淺談企業會計檔案管理信息化建設

畢衛堃

【摘要】本文從網絡化辦公方式入手，簡要的闡明了檔案在無紙化辦公后如何進行歸檔。

【關鍵詞】企業 信息化 檔案

企業會計檔案是記錄企業的會計憑證、會計賬薄，它和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映企業各項經濟業務的重要史料和證據。它是企業信息資源網絡的一個重要組成部分，對企業的發展起著重要的見證與參考作用。

一、傳統紙質會計檔案管理存在的問題

（一）紙質會計檔案的字跡日久易消淡

《會計檔案管理辦法》中將會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。而在工作實踐中，有些新技術工具的應用反使會計檔案的字跡變得不易保存，如用色帶打印的發票，發票聯上的數字有的在報銷時馬馬虎虎能識別，保存不到1年就已淡化得模糊不清。原始憑證字跡的消退給檔案查詢造成較大的障礙，當此欠缺性被別有用心的人利用時，將產生較大的財務風險。

（二）紙質會計檔案的調閱難度大

企業的發展規模在日益擴大，各項經費的收支數量與金額也呈逐年增長的趨勢，迎接各類專項經費檢查時，調閱、復印大量相關的會計檔案是企業財務部門的檔案管理人員較頭疼的工作之一。

（三）紙質會計檔案的保管安全性欠佳

由企業會計檔案的定義可知，會計檔案包括了各類原始憑證、賬薄、報表及其他專業資料。在進行會計檔案的移交時，通常財務部門與檔案部門是按冊移交，而每冊中的原始憑證從裝訂到移交及之后存檔的漫長過程，由于人力、財力有限，往往難以有效監管。當某冊會計檔案中的某份原始憑證被抽離時，則很難被發現。

二、會計信息化對會計檔案的創新

（一）會計檔案的載體多樣性

會計信息化將產生大量的電子文件。并以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀，并可在通信網絡上傳送文件。隨著會計信息化的發展，企業會計檔案的載體不再局限于傳統意義上的紙質，而新的技術手段的運用，也豐富了會計檔案的存儲形式。

（二）會計檔案內容的多元化

由于會計信息化的推廣，傳統的會計檔案的內容也在延伸，除了記錄經濟事項的憑證、賬薄等會計專業資料，還包括了會計軟件程序、會計軟件的工作日志、數據庫的初始資料、會計軟件的使用說明等計算機信息資料、網絡數據資料等。

（三）會計信息內部控制的可靠性

會計信息化條件下，會計檔案的調閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計信息資料可以直接由網絡查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質直接獲取相關資料，從而對會計檔案的安全性提出了更高的要求。會計檔案的管理人員不僅要保證紙質會計檔案的安全性，還要完備對磁性載體存儲的各類會計信息的內部控制，完善對存檔會計信息資料的操作權限、相關人員的崗位職責等。

三、企業會計檔案管理信息化建設思路

近年來，隨著企業的多元化發展，與社會方方面面的合作與交流日益增多，對企業的各類信息的需求將呈增長趨勢，其中企業的會計信息檔案對于各類決策者做出科學判斷尤顯重要。傳統的企業會計檔案工作已不能滿足會計信息化所帶來的新問題，應根據外界會計環境的變化，創新企業的檔案管理工作。

（一）觀念創新是企業會計檔案管理信息化的前提

會計信息化條件下，財務管理的理念由傳統的核算型模式向現代管理模式轉化，把會計人員從繁重的手工算賬、結賬的工作中釋放出來，有更多的精力從事會計分析、預測等財務管理工作。同時，網絡技術的發展，也使會計信息從原先零星分散的數據轉換為系統的綜合信息，可隨時提供實時動態的全方位信息。

會計檔案是所有會計信息數據的源頭，只有創新會計檔案的管理理念，才能為會計信息的數據應用提供更廣闊的時間與空間。首先，加強宣傳，只有領導重視，才能爭取到企業內部各職能部門的支持，爭取到對檔案管理系統的經費投入。其次，要轉變觀念，多數企業對會計檔案崗位并不重視，認為會計檔案管理就是會計資料的整理與歸檔及配合查檔調閱工作，一般只是由會計人員兼任，主要滿足于應付日常查檔工作。再次，會計檔案管理人員要創新管理理念，提供優質、高效的會計信息，提升會計檔案管理的服務品質。

（二）技術創新是企業會計檔案管理信息化的實施手段

信息化和網絡化的發展，使得企業會計檔案的內容有所增加，不僅要收集傳統紙質的原始憑證、賬薄、報表等會計資料，還要將會計電算化相關的磁質備份數據庫、計算機日志信息、會計軟件的相關信息等資料納入會計檔案工作的收集內容，會計檔案管理人員的工作量相應也在增加。創新會計檔案的管理技術，可減輕人員的工作強度，提供更高效便捷的信息查詢。首先，會計檔案從收集、整理到最后的歸檔、信息錄入檔案管理系統，其內容分類、數據編目等應符合會計資料的歸檔與管理規范。其次，企業要充分利用現代高科技的技術工具提高會計檔案的利用效率，對一些長期債權債務、大型儀器設備、基建工程的相關原始憑證記錄建立影像資料，方便隨時調閱。再次，根據會計信息化的要求，對會計檔案管理系統進行軟件升級，提高檔案信息的智能化處理能力。

（三）制度創新是企業會計檔案管理信息化的保障

數據安全是企業會計檔案管理信息化的首要前提。大量數據資料存儲于計算機網絡中，定期對財務數據進行硬盤與磁盤的雙重備份，仍存在一定的隱患，需從制度源頭進行規范與約束。首先，要完善內部控制制度，明確會計檔案管理崗位的職責，降低人員因素對會計檔案安全性的不利影響。其次，建立符合信息化管理要求的會計檔案保管制度。會計檔案的保管內容，不僅包括傳統的紙質會計檔案，還包括各類電子文件的歸檔，完善制度確保會計檔案的全面與完整。再次，對磁性載體上保存的文件進行數據拷貝時，未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件?，F在企業科研活動中也有涉及機密的內容，某些會計檔案也涉及保密，對此類會計檔案，要遵守國家或部門的有關保密規定，無論是紙質會計檔案還是電子文件都要有穩妥的保密措施。