中美英檔案網(wǎng)站在線服務功能比較研究*

毛業(yè)博

（黑龍江大學信息管理學院，黑龍江哈爾濱，150080）

中美英檔案網(wǎng)站在線服務功能比較研究*

毛業(yè)博

（黑龍江大學信息管理學院，黑龍江哈爾濱，150080）

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案在線服務已成為檔案利用服務發(fā)展的必然趨勢。文章通過調(diào)研中美英三國具有代表性的五個檔案網(wǎng)站，對比我國和歐美發(fā)達國家檔案網(wǎng)站的在線服務功能，并對我國檔案網(wǎng)站在線服務功能的提升提出對策和建議。

互聯(lián)網(wǎng) 檔案網(wǎng)站 檔案利用 在線服務

當前，從歐美到中國，檔案網(wǎng)站如雨后春筍般興起壯大，檔案在線服務成了檔案開放利用的新途徑。在這一新形勢之下，各國檔案網(wǎng)站在線服務功能如何？我國檔案網(wǎng)站的在線服務功能與英美等發(fā)達國家相比還有哪些差距和不足？我國檔案在線服務的發(fā)展方向又在何方？這些問題需要我們進行深入分析和研究。

為了更直觀地了解中美英三國檔案館網(wǎng)站的在線服務功能，本文選取中美英三國具有代表性的五家檔案（局）館的網(wǎng)站——美國國家檔案館網(wǎng)站、英國國家檔案館網(wǎng)站、中國國家檔案局網(wǎng)站、中國第一歷史檔案館網(wǎng)站以及省級檔案網(wǎng)站中具有較高水平的福建省檔案信息網(wǎng)——進行調(diào)研分析。我們將檔案網(wǎng)站在線服務功能比較分為兩大部分，分別是檔案網(wǎng)站建設的基本情況以及檔案網(wǎng)站在線服務的基本情況。

1 檔案網(wǎng)站建設的基本情況

檔案網(wǎng)站建設的基本情況包括檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設情況以及檔案網(wǎng)站的網(wǎng)頁設計情況。

1.1 數(shù)據(jù)庫建設

由表1可得出以下結(jié)論：從數(shù)據(jù)庫類型的角度看，除中國第一歷史檔案館網(wǎng)站僅有目錄數(shù)據(jù)庫外，其余四家檔案網(wǎng)站均設置目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。從數(shù)據(jù)庫內(nèi)容來看，美國國家檔案館網(wǎng)站和英國國家檔案館網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫所包含的內(nèi)容更為多樣化，覆蓋面更為廣泛，以英國國家檔案館為例，其網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建立了“英國國家檔案館 目 錄 系 統(tǒng)（Discovery-our Catalogue）”，該系統(tǒng)自身不僅有目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫可供利用者檢索各類檔案信息，還將其他數(shù)個來自合作網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫鏈接到自身的目錄系統(tǒng)中，實現(xiàn)了在眾多數(shù)據(jù)庫之間的跨庫檢索。而相比之下我國檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫所包含信息的豐富程度要遜色于英美等發(fā)達國家的檔案館，例如我國的第一歷史檔案館網(wǎng)站絕大多數(shù)檔案信息只能進行在線目錄查詢，并不能做到在線全文閱讀，這也是我國檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設尚存不足的體現(xiàn)。

1.2 網(wǎng)頁設計

由表2可得出以下結(jié)論：就網(wǎng)站導航層次上看，本文所調(diào)研的五家檔案網(wǎng)站設置的導航層次均未超過兩層，這樣既能保證導航內(nèi)容的條理性，又能突出重點，提高導航效率。就導航形式上看，除美國國家檔案館網(wǎng)站是圖文形式之外，其余四家網(wǎng)站均為文字導航。就導航內(nèi)容上來說，雖然這五家檔案網(wǎng)站提供的一級導航條目數(shù)量差別并不大，但內(nèi)容差異較大，我國檔案網(wǎng)站導航內(nèi)容的設置大都圍繞著局館政務、方針政策、地方宣傳等方面展開，而美國及英國的檔案網(wǎng)站導航內(nèi)容的設置更貼近社會生活、民生、教育等方面，更加突顯服務功能。從網(wǎng)站細節(jié)設計的角度看，歐美國家的檔案網(wǎng)站在版面的色彩搭配，字體設計、頁面切換等方面均體現(xiàn)出人性化。以美國國家檔案館網(wǎng)站為例，該網(wǎng)站不僅在頁面上顯示日期、時間，設置“返回首頁”等頁面快速切換的功能，還添加了Facebook、Blogs等新的溝通方式，極大地便利了社會公眾和檔案部門的溝通。值得一提的是，該網(wǎng)站創(chuàng)造性地設置了通過鼠標滑輪來控制頁面字體大小的功能，使得老年用戶也可輕松瀏覽頁面，不會因為字體太小而影響閱讀。而我國的檔案網(wǎng)站在人性化設計方面還有所欠缺，從調(diào)研的我國三家檔案館（局）網(wǎng)站來看，這三家網(wǎng)站網(wǎng)上公布的相關(guān)信息不全面，使得想要到館查詢利用檔案的用戶還需自行搜索檔案館具體位置。另外類似于調(diào)節(jié)網(wǎng)頁字體大小、添加網(wǎng)絡書簽等細節(jié)服務也未實現(xiàn)。

