提高行政機關工作人員公文寫作水平途徑研究

文/郭媛媛

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提高行政機關工作人員公文寫作水平途徑研究

文/郭媛媛

行政公文是一種具有法定效力和標準形式的文件材料，普遍應用于政府機關和其他社會組織日常工作中，是處理公共事務的重要形式。通過行政公文，可以向受文單位傳達信息，體現組織目標和領導的意向。行政公文的撰寫則是向受文機關下達公文、傳達工作意圖的首要步驟。行政公文的寫作環節主要為：首先，根據實際情況選擇適合的行政公文種類并擬定初稿；然后，對擬定好的初稿進行討論修改，進一步完善內容，精煉所需表達的思想。最后，將修改后的行政公文送審。在這一系列環節中，怎么通過提高自身寫作水平寫出一篇漂亮得體的行政公文，是進行行政公文寫作的工作人員當前最為棘手的問題。

行政公文；寫作水平；公共事務

行政公文是深刻貫徹領導意圖、領會組織目標、依據法律處理公共事務不可或缺的手段之一。行政公文寫作水平在一定程度上可以反映政府機關處理工作、傳達組織意圖的質量和效率，是行政公文寫作人員在政府機關日常工作中最為實用能力之一。

一、對增強行政公文撰寫能力的必要性分析

提高行政公文工作人員的寫作能力水平的意義，主要有以下幾點：

（一）有利于提高發文單位行政管理水平

“政府機關必須加強組織內部的管理，提高自身服務水平，積極和外界進行溝通協調。”［1］而行政公文可以向受文機關傳達組織目標、領導意圖和事務要求，是政府行使行政權力、管理社會事務的主要載體，是發文機關和受文機關雙方溝通的紐帶。因此，提高行政公文寫作水平，對于發文單位向受文機關精準的傳達上級指令、提高行政管理水平有著重要的意義。

（二）有利于提高行政公文質量

“行政公文作為處理公務、管理事務的一種文字承載形式，其重要特點就是行文的規范化、制度化和標準化”［2］。這些特點，都要求從事公文寫作的人員具有一定程度的公文寫作水平，否則，將很難寫出合適、準確、規范的公文。

（三）有利于樹立發文機關形象

一篇行政公文是否能精煉簡潔的傳達組織意圖，直接關系著發文機關的形象問題。如果一個發文單位所發的公文詞不達意、調理不清、不易于理解，受文單位看不懂公文所表達內容，就會對雙方造成一定誤解和損失。而好的公文，可以用準確的語言，簡練的表達發文主題，有助于受文機關閱讀理解，方便雙方交流或傳遞信息。這對于樹立發文單位良好的形象有著重要的意義。

二、對行政公文寫作的現狀及原因分析

（一）忽視語言能力的培養

現今政府工作人員的公文寫作水平差強人意，原因在于其受系統教育階段，忽視了語言能力的培養。當前，大部分院校缺乏培養語言能力的重要課程，有的院校甚至沒有此方面的課程，直接造成了政府工作人員儲備力量對于公文寫作的能力水平不足，理解力不夠，資料積累不充分。

（二）缺乏實踐訓練

目前政府工作人人員的公文寫作水平不足，有很大一部分原因是因為實踐的少，在受教育階段沒有受到系統的公文寫作教育，在工作階段更是缺少實踐訓練，導致現階段我國政府公務人員的公務寫作水平大打折扣。

墨子曰：“士雖有學，而行為本焉”。此句含義為：讀書人雖然應該擁有學問，但是，能把學來的知識通過實際行動表達出來才是最基本的掌握形式。這句話從現實層面深刻體現出了實踐的重要性?；A知識固然應該掌握，但是如果不能通過實際操作熟練的運用，就不能算做悟到了知識的真諦。同理，如果公文寫作學習者只是看了充足的資料，并沒有進行實際寫作，那也是沒用的。

