新形勢下做好衛生計生檔案工作的思考——以江蘇豐縣為例

張成方

（豐縣衛生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，221700）

新形勢下做好衛生計生檔案工作的思考——以江蘇豐縣為例

張成方

（豐縣衛生和計劃生育委員會，江蘇豐縣，221700）

檔案管理是衛生計生工作的重要組成部分。衛生計生檔案不僅是衛生計生事業發展歷程的全面記錄、服務衛生計生業務的重要基礎性工作，而且是涉及人民群眾切身利益的極其重要的基礎性民生檔案。近年來，豐縣縣鎮衛生計生部門主動適應新形勢、新任務、新常態的要求，推進檔案管理工作制度化、規范化、信息化，取得了很大進展，但也存在一些問題，面臨著新的挑戰，需要有針對性地采取措施加以改進，以便更好地為新時期衛生計生工作服務，為全縣廣大人民群眾服務。

一、衛生計生檔案管理取得了實實在在的成績

1.各級領導持續重視。連續幾任縣衛生計生部門的主要領導，都非常重視檔案工作的開展。在班子成員中明確了分管領導，并配備了3名檔案管理專職人員。在辦公用房比較緊張的情況下，專門開辟了檔案庫房、閱檔室和展覽用房，千方百計保障檔案工作所必需的經費，2014年度投入20余萬元定制專用檔案盒、購買無酸紙裝具等，2015年度又投入30余萬元用于檔案設備的更新和檔案信息化工作。先后出臺10余份文件加強檔案工作管理，如《關于進一步加強衛生計生檔案管理工作的通知》《關于實行“五個統一”規范衛生計生檔案工作的意見》和《關于衛生計生檔案實行目標管理考核的通知》等文件，對各基層單位做好檔案工作提出了明確的要求，并對檔案工作薄弱的基層單位，嚴格要求其限期整改，有的基層單位克服專業檔案人員不足的矛盾，定期不定期全員動員集中整理檔案，實現了收集齊全、整理規范，確保了檔案工作規范有序。可以說，正是在連續幾任領導的關注下，才讓衛生計生檔案工作逐步走上了正常軌道，既實現了檔案的規范化，也為衛生計生工作的開展提供了便利，還積累了極為重要的民生檔案資源。

2.基層單位檔案管理日趨規范。全縣48家基層衛生計生單位，有35家創造條件建立了專門檔案室，其余13家檔案室與辦公室合并建設，為開展檔案工作提供了基本的平臺和環境。各單位先后購置充實了電腦、打印機、復印機、數碼相機、掃描儀、抽濕機等多種專業設備；研發添置了文書檔案管理系統、組織人事檔案管理系統、OA辦公系統、育齡婦女管理信息庫和居民健康檔案信息庫等10余款軟件。目前全縣庫藏各種計生衛生檔案6萬余卷近7萬件，包括組織人事、科技、文書、基建、會計、醫療設備等，還有音頻、視頻、影像底片等不同類別、不同載體的檔案，是黨和國家非常珍貴的民生檔案資源。尤其是縣衛生計生委作為全縣組織人事檔案4家管檔單位之一（其他3家分別為組織部、人社局、教育局），管理著全縣衛生計生系統2萬多份干部職工檔案，在2015—2016年“三齡一歷”認定工作中，成績突出，在省市檢查中人事檔案優秀率達95%以上，被縣委、縣政府授予“先進單位”稱號。

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豐縣衛計委開展婦幼保健和檔案工作宣傳活動

3.各項規章制度不斷完善。縣衛生計生委明確了《文件材料歸檔范圍和保管期限表》，建立了《檔案規范化管理制度》《檔案查閱制度》《檔案庫房保管制度》等，從機制上保障了檔案工作的有效開展。縣人民醫院、中醫院、疾控中心、衛生監督所和婦幼保健所等基層單位檔案室，也明確了《立卷歸檔制度》《檔案工作人員崗位職責》等檔案工作制度。

4.檔案業務人員配備進一步強化。從原來檔案專職人員比較缺乏，到2015年底全縣48家基層單位配備了51名檔案從業人員，其中55歲以上2人，45—55歲23人，35—45歲21人，35歲以下5人。這些人員中，10人為檔案專業或相近專業，具備一定的檔案業務水平，18人有檔案管理專業職稱，其中高級職稱3人。

