以檔案管理科學化促進機關管理高效化的研究

盧靖波

摘要：對于機關單位來說，檔案就是對其日常經營活動和重大事件進行真實記錄的載體，而檔案管理工作就是對這些真實記錄發展歷史載體實施妥善管理和保存的活動。但是，現如今機關單位檔案管理工作過程中仍然存在一些影響工作質量和工作效率的因素，需要檔案管理工作人員聯合其他部門工作人員共同努力解決，促使檔案管理工作質量和效率得到顯著提升。

關鍵詞：檔案管理;科學化;機關管理;高效化

機關單位檔案管理工作不僅僅是機關單位內部日常行政工作中較為重要的一個組成部分，其還是促進機關單位健康發展的重要前提。若想充分發揮自身職能，在社會競爭中獲得優勢并占有一席之地，機關單位就需要采取有效的措施促進自身檔案管理工作得到優化，提升工作效率和質量，實現以檔案管理科學化促進機關管理高效化。

一、科學化的檔案管理工作在機關單位各項管理工作中的重要作用

（一）檔案管理工作是機關單位內部信息資源的核心內容

檔案本身具有記載事件的功能，其中涉及大量的信息。由于機關單位在日常工作中需要參考大量的信息進行決策，所以檔案為機關單位內各項工作的開展提供了重要的參考和支持?？梢哉f檔案管理工作是機關單位內部信息資源中的核心部分，對機關單位經營決策具有重要意義[1]。同時，由于機關單位具有較為特殊的職能，所以其內部檔案常常記錄較為重要且寶貴的信息，是一種較為機密的文本資料。若是發生檔案泄漏問題，將為不法分子創造可乘之機，導致機關單位蒙受較大的損失。因此，加強檔案管理工作，保證其科學性和規范性是當前機關單位檔案管理工作人員的首要任務。

（二）檔案管理工作是機關單位內部各項管理工作的重要映射

檔案管理體制的建設能夠清晰反映出機關單位內部各項管理工作的開展情況。因此可以說，檔案管理體制運行過程中存在問題說明機關單位內部財務管理工作和行政管理工作存在一定的不足[2]。保證檔案管理工作的科學性和有效性是提升機關單位各項管理工作質量和效率的重要前提，只有加強檔案管理工作，促使其向著科學化、規范化、信息化的方向發展，才能達到促進機關單位管理高效化的目的。

（三）檔案管理工作是機關單位開展各項管理工作的主要依據

現階段，作為檔案管理工作中較為重要的一部分，信息檔案對機關單位內部人力資源管理工作具有重要的影響。大多數機關單位將信息檔案納入到管理工作中，使檔案管理工作得到一定的規范，促使其保密性和科學性得到顯著提升。同時，加強檔案管理工作能夠使單位管理層明確各職工的具體情況，進而有利于人力資源的合理分配，對機關管理工作的開展具有重要的促進作用[3]。

二、機關單位檔案管理工作過程中存在的問題及其原因分析

（一）機關單位檔案管理工作人員專業素質有所欠缺

機關單位檔案管理工作人員的素質不高體現在以下幾點：

其一，目前機關單位由于擴招，引進了大批的工作人員，這些工作人員多數是非專業出身，也沒有經過專業的檔案管理崗位培訓。在機關單位檔案管理工作過程中，他們就會出現許多工作問題，降低機關單位檔案管理工作效率。例如;不會應用計算機進行檔案錄入、整理、歸納等工作。所以，缺乏專業素質的機關單位檔案管理工作人員對機關單位檔案管理工作造成了嚴重的阻礙。

其二，大多數機關單位檔案管理工作人員是兼職管理檔案工作，他們的本職工作較為繁忙，沒有多余的精力經營機關單位檔案管理工作。另外，機關單位檔案管理工作人員流動性大，很難長期從事這項工作，使得機關單位檔案管理工作效率降低，檔案管理工作難以順利開展[4]。

其三，隨著機關單位迅猛發展，對機關單位檔案管理工作人員的培訓不到位也是檔案管理人員素質不高的因素之一，許多工作人員需要日積月累才能順利開展管理工作，這種情況使得機關單位檔案管理工作出現障礙，制約機關單位檔案管理的發展。

