淺談檔案管理的保密工作

王紅霞?蔣春華?姬廣詠

《中華人民共和國檔案法》中明確規定，檔案是指過去和現在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它繼承了文件的原始性，是再現歷史真實面貌的原始文獻，具有憑證價值的重要屬性。隨著社會的進步，人類的發展，檔案的作用越來越明顯，人們對檔案的管理也有了一個全新的認識。檔案資源的巨大社會價值日益為公眾所認知，很多檔案信息涉及國家的安全和利益，涉及經濟技術秘密，涉及社會秩序和個人隱私等內容，利用檔案信息資源，必然會涉及檔案信息的保密問題，這項工作做得好和壞將直接影響黨和國家及單位的安全和利益。下面從檔案管理的硬件建設和軟件建設兩個方面淺談檔案管理的保密工作。

一、加強檔案管理的硬件建設

（一）檔案的庫房管理是檔案保密的重點

從總體上講，檔案庫房應按照國家有關規定單獨興建，但是，有些不具備條件的單位，往往將庫房設在機關辦公樓內，但并不是任何一間辦公室都可以作為檔案管理庫房的，從檔案保密的角度來考慮，盡可能的不要將庫房設在辦公樓的頂層或最底層等偏僻的地方，庫房內應具備良好的衛生環境，應安裝攝像頭、報警器、配備溫濕度機、去濕機、粉碎機、復印機、掃描儀、等設備，檔案庫的庫房門必須是專用的防盜保險門，窗戶應專門加固，庫房內外都要安裝防盜監視器，以防盜竊。還應盡量做到庫房與辦公室分開，庫房與閱覽室分開。檔案庫房應指定專人負責，制定嚴格的庫房管理制度，在庫房顯眼的位置張貼懸掛《保密守則》、《庫房管理制度》等制度。無關人員一律禁止入內，如因特殊需要進入庫房，需按規定經過審批并履行出入登記手續方可進入。從檔案庫房內外部的硬件保管條件上確保涉密檔案的安全。實踐證明，檔案庫房的科學管理，是做好檔案保密、維護檔案安全的基本保障。

（二）加強涉密信息系統的保密工作

涉密信息系統應當按照規定，經檢查合格后，方可投入使用，不得將涉密計算機、涉密存儲設備接入互聯網及其他公共信息網絡，對處理涉密信息的計算機應安裝物理隔離卡。未安裝物理隔離卡的涉密計算機嚴禁連接互聯網，未經批準，不得擅自復制、記錄、存儲國家秘密。

二、加強檔案管理保密利用的軟件建設

（一）加強檔案管理的制度建設

俗話說，沒有規矩，不成方圓。為做好檔案管理的保密工作，做到有章可循，有據可查，應制定相關的規章制度，如《閱覽制度》、《外借制度》、《復印制度》、《保密制度》《檔案管理人員崗位責任制》、《檔案管理制度》等一系列檔案利用制度，落實專人管理，明確責任。各項檔案管理規章制度的條文應在實踐中認真加以總結，不斷充實和完善，切實做到嚴密而簡明，便于執行。根據實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規定不同的審批手續，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。強化管理人員職責是涉密檔案保管工作的有力保證，涉密檔案保管工作的任務既是光榮的，更是艱巨的，要嚴格確保涉密檔案齊全完整安全。

（二）做好涉密檔案的借閱利用和移交工作

檔案的借閱利用是涉密檔案保管工作的關鍵環節 。涉密檔案的借閱利用應嚴格按照規定手續辦理，必須認真履行登記、簽字手續，經指定責任部門、指定責任人審批，任何人無權擅自提供借閱。查閱檔案時，檔案管理者不得離開檔案，置每個利用者于視線之中，預防查閱人拆倦帶走，涂改內容，圈劃批注，增刪抽頁，擅自攝制、復印檔案等行為發生。任何人不得將檔案、資料擅自帶出室外，涉密檔案在規定的時間內使用完畢后，要及時核對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。

（三）加強檔案管理的隊伍建設

擔負利用服務工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質。

一是政治素質。檔案工作是一項政治性很強的工作，檔案管理人員必須了解和掌握黨的路線、方針、政策，熟悉相關的法律、法規和各種規章制度，具有堅定正確的政治方向，是具有特殊身份和地位的人員，有知密早、知密多、知密深的特性。要切實加強檔案工作者的政治素質修養，提高保密意識。對不該知道的秘密不問、不看、不記;不在通信中涉及國家秘密;不與親屬、朋友等無關人員及在公開場合談論秘密，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄漏了秘密，做到守口如瓶，萬無一失。

二是業務素質。檔案是一項業務性很強的工作，檔案人員綜合素質的提高直接影響著檔案業務工作的效率、水平和質量。目前在檔案理論與實踐上，已經形成了具有一定知識體系的檔案學，要做好檔案工作，必須系統的學習和掌握這些專門知識，熟悉所保管的檔案內容，熟悉檔案法規;為進一步提升檔案管理者的保密業務素質，增強保密意識和保密法治觀念，特別是對涉密人員、管理部門工作人員、新進和調離檔案管理崗位的工作人員進行檔案保密和利用教育。保密工作是一項長期的艱巨的工作，任何時候均不容忽視，因此，要加大保密宣傳教育力度。

總之，作為一種重要的社會信息資源的檔案，既要重視其涉密檔案管理有關設施的硬件建設，更要加強檔案保密利用工作的軟件建設。檔案管理工作人員要在嚴格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。