信息時代之下檔案資源的利用狀況分析

戚穎欣

摘 要：文章首先針對當前信息時代之下，檔案資源利用狀況展開深入分析，而后進一步在此基礎之上，對于如何切實推動檔案資源利用深度，確保檔案系統安全并且推動其完善加以討論，對于幫助企業尋找到檔案管理工作的發展方向有著一定的積極價值。

關鍵詞：信息；檔案；資源；利用

信息時代之下，網絡環境的逐步發達以及數字化技術的深入應用，推動著各個領域的工作呈現出新的特征。而檔案管理系統，作為對檔案資料展開有效有序保管，以及優化利用工作的基礎所在，本身的工作對象并不是書面檔案資料本身，而是其中的信息。因此在當前信息環境之下，檔案工作呈現出不容忽視的新型發展趨勢。

一、檔案利用工作現狀分析

檔案管理工作的最終目的，一方面在于讓檔案信息能夠更為完整的留存，但另一個更為重要的方面則在于，讓這些檔案信息能夠成為未來工作的一種指導，因此可以說，檔案資源的深入利用，是檔案工作是否有效開展的重要衡量和最終目標。

在這樣的思路之下，對當前檔案管理工作，以及檔案資源的利用狀況加以考察，可以發現存在比較突出的幾個方面特征。

首先，檔案的采集工作體系已經基本完善。隨著我國在檔案領域相應法律法規的日趨完善，以及企業管理機構內部本身對于檔案價值的不斷深入認識，可以發現檔案采集和整理工作在近年來得到高度重視，并且呈現出快速發展的狀態。就目前的情況看，檔案資料的收集與整理工作，基本上已經深入到企業環境的各個層面，雖然尚不能做到全員參與檔案資料的采集工作，但是每個崗位之上必然會有對應的人員對相應的檔案管理以及采集思想有所了解并且予以執行。但是同時也應當承認，檔案的采集，在一定程度上尚有待于實現更深一步的信息化，尤其是在檔案信息自動化采集方面，還有一段較長的路要走。只有實現了更為全面的檔案采集，才能為檔案資源的利用奠定堅實基礎。

其次，檔案的采集與檔案資源的利用，更多停留在文字層面。但是在當前信息化時代之下，檔案資料呈現出更為多樣化的特征，除了比較常見的文字形式以外，包括圖片、音頻和視頻都必然會成為檔案資源的有機組成部分。隨著技術的發展，當前對于圖片的識別和檢索已經成為可能，因此就更應當將其納入到檔案資源體系之中實現其對應價值。同時也必須承認，文字的記錄通常由相關的人員來完成，因此在文字材料形成的過程中難免有失偏頗，而包括圖片等在內的諸多其他媒體形式，作為實際情況的忠實反映，在當前信息環境之下不應當有所輕視，反而應當給予更多關注。在檔案資源的利用方面同樣如此，更為龐大的資源體系，從客觀上要求更復雜的索引和搜索機制，才能保證多種數據資源在檔案體系環境中的充分利用。

二、推動信息時代之下的檔案深入利用

信息時代之下的檔案資源利用，一方面隨著其檔案相關工作自身的發展呈現出若干特征，另一個方面也受到了信息技術應用的極大影響。檔案資源的不斷充實和完善，呈現出的海量數據特征，推動著大數據技術的不斷深入應用。同時諸多信息技術的應用，雖然能夠容納更大的數據量，但是同時也帶來了安全以及讀取速度等方面的新問題。想要推動信息技術與檔案相關工作的融合，必須謹慎展開分析，妥善選取著手點才能獲取良好效果。

綜合當前檔案資源利用現狀，有如下幾個方面的工作必然會成為未來一段時間內的工作重點。

（一）數據安全仍然是未來一段時間的工作重點

對于數據安全體系的建設，一直以來都與信息技術應用保持同步，隨之出現在不同的領域之中。對應在檔案領域之下，確保檔案數據的安全，對于企業而言至關重要。不僅僅是檔案數據在傳輸過程中的安全需要關注，包括存儲狀態之下的檔案資源同樣不容忽視。建立起立體完善的數據安全體系，對于企業的發展至關重要。檔案數據不同于企業常規工作數據，常規數據會有其自身的生命周期，很多實時性較強的數據，在超過其時效之后就會失去保護價值，但是對于檔案領域的資源而言，幾乎所有數據都需要執行同樣等級的保護。這種保護態度雖然會提高安全體系的算法負擔，但是同樣也會降低安全系統自身的復雜程度。除此以外，數據安全還應當包括合理的授權以及嚴格的授權管理系統實施，為不同的信息閱讀主體提供不同的權限，同樣能夠實現數據安全水平的有效提升。

（二）加強檔案資源標準化建設

檔案信息化的根本目的是實現檔案信息資源的社會共享，而檔案信息標準化是實現檔案信息資源共享的重要保障。只有呈現出良好標準化狀態的檔案信息資源，才能夠被妥善的存儲，并且實現高效索引，在需要的時候才能在最短的時間里被檢索和呈現出來。同時標準化也是模糊搜索等技術得以實現的堅實基礎，并且只有良好的標準化體系，才能幫助檔案資源系統實現更高的數據安全，才能提升安全算法能力本身的利用效率。

（三）加強數據入口建設

檔案管理工作本身的存在價值和目標，并不在于形成系統性的檔案資料，而在于讓這些檔案資料發揮其對于未來工作的指導價值。因此可以說，檔案資源本身的利用才是檔案管理工作最終實現價值的關鍵環節。基于此種考慮，實際工作中應當加強數據入口的建設，確保檔案面向服務的群體能夠通過多種途徑，在更為寬泛的時間域內，以更為便捷的方式展開數據的訪問和讀取。與此同時，還應當注重相關反饋的接收，為不同的用戶打開多種反饋渠道，從而發現檔案資源利用過程中的不足，便于實現整個檔案管理工作的推動。

三、結論

信息化時代的到來，推動了檔案管理工作的發展，尤其是對于檔案資源的利用更加有不容忽視的積極價值。實際工作中應當注重發掘檔案資源的利用價值，擴大其閱讀群體，并且以不同群體受眾的行為方式作為依據展開分析，才能切實推動檔案資源的利用深化。

參考文獻：

[1]黃麗華.紀秀英.做好新形勢下檔案信息資源開發利用工作[J].中國檔案， 2005（6）.