新形勢下完善人事檔案管理的對策分析

黃思欣

摘要：人事檔案管理作為人事管理的重要內容之一，對于單位的正常運轉意義重大。近年來社會的發展和人事制度改革的深化，傳統的人事檔案管理模式已經難以適應時代發展要求。因此，我們必須認清社會發展形勢和人事檔案管理工作發展趨勢，認真分析現階段人事檔案管理工作的現狀和不足，立足新形勢不斷改進和完善檔案管理工作思路和內容，更好地為單位的發展發揮應有功能。

關鍵詞：人事檔案;檔案管理;發展對策

一、人事檔案管理的現狀分析

（一）歸檔材料內容和形式不夠規范

人事檔案歸檔材料的完整性是檔案管理的重要基礎，但是長期以來由于部分檔案材料未按照人事檔案歸檔要求進行整理，造成歸檔材料的不完整，以及歸檔不及時，這種情況下很容易出現檔案材料遺漏、歸檔形式錯誤等現象，難以全方位系統的反映客觀真實情況。這種不規范現象長期得不到改善，將會直接影響人事管理工作的有效性。目前主要存在的問題有以下幾點，內容填寫格式不規范，書寫字跡潦草、模糊，不易辨認;書寫用筆不規范，有的部分用圓珠筆書寫，甚至存在鉛筆代替;歸檔材料紙張規格不統一，同一檔案材料中存在多種規格，造成后期人為的裁剪，部分內容還要通過裱糊來進行完善，影響了檔案材料的原始性，造成不必要的人力物力的浪費。

（二）檔案管理現代化、信息化程度有待改善

隨著科學技術手段的不斷更新，計算機信息的水平也在不斷提高，人事檔案信息管理系統逐步被廣泛應用，盡管如此有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，人事檔案管理的現代化程度和信息化水平仍有很大的改善空間。目前有的單位只是將個人信息、檔案目錄輸入計算機，在資料檢索、調閱檔案等工作程序上仍然采取的是手工操作，未能充分利用。由于收集和鑒定工作不到位，所以導致檔案信息的可用性低。這樣既不利于檔案的保管，還影響了工作效率。

（三）人事檔案管理人員專業水平需要提高

檔案管理工作是一項系統性較強的工作，要求工作人員具備專業的檔案管理知識和能力，而且還要適應檔案管理工作的單調性、枯燥性，以及具備細心、耐心等心理素質。目前由于部分單位對認識檔案管理工作缺乏必要的重視，造成一些人事檔案管理人員身兼多職，甚至缺乏專業的檔案管理知識，對文件資料的歸置、整理、保管等業務操作不規范，極大的影響了檔案管理工作效率，對于單位檔案查閱帶來不便。

二、新形勢下完善人事檔案管理的對策

（一）規范人事檔案管理工作流程

人事檔案的利用帶有一定的預見性，人事檔案集中利用的時段相對固定，除日常性查閱使用外，在人事調整前后，檔案的調閱和歸檔是日常管理的重點，進一步明確對人事檔案的材料完整性、歸檔及時性的要求，避免出現在人員調動或者退休時才對檔案材料進行全面的整理，平時大量的任免考核材料都擠壓留存在一起，沒有及時整理歸檔等不良現象的發生。此外，在人事檔案材料的整理中，頁面規格、書寫筆跡等都要嚴格執行歸檔要求，便于以后單位進行人事檔案的查閱、調取。

（二）進一步提高人事檔案管理的現代化水平

對于人事檔案管理而言，必須要建立科學性、系統性的管理制度，保證管理工作的有序開展，促進人事檔案管理工作規范化、法制化和制度化建設。完善人事檔案的保存、歸檔、保密、轉遞及鑒別等制度，對人事檔案材料不斷進行完善、更新和補充。要求管理人員對收集到的檔案材料認真檢查鑒別，確保檔案材料表述的準確性和手續的完備性，保證人事檔案材料內容的真實與客觀。

（三）重視人事檔案管理的信息化建設

隨著信息化技術的廣泛應用，人事檔案管理工作中的信息化建設也迫在眉睫。通過建立全面系統的信息化系統，能夠使人事檔案查閱更加的方便、快捷，節約了查閱資料花費的時間。計算機信息系統在人事檔案管理中的引入能夠有效地提高人事檔案管理工作的效率，信息技術在人事檔案管理中的應用是時代發展的必然趨勢，但同時也會導致管理風險的提升，因此信息化管理系統建立的通知，也必須要建立相應的信息化安全維護系統，確保人事檔案資料的機密性與安全性。

（四）全面提高人事檔案管理人員業務水平

單位應注重人事檔案管理人才的培養，注重管理隊伍的建設，提升檔案管理水平。首先，人事檔案管理工作者要具備良好的政治素質和保密意識，所以應該加強人事檔案管理人員的思想學習，提高其思想認識和政治水平。其次，要保持和維護固定的人事檔案管理人員，檔案管理工作的熟練自于長期經驗的積累，檔案管理人員固定，才能不斷積累和提高其業務能力，提高檔案管理工作效率。再次，加強對檔案管理人員的業務培訓。檔案管理人員通過參加培訓、學習交流，掌握堅實的檔案管理的論知識、學習先進的檔案管理方法，提升管理水平和技術能力，推動本單位人事檔案管理工作的進步與發展。

三、結束語

人事檔案管理工作是單位進行內部管理的重要基石，因此必須實事求是，與時俱進。作為人事檔案管理人員，要創新思想觀念，不斷提升人事檔案管理方式方法，全面提高服務水平。檔案管理是企業管理工作的一部分，必須適應現代企業和新時期發展的需要，樹立新的觀念，建立新的體制，實行新的管理制度，用求實創新的精神把握檔案事業發展規律，勇于探索和實踐，更好地發揮應有功能。

參考文獻：

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