科研檔案管理中的問題分析及對策研究

李黎鋒

【摘要】本文通過調研武漢市科研院所科研檔案管理狀況，分析目前科研檔案管理工作中存在的問題，并根據問題提出相應的解決措施。

【關鍵詞】科研檔案；現狀；問題；解決措施

武漢市內具有研究生招生資格的科研院所共有23家，本文通過對這23家科研院所進行調研，總結出一些科研檔案管理中存在的問題，并提出相應的對策。

一、科研檔案管理的現狀

大多數科研院所在《科學技術研究檔案管理暫行規定》《科學技術研究課題檔案管理規范》（1992年檔案行業標準）和《中國科學院檔案管理標準》基礎上都建立了一套本機構科研檔案管理規范。科研檔案的組織管理一般由院所領導總指揮，由科研處、檔案室兩大部門共同負責，由科研項目課題組具體負責實施。科研處負責提出歸檔要求、督促歸檔過程、審核驗收歸檔成果；檔案室負責復審驗收歸檔成果、整理保管歸檔文件、提供科研檔案的開發利用；科研項目課題組組長直接負責科研檔案的收集整理，兼職檔案員負責科研檔案收集整理的具體實施。

二、科研檔案管理中存在的問題

（一）制度建設過于陳舊，空談理論不重實踐。作為科研檔案工作者的工作準則，已有的“三規范”雖然在實際工作中發揮了很大的作用，但由于編制年代久遠，已經非常不適應現代科研檔案工作的信息化建設和流程化管理。它對于歸檔的流程、時間、要求等等都是從傳統檔案管理方式出發，在加快電子檔案建設的今天，不具有較強的指導作用。從科研角度看，“三規范”沒有考慮到科研的跨國度、跨部門、跨機構以及科研文件本身的復雜性。且“三規范”中部分條款雖然具有很強的理論指導作用，卻很難在實際操作中得到貫徹和執行。

（二）科研工作者輕視檔案建設，檔案意識淡薄。事實是，科研工作者往往并不重視科研檔案的收集，歸檔意識非常淡薄。原因大致如下：首先，科研工作者隸屬科研部門，科研部門領導看重科研成果，對檔案建設不甚重視。其次，科研工作者對檔案管理的原則、規定知之甚少，更不會在實踐中踐行相應規定和原則。再次，科研工作者很少感受到科研檔案管理對他們實際科研工作帶來的便利與好處，將科研檔案的收集整理看作是一種負擔，因此主觀上輕視科研檔案的建設。

（三）科研檔案收集困難。 由于文件載體、文件內容、文件重要性等方面的不同，往往會影響該文件最終的收集效果。在文件收集過程中存在的問題主要是歸檔材料不完整和歸檔文件缺乏可靠性。造成這種現象的原因很多：有些科研人員出于一己私利，可能會利用科研檔案謀取獎勵或是有意隱瞞、更改文件內容；也有些科研人員認為自己具有對科研文件材料的知識產權，因此不愿移交。

（四）科研檔案實際歸檔率低，歸檔工作滯后科研工作。在實際工作中，大部分科研院所對于科研檔案的歸檔工作存在“頭重腳輕”的情況，重視前期準備工作，忽視后期總結工作。在科研準備階段，絕大多數科研院所都實現了預立卷工作，能夠做到從大體上實現對某次課題文件的整理歸檔的規劃。但隨著項目的進行，檔案工作往往會滯后于科研工作，“四同步”原則在實際操作過程中的執行效果并不理想。

（五）科研檔案利用水平不高。對檔案的管理最終是為了實現其利用。就目前來看，科研檔案的利用水平不高。對科研檔案的開發目前僅停留在編制案卷和卷內目錄階段；原有紙質檔案的數字化進程較慢，大多只實現了檔案目錄的數字化，檔案原文多以紙質方式存在，查詢利用麻煩；對檔案的查詢利用服務以現場查詢為主，沒有開展電子查詢服務、定制查詢服務等。科研檔案的橫向跨館信息交流過少，合作存儲機制難以建立，不能為科研工作者提供更豐富可靠的科研信息。

