腳點。利用形式要多樣，檔案機構要適應形勢任務的發展變化，把握機遇，找準定位，積極融入，切實增強檔案服務能力，提升檔案工作的社會貢獻力和影響力，從而發揮其價值，創造效益。檔案人員要以各種形式和途徑積極主動地開發檔案資源，為銀行的改革發展服務。要樹立主動服務意識，努力提高銀行檔案工作質量，圍繞銀行中心工作，主動開展服務；要樹立超前服務意識，密切關注銀行當前和今后的發展，有預見性地開展服務；要樹立效益意識，善于捕捉有用的信息，及時找準服務的切入點，提供有效服務，發揮檔案工作的資源效益。

［1］武旭.中小銀行檔案管理系統知識化升級［J］.北京檔案，2015（3）.

［2］張筠.銀行檔案信息系統建設與資源整合［J］.北京檔案，2014（10）.

［3］王景星.銀行檔案管理的高效節能性研究——青島銀行條碼管理模式實例分析［J］.中國檔案，2014（1）.

［4］靳伊敏.淺談銀行檔案信息資源的開發與利用［J］.黑龍江檔案，2012（5）.