二、衛 生計生檔案管理存在的問題

1.重視檔案工作的氛圍不夠濃厚。部分基層單位領導沒有把衛生計生檔案工作真正抓在手上，口頭講得多，實際關心少，沒有將檔案工作列入年度考核體系，檔案意識還沒有在單位全體人員中真正樹立起來。檔案管理制度雖然掛在墻上，但細化、具體化不到位，缺乏可操作性。在48家基層單位中有13家還沒有配備專門的檔案室，部分檔案室庫房達不到防潮、防蛀等“八防”要求，有的甚至還缺少存儲、檢索設備，與檔案管理現代化、信息化的要求差距較大。

2.部分單位檔案管理不夠規范。一是檔案信息收集不規范，沒有樹立全員抓檔案的意識，導致有的負責人將各種會議文件、資料滯留在自己手中，不及時向檔案部門移交歸檔，極易造成歸檔不全現象。二是檔案整理不規范，在立卷過程中出現卷內目錄與實際文件不符，偶爾會發生卷內資料重復、漏失現象等，有的沒有按最新的規范要求進行裝訂立卷，存在格式欠規范現象。三是檔案利用不規范。沒有形成規范的借檔、還檔制度，制約了檔案的利用，大大影響了檔案工作在促進基層工作開展、服務人民群眾作用的發揮。

3.檔案隊伍建設不夠有力。不少基層衛生計生檔案人員是兼職，外出參加檔案專業培訓的機會較少，檔案專業知識和專業技能提升較慢。全縣51名檔案人員中，45歲以上檔案管理人員占49%，由于年齡較大，接受新事物的能力較弱，對檔案管理的新知識、新法則了解不深，運用不好；電腦操作水平較低，先進設備沒有發揮作用。另外，由于一些單位重視不夠，與醫療等醫技人員相比，檔案專業人員職稱晉升明顯滯后，影響了工作積極性。

三、加強衛生計生檔案管理的對策

1.加強衛生計生檔案工作領導。檔案工作是不可缺少的基礎性工作，做好檔案工作是一個單位的重要職責。同時，檔案工作也是一項綜合性、全局性的工作，強有力的領導是工作順利開展的重要保障。為此，要強化檔案工作領導，根據“統一領導，分級管理”的原則，建立健全檔案管理網絡，形成主要負責人牽頭抓總、分管負責人直接領導、承辦部門具體負責、其他部門協同配合的檔案工作體系。一是明確分管檔案工作的負責人，以便從單位的層面及時解決存在的各種問題。主要領導要重視支持檔案工作，真正做到檔案工作與衛生計生工作同部署、同檢查、同考核，營造檔案工作良好的大環境。二是檔案管理人員要按規定及時接收、督促檔案的移交，嚴格按年度規范歸檔、立卷，做好檔案的日常業務。三是單位全體人員都要樹立檔案意識和檔案紀律意識，自覺對照歸檔范圍及有關規定，及時將應歸檔的材料收集齊全、整理規范后移交檔案部門，形成全員關注檔案的濃厚氛圍，為檔案工作全面開展打下基礎。

2.重視檔案資源開發利用。社會需求是做好一項工作最主要的動力。在做好檔案基礎工作的同時，要根據工作開展的需要和人民群眾的需求，深入研究、挖掘衛生計生檔案的內在價值，讓檔案工作更具活力。衛生計生檔案在疾病診斷、醫療鑒定、獎勵扶助、證件辦理、信息資源共享中具有指導作用，在健康生活、疾病控制、國情國策和人口資源環境教育中具有積極作用。深入開展檔案編研工作，為民生信息、人口宏觀發展調研服務，為完善生育政策調整提供實踐依據，為國策宣傳和人口教育提供素材。檔案部門要做好檔案的日常管理，深入開發各種檢索、統計、信息抓取工具，提高檔案的可查考性、可檢索性；及時圍繞重點工作、難點問題提出檔案利用的意見，主動為領導、業務人員以及社會各界提供檔案利用服務。衛生計生工作人員在做好檔案歸檔移交的基礎上，可將檔案部門作為可靠的后盾，更好地利用檔案資料促進工作開展。此外，在遵守保密規定、尊重個人隱私的基礎上，及時合理劃定開放范圍，向其他機關、團體乃至社會開放檔案，用于學術研究、政策制定、權利維護等方面，不斷滿足社會的檔案利用需求。

