大數據時代地稅數字檔案室建設的建議

張志忠 朱水琴 沈偉民

（蘇州地方稅務局，江蘇蘇州，215004）

大數據時代地稅數字檔案室建設的建議

張志忠 朱水琴 沈偉民

（蘇州地方稅務局，江蘇蘇州，215004）

蘇州地稅稅收業務檔案集約化管理項目鑒定會

當前，信息技術飛速發展，數字化、網絡化和信息化成為主旋律，我們已經不可逆轉地進入了大數據時代?？v觀檔案發展史，從簡牘到云端，檔案工作都是適應科技重大發展，不斷自我更新檔案管理內容和管理手段，從而使檔案工作獲得更廣闊的發展空間。面對大數據時代的機遇和挑戰，地稅數字檔案室建設的重要性和緊迫性日益凸顯。大數據時代要求地稅檔案工作與時俱進，信息技術的日新月異也給地稅數字檔案室建設帶來了新的研究課題。

一、大數據時代數字檔案室的定義和內涵

（一）數字檔案室的定義

2014年國家檔案局制定《數字檔案室建設指南》，將數字檔案室定義為，機關在履行職能過程中，運用現代化信息技術對電子檔案和傳統載體檔案數字副本等數字檔案信息進行采集、整理、存儲、管理，并通過不同類型網絡提供共享利用和有限公共檔案信息服務的檔案信息集成管理平臺。

（二）地稅數字檔案室的內涵

地稅數字檔案室是在履行稅收工作職能過程中建立的，以電子檔案為對象，以計算機等數字設備為手段，以網絡為媒介，收集、管理和存儲本單位辦公自動化系統、業務系統等產生的電子文件，以及室藏歷史檔案數字化所產生的電子檔案信息，并提供稅務檔案信息共享利用服務的虛擬檔案室，是大數據時代信息化條件下檔案室的“升級版”。

（三）大數據與地稅數字檔案室

地稅數字檔案室的核心是檔案數字資源，這個資源則是由大數據構成。數字檔案室具有大數據特征，主要體現在檔案數據的規?！按蟆薄n案數據的類型“繁”和檔案數據的價值“高”三個方面；同時，大數據對地稅數字檔案室建設具有重大影響，主要體現在檔案大數據的獲取、檔案大數據平臺的建設、檔案大數據的分析和檔案大數據的應用四個方面。海量的地稅檔案數據需要建設系統、規范、高效的數字檔案室，通過數字檔案室管理、挖掘檔案數據更大的利用價值。而地稅檔案在數字化及數據庫建設過程中產生和積累的數據也已具備了大數據4個V的特征。

二、大數據時代地稅數字檔案室建設的必要性

大數據是繼web2.0、云計算、物聯網之后近幾年來最為炙熱的一個詞語，也引發了信息科技領域越來越多的關注與投入。檔案工作也不例外，從上古的結繩記事到如今源源不斷的信息流，大數據時代的到來也給檔案事業發展帶來了機遇和挑戰，加強地稅數字檔案室和智慧檔案室建設勢在必行。

（一）建設地稅數字檔案室是大數據挑戰的必然結果

在大數據時代，地稅檔案部門面臨著紛繁復雜的數據給檔案管理帶來的挑戰。數據的增多已經使得傳統的檔案管理變得十分困難。尤其是紙質檔案管理，業務數據的增多，為紙質檔案管理的分類、編目和歸檔、查閱等多項檔案管理工作都帶來復雜性和不易操作性，紙質檔案管理容易導致檔案管理工作出現錯誤，反而增加檔案管理工作的難度。紙質檔案管理迫切呼喚檔案現代化。建設地稅數字檔案室，是檔案室功能在大數據時代的延伸，是適應信息社會發展的需要。

（二）建設地稅數字檔案室是檔案信息共享的必然要求

近年來，地稅部門積累了大量業務檔案，隨著信息化技術在各領域的不斷滲入，利用者對檔案信息利用的時間、空間和手段等觀念也發生了根本的轉變，越來越要求不受時間和空間的限制而快速獲取所需要的檔案信息。建設地稅數字檔案室，是實現檔案信息資源高度共享的必然要求，可改變過去“原始保管，手工檢索，上門利用”的落后局面，使稅務工作人員、納稅人足不出戶就能從網上利用檔案，能夠提升稅務檔案的查準率和查全率，有利于促進檔案服務能力拓展。

