企業科研檔案管理工作探究

郝莉莉

中圖分類號：F270 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）08-000-02

摘 要 研檔案管理工作是一項政策性、機密性、專業性較強的工作。企業的科研檔案是科研生產活動的真實記錄，是科學技術的一種存在形式，是重要的技術資源，做好企業的科研檔案管理，在企業發展中有著十分重要的作用。

關鍵詞 企業科研檔案 管理工作 特點

科研檔案是科學技術活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的歷史記錄，它直接記錄了每一個科研項目研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研活動的直接產物，又是繼續開展科研活動的基礎和階梯。

一、企業科研檔案的特點

（一）企業科研檔案產生于科研活動的整個過程，是科研人員辛勤勞動的結果

任何一項科研活動都有它自身的工作程序，每一個程序都是完成此項任務不可缺少的環節。科研人員在每一個工作環節中，為了下一步工作和最后的總目標，都需要留存工作記錄或其他相關材料，這些材料統稱為科研文件材料。科研檔案的建立，需要科研人員付出勞動，它并不是隨著科研工作的完成而自然形成的。科研檔案有其自身的特點和要求，要求科研人員在每個工作環節中必須形成和積累完整、可靠的科研文件材料。任務完成后，還要根據歸檔要求將材料收集齊全，系統整理成案卷，并使其達到完整、準確、系統的要求。

（二）科研活動的規律性在于其環環相扣，所形成的科研文件材料是一個有機聯系的整體

科研活動的規律性和嚴密性決定了科研文件材料具有成套性的特點。一般情況下，任何一個科研項目都具有以下幾個方面的材料。

1.科研規劃、計劃材料。主要包括國家或上級主管機關下達的長遠和近期的科研計劃任務；本單位長期和近期的科研規劃等。

2.課題研究依據性材料。主要包括根據研究項目提出的任務，制定的方案，課題研究技術任務書、協議書，可行性研究報告，上級主管機關的批復文件等。

二、科研檔案管理工作

科研檔案是企業的重要組成部分，它真實地記載了科技工作的科研思想、方法、過程和經驗，是廣大科技人員勞動的結晶。它能為科研管理機構和科技人員在進行科研管理、科技決策、科學研究、技術交流、經驗總結等方面提供信息和依據，是企業的巨大財富和再發展的基礎。因此做好企業科研檔案的保密工作極其重要。但是，科研檔案信息中所蘊藏的巨大科技財富，只有在有效的利用中才能實現其內在的價值，才能轉化為現實生產力。如何在做好企業科研檔案的保密工作的同時，又使科研檔案在各項科研、生產、經營活動中得到充分的利用，使其發揮出潛在的價值，筆者認為應從以下幾點入手：

（一）提高科研檔案人員業務素質。監督科研人員及時歸檔

1.科研檔案管理人員的業務素質水平直接影響檔案管理工作的質量，為了使檔案工作人員能夠適應檔案管理工作的需要，首先要充分發揮檔案工作人員的積極主動性、創造性，努力提高檔案人員的知識水平和管理能力。由于設備的現代化，檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷改革，因此，對檔案工作人員在業務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來那些傳統的業務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對檔案人員加強繼續教育，盡快培養一批既能掌握新技術，又能熟悉檔案專業知識的人才，才能完成檔案管理現代化的任務。

2.進一步提高科研檔案管理人員對檔案管理工作的認識，要通過各種形式對他們進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。

3.科研檔案管理人員要自覺配合做好科研項目材料的收集和歸檔工作，把屬于科技檔案范疇的資料不遺漏地采集到庫，監督科研人員及時歸檔，使歸檔工作做到“四同步”管理。

4.科研檔案管理人員要及時整理科研項目的電子文件歸檔，做到案卷號、圖號、序號連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

（二）加強檔案整理，實現科研檔案管理現代化

管理方法手段的落后直接影響科研檔案的質量，只有實現科研檔案管理現代化，才能有效地解決新形勢下出現的新問題。

1.加強管理意識。檔案管理是一項專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，尤其是運用現代化科技手段和先進的管理方法管理檔案的基本技能。因此，科研檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業知識，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好科研檔案管理工作。

2.掌握現代化管理技能，提高綜合素質。以前，科研檔案材料的形成從調研起到項目的完成都是以手工抄寫為主。而電子計算機技術的運用，可以系統地完成文件的起草，修改、刪減，檢索、打印、登記、匯集統計等工作，使文件的形成、運行、轉換等各個環節與自動化辦公銜接起來，這種現代化科技手段和先進操作管理技術，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運用。檔案管理數字化、信息化是信息社會對檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。

3.利用現代技術整理檔案。檔案匯集著大龜的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。特別是科研檔案的整理工作繁瑣，重復勞動多，勞動強度大。而利用計算機等現代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。

（三）增強保密意識，切實搞好科研檔案工作

科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種形式載體的文件材料，是科學技術研究活動的真實記錄，是科學技術儲備的一種形式，是一項蕈要的信息資源，是企業的寶貴財富。科研檔案的安全直接關系到企業的安全和經濟發展的成敗，為維護科研檔案的安全，確保科技秘密萬無一失，必須做好科研檔案的保密工作。

1.強化科研檔案保密知識教育，增強科研檔案工作人員的保密意識。

加強科研檔案保密法制教育，是依法加強檔案管理的重要條件。在改革開放和發展社會主義市場經濟的新形勢下，科研檔案工作的形式和內容都發生了深刻的變化。科研檔案管理需要更多地使用法律的手段和辦法。因此，通過加強科研檔案保密法制教育，使檔案領導干部及其他涉密人員掌握管理科技秘密的法律知識和相關技能，是依法管理科技秘密不可缺少的重要條件。要繼續深入開展以普及科研檔案保密法律常識為主要內容的保密法制宣傳教育活動。突出科研檔案保密法制宣傳教育的重點，有條件地開設科技保密法制教育課及講座，迸一步更新各級領導干部和科研人員的保密觀念，提高他們的檔案保密法制意識和做好檔案保密工作的自覺性。

2.完善科研檔案保密工作管理制度，加強對科研檔案保密工作的領導責任。

根據國家保密工作的規定，從工作實際出發，制定和充實完善科研檔案保密制度。比如《科研檔案保密工作制度》、《科研檔案保密工作職責》、《泄秘事件查處辦法》、（（科研檔案資料查借閱制度》、《檔案庫房管理制度》等一系列科研檔案保密工作規章制度，使科研檔案保密工作的運作有章可循。

三、結語

企業科研檔案的歸檔、保管與利用，是一項極其重要而復雜的工作。加強企業科研檔案管理，需要科研管理部門、科研人員、科研檔案管理部門共同的努力。做好企業科研檔案的管理工作，也是企業提高競爭實力的關鍵。

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