淺談科技文件檔案化管理的重要性

李莉

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）09-000-02

摘 要 當前我國經濟社會發展呈現出良好的發展趨勢，科學技術的發展也日新月異，在科技生產活動期間，產生了越來越多的應用信息，將這些信息記錄下來就形成了科技文件。由于科技文件的類型和數量逐漸增多，其管理工作也逐漸復雜化，因而對科技文件進行檔案化管理已經成為時代發展的必然趨勢。本文旨在簡要介紹科技文件及科技檔案，探討科技檔案的特點，分析科技文件整理及歸檔的工作，進而闡明對科技文件進行檔案化管理的重要性，從而為科技文件管理工作提供一定的參考。

關鍵詞 科技文件 檔案化管理 重要意義

20世紀50年代，我國的科技檔案開始出現，其產生建立在檔案管理學的理論、規范及方案的基礎上。由于大量的學術文章、研究專著的出版及科技檔案管理科研項目的立項，我國的科技檔案管理蓬勃發展。盡管成績十分可喜，科技文件檔案化管理仍然有進一步完善的空間。筆者將在下文對科技文件及科技檔案加以簡要介紹，分析科技檔案的特點，探討科技文件的整理及歸檔工作，在此基礎上探究科技文件檔案化管理的重要意義。

一、科技文件及科技文檔簡要介紹

（一）科技文件

科技文件的建立有其特殊目的及特殊方式，需要憑借文字、音像等途徑，對科學技術活動的過程及結果加以記錄。科技文件一方面記錄了生產、建設及學術研究等活動，另一方面則為生產、建設及學術研究提供一定的指導，從而發揮科技文件的實際作用。科技文件能在一定程度上對信息進行系統化的記錄，還能夠深入地揭示事物發展的規律。此外，對科技文件實施檔案化管理有助于延長保存時間、對文件加以復制，使得科學技術研究能夠繼承和發展下去。

（二）科技檔案

個人、單位或者機關把科技生產活動中產生的需要保存的知識加以記錄，就形成了科技檔案。科技檔案具有四個方面的特征；第一，記錄過程具有歷時性。科技檔案不僅記錄了科技生產活動的結果，也記錄了科技生產活動開展的過程，因此其記錄結果具有很強的保存價值。第二，科技檔案形式多樣、內容豐富。文種包括公文、賬冊、合同、書稿、報告、日記等。第三，科技檔案載體種類較多。主要有紙張、磁帶、光盤、膠片、磁盤等。第四，信息記錄形式豐富。包括手寫、曬制、錄音、印刷、攝影及影像等。

二、科技檔案的特點

（一）專業性

這是科技檔案最為鮮明的特點。每一種科技生產活動都有自己所屬的專業領域，科技檔案的建立也是對自己的專業范圍的反映，是對科技內容、科技手段與科技方法的集中反映。

（二）體系性

科技生產活動的系統性決定了科技檔案具有一定的系統性。每一項科研活動都會遵循其自身嚴密的邏輯思維，因此科研文件之間體現著很強的因果關系，使得科技文件也顯現出較強的體系性，所以科技檔案也需要進行系統化的管理。

（三）真實性

科技檔案必須實事求是地反映科學研究的對象及結果，對整個研究過程一絲不茍地加以記錄，一方面要尊重歷史研究成果，另一方面則要客觀記錄現狀，并且提供可以證明記錄真實性的證據，例如文字、圖表等內容，從而為人們應用、復制、改造及維護相關信息提供便利條件。

三、科技文件的整理及歸檔

在對科技文件歸檔之前，需要鑒別科技文件的真偽，對其真實性及可靠性加以考核，既要考察內容與客觀事實是否相符，也要考察文件保存載體可靠與否。具體要求如下：第一，科技文件應該具有完整性，各個科研項目應該是自成體系的，可以對項目的立項、研究過程、項目結題到取得成果有一個詳盡的反映，使得科技文件成為一個整體。第二，由于科技文件是對科研活動全過程的真實記錄，因而需要對歸檔的科技文件的真實性加以確認，使其實事求是地記錄研究對象及研究過程，內容具有客觀性、真實性，各項材料之間可以互相印證。經過對科技文件的密集鑒別及保管期限鑒別，在整理過后保證文件的系統性，使得各項文件之間有機相連。該文件的產生單位開展案卷工作，由檔案管理機關予以指導和協助，并對工作的進行加以檢查。

所謂科技文件歸檔，就是遵循歸檔制度，把研究和生產期間產生的體現出保存意義的科技文件加以收集和整理，然后交與檔案室保管。這一過程必須嚴格地遵照歸檔制度進行，詳細地了解相關單位、歸檔要求、歸檔份數、所有的手續、歸檔時間及歸檔制度，為科技檔案收集的工作質量打下堅實基礎。

當歸檔時間確定之后，應該根據科研活動的性質、目標及科研周期，對歸檔時間加以劃分。如果時間太過提前，會對科研人員使用文件產生不良的影響；如果歸檔時間延后太久，則會引起科技文件的散亂、流失及損壞等問題。歸檔時間需要依據科學研究的課題進展情況加以確定。總體來說，一般類的中、小型科研項目應該在科研活動結束后對檔案進行整理歸檔；如果科學研究進行的時間較長，可以考慮依據工作階段對檔案進行歸檔；當科研項目的規模較大時，應當根據各個子項目或者子課題的結束時間對科技文件進行整理和歸檔。此外，歸檔方式還包括根據年度歸檔、根據整理情況隨時歸檔等。

四、科技文件檔案化管理的重要性

科技文件是對人們的生產、建設及科學研究活動期間所形成的重要信息的詳實記錄，對其進行檔案化管理具有極為重要的意義。

（一）有利于增強科技文件的系統性

科學研究不僅是對以往研究的繼承和創新，更是立足于當前時代和社會的發展局勢開展的研究分析，因此對經濟社會的發展具有重要的指導意義，并且能夠為后來的研究打下一定的理論基礎。對科技文件開展檔案化管理，將科學研究開展前的準備工作、科學研究進展過程中的階段性成果、科學研究取得的最終成果加以詳細的記錄，能夠有效地避免科研信息的丟失，建立起科技文件的體系，從而為相關研究的開展提供一定的參考。

（二）有利于增進科技文件的真實性

檔案管理要求所管理的內容必須具有真實性，不能存在任何造假現象，因而運用檔案管理的方式管理科技文件，有助于對科學研究的過程及結果進行監督，確保科學研究的成果真實有效，從而保證科學研究的原創性，進而弘揚一種實事求是的學術品格。

（三）有利于確保科技文件的專業性

科學研究一般都有自己所屬的學科部門，通過發現新的研究成果，可以為這一學科的建設和發展提供有力的支持。利用檔案管理的方式管理科技文件，能夠將同一學科的研究成果進行分類保存，同時在整理和歸檔時突出這一學科的特征，進而增強科技文件檔案管理的專業性，并且為該學科的長遠發展奠定堅實基礎。

五、結語

我國經濟的發展和社會的進步推動著科學研究的勃興，為了更好地保存科技文件，檔案化管理方式引起了越來越多相關人士的重視。通過對科技文件進行檔案化管理，有助于確保科技文件的完整性、系統性及專業性，從而為學科建設及發展創造良好的條件。筆者在文中主要介紹了科技文件及科技文檔，在此基礎上分析了檔案管理的特征，對科技文件進行檔案化管理的過程，進而探討了科技文件檔案化管理的重要意義，希望能為相關部門開展工作提供建議。

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