（三）公文寫作不規范

公文寫作不規范主要包括兩個方面：第一，體式不規范。體式規范是行政公文與其他文種的不同之處?，F今公文體式不規范主要表現在文件版頭使用不規范、標識使用不規范、標題寫作不規范、非附件的公文錯當附件處理、不加蓋公章、主題詞漏標或標注不適當、主送機關不精確、用紙不合理等問題。第二：公文文種的使用不規范。行政機關在制發公文時，“應當根據其自身的職責權力、撰寫公文的目的和與主送機關的行文關系”［3］等要素，準確地選擇公文的文種。同時還要注意各個文種的席位差別。在現實的公文撰寫中，很多情況下都有文種使用不當的現象。

三、對如何提高行政公文撰寫能力的方法分析

（一）提升思想觀念，重視公文寫作能力

當下大部分政府人員思想覺悟不高，不夠重視公文寫作。每個公文寫作的工作人員，特別是政府部門上級人員都應當清醒地認識到，在利益主體多元化的當今社會，行政公文已經不再是可有可無、可多可少的內部文件，行政公文的對象在擴大，它面對的對象，將是包括各種利益主體在內的廣大公眾。因此，行政公文已經成為政府體現執政理念、反映執政能力的重要介質。所以要想提升公文寫作水平，必須從思想上進行深刻的變革，具體有以下兩點：

1.端正公文寫作態度

現在各級政府機關不僅文字材料的字量多，而且對于寫作公文的速度催的緊，許多政府人員時常為它熬夜工作，勞累不堪，在心理上產生了厭煩感。然而，既然在政府機關上班，就肯定會接觸各式各類的文字材料，所以，對于寫行政公文不應該抱有懼怕之心，更不要覺得煩躁，應該以樂觀上進的態度對待寫作，要認真寫，用心寫，叔本華曾說過：“作品是心靈的精華”。這深刻揭示了在寫作方面，用心是多么重要的事情。

2.保持公文寫作人員隊伍穩定

公文寫作的人員不僅是人才，而且是一種培養周期較長的、稀缺的、特殊的復合型人才，因而必須設法保持這支隊伍的相對穩定。一方面，要使他們有成就感的滿足，通過對他們寫作成果的認可，引導價值取向，激勵公文寫作人員熱愛本職，鉆研問題，研究寫作。另一方面，對于文采特別好、態度特別積極、工作特別認真的工作人員，應該給予適當的心理或物質鼓勵，相應提高他們的工作條件，優化待遇，從而調動他們的積極性。

（二）提高自身素質，加強語言能力的培養

俗話說：“文如其人”。“一篇高品質的公文，離不開撰稿人的高素質。公文的高品質，實際上是撰稿人內在素質的外在表現，也體現了撰稿人濃厚地文化底蘊，由此看來，研究公文寫作，光研究寫作技巧、寫作規律，還是遠遠不夠的，必須在提高自身素質上下功夫。也就是，功夫既要下在公文之內，更要下在公文之外?！保?］要想提高公務人員的寫作能力，首先應該完善其自身的文化素養。有了較高的文化素養，較多的積累，較熟練的文字寫作技能，就可以更好的掌握公文寫作技巧，熟悉公文規范格式，提升自身行政寫作水平。主要途徑如下：

1.加強寫作素材的積累

要注重對不同文種范文的積累，根據不同業務，選擇常用文種，范文多了，遇到任務就能參考；要注重對上級精神的積累，學習重要文件、會議精神，養成做筆記的習慣，可摘錄，可用自己的話表述，記得越多，聯想越豐富，思想越活躍；要注重對精彩語句的積累，對與工作聯系緊密的報刊文章、網上資料、思想性強的觀點、精辟語言，注意摘抄記錄；要注重對相關資料的積累，主要指與工作有關的情況、經驗等，要想多知道，就得多留心，多關注。