表1 檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫建設情況

2 檔案網(wǎng)站在線服務的基本情況

檔案網(wǎng)站在線服務的基本情況包括檔案網(wǎng)站的站內(nèi)搜索功能、檔案網(wǎng)站的查檔方式以及檔案網(wǎng)站在線服務的類型和效果。

表2 檔案網(wǎng)站網(wǎng)頁設計情況

2.1 站內(nèi)搜索功能

由表3可知，所調(diào)研的五家檔案網(wǎng)站均有站內(nèi)搜索功能，并設置了相應的檢索框。而有所不同的是美國國家檔案館和英國國家檔案館網(wǎng)站的檢索框均位于頁面右上角，位置和色彩明顯，易于尋找；而我國的三家檔案網(wǎng)站上雖然也設置了檢索框，但均位于網(wǎng)頁不太明顯的位置，不符合人們的視覺習慣，不利于用戶快速搜索。從檔案網(wǎng)站站內(nèi)搜索的類別和層級上看，除中國第一歷史檔案館只提供目錄檢索外，其余四家檔案網(wǎng)站均提供全文檢索，但在檢索層級方面，美國國家檔案館和英國國家檔案館檔案網(wǎng)站均提供簡單檢索、高級檢索以及精煉檢索。而我國的三家檔案網(wǎng)站只提供簡單檢索和高級檢索，不能再對檢索結(jié)果進行精煉，且檢索便利性相對較差，這是我國檔案網(wǎng)站在站內(nèi)搜索功能方面與國外存在差距的地方。

2.2 線上查檔方式

由表4可知，從檔案網(wǎng)站的檔案查詢途徑方面看，所調(diào)研的五家檔案網(wǎng)站均實現(xiàn)了檔案的目錄查詢與查詢。從網(wǎng)站高級檢索“檢索項”設置的情況看，除個別網(wǎng)站缺少“主題詞”或“文件編號”等檢索項外，其余常見的檢索項在這五家檔案網(wǎng)站中均有設置。但從檔案檢索結(jié)果處理的方面來看，我國檔案網(wǎng)站與歐美發(fā)達國家檔案網(wǎng)站的差距就比較明顯了。國家檔案局網(wǎng)站只能對檢索結(jié)果進行總數(shù)或每一頁面條目的數(shù)量統(tǒng)計，而諸如對檢索詞進行突出顯示等功能則缺失，中國第一歷史檔案館網(wǎng)站和福建省檔案信息網(wǎng)只能對檢索結(jié)果進行數(shù)量統(tǒng)計及著錄信息顯示。相比之下，美國國家檔案館網(wǎng)站和英國國家檔案館網(wǎng)站的檢索頁面不僅具有顯示檢索結(jié)果數(shù)、檢索結(jié)果排序等基本操作功能，還會顯示每一條檢索結(jié)果的著錄信息，便于用戶對查詢結(jié)果進行更加深入的了解，此外，網(wǎng)站的檢索頁面還設有“檢索詞突出顯示”及“訂購復制品”等功能，這些細微之處凸顯了檔案網(wǎng)站的人性化，也說明了其在線服務功能更為成熟。

表3 檔案網(wǎng)站站內(nèi)搜索功能對比

2.3 服務類型和效果

由表5可得出以下結(jié)論：

（1）就檔案網(wǎng)站在線展覽的設置來說，本文所調(diào)研的五家檔案網(wǎng)站均設置了在線展覽版塊，不同的是美國、英國的檔案網(wǎng)站在線展覽數(shù)量較多，分別為37項和47項，而我國這三家檔案網(wǎng)站在線展覽數(shù)量偏少，并且美、英這兩家檔案網(wǎng)站的在線展覽更多地結(jié)合了多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)等時興的技術(shù)手段，尤其是美國國家檔案館網(wǎng)站，其在線展覽運用了Flash動畫與虛擬銀幕結(jié)合的形式，使視覺效果更加震撼，更能抓住社會公眾的眼球。

