創建獨立學院學習型辦公室的內涵探析

何靖霞

創建獨立學院學習型辦公室的內涵探析

何靖霞

學習型組織理論是知識經濟時代最具影響力的管理理論之一，將學習型組織理論運用于獨立學院辦公室的管理和建設，對獨立學院辦公室的可持續發展具有十分重要意義。獨立學院辦公室必須通過建立共同愿景、樹立團隊學習觀念、不斷實現自我超越，改善心智模式和努力進行系統思考等舉措，積極構建學習型辦公室。

學習 學習型組織 獨立學院辦公室 營建策略

近年來，隨著高等教育事業飛速發展，獨立學院的辦學規模也逐漸擴大，辦學層次進一步提高，學院內部的管理體制也在日益深化。獨立學院辦公室作為核心的綜合辦事機構，處于承上啟下、聯系內外、溝通左右的樞紐地位，如何與時俱進、開拓創新，加強專業和業務學習，進一步提升服務管理水平，提高辦公室工作人員的整體素質，直接影響著學院各項決策意見貫徹落實和執行的效果。因此，將學習型組織理論引入獨立學院辦公室的建設，探索構建學習型辦公室模式，是促進辦公室專業化、科學化、規范化建設的必然要求，也是順應時代背景和環境條件變化的客觀需要，必將促進獨立學院各方面的可持續發展。

一、學習型組織的內涵

學習型組織最初的構想源自于美國麻省理工學院福瑞斯特教授在1965年寫的一篇文章《一種新型的公司設計》。他運用系統動力學的原理，非常具體地構想出未來企業的組織形態——層次扁平化、組織咨詢化、系統開放化，逐漸由從屬關系轉向為工作伙伴關系，不斷學習，不斷重新調整結構關系。彼得.圣吉在進入麻省理工讀書后旋即被福瑞斯特教授的系統動力學整體動態搭配的管理新理念所吸引，在繼續研究該新理念的基礎上，圣吉進一步融入了更多整體動態搭配的細節性技術，還與一些新的創造性管理技術結合起來，提出了以五項修煉為基礎的學習型組織理論。圣吉認為，所謂的學習型組織，是指通過培養彌漫于整個組織的學習氣氛、充分發揮員工的創造性思維能力而建立起來的一種有機的、高度柔性的、扁平的、符合人性的、能持續發展的組織。這種組織具有持續學習的能力，具有高于個人績效總和的綜合績效。

二、獨立學院創建學習型辦公室的重要意義

（一）學習型辦公室建設是適應我國高等教育發展的現實需要

高校作為教學科研、社會服務和文化傳承創新的教育機構，是人才培養的重要平臺。隨著高等教育大眾化、國際化趨勢、高等教育與經濟社會發展聯系日趨緊密、高校合并調整、轉型升級、爭創國內外一流大學、高等學校辦學自主權日益加大等新的形勢發展，使高校與社會與國際的關系發生了深刻變化，高等教育的規模與質量、學科的調整和整合等對高校的行政管理工作提出了諸多挑戰。在這樣的機遇與挑戰下，建立高校學習型辦公室迫在眉睫，有利于辦公室人員將學習和工作相結合，充分發揮辦公室的職能，不斷提高辦公室的管理服務水平，推動學院工作科學發展。

（二）學習型辦公室建設是辦公室打造專業化隊伍的必然要求

辦公室面向的對象廣，涉及面寬，構建學習型辦公室能夠有效提高辦公室人員不斷學習、創新及系統思考的能力和業務水平，通過掌握一定的管理、文秘、法律、檔案、公關、信息處理和綜合寫作等方面的專業知識，不斷在工作中學習和熟悉高等教育理論，探索高校發展的工作規律，及時理性地思考高校建設和發展方向，不斷解決發展中遇到的新情況和新問題，從而豐富工作經驗，提高應急處變和實際工作能力，推動辦公室工作全面而高效地開展。