2.重視資料的歸納與整理

對寫作素材進行積累之后，還應當進行細致的歸納與整理，對資料進行科學的分析和綜合的研究，以便于更好的掌握收集到的資料。并在自己腦海形成結構完整的框架體系，在需要運用的時候可以及時調出。

（三）善于模仿學習，適當進行仿寫操練

“學習”其中的“學”，就是指模仿和效仿。仿寫在行政公文寫作的學習中占有很關鍵的地位?！胺聦懢褪悄７路段倪M行寫作?！保?］。仿寫分為兩個部分：形式上的仿寫和內容上的仿寫。

形式上的仿寫主要有以下幾點：

1.模仿范例公文的體裁和體式

體裁就是指公文種類。公文的仿寫首先要掌握公文程式化的要求［6］。每學習一種文體，如計劃、總結、制度、請示等，都需要進行仿寫，直到掌握了該文種與其它文種的相同點與不同點，準確掌握了體裁與體式的要求。

2.模仿范例公文的語言

所有的公文都是用語言組合而成的，根據不同主題的需要，運用不同的方法去組織語言，就形成了不同的文種。因此，增強自身語言表達能力對于學好行政公文的寫作顯得尤為重要。內容上的仿寫主要有以下幾點：

1.明確主題，圍繞主題模仿寫作

公文的主題，即公文的主要想表達的思想。任何公文，無論有多少字，都有一個明確的中心思想。確定公文的主題，需要經過反復的推敲研究，定準這篇文章到底應該闡明一個什么樣的觀點，針對人們最關心的問題，撰寫這篇公文。

2.糾正錯誤，采用邊練邊糾錯的方法寫作

練習時可針對有錯誤的例文進行格式、語言、結構等方面的修改，直到滿意后再對照標準答案找出不足之處，用此法多改多練效果明顯。在實踐中也可注意收集公文實例，找出其中不足或不規范之處進行修改。

（四）必須多加練習，重視理論與實踐的關系

俗話說：“讀十篇不如做一篇”。公文寫作能力的提高要靠實踐。在看了足夠多的公文材料，學習了豐富的公文寫作知識后，還應該多寫多練，反復實踐。這是提高公文寫作能力最有效的途徑。

宋朝詩人陸游有詩句曰：“紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行”。這句話意思是學問只是從書本上獲得終究感到膚淺，必須身體力行，親自實踐，才能顯出真知。理論知識是前人經驗的結晶，理論知識固然重要，但必須與實踐相結合，在實際運用中進一步深化，才能成為真知，成為自己的東西。只有在實踐中，把自己學到的公文寫作理論運用到實踐中去，才能提高公文寫作能力。

（五）文章不厭百回改，反復推敲佳句來

善作不如善改，要想提高行政公文寫作能力，就必須做到在寫完公文初稿之后，進行反復推敲和細致的斟酌。能把文字操縱自如，使它述說一切，甚至述說一般不易表達的事情，這比動用一些死語舊詞更為困難。寫作最重要的過程就是修改。在修改擬定好的公文時，把公文當別人寫的，從旁觀者的角度去發現問題，仔細挑出毛病并修改，直到可以用最精煉的語言表達最準確的意思。

［1］鄭立新.當前高校行政公文寫作的規范化問題探析［N］.莆田學院學報，2010（4）：48-52.

［2］趙可新.公文處理科學化——《國家行政機關公文處理辦法》之淺析［J］.前沿，2001（11）：110-112.

［3］嚴書勤.國家行政機關公文文種的選擇和使用［J］.秘書，2002（8）：4-6.

［4］李月華.大學生如何提高公文寫作水平和質量［J］.商情·科學教育家，2008（4）：196-198.

［5］高景玲.淺談如何將多媒體融入到作文仿寫練習中［J］.中國信息技術教育，2014（4）：183-183.

［6］莊丹華，毛燕敏.公文審美觀照初探［N］.寧波高等?？茖W校學報，2001（3）：54-56.

（作者單位：長春工業大學）