（三）建設地稅數字檔案室是檔案工作發展的必然趨勢

2013年10月，國家檔案局在江蘇太倉召開了全國數字檔案館（室）建設推進會，會議提出要用15年左右的時間，建成以數字資源為基礎、安全管理為保障、遠程利用為目標的數字檔案館（室）體系。2014年，中辦、國辦印發《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，要求各地區、各部門、各單位把數字檔案館（室）建設列入信息化建設整體規劃。2014年9月，江蘇省委辦公廳、省政府辦公廳《關于加強和改進新形勢下全省檔案工作的意見》明確要求瞄準一個方向，把數字檔案館（室）建設作為“十三五”期間檔案事業發展的主要任務。因此，地稅數字檔案室建設是新形勢下檔案工作發展的必然趨勢。

三、大數據時代蘇州地稅系統數字檔案室建設的實踐

蘇州地稅系統以稅收檔案現代化為目標，以5A級數字檔案室創建為契機，按照“統籌規劃、循序漸進，需求導向、保證安全，合理適用、穩步實施”的原則，將數字檔案室建設作為一項系統工程，全盤考慮，整體布局，統一部署，同步建設，務求實效，努力提高數字檔案對稅收中心工作的保障能力和服務水平，探索了大數據時代蘇州地稅檔案資源管理與利用的新途徑。

（一）以搭建“三個平臺”為主體建設地稅數字檔案室

1.搭建海量電子檔案集中管理的“數字平臺”。大數據時代，海量電子檔案數據需要集約化管理的平臺。蘇州地稅基于集約化管理的理念，緊密圍繞檔案資源共享，有效整合檔案資源。2013年8月，蘇州地稅成立檔案管理中心，創新實施業務檔案集約化管理，在全市地稅系統推廣應用江蘇省地方稅務局電子檔案管理系統，形成檔案集中統一管理與服務的工作機制。2015年，將原電子檔案庫內的文書、照片等其他七個門類檔案全部導入省局電子檔案管理系統，在全省地稅系統率先搭建了電子檔案集中統一采集、管理、利用的“數字平臺”，為海量數字檔案現代化管理提供了必要的基礎平臺和數據支撐。數字平臺搭建后，辦稅資料可隨時歸檔、便捷利用，極大地減輕了納稅人重復報送紙質資料的負擔。

2.搭建海量電子檔案查閱利用的“網絡平臺”。大數據時代，海量電子檔案數據需要網絡化利用的平臺。蘇州地稅基于“局域網+數字檔案”思路，建立涵蓋各基層單位、機關各部門的全系統內部網絡體系，安裝防火墻、殺毒軟件、路由器等網絡設施，關鍵運用節點間采用光纖接入，保證網絡安全、數據流暢交換和便捷利用。各單位、各部門可依托電子檔案管理系統，依權限查詢、調閱各類檔案信息，實現“一鍵查詢”。自系統運行以來，在線查閱案卷次數達5.75萬次，大大節約了各單位、各部門往返檔案室的時間。

3.搭建海量電子檔案安全運行的“保障平臺”。大數據時代，海量電子檔案數據需要安全運行的保障平臺。蘇州地稅基于安全保障思路，通過授權控制、文件控制等先進的信息化技術，實現對檔案數據的使用、存儲及傳輸安全的有效控制，使數字檔案的安全性和靈活性提升到一個新的層次。針對異地異質備案，建設雙活數據中心，定期對載體及其軟硬件環境進行檢測和備份，對電子檔案數據由備份系統實施存儲間的復制備份、存儲快照備份和磁帶離線備份，多重“保險”保障數字檔案室安全運行。

（二）以“三個亮色”為內涵建設地稅數字檔案室

1.開發電子檔案管理系統的“集成”功能。蘇州地稅基于前端控制與集成的建設理念，對省局電子檔案管理系統進行蘇州本地化改造，使OA辦公系統與電子檔案管理系統無縫集成，將OA辦公系統中的文件從起草到審核、簽發整個修改過程的元數據打包在線歸檔，實現電子文檔從形成、流轉、歸檔、利用的“一體化”管理，大大提高了檔案工作效率；將庫房溫濕度管理系統與電子檔案管理系統無縫集成，通過電子檔案管理系統實時監控庫房溫濕度，提升數字檔案室軟件系統的應用水平；將省局大集中征管業務系統、影印系統與電子檔案管理系統無縫集成，使業務電子數據定時自動更新到電子檔案管理系統。