（三）學習型辦公室建設是完善獨立學院行政管理制度的有效途徑

獨立學院相對普通高等學校而言，發展時間短，辦學經驗不足，機構設置綜合，人員配備精簡，獨立學院辦公室也相應地事物龐雜，辦公效率低下。特別是長期在母體環境中辦學，使得獨立學院辦公室制度在建設方面相對滯后，缺乏與自身發展相適應的特色管理制度。新形勢下，特別是基于獨立學院規范設置的現實要求下，加強學習型辦公室建設，對于系統地完善獨立學院行政管理制度，促進學院科學發展、規范發展、高質量發展具有重要意義。

三、獨立學院學習型辦公室的營建策略

（一）建立共同的愿景，積極營造良好的辦公室氛圍

共同愿景是組織成員共同的遠景和愿望，是組織成員內心渴望所能夠歸屬于的一項重要任務、事業或使命，是構筑、營造學習型組織的基本前提。獨立學院辦公室建立共同愿景分兩個層次，首先個人愿景是深藏于其內心深處和腦海中所持有的意象或景象，要通過激發全體成員的智慧共同挖掘成員的個人愿景，逐步形成具有感召力的理想和目標，使之融合于組織的共同愿景之中。正是由于個人的愿景是從自己的價值觀、自己的抱負、自己內心深處出發的，是自己愿意并想要去完成的，所以可以義無反顧地全身心投入。獨立學院辦公室每一個崗位上的成員都各司其職，忙碌于每天的事務性瑣事中，通過建立個人愿景，合理規劃階段性目標和長遠目標，持續不斷地激勵發展個人抱負，發揮每個成員各自的內在潛能，就能激發起成員產生工作靈感的火花和新的思考與行動方式，從而去追求和諧高效、富于創造力和藝術氣息的辦公室氛圍；其次要結合學院的辦學指導思想和整體發展目標，以及各個系部和職能部門的工作規劃，促進辦公室核心價值觀的凝練，進而形成辦公室的共同愿景，讓辦公室成員舍棄瑣碎的事，產生辦公室大家庭的一體感，在不知不覺中增強辦公室的執行力、凝聚力和戰斗力，促進成員間和辦公室整體的共同進步。

（二）樹立團隊學習、終身學習的觀念，提高辦公室人員的綜合素質

團隊學習的過程是指發展團隊成員整體搭配與實現共同目標能力的過程，由團隊成員一起了解彼此的感覺和想法，其作用是發揮團體智慧，使學習力轉化為現實生產力。獨立學院辦公室作為一個辦公室團隊，辦公室成員可以通過一起研究、探討和交流，互相取長補短，共享最新信息資源，及時有效進行溝通，激發出具有創新性的思想火花和富有建設性的意見，讓成員達到更高層次的共識，使團隊的學習效率最大化，這將有利于把知識轉化為工作能力，并促進個人成長。俗話說“活到老，學到老”，作為高校教職工，尤其是作為高校窗口的辦公室工作人員，更應當通過不斷地學習來充實自己，提升自己，完善自己?？梢愿鶕k公室的崗位特點和各階段的中心工作來建立學習計劃制度，對學習活動進行合理的規劃和安排，充分利用高校豐富的教育資源和先進的教育技術，創造“勤學、好學、會學、樂學”的良好學習氛圍，開拓多渠道、新途徑的學習方式，提高學習活動的吸引力和覆蓋面，從而不斷提高辦公室成員的工作水平和綜合素質，保證辦公室各項任務的出色完成。