三、科研檔案管理的問題解決策略

（一）加快制定新的科研檔案管理制度。切實可行的制度和規范是一個行業得以進步和發展的前提，隨著國家各項科研事業和檔案信息化建設的開展，有必要重新修訂或制定相關科研檔案工作規范。新的科研檔案管理制度應充分考慮到現代科研工作的國際化、信息化和規范化，更多地從電子文件管理出發，將科研文件的管理納入整個科研項目活動管理中去，充分體現集成的理念。此外，新的科研制度還需改變以往“重管輕用”的理念，將客戶需求放在管理的前面，從科研工作者的實際情況出發，使得科研檔案為科研工作者服務，為社會民眾服務，為未來發展與建設服務。最后，新的科研檔案管理制度應在“文件連續體”理論的基礎上，更注重文件管理的動態過程，控制科研文件從形成到銷毀的全過程。

（二）加強對科研工作者檔案管理能力的培訓。科研工作者除了是科研項目的直接參與者，也是科研檔案管理的第一手經辦人。因此，科研課題組需要設立兼職檔案員，專門負責科研文件的歸檔與整理。針對兼職檔案員和其他科研工作者檔案意識淡薄，檔案業務水平不過關等問題，各科研院所應建立定期培訓制度，強化科研工作者的檔案業務能力和檔案意識，使科研工作者充分認識到科研檔案在科研工作中可能發揮的重大作用，從思想上改變科研工作者對待檔案管理的態度，同時鼓勵各科研院所之間、科研院所與省市級檔案局之間進行學習交流，借鑒優秀經驗，提高自身工作效率。

（三）改進宣傳方式，加強檔案工作者和科研工作者溝通。科研檔案收集不力，很大一部分原因在于科研檔案管理人員，尤其是科研工作者對科研檔案的認識不夠，包括科研檔案保存的意義、科研檔案利用方式、科研檔案知識產權等等。因此，有必要對開展科研檔案管理的重要性進行重點宣傳。檔案工作人員應在宣傳上承擔主要責任，立足國家有關法律規范，創新宣傳方式，幫助科研人員認識到科研檔案管理在保護知識產權保護、避免重復性研究、節約科研經費方面的重要作用。

（四）加強檔案管理頂層設計，實現科研檔案全流程、信息化管理。實現科研檔案的全流程、信息化管理，必然要加強科研檔案管理的頂層設計，將科研活動管理和科研檔案建設納入一個項目體系，以項目管理的方式統籌進行，實時進行電子科研文件的規范化和檔案化管理。“四同步”原則其實從某種程度上包含了全流程管理的思想，運用“前端控制”的思想，將科研檔案的信息化建設與科研項目的全流程管理聯系起來，將科研文件檔案管理納入科研項目資源管理及資源配置的最優化管理。在實際操作中，全流程管理的要求又是信息化建設的保障，而信息化建設增強了全流程管理的實際可操作性。只有在科研活動過程及其管理中實時地進行電子科研文件的歸檔和管理，才能最大程度地發揮檔案信息化建設的作用；也只有打破目前科研檔案信息化建設與科研項目全過程管理之間的孤島關系，才能實現科研檔案的全流程管理，將“四同步”原則真正落到實處。

（五）以用促管，挖掘科研檔案的利用價值。一方面可以通過編制必要的檢索工具，提高本單位內科研檔案信息的查詢和利用效率；另一方面，應加強科研院所與社會企業、政府機關、社會大眾以及各科研院所之間的橫向交流，以合作存儲或共同開發等方式促進科研檔案信息的流動。科研檔案的管理不能只靠檔案工作者的單方面監督，只有充分發揮科研檔案在實際科研工作中的作用，才能更有效地提高科研工作者的檔案意識，使他們認識到科研檔案的重要性，從而促進科研檔案的收集、整理與歸檔。

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