表4 檔案網(wǎng)站線上查檔方式對比檔案網(wǎng)站所屬機構(gòu)查詢檔案查詢途徑目錄查詢高級檢索“檢索項”設置情況檔案目錄題名檔號責任者起止時間主題詞文件編號結(jié)果處理檢索結(jié)果數(shù)每頁顯示條數(shù)檢索結(jié)果排序?qū)Ш街浶畔⒂嗁弿椭破访绹鴩覚n案館英國國家檔案館檢索詞突出顯示有（檢索詞加粗）有（檢索詞加亮）中國國家檔案局（中央檔案館）中國第一歷史檔案館福建省檔案館有有有有有有有有有有有有有有有有有有有有有有無有有有有無有有有有無有有有有有無無有無無無有有有有有有有有有有有有有無無無有有有無無有有無有有無無無有有無無無

（2）就檔案網(wǎng)站在線音頻及視頻的設置來說，除中國第一歷史檔案館外，其余四家檔案網(wǎng)站均設有在線音頻或視頻，但不同的是，美國和英國的檔案網(wǎng)站其音頻和視頻資料大多是關(guān)于文化、民生、教育等方面的內(nèi)容，而我國更多的是關(guān)于政策普及、地方宣傳等方面的內(nèi)容，與社會和民生相關(guān)的材料較少，并且美國和英國的檔案網(wǎng)站不僅提供完整的音視頻材料，還提供與之對應的文本材料，部分資料還可以進行下載。而我國的檔案網(wǎng)站在這一點上做得還相對欠缺。

（3）就網(wǎng)站的在線訂購服務來說，我國這三家檔案網(wǎng)站無一開展此項服務，而所調(diào)研的英美兩家檔案網(wǎng)站均提供有特色的在線訂購服務。

（4）就網(wǎng)站的在線教育功能來說，美國國家檔案館網(wǎng)站和英國國家檔案館網(wǎng)站均已開展在線教育資源、虛擬課堂以及在線講座和培訓等服務，形成了一個成熟的體系，并且取得了良好的社會反響。以英國國家檔案館網(wǎng)站為例，該網(wǎng)站的在線教育欄目非常注重對青少年社會檔案意識的培養(yǎng)，且力求其開發(fā)的各類教育資源與學生的課堂學習形成互補，并且在線教育更加注重互動，經(jīng)常以“虛擬教室”“專題討論”的形式來開展，以提高對青少年的吸引力。相比之下，我國檔案網(wǎng)站的在線教育資源顯得較為貧乏，尚未形成體系。

（5）就檔案網(wǎng)站的在線互動情況來說，這五家檔案網(wǎng)站中，依然只有美國國家檔案館和英國國家檔案館的檔案網(wǎng)站全部開設了網(wǎng)上留言、網(wǎng)上答疑、公眾交流、檔案館APP以及館長信箱服務，而我國的三家檔案網(wǎng)站無一能夠做到全部開設以上服務。

（6）在檔案網(wǎng)站在線銷售方面，本文所調(diào)研的五家檔案網(wǎng)站中只有美國國家檔案館和英國國家檔案館這兩家檔案網(wǎng)站提供在線銷售商品或紀念品的服務，并開通了在線電子商店，銷售檔案復制品、與檔案有關(guān)的書籍以及其他檔案文化衍生品，這反映出歐美發(fā)達國家圍繞著檔案主題的拓展服務更為完善，而我國在這一方面還少有探索。

3 提升我國檔案網(wǎng)站在線服務功能的對策

3.1 加強檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫資源建設

檔案在線服務作為一種信息資源的服務，需要有相應的信息資源作為支撐，因此，只有加強檔案信息資源建設，建立數(shù)據(jù)資源豐富、類型多樣的檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫，檔案網(wǎng)站的在線服務功能才能更好地發(fā)揮出來。當前數(shù)據(jù)庫建設應從兩方面著手：一方面，檔案館應提升館藏檔案數(shù)字化水平，提高館藏檔案的數(shù)字化比例，進一步充實檔案網(wǎng)站數(shù)據(jù)庫；另一方面，應完善檔案網(wǎng)站的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使得數(shù)據(jù)庫資源類型更為豐富多樣［1］。

表5 檔案網(wǎng)站服務類型對比

3.2 增加檔案網(wǎng)站在線服務項目，提高服務的成熟度

檔案網(wǎng)站在線服務項目的豐富程度是檔案網(wǎng)站服務功能的最好詮釋。當前，我國檔案館必須在豐富檔案網(wǎng)站在線服務項目上下功夫，對于服務項目的設置不能只停留于表面，要更多從細節(jié)出發(fā)，為用戶著想。具體來說，檔案網(wǎng)站可以設置更多在線展覽項目，運用多媒體技術(shù)、虛擬現(xiàn)實技術(shù)，設置形式多樣的虛擬展廳、虛擬課堂，進一步整合并在線發(fā)布與檔案相關(guān)的學習資源，開展在線講座、網(wǎng)上培訓等活動，亦可開展檔案衍生產(chǎn)品服務，如設置電子商店在線銷售富有檔案元素的紀念品、提供檔案原件復制品的在線訂購服務等［2］。這樣，使檔案在線服務做到“線上線下”相結(jié)合，既迎合了當前互聯(lián)網(wǎng)時代社會生活的新模式，又加深了檔案在線服務的內(nèi)涵，促使檔案在線服務走向更加成熟的階段。