（三）提高主動服務能力，積極探索創新發展的道路，轉變思維方式，不斷實現自我超越

自我超越是人類和社會的一種內驅動，是學習不斷認識并加深個人的真正愿望，不斷擴展其創造生命中真正的心之所向的能力，是學習型組織的精神基礎。作為獨立學院辦公室成員，要清楚地認識到自己工作的價值，提高主動服務的意識和發揚刻苦鉆研的精神。辦公室人員首先要增強主動服務和超前服務意識，對上級領導要親和尊敬、不卑不亢，及時完成領導交辦的任務，做到事事有回應，件件有著落，還要全心全意為下屬職能部門、院系和廣大師生服務。其次，辦公室人員要積極探索創新發展的道路，創新作為時代口號，既是社會對高校辦公室的時代要求，也是高校辦公室開展工作的自身需要。獨立學院辦公室創新要做到意識創新、能力創新和方法創新。辦公室要保持與時俱進，開拓創新的精神狀態首先要做到意識創新，應當對新精神、新文件學習快、領會快；對新的經驗和做法接受快、消化快；對新的方法引進快、運用快。然后要做到能力創新，提高組織領導能力、應對競爭能力、業務工作能力和開拓創新能力，以新思想武裝自己，以新標準要求工作，以新制度提升工作，以新手段改進工作，這樣才能打破陳規，開闊思路，使日常工作常做常新，使傳統工作與時俱進，永葆生機。最后要做到方法創新，要不斷學習新知識，掌握新手段，應用新設備、新載體，主動地、能動地做好辦公室工作。正是通過提高主動服務能力，積極探索創新發展的道路，實現了辦公室人員的思維轉變，使辦公室人員不斷否定自我，突破自我，實現自我超越。

（四）改善心智模式，學會自我批評，實現全員的共同提高

每個人的心智模式是根深蒂固于心中，它影響著我們如何認知這個世界以及如何采取行動。改善心智模式就是找到改造人性的方式，消除藏在內心深處的頑石，實現心靈的轉換，開啟一扇重新看世界的窗戶，找到人生的價值。作為獨立學院辦公室成員，應當認清自己的心智模式，學會運用反思的技巧，放慢思考過程，學會開放心靈，容納別人的想法。克服缺陷或糾正錯誤，最好的方式是不要在意他人的批評，而是通過自我批評的方法改善心智模式。因此辦公室可以通過每周的例會，讓成員進行面對面的互動和交流，在人與人之間的開誠布公中，勇敢地亮出自己的心智模式，即陳述自己的看法與理由，并以誠懇的態度邀請辦公室成員對自己的心智模式進行檢視，在這種融洽的氣氛中，大家都會敞開心胸，深入探尋彼此的看法，進而發掘全新的視角，從而有了更多的創新。

（五）努力進行系統思考，形成系統思維模式，提高學院管理系統的整體效能

系統思考就是清楚地觀照自己的內心和面對世界的思考。摒棄個別思考，學會整體思考；摒棄靜止思考，學會動態思考；摒棄表面思考，學會本質思考，掌握既見樹木又見林的藝術，從更廣泛角度看世界。獨立學院辦公室作為核心的綜合辦事機構，處于承上啟下、聯系內外、溝通左右的樞紐地位，具有宏觀綜合的全局意義，這就要求辦公室成員站在學院高度系統思考工作，從學院的整體利益出發開展工作。通過系統全面地思考，辦公室成員就會感到工作中存在著某種不足或短板，重新來設計新的方法、思路，原本所定位的個人愿景需要水漲船高，且進一步確立新的共同愿景；通過系統全面地思考，整個辦公室團隊就需要進行新的定位，架構新的團隊關系，重新學習各種知識和技能；通過系統全面地思考，甚至于共同愿景都上升到一個新的高度，那么，與此相關聯的、涉及到每位成員和整個團隊的心智模式也必須進行徹底的改善；最后正是系統全面地思考，辦公室的每一位成員都會因此改變在辦公室中的定位與自我形象，實現自我超越。就這樣通過五項修煉的有機結合，充分發揮出辦公室的職能，從而提高學院管理系統的整體效能，促成學習型辦公室的創建。

［1］彼得.圣吉.第五項修煉—學習型組織的藝術和實務［M］.上海：上海三聯書店，1997.

［2］吳烈明.邁向共同的愿景：學習型組織［J］.成人教育雙月刊，1997（38）.

［3］上海明德學習型組織研究所，王維.學習型組織之路—關于“學習型組織”的思考與探索［M］.上海：上海三聯書店，2003.

［4］冷樹偉.淺析新形勢下學習型辦公室建設［J］.辦公室業務，2013（5）.

本文系2015年浙江農林大學暨陽學院科研發展基金面上項目的階段性研究成果之一。項目編號：JYMS1505。

何靖霞（1987-），女，浙江諸暨人，浙江農林大學暨陽學院，研究實習員，研究方向：行政管理等。