做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的幾點(diǎn)體會

傅若宇

摘 要： 高校畢業(yè)生檔案對畢業(yè)生個人今后工作、學(xué)習(xí)、生活有著重要的作用，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做得好壞與否關(guān)系到畢業(yè)生的切身利益，應(yīng)該引起高度重視。作者結(jié)合多年檔案轉(zhuǎn)遞工作實(shí)踐，從責(zé)任意識到重視轉(zhuǎn)遞工作中各環(huán)節(jié)的管理談?wù)勛约旱膸c(diǎn)體會，有助于把今后畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做得更好。

關(guān)鍵詞： 高校畢業(yè)生 檔案 轉(zhuǎn)遞

高校畢業(yè)生的檔案是畢業(yè)生在校學(xué)習(xí)期間生活及社會實(shí)踐的真實(shí)記錄，包括畢業(yè)生的就業(yè)通知書、在校學(xué)業(yè)成績表、體檢表、各學(xué)年的鑒定表、畢業(yè)生登記表、黨團(tuán)材料、獎懲證明及高考錄取信息等原始材料，是唯一能真正證明個人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的憑證。大學(xué)生畢業(yè)后在進(jìn)行擇業(yè)、考研、考公務(wù)員、資格證申請、結(jié)婚等與日常生活或事業(yè)發(fā)展相關(guān)選擇時都需要依據(jù)個人檔案做相應(yīng)證明，特別是就業(yè)后轉(zhuǎn)正，定級、參加勞動保險等，更離不開檔案。正是檔案涉及了畢業(yè)生個人今后工作、學(xué)習(xí)生活的方方面面，所以檔案對畢業(yè)生來說非常重要，應(yīng)該引起高度重視。高校作為畢業(yè)生檔案的最后出口，怎樣做到把畢業(yè)生檔案完整無誤地轉(zhuǎn)遞至其應(yīng)該留存的地方，是高校畢業(yè)生檔案管理工作中的重要一環(huán)。我結(jié)合多年畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作實(shí)踐，談幾點(diǎn)體會。

1.要有較強(qiáng)的責(zé)任意識

畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)重要而嚴(yán)肅的工作，不論是畢業(yè)生還是管理者，都要認(rèn)識到檔案對畢業(yè)生個人的重要性，認(rèn)識到若檔案錯亂或者丟失對畢業(yè)生影響的嚴(yán)重性，要提高重視程度，增強(qiáng)責(zé)任意識。本著對每一個畢業(yè)生負(fù)責(zé)的精神，認(rèn)真、細(xì)致地對待每一個環(huán)節(jié)，確保畢業(yè)生檔案在形成和轉(zhuǎn)遞中不出任何差錯。

2.要重視轉(zhuǎn)遞中各環(huán)節(jié)的管理

首先，要明確畢業(yè)生檔案的最終去處，這是要提醒畢業(yè)生重視的，在這一環(huán)節(jié)應(yīng)注意：（1）在沒有搞清用人單位是否具有人事主管權(quán)之前不要把檔案轉(zhuǎn)入這個單位，應(yīng)將其落入這個單位所在地的人才交流中心，防止丟失或跳槽時用人單位扣住檔案不放。（2）要詢問清楚用人單位性質(zhì)，如是國家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位、國有企業(yè)，他們或他們主管單位是有人事管理權(quán)的，可以接收檔案，其他各類非公企事業(yè)單位、各類民營機(jī)構(gòu)無人事管理權(quán)，由人才中心實(shí)施人事代理接收畢業(yè)生檔案。（3）將要在一線城市就業(yè)的畢業(yè)生，由于落戶困難，多采取人戶分離的就業(yè)方式，這樣畢業(yè)生的檔案最好先不要落在就業(yè)城市，而先行落回畢業(yè)生生源所在地，待日后需要調(diào)整時也是人事主管部門之間的轉(zhuǎn)遞，保證不會出現(xiàn)差錯。