3.3 健全檔案在線服務相關(guān)法律法規(guī)，做好頂層設計

健全的法制體系是檔案館各項工作得以有序開展的重要保障。當前，我們應對我國檔案工作的實際狀況以及檔案利用服務中遇到的問題進行詳細的調(diào)查研究，全方位構(gòu)建保障檔案開放利用的法律體系。具體說來，現(xiàn)階段應從信息公開與信息服務這兩個角度出發(fā)，修訂先前法律法規(guī)中與現(xiàn)代社會不相適應的部分，明晰檔案開放利用的范圍以及檔案在線服務的方法和手段，力求使構(gòu)建的法律體系適應社會發(fā)展的需要，為檔案在線服務的健康發(fā)展提供保障。

3.4 樹立以人為本、用戶至上和面向社會的服務理念

此次調(diào)研所反映出的一些問題，諸如網(wǎng)頁設計死板、內(nèi)容單調(diào)，在線服務項目不全面，服務面狹窄，在線互動功能缺失等，歸根結(jié)底是由于檔案館在檔案網(wǎng)站建設中沒有從用戶需求出發(fā)來考慮問題，只考慮“自身可以提供哪些服務”而不是“應該提供哪些服務”，想當然地開展檔案在線服務工作，當然不能使用戶滿意。因此，檔案館要將自身重新定位，由單純保管檔案的部門轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁┬畔⒎蘸屠玫牟块T，進一步樹立面向社會的服務理念。檔案館要改變“偏重機關(guān)團體，輕視社會民生”的陳舊觀念，積極適應當前信息社會的服務環(huán)境，從社會公眾的視角出發(fā)，從用戶需求出發(fā)開展服務，以此來提升用戶的體驗性，提高檔案在線服務的質(zhì)量［3］。

3.5 建設適應信息化社會的高素質(zhì)檔案人才隊伍

作為建立在信息網(wǎng)絡技術(shù)環(huán)境下的檔案利用服務方式，檔案在線服務的順利開展需要高質(zhì)量的專業(yè)團隊作為基礎(chǔ)和后盾，因此，建立起一支能夠適應互聯(lián)網(wǎng)社會的檔案人才隊伍勢在必行。當前，檔案部門要著力改變與社會發(fā)展不相適應的檔案工作方式，引導檔案工作者適應現(xiàn)代化的檔案管理模式，學習信息管理、數(shù)據(jù)庫建設的相關(guān)知識，推廣科學管理的技術(shù)與方法。同時，檔案部門還應走向社會，使社會加深對檔案部門以及檔案工作的認知程度，從而在全社會范圍內(nèi)招賢納才，廣攬精英，提高檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，更好地開展檔案在線服務工作。

4 結(jié)束語

信息社會是一個講究競爭和服務的多元化社會，檔案在線服務也必然會隨著社會的飛速發(fā)展向著更為成熟的階段邁進。檔案館應努力使網(wǎng)站的在線服務功能跟上社會發(fā)展的潮流，邁入到數(shù)字化、網(wǎng)絡化的新階段。我們有理由相信，在檔案工作者的不斷實踐中，檔案網(wǎng)站的在線服務功能定會更加強大、更加成熟。

*本文為2013年國家社科基金項目“信息文化視域下檔案價值認知轉(zhuǎn)型研究”（項目編號：13BTQ066）和2012年教育部人文社會科學規(guī)劃基金項目“信息文明視閾下檔案文化范式轉(zhuǎn)型研究”（項目編號12YJA870015）階段性成果。

［1］劉春霞.美國國家檔案網(wǎng)在線服務建設及啟示［J］.檔案管理，2012（2）：74-77.

［2］周彩英.現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案在線信息服務中的應用探究［J］.圖書與情報，2010（7）：108-110.

［3］王立清.美國NARA在線檔案信息資源檢索現(xiàn)狀分析及啟示［J］.檔案學通訊，2011（3）：46-49.

毛業(yè)博，黑龍江大學信息管理學院檔案學專業(yè)碩士研究生，主要研究方向為檔案學理論與實踐。

A Comparative Study on Online Service Function of Chinese, American and British Archive Websites

Mao Yebo
（School of Information Management of Heilongjiang University，Harbin，Heilongjiang,150080）

Under the Internet Environment,archives online service has become the inevitable trend of the development of archives service utilization.This paper research on five archive websites service condition of China,America and Britain,to compare the archive websites online service function in our country and developed countries,and put forward the suggestions to archive websites online service function in our country.

Internet；Archive Website；Archive Utilization；Online Service

G273.5