2.全面建設稅務數字檔案的“數據庫”功能。檔案數字化是把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化形式存儲，網絡化形式互聯，形成一個有序結構的檔案信息庫。蘇州地稅按照“存量數字化”的思路，對尚在保管期限內的歷史檔案開展數字化加工外包。按照“增量數字化”的思路，各類稅務檔案按規定流程數字化，由檔案管理中心集中歸檔。截至2015年12月底，全市地稅系統數字化檔案19.3萬盒，376.5萬卷，圖形文件5594.3萬頁。對面廣量大的業務檔案，采用條形碼識別技術，建設目錄數據庫553.7萬條，保證目錄數據與實體檔案同步歸檔；建設全文數據庫，圖形數據與目錄數據庫一一對應；建設多媒體數據庫，做好音頻、視頻、照片檔案的收集、歸檔工作；建設多個專題數據庫，滿足部門和服務需求。

3.拓展數字檔案的多元化利用“增值”功能。蘇州地稅針對大數據時代數字檔案室的特點，不斷拓展數字檔案的多元化“利用”功能。拓展數字檔案查詢利用功能，有效推動風險應對。根據業務檔案反映的信息建立科學有效的風險指標，篩選識別并消除風險點4.76萬個，實現堵漏增收；全市地稅系統共開發設計4個三維展示館，圖文并茂地反映地稅事業的發展歷程，展示發展成果，弘揚地稅文化。目前已接待現場參觀1500人次，網絡瀏覽參觀10.8萬人次。大數據時代，蘇州地稅數字檔案室應用現代化技術，以其高效、便捷的特點，服務于“征、管、評、查”各環節，使“死檔案”變成了“活資源”，使檔案真正從庫房中“走出來”“亮起來”“用起來”。

歷史業務檔案數字化外包項目加工現場

四、地稅數字檔案室建設工作中遇到的難題

經過近年來的探索與實踐，蘇州地稅系統數字檔案室建設雖然取得了一定的成績，但在建設及應用過程中遇到了諸多問題和困惑，如檔案信息化建設理念還不夠強，數字檔案憑證意識還不夠強，數據量的成倍增長挑戰數據存儲能力，數據類型的多樣性挑戰數據挖掘能力，對大數據的處理速度挑戰數據處理的時效性，數據跨越內網傳播挑戰信息安全，大數據時代的到來挑戰人才資源等。

（一）數字檔案室建設理念有待增強

1.頂層規劃數字檔案室建設理念不強。隨著電子檔案管理系統的推廣應用，地稅人員對數字檔案室建設的重要性、電子檔案利用的便捷性已有足夠的認識，但檔案數字化、信息化、網絡化建設理念還不夠強，尤其是頂層制定信息化建設發展規劃時檔案數字化、信息化、網絡化內容納入少，使得地稅檔案數字化、信息化、網絡化建設尚未駛上快車道。

2.數字檔案憑證作用意識不強。政府各部門已全面實現辦公自動化，取消手工操作，電子文件開始作為正式文件使用，紙質材料也通過掃描儀影印產生電子數據進行立卷歸檔形成電子檔案，電子檔案的證據作用日益明顯。但在實際工作中，有的工作人員雖然也認為電子檔案利用方便快捷，但對數字檔案的憑證作用尚有疑慮，有的還習慣于查閱紙質檔案，束縛了電子檔案的利用。

3.檔案人員“管數據”理念不強。檔案室的核心是檔案載體所承載的信息全面“數字化”，通過對檔案信息大數據的深入分析處理和增值應用，賦予檔案數據更大價值，將成為未來檔案開發利用的重要內容。然而，目前數字檔案室檔案管理人員更多地偏向“管檔案”，“管數據”理念還不夠強，對大數據的分析、挖掘、利用尚屬缺位狀態。

（二）電子檔案數據管理及系統建設有待加強

1.數字檔案的收集還不夠完整。移交的檔案資料存在不夠完整現象，部分檔案仍滯留在部門或經辦人手上，直接影響數字檔案收集整理的完整性、準確性和時效性。

2.電子檔案管理系統還不夠穩定。由于電子檔案管理系統升級、改造、網絡等原因，電子檔案管理系統運行還不夠穩定，存在電子檔案管理系統登錄不上、電子檔案數據不能上傳、電子檔案數據無法保存、無法打開電子數據等問題，影響檔案數字化工作效率。

（三）新模式、新技術有待進一步研發應用

1.數字檔案對外利用功能尚欠缺。雖然蘇州地稅系統數字檔案室建設取得了初步成效，但目前數字檔案信息的利用仍主要集中在單位內部，在對外利用方面尚欠缺，有較大提升空間。

2.新技術有待研發應用。大數據時代，檔案系統中除了大量文檔之外，還有海量數據。目前掛接到電子檔案管理系統的影印件屬于海量數據，只能按管理碼或納稅人名稱等檢索，而不能對影印文件內容檢索。關鍵詞全文搜索、在線編研的新技術有待研發應用。

