新時(shí)期我國高校檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

姚樹靜

新時(shí)期我國高校檔案管理的現(xiàn)狀及對策研究

姚樹靜

檔案是記錄真實(shí)信息的重要方式，其在高校建設(shè)中承擔(dān)著不可或缺的作用。合理的對檔案信息進(jìn)行管理及利用，可為領(lǐng)導(dǎo)決策的制定提供重要的參考，同時(shí)也是教育教學(xué)及科研的重要信息來源。然而，現(xiàn)階段我國高校雖加強(qiáng)了對檔案信息管理的力度，但在實(shí)際的管理過程中仍有不足之處。本研究對新形勢下我國高校檔案管理情況進(jìn)行了分析，并提出了相應(yīng)的解決對策，以期為今后高校檔案管理工作提供借鑒。

高校檔案管理 現(xiàn)狀 研究對策

社會(huì)的進(jìn)步及信息技術(shù)的快速發(fā)展，不僅有效地促進(jìn)了高校檔案管理工作向現(xiàn)代化、信息化方向發(fā)展，同時(shí)也給檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。信息技術(shù)的不斷發(fā)展及更新，對高校檔案管理工作水平也有了更高的要求，高校管理檔案必須要不斷創(chuàng)新、不斷提高服務(wù)效能，才可在高校的發(fā)展及建設(shè)中更好的發(fā)揮積極作用。新時(shí)期怎樣做好高校檔案管理工作已成為高校建設(shè)管理的重點(diǎn)。本文以高校檔案管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，對現(xiàn)階段高校檔案管理中存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了解決對策。

一、我國高校檔案管理現(xiàn)狀研究

（一）檔案管理制度不健全

缺乏健全的檔案管理制度及統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是當(dāng)前多數(shù)高校檔案管理中普遍存在的現(xiàn)象，該現(xiàn)象的存在往往會(huì)影響檔案管理質(zhì)量。管理人員在存放檔案時(shí)缺乏條理，隨意存放檔案，致使檔案混亂，進(jìn)而在使用檔案時(shí)難以及時(shí)有效的查找、調(diào)配檔案，影響高校工作效率。另外，部分高校檔案管理人員缺乏對檔案管理重要性的認(rèn)識，認(rèn)為檔案無足輕重，不過文檔、紙張，甚至檔案管理部門的存在并無重要作用，這樣的思想必然會(huì)影響其工作態(tài)度及工作質(zhì)量，甚至?xí)Ω咝n案管理工作的開展產(chǎn)生制約。

（二）管理技術(shù)落后

隨著科技不斷地發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)已經(jīng)得到普遍的應(yīng)用。然而，高校檔案管理中讓存在有較為普遍的傳統(tǒng)性傾向，檔案的管理方式及手段仍以手工為主，利用圓珠筆或鉛筆填寫檔案信息，從而極易造成檔案內(nèi)容模糊、缺欄少項(xiàng)、記錄不規(guī)范等現(xiàn)象，難以準(zhǔn)確、完整的對相關(guān)情況進(jìn)行體現(xiàn)。此外，對于手寫檔案通常需要進(jìn)行目錄、頁碼編排、組卷裝訂，然而在實(shí)際的工作中，相關(guān)人員為避免麻煩，往往只是將檔案放在一起，而未進(jìn)行組卷、裝訂，不僅會(huì)對檔案的美觀性造成影響，而且會(huì)給后期的查找使用造成不便，進(jìn)而嚴(yán)重影響其使用價(jià)值

（三）缺乏檔案保護(hù)意識

檔案保護(hù)也是檔案管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，一旦出現(xiàn)工作紕漏往往會(huì)給社會(huì)造成極大的危害及損失。現(xiàn)階段多數(shù)檔案管理人員仍處于被動(dòng)工作的狀態(tài)，對檔案保護(hù)的認(rèn)識不夠，在工作中得過且過。此外，多數(shù)高校并未挑選明確的檔案管理負(fù)責(zé)人，這就導(dǎo)致在出現(xiàn)問題后責(zé)權(quán)不明，工作人員相互推諉責(zé)任。

二、新時(shí)期高校檔案管理對策

（一）建立健全的高校檔案管理制度

建立健全完善的檔案管理制度是提高我國高校檔案管理工作質(zhì)量的必要措施，制定明確的檔案管理工作機(jī)制，并制定相關(guān)的檔案收集及管理?xiàng)l例，對確保工作有章可循、促使檔案管理工作逐漸步入科學(xué)化、正規(guī)化有重要幫助。同時(shí)高校還應(yīng)該制定明確的獎(jiǎng)懲制度，要求相關(guān)人員必須要嚴(yán)格按照相關(guān)制度辦事，對于違反規(guī)章制度、工作應(yīng)付了事者需予以懲處，以保證檔案管理工作合理開展。

（二）創(chuàng)新管理方式

創(chuàng)新管理模式，合理對現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化對提高檔案管理質(zhì)量有重要幫助。在實(shí)際的檔案管理中必須要合理的對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行利用，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案著錄、標(biāo)引、編目等進(jìn)行整理，以信息化技術(shù)替代手工填寫檔，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)，用戶可通過目錄查詢系統(tǒng)查找相關(guān)信息資源，從而可有效地提高檔案的條理性及管理的便捷性，為用戶提供更加便捷、高效的服務(wù)。

（三）提高安全意識

建立健全的檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)對相關(guān)管理人員檔案保護(hù)意識培訓(xùn)，提高檔案管理人員對檔案安全管理的認(rèn)知也是當(dāng)前高校檔案管理工作的重點(diǎn)。高校應(yīng)制定細(xì)致的管理規(guī)范，并且應(yīng)選拔檔案管理負(fù)責(zé)人，將管理責(zé)任明確到人，不斷提高管理人員的責(zé)任意識。同時(shí)，科室應(yīng)嚴(yán)格落實(shí)值班制度，加強(qiáng)對檔案庫房的監(jiān)控，并且應(yīng)在檔案庫房內(nèi)配備滅火器，同時(shí)定期進(jìn)行檢查更換，以保證其有效性。另外，還應(yīng)定期對檔案庫房的電氣、電路等設(shè)備進(jìn)行檢查及維修，保證各設(shè)備安全運(yùn)行。此外，還應(yīng)在檔案庫房內(nèi)設(shè)置溫感、煙感探頭，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)庫房內(nèi)存在的安全隱患，預(yù)防意外事件發(fā)生。

三、結(jié)語

總而言之，高校檔案管理作為高校管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，其必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，合理的利用現(xiàn)代化技術(shù)，不斷創(chuàng)新管理模式，以最大化的發(fā)揮檔案管理的價(jià)值。

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（作者單位：山東廣播電視大學(xué)）