試析單位檔案管理所面臨的問題及解決對策

張 健

試析單位檔案管理所面臨的問題及解決對策

張 健

現在幾乎所有的大中型企業或者單位都在慢慢進行檔案管理方法和模式的更新，電子檔案已經逐漸成為檔案管理的主流，各種應運而生的檔案管理的軟件和工具的實效也在越來越明顯地體現出來，這使得檔案管理工作的整體質量和效率都得到了極大更新。本文對此進行了分析研究。

單位 檔案管理 問題 對策

一、檔案管理工作模式的轉變

（一）檔案載體的轉變

在管理活動中，電子文件以其快捷的辦文進度和傳遞速度逐步取代了紙質文件。電子圖紙也以手工制作所無可比擬的優勢大量出現。通過計算機輔助設計使產品圖紙的設計、存儲、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產或開發一項較大項目的產品就需產生上萬份的圖紙，而其中許多又要承襲老產品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時、省力并且有意義得多。

（二）企業檔案的分類變化

舊有的關于文書檔案、科技檔案、產品檔案、基建檔案、會計檔案、人事檔案等傳統分類方案將被打破，取而代之以信息集成系統中各個管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時設立和調整類目。各企業檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細、更科學、更規范。

二、檔案管理工作中面臨的問題

（一）電子檔案原件的真實性問題

筆者所在的抽水站管理所在檔案管理上已經全面采取了電子檔案的管理形式，但是，在實際管理中還是會存在各種問題。首先，電子檔案的原件的真實性是一個難以分辨的問題，這也給實際的檔案管理工作帶來了一些阻礙。電子文件被刪除的概率會更大，一旦那些原始文件以電子文檔的形式存檔后，文檔的原件將無法查找，檔案撰寫人的筆跡、簽字等都不可能再核實，這就給以電子形式留存下來的檔案的真實性在鑒定上帶來了難關。

（二）電子檔案內容的保密性問題

電子檔案在內容的保密性上也容易產生問題。一般來說，電子檔案可以被不同的網絡終端搜索到，一個網絡終端上的電子文件也可以同時發送給其他的多個網絡終端，這在提升了文件共享效率的基礎上也給電子檔案的保密性帶來了挑戰。一些不需要或者不應當對外公布的檔案在互聯網環境下很難真正保持其私密性，如果外界有意進攻，各種病毒乃至網絡黑客都可以肆意侵襲企業或單位的電腦設備，能夠獲取這些電子檔案資源，這種私密性的難以保障很容易帶來很多隱性問題。

（三）電子檔案保留的長久性問題

傳統的紙質檔案雖說非常麻煩，管理效率上非常低，但是總體來說，只要檔案還存在，檔案保留的長久性問題就不用過多的擔憂。但是，以電子形式存在的檔案在這一點上卻并不樂觀。一方面，電子檔案在保存方便，占有存儲空間小等優勢的基礎上也會存在容易丟失或者是難以找尋的各種問題，這會直接影響到檔案管理的長久性。另一方面，一旦企業或者單位的電子設備或者網絡系統遭到外來力量的攻擊，比如，遇到黑客的侵襲，這不僅會讓單位的大量信息資源和電子檔案都被竊取，黑客也可以輕易將這些檔案資料刪除，這些資料就很難再找回來，這也是檔案管理長久性問題上的一個挑戰。

三、完善策略

（一）培養專業化的檔案管理人才

電子檔案在管理上首先需要有一批專業化的管理人才作為依托，檔案管理人員首先要非常熟悉電子檔案的搜集、錄入、歸檔與管理等各方面的工作事宜，也要具備非常嫻熟的操作與應用管理軟件的能力。目前，筆者所在的抽水站管理所已經在慢慢嘗試對于專業的檔案管理人員的培訓，檔案管理部門在不斷引入那些優質且高效的管理軟件的同時，也會有意識地培養管理人員的專業素養和操作技能，讓管理人員能夠更好地適應這種新型管理模式，并且將檔案管理工作中的各項事務都落到實處。

（二）建立健全安全管理法規

以電子形式存在的企業檔案在管理中最大的一個挑戰就是檔案的安全性問題，在化解這個問題的過程中必須首先從本質環節上進行加強，那便是建立健全企業檔案管理的安全性法規。國家首先應當在立法層面給企業在電子檔案管理的方法模式上進行限定，并且要致力于建立更加安全和諧的整體互聯網環境，這一點非常重要。另一方面，企業也應當做好相應的防范，可以在企業內部網絡安全管理問題上進行加強，讓企業的電子檔案能夠更妥善的得到保管。

（三）完善電子檔案管理工作標準

企業要有意識地完善自身的電子檔案管理的工作標準與流程，要建立一個更為明確的電子檔案管理體系，讓管理人員能夠熟悉檔案管理工作的正確展開流程，明晰每一個環節需要落實的工作，并且知道碰到各類問題后應當如何處理與應對。完善健全企業電子檔案管理的工作流程和制度很有必要，這不僅能夠讓檔案管理工作更加規范合理，管理的質量也能夠有更大的保障。

（四）開發可以相互兼容的檔案管理軟件

研制開發數據格式標準統一、可以互相兼容的檔案管理軟件。建議由國家檔案局牽頭，研制開發適應檔案管理現代化的軟件，并在全國檔案系統統一推廣。我們盼望國家檔案局能把該問題列為工作重點，以此帶動全國檔案系統現代化管理水平的提高。

[1]張玉梅．高速公路電子檔案管理分析[J]．吉林交通科技,2010(04)．

[2]甘明．電子檔案管理與我見[J]．科技檔案,2004(03)．

（作者單位 ：江蘇省鹽城市濱海縣大套第一抽水站管理所）