基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

陳明玉 王照英

摘要：新時代背景下，檔案管理模式開始向知識服務形式延展，尤其是互聯網、計算機信息技術的普及，促使現代化經濟建設對檔案管理提出了高要求。針對現代化的需求，如何探索基于知識服務的檔案管理模式理論就有著重要的現實意義。本文從相關理論內涵角度分析，并探索一些檔案管理有關策略，期望能帶來一些啟迪與幫助。

關鍵詞：知識服務；檔案管理模式

隨著經濟的發展，檔案管理模式開始注重于知識服務層面。基于知識服務的檔案管理模式需要體現科學性、數據性、系統性。在傳統檔案管理模式上做適度變革與創新，改變傳統管理模式的限制性問題，促使檔案管理從實體化轉向知識積累、知識組織、知識評價、知識服務的模式化，理論內涵也趨向于文件生命后期、文體連續性、信息生命周期發展，促使檔案文件管理達成流程與服務的一體化目標。

一、基于知識服務的檔案管理模式的理論依據

（一）關于知識編碼

基于知識服務的檔案管理模式理論需要建立在知識編碼基礎前提。知識編碼指的是利用知識的精確性來實現展示、共享渠道，促使雙方達成順暢交流與溝通。知識編碼的存在體現了創新、變革發展，也促使知識結構的顯性化、有序化創建。知識編碼的運用使得檔案管理實現信息化、數據化發展，可以將用戶信息、細節進行處理與搜集，一定程度上使得檔案管理工作流程進一步優化，促使管理工作效率得到大幅提升。知識編碼的運用，可以直接為企業的管理決策提供重要的數據指導，并協助策劃部門提出合理性方案設計。知識編碼的存在象征著過去傳統老舊管理手段的創新與變革，使得檔案管理可以契合經濟市場需求目標，更好地奠定企業經濟發展基礎。

（二） 關于人性化服務

基于知識服務的檔案管理模式理論還需要建立在人性化服務前提。人性化服務指的是秉持以客戶需求為導向，保障服務功能的全面性，通過客戶服務的反饋意見來不斷調整服務管理安排，力求滿足客戶需求，通過達成顧客的高度評價來提升企業經濟利益。人性化服務更多的是強調企業的服務職能，服務職能是決定企業公共形象的顯要參考標準。因此企業應當加強內部服務建設水平，做到從客戶需求出發，將客戶信息視為重要的知識資產，重視并做好檔案管理工作。只有企業在經濟市場中保有競爭力，才能促使經濟效益的提升。可以說，信息評價管理模式可以促進企業內部服務系統與職能的完善。

二、知識服務的檔案管理模式工作開展策略

（一）追求知識價值

檔案管理資源屬于企業積累發展的隱形資產。檔案信息資源的有效提取、適當運用，可以貫徹企業發展的新形勢理念，促使檔案文化理論可以滲透進企業發展過程中，同時也促進服務管理模式的同步跟進與落實速度。企業長遠可持續發展必然需要進一步知識價值的深度追求。以長春特種設備檢測院為例，本身實質屬于特殊機構，主要針對特種設備檢測，因此為了順應時代發展需求，必然需要將檔案管理模式進行變革、創新，使得內部檢測范圍設定的相關標準與培訓教育內容可以契合社會經濟發展的目標。據數據顯示，長春特種設備檢測院內部員工90%認可知識服務管理模式。相關鑒定理論也需要結合檔案資料信息的價值進行綜合評價，知識服務信息模式大大促進了檔案信息化建設開展。檔案資料信息價值決定著檔案生命周期，決定著最終檔案存檔的去留。只有價值的高度提取，才能促進檔案信息的利用率，促進檔案信息資源的有效控制。

（二） 現代化技術引用

知識服務檔案管理模式需要將知識價值化理念應用于實踐工作中，現代化技術不失為有效的推行手段。首先，信息化手段可以使得檔案信息處理、分析速度實現高效、快捷、靈活。其次，信息化技術可以加強信息交流平臺建設，進而確保數據信息的傳播流通性、順暢性、統一性、安全性，調動內部員工的溝通交流氛圍，使得知識服務資源與傳播可以同步推行。內部企業部門的及時處理、高效接收與傳播知識信息，可以進而體現服務價值的全面性、綜合性，進一步提升服務質量，促進企業經濟收益獲得顯著成果，同時也為企業未來發展指引了明確導向。

結語

隨著經濟技術的發展，科學技術也不斷推行，在信息時代背景下，結合企業實際情況，建設基于知識服務的檔案管理模式是正確的企業發展導向。檔案信息資源的利用率提升，可以促使企業結合現代化技術與自身需求，創設出真正符合可持續發展之路。

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（作者單位：單縣婚姻登記處，山東 單縣274300）