蘇州地稅局檔案工作五星級復查測評會

（四）稅務數字檔案安全防范措施尚需完善

1.電子檔案備份尚待完善。電子檔案資料雖然不怕蟲蛀、霉爛，但是存儲在計算機中的一系列數據，一旦發生系統故障、中毒、計算機硬盤損壞等問題，將會造成數據的丟失。目前雖已建立在線、近線、離線備份體系，但對照備份要求，仍需進一步完善。

2.電子檔案安全防范尚待加強。大數據時代，互聯網發展與運用引發了深遠變革，用網絡思維打開突破口，用互聯網為地稅檔案事業注入新的“興奮劑”，使地稅檔案事業煥發無窮活力，加速了地稅檔案事業的發展節奏，提高了稅務檔案的利用效率，但也面臨極大挑戰。在為利用者帶來諸多方便的同時，也存在不少安全隱患，必須進一步樹立安全意識，健全新模式下電子檔案安全防范體系，做好數字檔案安全防范工作。

（五）數字檔案室功能利用有待深化

1.復合型的檔案管理人才缺乏。檔案數字化、信息化要求高，科技含量也高，需要一支相對穩定的檔案數字化、信息化人才隊伍，但因檔案工作單一、發展前途受限等因素，缺乏計算機、檔案、稅務知識融合的復合型人才，制約了檔案數字化、信息化工作的持續推進。

2.政府各部門檔案協作機制有待進一步加強。由于權限制約，目前接收政府其他部門發送來的電子文件還不能實時導入電子檔案管理系統，需要人工進行接收和歸檔，影響了檔案管理效率的提高，政府各部門間檔案協作機制有待進一步加強，檔案數據共享有一定的利用空間。由于信息技術的飛速發展，各部門間電子檔案的保存格式需要進行統一，以便今后共享利用。

五、進一步加強大數據時代地稅數字檔案室建設的建議

大數據時代的到來給檔案工作帶來了機遇和挑戰，新時期檔案工作只有緊跟大數據時代步伐，緊密跟進本地區、本行業改革創新發展進程，大力加強檔案數字化、信息化和網絡化建設，檔案工作才能有新的生機與活力。地稅數字檔案室領域大數據的研究正在逐步啟動，如何對稅務檔案“大數據”進行有效的獲取、存儲、加工和利用，變得越來越緊迫，需要進一步研究與探索。為有效解決這些問題，建議從以下幾個方面進一步深化與擴展地稅數字檔案室建設。

（一）進一步增強大數據時代數字檔案室建設理念

1.進一步強化檔案信息化建設理念。在頂層制定信息化建設發展規劃時，全面考慮稅務檔案數字化、信息化、網絡化內容，將稅務檔案數字化、信息化、網絡化納入長遠發展規劃并細化要求。各級地稅部門要進一步加強對稅務檔案數字化、信息化、網絡化建設的組織領導，將其作為本單位一項基礎工作來抓。

2.進一步增強電子檔案憑證作用。有針對性地開展宣傳，將稅務數字檔案利用方式、利用步驟以生動的形式宣傳到每一位稅務干部，提升全員電子檔案憑證作用的認識。

3.進一步深化“管數據”的觀念。大數據時代，稅務檔案管理部門應轉變觀念，轉變管理職能，由“管檔案”向“管數據”拓展，制訂大數據戰略，整合現有檔案室藏資源，進行數據分析和深度挖掘，進而提高檔案資源的利用效率。

（二）進一步加強電子檔案數據管理及系統建設

1.進一步加強電子檔案數據歸檔管理。做好電子文件收集和歸檔工作，積極拓展檔案收集的范圍與途徑，完善電子檔案歸檔范圍和保管期限表，并進一步落實，對內容不齊全、資料不完整的及時督促補正，做到應歸盡歸。根據人員變動情況及時調整完善檔案工作領導機構及管理網絡，嚴格落實檔案數字化工作責任制，加強對檔案數字化工作的考核檢查和指導，將檔案數字化、信息化工作與本單位中心工作同部署、同推進、同考核，建立準確、完整的原始電子檔案數據庫。

2.進一步加強電子檔案管理系統建設。在現有電子檔案管理系統功能的基礎上，積極開展電子檔案管理系統本地化改造，不斷拓展電子檔案管理系統功能，著力增強電子檔案管理系統的穩定性、安全性，提高電子檔案掃描上傳和立卷、歸檔的速度，提高檔案數字化、信息化工作效率，逐步實現電子檔案管理系統與本單位核心業務軟件系統的深度融合，不斷提高數字檔案室建設水平。

