提高檔案管理科學化水平及路徑選擇

王歡

【摘 要】 本文闡述了檔案管理的基本內容和提高檔案管理科學化水平的基本內涵，提出了提高檔案管理科學化水平的路徑。要轉變思想觀念;創新管理方式;建設現代化、信息化的管理系統;提高檔案管理人員的綜合素質;建立完善的檔案管理制度。

【關鍵詞】 檔案管理;科學化;路徑

檔案管理一般是我國政府相關行政單位或是事業單位所需要進行的日常工作。檔案數據信息在一定程度上能夠為相關領導者在做一些決策時，提供歷史事實資料作為參考依據。但是，由于以往所采取的檔案管理方式存在很多的漏洞，使得很多檔案數據信息欠缺真實性和有效性。因此，為了提高檔案管理的質量，增加檔案數據信息的真實性，應提高其科學化的管理技術水平。本文就針對檔案管理的內容和提高檔案管理的科學化水平進行闡述。

一、檔案管理的基本內容

檔案管理的具體內容是對檔案的各種信息進行管理，并為人們在開展各項業務時提供有效的數據業務，是一種具有較強服務性質的工作，也是判斷企業檔案管理是否有效完成的重要標準。[1]而科學化的檔案管理是通過采用科學的手段和理論，使相關工作人員在進行檔案管理工作時更加規范，能夠有效提高相關工作人員的工作效率與工作質量。

檔案信息是企業當中十分重要的信息，具有一定的機密性。所以，進行管理工作的人員不僅要具有很強的專業素質，還需要良好的職業道德素質，使企業檔案信息能夠不外泄。企業領導者還應該重視對檔案的管理，并加強相關的管理工作，當在開展管理工作的過程中遇到阻礙時，能夠及時采取有效措施加以解決。[2]

企業設立檔案管理部門進行檔案管理工作最重要的目的是給企業提供信息服務。工作人員在對檔案信息進行分類、歸檔時，為了能夠更好的為企業提供優質服務，需要提高管理的科學化水平。

二、提高檔案管理科學化水平的基本內涵

對于檔案的管理是一項涉及內容較多、領域較廣的工作，隨著社會的發展向智能化進行轉變，檔案管理也應該滿足社會的發展需求開始進行智能化建設。檔案管理模式的改變在一定程度促進了其發展，但是由于受到很多外界因素的影響，其本身還存在眾多問題。[3]所以，為了保障檔案管理在社會當中所起到的重要作用，提高其科學化的管理技術水平是十分重要的。

基于我國經濟的不斷發展以及信息化水平的提高，出現了眾多不同的媒體產品，這些產品不僅能夠給人們的日常生活提供極大的方便，還順應了社會的發展。然而，現行的檔案管理方式卻出現了與社會發展相脫軌的現象，不能夠滿足社會發展的需求，因此，只有改變現有的管理模式，提高科學化的管理水平，才能夠促進檔案管理工作的進一步變革。

三、提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

1、轉變思想觀念

企業若要提高檔案管理水平，使其變得更加科學，這就需要相關管理人員改變其管理觀念，并正確認識到以往管理理念當中所存在的問題和不足之處。同時，管理人員還應該重視科學管理的重要性，樹立起良好的工作理念。并認識到主觀意識是影響管理水平的重要因素。

2、創新管理方式

傳統的檔案管理工作通常是將相關的檔案信息資料進行搜集和整理，并形成文本資料，集中存放在檔案存儲柜當中，如果不發生調檔等情況，基本上很少會再次翻閱這些檔案資料。這種管理模式存在很多的問題和不足，不能夠發揮出檔案本身所具有的作用。[4]所以，相關工作人員應該在以往管理模式上進行創新，建立一個能夠滿足現代化社會發展要求的管理模式，以增加檔案信息的利用率，進一步實現相關檔案信息的共享，為相關工作人員提供更加優質的服務。此外，檔案信息資源不僅要具有龐大的數據信息，還需要使這些數據信息具有良好的質量，為人們所提供的信息都是真實有效的。

3、建設現代化的管理系統

現代化管理系統的建設需要企業投入一定的硬件和軟件成本，并利用網絡技術、計算機技術等，以實現管理系統的現代化建設。當完成建設以后，能夠有效提高工作人員的的工作效率，降低其工作強度。此外，檔案的管理系統還需要引進自動化的管理技術，使其能夠在一定程度上實現自動化的管理，從而降低工作人員進行管理工作的時間。

4、建設信息化的管理系統

政府對于一些檔案信息化建設的企業，應給予大力支持，其主要體現在以下幾個方面：一是政府需要為其提供足夠的建設資金;二是企業單位需要加強內部管理系統的建設;三是企業單位應該充分利用相關的科學技術，發揮其重要的作用，以增加存儲相關檔案信息的空間。

5、提高檔案管理人員的綜合素質

檔案管理人員在檔案管理過程中所具有的主體地位是不可被忽視的，其綜合素質和管理水平的高低將對管理工作產生直接影響。在新時期的背景下，人們對于檔案管理的要求更加嚴格，其所包含的內容不僅要十分豐富，還要具有一定的系統性，這便要求新時期的檔案管理人員需要具備較高的綜合能力和專業素質。因此，相關單位應加強對其管理人員的培養，除了要培養管理人員具有專業的能力和素質以外，還需要能夠對現代化的管理技術有一個充分的了解，并能夠熟練掌握和應用。[5]另外，管理人員還要會使用計算機，并能夠掌握一些相關的專業技能，如數據庫的建立等。只有綜合提高相關工作人員的綜合能力和素質，才能夠促進檔案管理技術的不斷改革和發展，提高其科學化的管理技術水平。

6、建立完善的檔案管理制度

在建立管理制度時需要有相應的管理責任制度作為保障，并結合檔案管理工作時所具有的各種特征和需求建立相應的管理制度。在開展檔案管理工作的過程中，單位內部的相關領導者應根據每一個工作人員不同職責和能力分配相應工作內容和任務，然后由領導者指定的人員對其進行全程的管理。除了企業單位內部所建立相關管理制度以外，政府還應該根據檔案管理的具體情況出臺相應的法律法規，用以指導檔案管理工作，使相關管理人員能夠嚴格遵守管理規范。企業所建立的管理制度只有綜合考慮到各方面的因素，才能夠使檔案的管理順利進行。

四、結語

隨著我國社會進入信息化時代，檔案管理模式也需要逐漸轉向信息化模式，而科學化的管理正是管理信息化的良好體現。現階段，由于檔案管理所發揮的作用越來越重要，其所處的地位已經得到了大幅度提高，也在一定程度上與人們的生活建立起了緊密的聯系。因此，為了能夠發揮出其最大的效益，應以科學的理論體系為指導，完善相應的管理制度，在此基礎上對其管理模式進行創新和改革，進一步提高檔案管理的技術水平。

【參考文獻】

[1] 李建飛.論如何提升檔案管理的科學化水平[J].辦公室業務，2016.09.120.

[2] 孟祥富.更新檔案管理理念實現檔案管理科學化[J].中國職工教育，2013.20.124.

[3] 王法昌.提高檔案管理科學化水平的策略探究[J].東方企業文化，2015.23.45.

[4] 張福家.關于提高檔案管理的科學化水平的思考[J].民營科技，2016.06.119.

[5] 郭淑霞.提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J].現代經濟信息，2012.01.20.

【作者簡介】

王 歡（1987-）女，漢族，新疆哈密人，大學本科學歷，助理館員，研究方向：檔案管理.