試探企業檔案工作規劃實踐之我見

摘要：本文結合實際，針對企業已歸檔的檔案工作和實際面臨狀況，著重論述了本人對今后企業的檔案規劃，從中探討企業該如何健全管理體制、統一檔案管理模式、加強基礎設施建設、注重各門類檔案的歸檔工作以及如何為企業提供有效服務，最大限度地發揮檔案的價值和作用，從而產生巨大的社會效益和經濟效益，使企業主在人力、物力、財力等方面能給予大力支持，讓檔案作用充分體現在企業生產經營的各個方面、各個職能部門中。

關鍵詞：民營企業；現狀；檔案規劃；意見

中圖分類號：G27 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）022-0000-02

企業檔案管理工作是優化企業管理和提高企業經濟效益的一項服務性工作。結合企業實際，積經驗之所得，筆者對集團公司的檔案管理工作規劃如下，供領導參考。

一、在管理體制方面

（一）檔案工作應列入議事日程

建立健全公司檔案綜合管理制度，并切實貫徹實施，實行“三納入”、“四參加”、“四同步”，將企業文件的形成和積累納入企業管理制度進行整體協調。

（二）統一檔案管理模式

集團本部的檔案應實行集中形式管理，集團下屬子公司可采用網點形式管理，要求子公司每年年底對各類檔案進行匯總和統計，在次年初上傳檔案報表至集團綜合檔案室，若有變更隨時和檔案室保持聯系，并且每年適時對子公司的檔案管理工作進行實地指導和監督，使集團檔案管理工作更加制度化、規范化、科學化。

二、在設備設施方面

（一）用房

應具備獨立的、專用的檔案庫房和閱檔用房。庫房面積應考慮到今后集團公司的發展，集團已成立30多年，有的檔案資源已流失，有的資源殘缺不全，所以本人希望在成立綜合檔案室（館）后，本企業的檔案工作能逐步走上正規化。本人規劃集團檔案庫房須定位在百年企業的位置上來衡量，庫房面積至少不低于80平方米，同時做好檔案庫房的“八防”工作。

（二）裝具

應配置數量充足的、規范的檔案裝具。若條件允許，本人建議集團綜合檔案室應配置檔案密集架，對檔案進行集中統一管理。

（三）設備

檔案庫房和閱覽室應配備滅火器、空調、溫濕度機、除濕機、防磁柜、高配計算機、打印機、掃描儀、照相機等設備。但現在面臨的是電腦設施落后，無法儲存容量，運行緩慢，甚至有時死機，光驅也無法使用，導致錄像、光盤根本無法閱讀，已大大影響了檔案工作的正常開展。

三、在業務建設方面

在現有基礎上，繼續做好各類檔案的歸檔工作。按檔案分類，本人根據企業實際，著重規劃如下幾類檔案：

（一）基建檔案

項目“夢享城”工程竣工驗收是本企業今年工作的重頭戲，為了確保建設工程竣工檔案的完整、齊全、準確和及時移交歸檔，作為建設單位我們務必做好“夢享城”工程準備階段文件、竣工驗收文件等資料的收集和整理。同時，要做好施工和監理單位相關歸檔資料收集整理的指導和督促工作，跟蹤項目進展。在此基礎上，還要做好與質監、檔案等相關行政部門之間的協調、溝通工作，促進相互之間的協作關系，以期達到夢享城工程順利竣工驗收。

（二）聲像檔案

本人已收集企業77份照片檔案，照片為數字照片，待領導審定后統一沖洗再編寫成冊。結合平時聲像檔案歸檔工作實際，重點要強調各部門各員工手頭收集的照片、光盤、錄音、錄像等聲像檔案要及時規范地歸檔，并同其詳細的文字說明材料一起歸檔。比如照片檔案，在歸檔前須附上拍攝照片的時間、地點、人物、事由、背景、拍攝人等六要素的文字說明。

（三）榮譽檔案

企業榮譽檔案是企業和個人在社會實踐中獲得的具有保存價值的榮譽證書、獎狀、獎牌、獎章、獎匾、獎杯、錦旗等的總稱。它是企業與個人事業成功的有力見證和自身實力的象征，體現著一種社會精神，也是該企業和個人政績、業績的真實記錄，是榮譽擁有者汗水與智慧的結晶。

針對本企業實際收集的歸檔榮譽數量和質量來看，榮譽檔案是企業檔案之中的亮點。截止今日，從企業層面上看，集團及其子公司歸檔榮譽共有234份，其中證書110份，獎牌123份，獎杯1份。具有市級59份，省級46份，國家級49份。

而從個人層面上看，董事長榮譽證書70份，獎牌14份，獎杯8份，獎章1份，紀念品3份，共計96份。其中市級16份，省級13份，國家級7份。

綜上所述，筆者對集團公司和董事長個人的榮譽展覽室有起初的規劃，集團榮譽展覽室要和綜合檔案室獨立設計；董事長個人榮譽展覽室可在董事長辦公室隔墻單獨規劃，也可在集團榮譽展覽室內（具體看面積大小和格局）分隔一定空間進行合理布置，分別對企業和個人的榮譽檔案進行實體展覽。本人認為，榮獲市級以上的榮譽檔案都應一一陳列，市級以下根據榮譽展覽室的空間大小，選擇具有代表性和典型性的榮譽進行陳列。

