淺析新舊《會計檔案管理辦法》的變化

陳世安

由于我國高速發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)，信息技術(shù)在各個領(lǐng)域得到普及，對會計檔案的內(nèi)容范圍進(jìn)行重新規(guī)劃，會計檔案已不同的形式得以承載，還更新了其管理辦法與利用方式，原《管理辦法》逐漸淘汰，難以與現(xiàn)實需求相適應(yīng)，和當(dāng)前的檔案管理要求也有相違背之處。針對此矛盾，財政部、國家檔案局召集相關(guān)專家重新修訂了原《管理辦法》，在2014年12月、2015年5月兩次向社會進(jìn)行公開征求意見，于2016年1月1日開始正式實施修訂后的《會計檔案管理辦法》。

一、修訂出臺新《會計檔案管理辦法》的意義

第一，對電子會計檔案的法律效力給予高度認(rèn)可。在大量發(fā)展互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)上，我國出現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)新業(yè)態(tài)與模式。新《管理辦法》對這一形式的檔案給予了法律效力，電子化管理能有效應(yīng)用于獲取、報銷、入賬和保管電子會計憑證等各個環(huán)節(jié)，促進(jìn)電子憑證的在線傳遞與線上應(yīng)用，提供強(qiáng)有力的政策支持互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

第二，推動綠色、低碳發(fā)展方式的普及。新《管理辦法》對會計資料作出重新界定，其不僅可使用紙質(zhì)會計憑證、賬簿，還必須構(gòu)建會計檔案鑒定銷毀制度，完善相關(guān)程序，進(jìn)而為銷毀工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。通過這種方式，會計資料的整理、打印與傳遞的成本大大減少，能便捷地進(jìn)行保存管理，減少資源浪費(fèi)和能源消耗，是綠色環(huán)保生產(chǎn)方式的重要體現(xiàn)。

第三，有效推動國家治理能力現(xiàn)代化建設(shè)。電子會計資料最終是為了建立電子會計檔案，新《管理辦法》在會計檔案范圍中融如電子會計檔案，有效利用電子會計數(shù)據(jù)，挖掘其內(nèi)在價值，為政府決策與管理提供更具有現(xiàn)實意義且多元化的會計信息。

二、新舊《會計檔案管理辦法》的主要變化

第一，明確界定會計檔案的范圍，完善其定義。新辦法對其進(jìn)行以下全新定義：即為單位在開展會計核算等過程中接收或形成的，將單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項記錄和體現(xiàn)出來并有保存價值的圖表、文字等各種形式的會計資料，其中有利用計算機(jī)等電子設(shè)備完成、傳輸與儲存的電子會計檔案。新辦法進(jìn)一步明確界定了會計檔案的定義，其比舊辦法的形式更為豐富，采用了文字、圖表等多種紙質(zhì)形式的資料，還利用了電存儲介質(zhì)的電子檔案。

第二，重新增添了新的電子會計檔案管理要求。新《管理辦法》對會計檔案范圍進(jìn)行規(guī)定，同時明確保管、移交和銷毀等程序，具體有以下幾點：一為在會計檔案范圍中納入電子會計檔案，利用計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳遞與儲存的電子會計檔案都屬于會計檔案。二為在符合要求時單位內(nèi)部產(chǎn)生和外部接收的電子會計資料只能存儲和歸檔為電子檔案。三為在移交電子會計檔案時，必須同時移交電子會計檔案和元數(shù)據(jù)，結(jié)合國家檔案管理有關(guān)規(guī)定確定合適的文件格式；特殊格式的電子會計檔案應(yīng)該和讀取平臺進(jìn)行同步移交。四為應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)，共同做好電子會計檔案銷毀監(jiān)督工作。

第三，健全會計檔案的銷毀流程。會計檔案管理中，銷毀檔案工作占據(jù)重要地位，首先要有效進(jìn)行鑒定工作，進(jìn)而保證檔案被合理銷毀。原《管理辦法》對該環(huán)節(jié)的詳細(xì)流程作出了規(guī)定，只有通過單位負(fù)責(zé)人在清冊上簽署同意之后才能銷毀會計檔案，然而對鑒定工作及其相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任未作規(guī)定，一般而言由單位負(fù)責(zé)人承擔(dān)銷毀的責(zé)任。在現(xiàn)實工作過程中，為防止產(chǎn)生風(fēng)險，針對最低保管期限以上，同時滿足銷毀條件的，單位負(fù)責(zé)人通常也沒有銷毀這樣的會計檔案，這些會計檔案喪失了保存價值然而卻占據(jù)大量存儲空間，嚴(yán)重浪費(fèi)了資源。所以，鑒定銷毀這一環(huán)節(jié)被新增在《管理辦法》中，單位在對保險期限到期的會計檔案鑒定后再編制鑒定意見書。接著要將被存儲的會計檔案的保管期限進(jìn)行重新劃定；在到期后無需保管的會計檔案可銷毀。

第四，對會計檔案出境規(guī)定了管理要求。原《管理辦法》第十八條規(guī)定禁止攜帶出境的有我國境內(nèi)全部單位的會計檔案。若會計檔案為境內(nèi)單位和駐外機(jī)構(gòu)設(shè)立的企業(yè)，則必須按照國家相關(guān)執(zhí)行且必須符合本規(guī)定。由于社會經(jīng)濟(jì)獲得高速發(fā)展，國內(nèi)大量的國際性企業(yè)如雨后春筍般快速成長，積極強(qiáng)化企業(yè)國際間的交流，在該規(guī)定上，原辦法的規(guī)定已經(jīng)難以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，逐漸開始淘汰。新辦法第二十五條重新作出修訂。新《辦法》第二十五條規(guī)定，單位的會計檔案和復(fù)制件 必須攜帶、寄運(yùn)或者傳輸?shù)骄惩獾谋仨毟鶕?jù)國家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第五，對會計檔案的定期保管期限進(jìn)行調(diào)整。國家檔案局在最近對機(jī)關(guān)和企業(yè)文件材料的保管期限進(jìn)行重新界定。不僅如此，眾多民事案件中會計檔案都作為重要的憑證，民事案件最長可維持二十年的訴訟時效，然而最低保管期限在二十年以上的會計檔案占絕大多數(shù)。為規(guī)范管理單位檔案，必須重視會計檔案的現(xiàn)狀，調(diào)整三年、五年、十年、十五年、二十五年五類會計檔案定期保管期限為十年、三十年兩類，同時把原附表1、2中會計檔案三年、五年、十年保管期限統(tǒng)一為十年，并且將為十五年、二十五年的保管期限調(diào)整為三十年。其中會計檔案，包括會計憑證與會計賬簿等在內(nèi)的資料的最低保管期限增加到三十年，其他輔助會計資料的最低保管期限增加到十年。

三、新《會計檔案管理辦法》實施過程中的幾點建議

第一，積極舉辦新《管理辦法》的宣傳培訓(xùn)工作，組織各個部門和單位內(nèi)的負(fù)責(zé)人、檔案工作人員、會計工作人員對新《管理辦法》進(jìn)行學(xué)習(xí)與解讀。

第二，加強(qiáng)新舊《管理辦法》銜接制度的建設(shè)，對各個部門與單位做好相關(guān)工作提供指導(dǎo)與幫助。

第三，結(jié)合新《管理辦法》編寫解讀材料，詳細(xì)闡述本次修訂的重點內(nèi)容與需要注意的地方，為貫徹落實新《管理辦法》奠定基礎(chǔ)。