科研單位行政事務人員日常事務處理技巧淺析

趙琦妍

摘要：隨著經濟的快速發展和社會的不斷進步，科研單位的行政事務職位收到了越來越多的重視，具有相當的探討價值和研究必要性。為此，本文在行政事務職業技能改進目標的指引下，通過自身經驗分享，對科研單位的行政事務工作人員的事務應對技能和方式進行研究分析，以為科研單位行政事務人員工作效能和工作質量的提升提供借鑒。

關鍵詞：科研單位;行政事務;工作人員;提倡事務處理

科研單位的行政事務崗位設置由來已久，隨著經濟的不斷發展和社會的持續轉型，科研單位行政事務人員的工作作用、工作職能和基本工作性質產生了很大的變化，尤其是在21世紀的當下，行政事務工作者的崗位要求和工作性質已產生了翻天覆地的改變。作為科研單位重要的職能角色，行政事務人員人員在科研單位日常事務處理中發揮著關鍵性的作用，其工作相當繁瑣、非常復雜，不但需要進行指示傳達、電話接錄、訪客接待、日程安排等，還要進行信息溝通和事務協調，甚至還要進行檔案管理和文檔處理等。因此，想要做一名合格的行政事務工作者，科研單位的行政事務人員就要不斷總結現實工作經驗，合理的進行工作方式創新和工作技能改良，以不斷提升自身的工作水平和綜合素質，進而更好、更有效的進行工作任務完成，推動科研單位各項工作的有序、健康開展。

一、科研單位行政事務人員必備的工作方法

（一）分類臺賬法

分類臺賬法又叫臺賬分類法，主要是指在現實工作中，行政事務工作人員通過相關臺賬的建立、維護和更新，提升工作效能的一種有效工作方式。分類臺賬法的運用不但能夠讓復雜、繁瑣的工作變革更為有序、更加清晰，而且還能有效提升日常工作處理方式的規范性和標準化程度。尤其是在信息技術快速發展的當下，科研單位行政事務人員可以通過各種網絡和多媒體技術的應用將各種臺賬信息進行數據庫模式構建，并對相關數據進行及時的更新和補充，進而實現工作效率的大幅提升。

（二）追根究底法

這種工作方法對于領導交辦的事物辦理來說非常有效。由于這類事物普遍具有線索較少、難度較大的特性，在指令發出時，領導往往不會對行政人員陳述事物的來龍去脈，只是進行交辦信息發放，這就需要行政事務工作者認真追查事務的根源，了解事件本身的詳細信息，稿清楚事務的重點和關鍵點，只有這樣才能正確理解領導的指令，進而才能順利進行事務處理。

（三）舉一反三法

日常事務不能呆板、也不可僵化的進行處理，而是應學會融會貫通，舉一反三，在處理一項事務時，就能迅速的觸類旁通，這有這樣才能有效的進行開展工作。因此，行政事務工作人員在日常事務處理中必須要善于開動腦筋，學會見微知著、舉一反三，對自己遇到的問題進行有效的分析和深入的挖掘，在認真總結的基礎上向領導提供最客觀、最可行的建議，以促進科研單位自身的良性、健康發展。

二、科研單位行政事務人員需要學會的日常事務處理技巧

（一）信息處理技巧

作為行政事務工作的重要組成部分，信息的處理需要行政事務工作者需要較強的信息處理能力。在信息技術快速發展的今天，內部信息的處理對于任何科研單位的發展，甚至生存來說都非常重要，內部信息的管理水平會在很大程度上影響一個單位其它相關工作的順利開展和單位自身的穩定。因此，行政事務工作人員必須具有較高的信息梳理和分類水平，通過臺賬分類法的利用根據事務本身的輕重緩急將信息進行區分。此外，為了能夠向單位領導提供更好的建議策略，為領導的決策提供更為客觀、有效的依據，行政事務人員還要在日常工作中善于進行信息收集，例如，國家政策、相關單位動態信息的收集等。當然，信息的準確、及時反饋也是十分必要的，行政事務工作者要能及時的處理和上報本單位的確切信息。

（二）溝通協調技巧

溝通協調能力是行政事務工作人員的必備能力要求。第一，在進行關系處理時，行政事務人員要具有良好意識、責任意識和定位意識，理清思路，找準門道，引導大家心往一處想、勁向一處使。第二，在日常工作中，行政事務人員應主動肩負起關系處理的重擔，積極輔助領導進行簡單的關系處理，對于那些難度較大或者必須由領導出面處理的關系事務，要提前做好輔助和提醒工作。第三，要不斷強化自身的溝通協調能力，要確保自身語氣委婉、態度謙虛、協調到位、言語準確，針對溝通個體和群體的不同，應用不同的溝通協調技巧。

（三）文檔處理技巧

對于科研單位而言，其文檔管理主要涉及下述幾個方面：首先，處理來文。主要包括文檔接收、文檔登記、文檔呈批、文檔備份和文檔發送等;其次，管理文件資料和通信信函。主要涉及原始文件的保管、立卷、使用、備份和歸檔等。第三，管理電子文檔資料。接收、發送電子文檔和電子文檔的印發及登記等。文檔管理是一項比較復雜、瑣碎的基礎性工作，他需要行政事務管理人員時刻保持較高的責任意識和擁有較強的文檔處理技巧，并有一定的工作忍耐性，只有這樣，行政事務人員才能得心應手的處理好文檔管理工作。

三、結語

總之，科研單位行政事務工作人員的工作比較繁瑣，也非常復雜，為了更好的完成自己的工作，行政事務工作人員必須要不斷強化自身建設，以現實工作為基礎，通過不斷的總結和積累，實現自身工作方式和工作技能的持續完善，以能得心應手的進行工作處理，成為領導的好助手，同仁的好幫手。

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