（四）科研檔案

科研檔案直接記錄了每一個科研項目研究活動的全過程，具有客觀真實性和完整成套性的特點，它既是科研活動的直接產物，又是繼續開展科研活動的基礎和階梯。因此，我們要高度重視和開發科研檔案，把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合。

（五）設備檔案

一般設備檔案的來源分為兩種：一是自制，二是外購。從本企業的現狀看，設備均來自外購，而且歸檔的設備檔案資料也較單調，不系統。和往年移交的一些小型設備資料相比，今年剛拍賣成交的“浙江越韓科技透氣材料有限公司”擁有國際先進的制造設備，設想會有系統的整套資料，包括購置設備的立項審批、購置合同、開箱驗收或接收、安裝調試以及設備的使用、維護和改造、報廢等等資料，這些資料都應集中歸檔保管，便于今后參考使用。

（六）干部職工檔案，即人事檔案

該類檔案統一歸到人事科還是綜合檔案室，下屬公司的人事檔案是否也統一歸到集團總部，或是中層領導及以上的人事檔案歸到集團總部，有待探討。但筆者建議：集團本部所有正式員工的人事檔案都應建立歸檔，下屬子公司的人事檔案中層以上領導須集中歸檔到集團總部。至于歸到人事科還是綜合檔案室有待領導探討。無論存放哪里，都應保存好人事檔案，以備后期之用。

（七）電子檔案

隨著社會的發展，電子文件在逐步地代替紙質文件，因此，做好電子文件的歸檔工作也顯得尤為重要。在這里強調幾點，一是電子文檔應遵守兩個原則：第一，電子文件的歸檔應和紙質文件歸檔實行“雙套制”，即在電子文件歸檔時應制作相應的紙質拷貝件，同時存檔。第二，同時做好網絡歸檔和脫機載體電子文件歸檔兩方面的工作。

二是電子文件歸檔時質量要求：1.齊全完整；2.真實有效；3.統一規定載體的形成、質量要求，檔案部門檢查后歸檔保存；4.防病毒：推薦應用光盤歸檔；5.編制說明：文件形成部門應對歸檔的電子文件編制歸檔說明，簡要說明磁帶、軟盤、光盤中存貯文件的內容，運行的軟硬環境、版本號、文件的完整性和準確性等。

四、在開發利用方面

檔案信息的開發利用是檔案管理工作的根本目的。檔案如何為企業提供有效服務，從而產生巨大的社會效益和經濟效益，集中體現在檔案信息資源開發利用的水平效果上。為此，筆者結合公司近幾年的檔案利用狀況談一下自己的規劃：

（一）檢索工具

1.本人已對所有歸檔的案卷編制了各類檢索目錄，包括紙質和計算機管理，但由于企業先前沒有注重檔案管理工作，有些資料已遺失或殘缺不全，并且存在歸檔資料在移交時差上間隔很大現象，對檔案要求定性編號編目工作造成嚴重影響，所以現在歸檔資料多數暫用鉛筆標注，待重新審核鑒定后改為檔案章編號，制作檔案全引目錄。2.適時增補全宗卷相應資料。3.除密級文件外，對每份歸檔文件進行掃描儲存，應用電子計算機管理。待公司時機成熟時，逐步實現“建立檔案館（室）網頁”，尤其是電子文件全文數據庫建設，逐步實現檔案信息資源數字化、數據庫化。

（二）利用工作

本人已建立了《檔案借閱登記簿》、《檔案利用效果登記簿》等明細冊，及時做好檔案利用登記工作。若有領導和員工需求檔案時，我們應熱情對待，急利用者所急，想利用者所想，用最快最準的檢索方式，最大限度地發揮檔案的價值和作用， 真正為企業的建設和發展服務。同時，也要把傳統式的被動服務變成主動式的服務，讓更多的員工從中來了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，讓他們深刻理解檔案的重要性，從中來提高員工的檔案意識。也希望各位領導和員工在利用檔案時能自覺地填寫利用目的，利用完后能把利用效果真實地填寫在《檔案利用效果登記簿》，以便于今后查考編研所用。

（三）編研工作

為了能為社會和企業發展提供更好的服務，為企業員工和領導決策提供準確的信息，讓編研成果起到重要的參考和借鑒作用。所以本人規劃，從今年開始，每年除了榮譽匯編、大事記、文件匯編以及企業組織機構及人事變遷概貌等匯編材料繼續編寫外，還須編寫“董事長個人年度大事記”，為撰寫董事長的個人年譜作鋪墊。條件成熟時，本人規劃還需逐步撰寫“年鑒”、“基礎數據匯編”、“產品介紹匯集”以及典型性或代表性的其他編研材料。

作者簡介：駱永琴（1975-），女，浙江紹興人，本科，畢業于浙江大學檔案管理專業，從事檔案工作15年，現任浙江華聯集團綜合性檔案主管、館員，研究方向：如何提高檔案管理水平和開發利用工作。