小議學校檔案管理在基建工作中的重要作用

張海濤

摘 要：近年來，在政府主導下，各級教育部門更加重視學校的基礎建設，每年都有大量的資金用于各級學校的基建工作，從而產生了大量的基建竣工檔案。同時，出于建設法治社會的要求，政府陸續出臺了相關文件以及法律法規對于基建檔案管理起到了推動作用。本文著重從記錄、估值、參考與評價等四個方面闡述學校檔案管理工作的重要作用。

關鍵詞：檔案管理；基建工作；作用

近年來，在政府主導下，各級教育部門更加重視學校的基礎建設，每年都有大量的資金用于各級學校的基建工作，從而產生了大量的基建竣工檔案。可以說，基建工作中存留的原始材料對于每一個工程中都有著深刻的影響。基建檔案會包含很多項目，主要是一些可行性研究、設計、技術和施工管理等基本建設程序內容，它們可以深刻地展示工程、反映項目建設的整個過程。同時，出于建設法治社會的要求，政府陸續出臺了《中華人民共和國檔案法》、《關于做好基本建設項目檔案資料管理工作的通知》等相關文件以及法律法規對于基建檔案管理起到了推動作用，促進校園基建檔案管理的現代化、標準化以及規范化發展。因此，做好校園基建檔案管理工作，對推動教育事業又好又快地發展具有重要意義。

1 對整個基建工作的建設過程進行了詳實的材料記錄

學校基建檔案主要是指學校基建工作發展中積累的文字以及圖表信息，在檔案中真實的記載了校園建筑物、管線位置等相關信息，并且在建筑過程中真實的反應了校園建筑物建筑的全過程的數據記錄。學校基建檔案貫穿于基建工程的整個建設過程當中并且涉及多個部分的施工文件管理工作，突顯了基建檔案管理的及時性和全面性的重要特性。基建檔案是項目施工過程中的重要記錄數據，在項目工程的施工過程、檢驗環節、驗收環節以及后期維修工作都有十分重要的作用。它就為后期學校在投資建設其它項目或者對原有的項目進行維修或者改建、擴建提供原始的信息依據。通過查閱相關檔案，就在很大程度上減少不必要的錯誤或者糾紛。所以說，學校基建檔案管理在學校標準化建設發展的過程之中起著不可忽視的作用。

完整的基建檔案通常對于基建檔案進行了統籌管理，通過全面收集，分類處理，對于任何一個項目都要進行資料安排和歸檔工作，形成了系統的分類檔案。具體來說，高質量的基建檔案都做到了以下幾點：對于基建檔案管理進行了資料收集工作；對于基建檔案收集進行了基礎性分類管理；對于整個工程實施中出現的問題，進行了整套的記錄與管理，全面地收集了工程施工進度的相關資料，及時地收集了各種檢查工作的相關數據，此外還要對所收集的資料進行了審核記錄等。筆者認為，零散的檔案資料總會為后期信息的查找帶來眾多的困難和麻煩，特別是基建檔案，由于其信息繁雜，種類多，為了更好地做好基建檔案管理工作及方便之后的信息查找工作，學校的基建檔案管理必須將每個項目工程在檔案文件中成套地記錄。

2 對整個基建工作的檔案信息進行了有效的價值重構

筆者認為，完整并且較為系統的基建檔案能夠為學校的再建設以及維護方面帶來有利影響，對校園建設者予以相應的啟示。這是因為學校基建檔案當中包含了大量的信息，特別是在工程施工部門的檔案信息，得到了具體施工的驗證，能夠證明相關信息的科學性與合理性。而在學校基建工作開展過程中，這些信息不止一次地被重復利用。因此，便捷地提取相關基建檔案信息就對開展學校整體的基建工作起到了積極作用，它能夠在加快建筑工程速度的同時，提升工作效率，從而保證學校基建工作的有效開展。特別指出的是，因學校辦學標準的提升，當前許多學校都需要進行改擴建工程，因此，學校基建檔案中所包含的大量歷史性信息在現代校園擴建的過程中能夠將當時的基建檔案作為重要數據進行參考與利用。可以說，有序的、完整的、真實的基建檔案中能夠準確的反應建筑的原貌與現狀，為學校改擴建工作在提升設計質量的同時，又節省了工程的成本預算。

另一方面，在現代化學校發展中，通過對于基建材料的查閱與掌握，能夠在未來學校基礎建設的過程中起到估值的效果，隨著時間的推移，基建檔案對于學校基建的價值就會隨之增大。比如，A學校在進行工程建設時，由于資金短缺等因素，某建筑單體在初建過程中只建設了三層。但由于現階段小班額的要求，該校參考了歷史基建檔案中的信息，得知該建筑實際可承載六層，那么它就可以進行二次改擴建而不用新建，從而滿足建筑加層的需求。又如，B學校對學校當中的舊圖書樓進行改造時，參考的是在舊圖書樓建造初期的基建檔案，與改造時間相差十五年之久。根據原有檔案信息，舊圖書樓在改造的過程中進行比較順利，在節省了人財物的成本的同時，使得改造工期大大縮短，從而保證學校新學期的教學工作的正常有序開展。

3 對整個基建工作的后期維護提供了可靠的數據參考

學校基建完成之后，需要對建筑進行后期維護。由于基建檔案資料具有載體多、數量大、價值高等特點，因此在行政擴建、管網維修的過程中需要將學校基建檔案作為重要的參考依據。可以說，基建檔案里面包含了關于學校基建的全部內容，不僅包括建筑工程的結構、管線的布置等資料，還包括了后期工程建設完成后存在的各種文件、簽訂的合同等。此外，當原有的基建人員離任后，新的接任人員對于學校建筑各項基礎設施的檢修、改造工作，都需要參考以往形成的基建檔案資料。

學校基建檔案就是通過文字、影像等形式對整個基建過程進行全程記錄，換言之，就是以靜態的形式記錄學校建筑工程動態的發展過程，真實、全面地呈現學校建筑工程項目建設在不同施工階段的施工進展情況，體現了學校基建的質量和實際情況，從而為學校的建設工作、學校的規劃工作、學校的管理工作提供了重要的依據。如果沒有這些具體的記錄資料，很多后期維護工作因無法獲取第一手資料，就需要進行再次測量與計算，勢必在進行后期維護以及改造中追加不必要的成本。

4 完整的基建檔案真實地反映了學校的總體建設與發展

學校的基建檔案在一定程度上反映了學校的發展速度和學校的整體規模。因為，可以從學校的基建檔案中詳細了解到學校的各個工程建設的規模大小及各個項目建設的設施設備配置等方面的情況。同時，還可以從學校的基建檔案中看出未來學校的發展規劃。基建檔案真實地記錄著學校的發展歷史，也記錄著學校在各個階段的發展變化。學校想要一直持續良好的發展，必須依據學校基建檔案進行統籌規劃，一旦學校的基建檔案丟失或者不完備，那么將會對學校未來的發展起著不同程度的制約影響。

在實踐中，我們常常會發現當學校想要進行建筑內配裝修時，就要根據基建檔案進行施工。當學校想要進行重新改建或者升級消防報警系統，就要想做到施工的安全性及后期使用的便捷性，學校就需要依照基建檔案進行科學規劃改建。這樣不僅可以用很少的資金升級消防報警系統，還可以保障學校建設工程的有序進行。

總之，隨著教育改革的深入與校園標準化建設的推廣， 基建檔案管理工作在校園基建過程中地位日益突出。同時檔案利用工作將面臨許多的新情況、新問題。因此，學校在進行基建檔案管理過程中需要提升重視程度，對未來基建工作的開展奠定基礎。

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