（三）進一步依托新技術、新模式探索智慧檔案室建設

1.進一步研究檔案資源管理前沿技術。在電子化利用業務檔案的基礎上，針對使用過程中不斷出現的新情況、新問題，進一步研究應用先進技術，優化電子檔案查閱檢索利用功能，破解海量數據格式轉換，實現影印文件內容的關鍵詞檢索，提升電子化檢索效果，開發在線編研新功能，從而建設適應大數據時代背景下的地稅數字檔案室。

2.進一步構建“互聯網+數字檔案”新模式。探索“互聯網+數字檔案”模式，積極應用現代信息技術開展檔案利用服務。納稅人通過互聯網、微信等平臺提出查檔需求，通過身份驗證，查詢納稅人所需的自身數字檔案，改變傳統上門查檔模式，減少“來回跑”等現象，節約納稅人往來奔波的路程和時間，從而更加高效便利地提供檔案查詢服務，實現足不出戶“一鍵查詢”。

3.進一步探索新型智慧稅務檔案室建設。密切關注現代科技發展情況，積極探索智慧檔案室建設。從數字化應用向云存儲、大數據應用轉變，以“大數據”“物聯網”“云計算”等新一代信息技術為基礎，全面加快推進檔案信息的數字化，做好檔案大數據的收集、存儲、處理和數據結果的可視化呈現，積極開展檔案數據云存儲、檔案資源共享與遠程利用的探索，通過對檔案信息大數據的深入分析、處理和增值利用，賦予稅務檔案數據更大價值，最大限度地提高檔案資源的整合建設能力和開發服務能力。

（四）進一步做好稅務數字檔案安全防范

1.進一步完善電子檔案數據備份。在電子檔案數據在線、近線、離線備份的基礎上，完善電子檔案數據全方位實時備份，做到三套異質、異地備份，加強檢查抽查，發現問題及時修復，防止數據丟失，確保電子檔案數據安全可靠。

2.進一步加強對電子檔案的檢查。建立嚴密有效的電子檔案監督制約機制，理順本單位工作人員與檔案管理人員、基層各單位與檔案管理部門之間的職責關系，加強對電子檔案的檢查考核，避免出現管理“空檔”和崗位職責不到位等現象。定期或不定期地對電子檔案數據質量進行考核檢查，一旦發現數據不符、有虛假行為的，要嚴格追究直接責任人和相關負責人的責任，維護電子檔案的權威性和安全性。

3.進一步健全稅務數字檔案安全防范。在檔案數字化加工和電子文件歸檔、移交過程中，加強檔案數據安全的檢查和維護，保障檔案數字資源的安全，避免檔案數字化加工過程中對檔案原件的傷害；扎實做好檔案利用安全工作，增強保密意識，做好檔案保密審查，加強檔案信息鑒定，處理好保密與公開的問題，確定數字檔案開放范圍；開展電子檔案互聯網服務新模式時，把握內網數據可以推送到外網，外網不能抓取內網數據原則；做好電子檔案管理系統的安全管理，防止黑客攻擊，確保計算機和網絡安全，以維護檔案的安全。

（五）進一步深化地稅數字檔案室功能利用

1.進一步加快稅務檔案信息化管理人才的培養。檔案信息化管理專業人才是數字檔案室建設水平與質量的保障，尤其是既精通檔案管理又精通稅務知識、計算機技術的復合型人才，是目前數字檔案室建設過程中所急需的。加大培養和引進復合型人才的力度，才能確保地稅數字檔案室走得更遠。

2.進一步加強電子檔案增值利用。稅務檔案人員應積極參與本單位稅收征管業務建設，充分發揮電子檔案的證據作用和治稅管稅作用，加強與稅款征收、風險應對、稅務稽查、督察內審、績效考核、紀檢監察等部門的聯系，積極利用電子檔案資料做好業務檔案深度增值利用和非業務檔案的編研，充分發揮電子檔案存史、資政、育人作用。

3.進一步加強與政府各級部門協作。加強與政府各部門協作，開展電子公文實時導入的研究，做好政務公開信息電子檔案的收集與歸檔，積極探索民生檔案共享服務的信息化、網絡化，進一步構建全面覆蓋的資源體系、服務人民群眾的利用體系和確保檔案安全保密的安全體系。

［1］王鳳敏，蔣海琴.數字檔案室建設實踐與思考［J］.中國檔案，2012（1）.

［2］張梅.數字檔案室建設難題的思考［J］.辦公室業務，2015（24）.

［3］方小妹.論開展檔案數字化建設的實踐與思考［J］.黑龍江史志，2014（16）.