3.抓好檔案制度建設和宣傳。完善的規章制度是提高和規范檔案工作的基礎和前提。首先，各級衛生計生單位要結合實際建立健全檔案管理的各項規章制度，如《檔案保密制度》《檔案利用制度》《檔案鑒定、銷毀制度》等，利用制度解決檔案管理中收集不規范、整理不規范和利用不規范等問題。其次，在具體工作中，要印發檔案工作手冊，明確檔案工作任務和檔案實際操作要求，每年年底對檔案管理工作進行考核和評比，有效激勵檔案人員貫徹執行檔案管理制度的自覺性，推動各項制度得到真正落實。第三，要搭建檔案宣傳平臺，通過多種途徑積極開展檔案法律法規的宣傳。要在本單位網站、宣傳欄、櫥窗張貼《檔案法》《檔案法實施辦法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》等檔案法律法規，強化本單位職工檔案意識；利用“國際檔案日”加強檔案宣傳，如開展檔案法知識競賽、開展檔案法演講比賽、組織有關人員參觀檔案室等，不斷增強本單位職工參與、支持檔案工作的意識。

4.加強檔案人才隊伍建設。人才隊伍建設是搞好檔案工作的核心保障。要按照“政治強、作風好、業務精”的要求，進一步加強衛生計生檔案隊伍建設。一要及時充實、合理調配檔案人員。注意吸收專業型、復合型人才，逐步解決檔案人員年齡偏大、兼職較多等問題。二要大力實施職業素質提升工程。通過“走出去、請進來”以及實地培訓、跟班培訓等方式，加強檔案人員業務能力培訓。“走出去”，即定期組織外出觀摩學習，分批組織檔案人員參加省、市、縣組織的業務培訓和業務學習，不斷提高業務素質。如積極組織全縣衛計系統檔案人員參加省檔案從業人員資格網絡培訓、省市檔案高研班學習等。“請進來”，即邀請省、市專家對檔案業務進行專題講課，通過舉辦各類業務培訓班、開辦專題講座、開展業務大練兵等形式，有計劃、有層次地對檔案人才進行培訓，不斷提高檔案人員的政治素養、道德水平和專業能力。同時充分利用各種學習平臺，定期組織檔案人員結合政治、檔案業務學習內容開展演講評比活動，采用“一人講、大家評”的方式進行，不斷提升干部隊伍政治理論和業務素質。三要關心檔案人員的成長進步。努力培養和造就一批熱愛衛生計生檔案事業，掌握法律、檔案、計算機等專業知識和先進管理理念的復合型檔案管理人才，為衛生計生檔案事業的可持續發展提供人才保障。

5.加強檔案信息化建設。在信息技術飛速發展的今天，檔案部門一定要主動適應新形勢，充分用好現代化的信息手段助推檔案工作。各級衛生計生檔案室要配備高標準的電腦、A4高速掃描儀、A3平板掃描儀、數碼相機等必需的檔案信息化設備，有條件的單位，檔案管理系統可配備專用服務器，也可由專業的網絡中心托管和安全維護。各級衛生計生單位要以電子病歷信息化、育齡婦女信息庫、OA辦公等電子公文處理系統全面使用為契機，加快衛生計生檔案信息資源的開發利用，確保衛生計生檔案信息化建設與衛生計生機關信息化建設同步發展。積極推進衛生計生檔案數字化工作，建立文件級目錄數據庫，對利用頻繁、重要的紙質檔案建立全文數據庫，同時建立照片、音頻、視頻等多媒體數據庫，構建檔案信息網絡平臺。在加強衛生計生檔案數據庫建設的同時，建立豐富多樣的衛生計生檔案資源體系和方便廣大需求者的衛生計生檔案利用體系，在確保檔案信息資源保密安全的前提下，實現檔案信息資源共享。

［1］謝波等.理念與范式：檔案工作新探［M］.南京大學出版社，2011：128-168.

［2］姚彩霞.淺談新形勢下計劃生育檔案科學規范管理［N］.中國人口報，2016-06-08（3）.

［3］袁媛.淺談基層計生檔案管理工作［C］.江蘇檔案學會檔案學術研討會論文集，2010:468-469.

［4］梁偉等.長春市民政系統專業檔案管理和利用問題調研［J］.中國檔案，2016（3）：32-33.