其次，整理形成畢業(yè)生檔案和轉(zhuǎn)遞是重要一環(huán)：（1）檔案的整理。目前多數(shù)院校學(xué)生檔案是放在各院系管理的，畢業(yè)生檔案形成和轉(zhuǎn)遞由各院系完成，這樣可以分散壓力，便于管理。我們在檔案管理中采取的是專人專管負(fù)責(zé)制，任務(wù)明晰，責(zé)任到人，有利于工作的開展。畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞正值畢業(yè)季，一方面學(xué)生就業(yè)急需檔案，另一方面畢業(yè)生的很多材料正在形成且分布在多個部門，學(xué)生多，材料出來需要一定的時間。這就需要專管老師反復(fù)多次去各部門督促，力爭在較短的時間內(nèi)把畢業(yè)生所需的材料全部匯齊，加班加點(diǎn)，集中整理，在此不建議較多人突擊，避免人多事雜忙中出錯。正常應(yīng)該是由專管老師按專業(yè)、班級、學(xué)號把畢業(yè)生的各種材料按檔案目錄內(nèi)容分好，流水撿拾，集齊后對照標(biāo)有畢業(yè)生編號、專業(yè)、姓名的檔案袋信息，無誤后放入其中。每生如此，依次按專業(yè)、班級分別放置。待所有畢業(yè)生材料全部裝袋結(jié)束后，再統(tǒng)一按學(xué)生的轉(zhuǎn)遞單位開具檔案轉(zhuǎn)遞通知單，依次放入所開具學(xué)生的檔案袋內(nèi)，并對檔案進(jìn)行專業(yè)、姓名、檔案材料內(nèi)容及轉(zhuǎn)遞信總核對，正確后封袋密封。整個過程清晰、有序、不易出現(xiàn)錯誤。（2）檔案的轉(zhuǎn)遞。在整理畢業(yè)生檔案的同時，應(yīng)把畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的信息按郵政部門的要求采集好，按專業(yè)、班級、序號統(tǒng)一發(fā)送至郵政EMS終端，由他們打印出所有檔案的轉(zhuǎn)遞清單。特別值得注意的是，要盡可能把一些諸如單位名稱、地址、接收人、電話、郵編等信息提供準(zhǔn)確，以保證郵件能轉(zhuǎn)遞成功。專管老師要督促郵政部門及時反饋打印出的轉(zhuǎn)遞清單，并按郵政部門要求裝袋貼單，碼放整齊待郵政收件。在這個過程中也不要忘記再次核對畢業(yè)生轉(zhuǎn)遞信息及專業(yè)、姓名，避免張冠李戴，出現(xiàn)錯誤。

最后，在畢業(yè)生檔案順利寄出后，要盡快回收郵件轉(zhuǎn)遞的運(yùn)單號，及時與輔導(dǎo)員溝通，方便畢業(yè)生查詢自己檔案的轉(zhuǎn)遞實(shí)時狀態(tài)。

總之，畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞是一項(xiàng)重要的工作，它雖不是多么繁雜，難度也不大，但它對畢業(yè)生的影響是十分重大的，一點(diǎn)也馬虎不得。多年來我們在檔案轉(zhuǎn)遞的實(shí)際工作中，正是由于重視以上各個環(huán)節(jié)的工作，在轉(zhuǎn)遞中未出現(xiàn)過檔案錯亂或丟失的現(xiàn)象，受到畢業(yè)生的贊許。因此要做好畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，較強(qiáng)的責(zé)任意識和耐心是必備的，認(rèn)真細(xì)致是做好工作的關(guān)鍵。這是我在多年檔案轉(zhuǎn)遞過程中獲得的一些體會，也希望這有助于今后把畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做得更好。

參考文獻(xiàn)：

[1]丁一.完善我國高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞措施分析[J].蘭臺世界，2015（2）.

[2]朱愛琴.如何加強(qiáng)高校畢業(yè)生檔案管理[J].檔案管理，2010（7）.