（二）機關單位檔案管理制度不完善

雖然許多機關單位都擁有自己的檔案管理制度，但是隨著時代的發展，這些管理制度難以適應時代發展的需要，因此存在諸多漏洞不夠完善。有些檔案只記錄了重要的事情，沒有對事情細節加以記錄，使得檔案記錄不完整[5]。在需要翻閱檔案時，難以還原當時事件的過程和細節，對機關單位管理工作造成影響。多年來，機關單位消耗了大量的資源為了彌補檔案的漏洞，不重視檔案管理制度的制定，不僅對機關單位檔案管理日常工作造成了阻礙，同時還影響了機關單位的未來發展。

（三）機關單位檔案管理方式落后

機關單位檔案管理的條件較差，有些機關單位雖然設立了檔案室，但是并沒有精心管理檔案。正是因為單位漫不經心的態度，導致許多機關單位的檔案發生遺漏現象，致使機關單位檔案管理進程出現斷檔情況。在需要查閱相關資料時，發現機關單位檔案出現空白階段，在時間上難以銜接。

（四）機關單位檔案管理意識薄弱

機關單位領導對檔案管理工作的認識不夠、重視程度不夠。沒有將機關單位檔案管理工作列入行政工作范圍，他們認為機關單位發展只需要著眼于未來，不需要依靠一些材料，導致機關單位其他管理部門的工作人員忽視檔案的管理工作，檔案管理工作的科學性和規范性明顯下降，出現較為混亂、無序的情況，難以實現機關單位檔案管理的真正價值。

三、解決機關單位檔案管理工作中問題的對策

（一）提高機關單位檔案管理工作人員的專業素養

機關單位檔案管理工作質量取決于管理人員的專業素質水平。所以，機關單位要想順利開展檔案管理工作，就要加強機關單位檔案管理工作人員的專業水平，加大對檔案管理工作人員的專業素質培訓力度，進而使機關單位檔案管理工作人員既擁有從事檔案管理工作的能力，又具有較高的綜合能力[6]。機關單位應階段性的為檔案管理工作人員組織教育培訓，為他們提供一個學習專業知識的平臺，例如組織相關的專業知識培訓班，舉辦信息化技術的培訓班、開展思想道德、職業素養的培訓班等。

（二）建立完善的機關單位檔案管理制度，創新機關單位檔案管理方式

首先，要重視政協機關檔案工作，制定和完善機關單位檔案管理制度，正確認識機關單位檔案的管理目的，并且明確劃分機關單位檔案管理工作人員的職責范圍，強化檔案工作的體系性建設，加強體系保障。制定相應的職責獎懲制度，對于沒有完成職責范圍內工作的人員進行批評或者實施一定程度的薪資懲罰，對于在日常工作中盡職盡責的工作人員，給予一定的獎勵和表揚。

其次，建立嚴格的檔案管理制度，讓所有工作人員都參與到檔案管理工作中，他們可以負責檔案的收集和整理工作。在他們完成工作之后，將整理后的資料交給專門的檔案管理工作人員，由他們進行統一歸檔[7]。同時，機關單位的管理人員要對其進行監管，檢查檔案保存情況，監督檔案管理人員的工作情況。

最后，隨著“互聯網”時代的來臨，政協機關檔案工作也呈現出電子化、現代化的趨勢，因此現代信息管理系統和多媒體設備在政協機關檔案工作中也是必不可少的。政協機關單位檔案管理要充分利用現代信息技術對檔案進行管理，確保檔案管理的實效性和科學性。在資金和設備分配上，領導要給予足夠的重視，配齊基礎工作場所和設施。機關單位檔案管理信息化的應用不僅減少紙質檔案存放空間，而且還利于翻閱檔案，查找資料。

綜上所述，機關單位檔案不只是陳放在檔案室中的文本資料，它更是對機關單位建設發展的如實記載。機關單位檔案見證了單位的成長，它客觀反映出單位從事各項工作的能力，為機關單位在今后的發展提供了重要參考依據。所以，采取有效措施完善機關單位檔案管理對機關單位的未來發展具有重要意義。

參考文獻：

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[5]吳靜.分析以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].辦公室業務，2013（13）：170.

[6]崔文斌.以檔案管理科學化促進機關管理高效化[J].神州（下旬刊），2013（8）：253.

[7]王閣.實現檔案管理科學化推動機關管理高效化發展[J].勞動保障世界，2016（15）：44-44.