信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用研究

姬睿華

摘要：信息化時(shí)代的到來，使得檔案管理也開始使用信息技術(shù)，事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)比較繁多，信息技術(shù)的使用，大大提高了事業(yè)單位檔案管理的效率。但信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用時(shí)，存在許多問題，本文根據(jù)這些問題，提出相應(yīng)的解決措施。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理

一、事業(yè)單位檔案管理

隨著社會(huì)的發(fā)展以及工作的需要，事業(yè)單位的檔案管理也變得越來越嚴(yán)格，檔案管理要更加明確、清晰以及規(guī)范。檔案管理工作所包含的東西很多，主要有以下內(nèi)容，單位上下級(jí)之間的文件往來、單位項(xiàng)目的有關(guān)證明、財(cái)務(wù)部門的相關(guān)單據(jù)工作人員的調(diào)動(dòng)資料以及單位決策等等，這些都應(yīng)存檔，因此需要檔案管理。信息化時(shí)代的到來，也帶動(dòng)了檔案管理的進(jìn)步，使得檔案管理變得更加方便快捷，檔案信息更容易查找。運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，要求電子信息和原文件要保持一致，這對(duì)檔案規(guī)范管理要求更高，播放操作以及調(diào)用更加的靈活。

二、信息技術(shù)在檔案管理應(yīng)用中存在的問題

（一）缺乏對(duì)信息技術(shù)的深刻認(rèn)識(shí)

信息技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用的時(shí)間比較短，因此一些工作人員對(duì)于信息技術(shù)應(yīng)用的認(rèn)識(shí)并不是很到位，無法有效的將信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理當(dāng)中，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)許多失誤。比如在日常工作中，一些工作員在使用電子文檔，并將電子文件打印成為紙質(zhì)文件以后，沒有對(duì)電子文件作合理的處理，而是隨便的處理，這會(huì)導(dǎo)致很多資源的流失。此外一些工作人員應(yīng)用信息技術(shù)以后，覺得信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理更加的快捷，因此忽略了紙質(zhì)文檔的保存，如果計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出現(xiàn)故障，一些文件遭受損壞，這將會(huì)導(dǎo)致很多檔案丟失，對(duì)事業(yè)單位來講，將是很大的損失。

（二）缺乏系統(tǒng)化與規(guī)范化

根據(jù)目前情況來看，信息技術(shù)在各個(gè)事業(yè)單位檔案管理中，已經(jīng)廣泛應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)進(jìn)入電子檔案時(shí)代。但是就目前事業(yè)單位電子檔案管理情況來看，還存在很多不足，電子檔案管理還不夠系統(tǒng)化和規(guī)范化，沒有形成具有針對(duì)性的規(guī)章制度，這使得電子檔案管理存在很多漏洞，很容易造成電子文件的損壞和丟失。

（三）電子文件的存儲(chǔ)安全性不高

事業(yè)單位的檔案大多存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的硬盤上或者服務(wù)器的硬盤上，如果電腦遭受病毒和黑客的攻擊，很容易造成數(shù)據(jù)的丟失。如果被一些不法分子盜用，將會(huì)給單位造成很大的損失?？偟膩碚f目前事業(yè)單位的電子檔案管理很容易出現(xiàn)丟失和損壞的情況，電子檔案存儲(chǔ)的安全性不高。

（四）管理機(jī)制體系不健全，缺乏管理人才

電子檔案管理比較復(fù)雜，所涉及的內(nèi)容比較廣泛，環(huán)節(jié)也比較多，操作難度比較大，為了能夠更好的進(jìn)行電子檔案進(jìn)行管理，就需要比較專業(yè)的電子檔案管理人才。由于運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理的時(shí)間比較短，許多事業(yè)單位只是引進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)單位工作人員進(jìn)行簡單的培訓(xùn)，就進(jìn)行電子檔案管理，由于這些管理人員專業(yè)性不強(qiáng)，操作水平不高。由于專業(yè)性管理人才的缺少，使得事業(yè)單位檔案管理整體操作水平不高，電子檔案管理不規(guī)范，容易出現(xiàn)電子檔案歸檔不及時(shí)和不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)葐栴}。

三、加強(qiáng)檔案管理中電子信息應(yīng)用的策略

（一）提高規(guī)范化水平

要提高電子檔案管理規(guī)范化水平，首先要加強(qiáng)工作人員的規(guī)范意識(shí)，要嚴(yán)格要求檔案管理工作人員遵守規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化原則。檔案管理工作人員在處理原文件時(shí)，一定要保證文件的質(zhì)量，注意文件的格式，如果出現(xiàn)檔案信息不清楚的情況，一定要嚴(yán)格審查，并對(duì)不健全的檔案進(jìn)行信息的補(bǔ)充和修繕。對(duì)于電子檔案的管理也一定要按照相應(yīng)的規(guī)范進(jìn)行，各類檔案要嚴(yán)格分類歸檔。

（二）提高檔案管理信息化使用效率

對(duì)于檔案管理要充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，要加大信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用范圍，為了保證信息技術(shù)在檔案管理中的使用效率，還需保證計(jì)算機(jī)能夠正常運(yùn)行，減少故障的出現(xiàn)，避免文件丟失和損壞的情況出現(xiàn)。此外要建立相關(guān)的規(guī)章制度和檔案管理規(guī)范以及流程，注意檔案管理的邏輯順序以及細(xì)節(jié)，保證電子檔案信息的完整性和真實(shí)性以及檔案檔案原件的完備性。還需定期對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行維護(hù)，這樣才能夠運(yùn)用電腦進(jìn)行高效率的檔案管理。

（三）培養(yǎng)管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

由于運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，所運(yùn)用的各個(gè)操作專業(yè)性比較強(qiáng)，因此電子檔案的管理需要專業(yè)的管理人才，才能夠很好對(duì)檔案進(jìn)行管理。為了使得信息技術(shù)能夠更好的應(yīng)用到檔案管理中，就需要加大對(duì)管理人員專業(yè)培養(yǎng)的力度，提高檔案管理人員的整體操作水平。保證管理人員在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，能夠更加規(guī)范和高效以及高質(zhì)，提高檔案管理的工作效率。專業(yè)的管理人員，更能夠應(yīng)對(duì)突發(fā)狀況，如果在檔案管理過程中出現(xiàn)故障等等，專業(yè)管理人員能夠及時(shí)的妥善處理，能夠最大程度上減少文件的損壞和丟失，提高文件的安全性。

（四）減少或避免出現(xiàn)安全隱患

安全問題是檔案管理中比較重要的一個(gè)問題，必須排除安全隱患，才能夠保證檔案完備性和可靠性，相關(guān)檔案文件才能夠長久的保存。對(duì)于計(jì)算機(jī)中的電子檔案，可以備份，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，備份數(shù)據(jù)還存在，這在一定程度上降低了數(shù)據(jù)丟失和損壞的可能性。如今進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，檔案管理必然和網(wǎng)絡(luò)接觸，為了避免檔案信息的泄露，需要設(shè)置網(wǎng)絡(luò)秘鑰，提高檔案數(shù)據(jù)的保密性和安全性，減少安全問題的出現(xiàn)。

四、結(jié)語

通過本文研究發(fā)現(xiàn)，想要提高電子檔案管理的效率和信息技術(shù)在檔案管理中的作用，就需要加快信息技術(shù)檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)和提高檔案數(shù)據(jù)安全防范意識(shí)，使得檔案管理變得更加規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)以及完備，保證檔案信息的準(zhǔn)確性和質(zhì)量。

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