外文圖書招標采購履約管理

劉亞芹

外文圖書招標采購履約管理

劉亞芹

外文圖書供應商在中標后存在不能按照應標承諾誠信履約的現象。外文圖書采購人員依據合同進行履約管理，有利于提升外文圖書采購工作水平，也可以使圖書館與優質外文圖書供應商保持長期穩定的合作。文章根據外文圖書采購工作實踐，指出圖書館外文圖書供應商在工作中易發生的偏差，提出通過簽訂詳細的供貨合同、制定嚴格的懲罰措施、建立合理的履標評價機制等措施，使履約管理制度化、正規化，實現圖書館與外文圖書供應商的共贏。

外文圖書招標采購履約管理履標評價

引用本文格式 劉亞芹.外文圖書招標采購履約管理［J］.圖書館論壇，2016（10）：90-95.

AbstractIt is beneficial to improve the acquisition of books in foreign languages and to maintain a stable longterm relationship between library and quality book suppliers，if acquisition librarians manage book suppliers’performance on the contract basis.This paper indicates the shortages in library acquisition of books in foreign languages and proposes to institutionalize and formalize the performance management by concluding a detailed supply contract，making strict punishment provisions，and building a reasonable performance evaluation system，thus creating a win-win situation for library and foreign language books suppliers.

Keywordsforeignlanguagebookacquisition；publicbidding；performancemanagement；performanceevaluation

《中華人民共和國招標投標法》實施16年以來，通過招標方式采購外文圖書逐漸成為圖書館外文圖書購置的主要渠道。雖然圍繞圖書招標采購的研究很多，但對于外文圖書采購招標之后的合同執行及履約研究寥寥。2016年1月，筆者用“履約”和“履標”作為關鍵詞，在中國知網（CNKI）期刊全文數據庫中的圖書情報與數字圖書館分庫中進行檢索，查找到0條結果。用“履約”作為主題檢索，查找到10篇關于圖書館方面的文章，其中有4篇是關于期刊采購履約管理方面的研究，5篇是關于中文圖書或教材招標采購方面的研究，1篇是關于人力資本管理方面的自我履約。用“履標”作為主題檢索，查找到3篇論文，其中樊國萍的《中文圖書供應商履標報告撰寫及其分析研究》重點關注履標報告的撰寫問題［1］；李霜梅的《圖書招標中的不完全信息動態博弈及有效控制》提出要從標書的撰寫、評標和履標過程中準確地傳遞信息［2］；筆者的《外文圖書供應商評價標準探討》提出通過履標評價驗證所選外文圖書供應商的準確性［3］。

目前專家學者對外文圖書供應商的評價研究大多集中在招標前和招標過程中利用各種方法進行評分上，因此圖書館并不缺乏完備的合同或招標文件，也制定了相關的評分標準［4］。不過，圖書館外文圖書采購人員急需根據外文圖書供應商的實際履約情況，對其進行履標評價及履約管理。

1　對外文圖書供應商實行履約管理的意義

圖書館外文圖書采購具有訂購批次多、到貨周期長、書目不確定、外文圖書價格不透明等特點，在招標時能確定的只有采購金額，大多數圖書館招的是“資格標”。為了獲得供貨資格，外文圖書供應商在應標時對圖書館提出的技術需求普遍表示完全響應，但是在履約過程中發生偏差的情況屢見不鮮。圖書館對外文圖書供應商進行履約管理的意義如下：

1.1有利于提升外文圖書采購工作水平

圖書館外文圖書采購的目的是將符合館藏書建設方針的外文圖書及時采購到館，滿足讀者需求。外文圖書供應商為圖書館提供的服務包括：（1）根據圖書館提供的關鍵詞制作專題書目；（2）為圖書館指定的讀者群體舉辦現貨書展；（3）根據圖書館的訂單配送圖書；（4）為到館圖書提供編目數據或圖書編目外包服務；（5）賬目結算；（6）提供發票等。外文圖書供應商必須嚴格履行應標承諾才能保證圖書館外文圖書采購工作質量。圖書館的履約管理力求科學合理、嚴謹細致，以公平公正為原則構建履約管理體系，通過建立評判外文圖書供應商的履標評價表對外文圖書供應商的履約情況進行監督與考核。圖書館外文圖書采購人員只有隨時跟蹤監督到貨情況、及時統計相關數據、定期評估，保證每個環節管理到位，才能發現不足，督促外文圖書供應商及時整改，從而提高外文圖書采購工作質量。

1.2有利于圖書館與優質外文圖書供應商保持穩定合作關系

國內具有外文圖書進口資質的外文圖書供應商數量有限。外文圖書到貨周期長，若頻繁更換外文圖書供應商，會出現訂單已經執行無法撤消等問題。圖書館每年對外文圖書供應商進行履標評價，逐步形成各外文圖書供應商的信用記錄，為下一輪招標建立理性依據。如果外文圖書供應商在履標評價時能夠達到“滿意”的標準，圖書館與之續標，不但節約采購成本，而且可以保證圖書館與優質外文圖書供應商保持長期穩定的合作。

2　外文圖書供應商工作中易發生的偏差

2.1工作失誤

因外文圖書供應商工作人員缺乏責任心或出差等未及時回復訂單，導致圖書漏訂。因外文圖書供應商忽視招標要求而導致標書被廢；甚至因其忘記投標時間從而錯過了一直有合作的圖書館的招標會等。以上種種失誤會直接影響圖書館外文圖書采購任務的順利完成。

2.2到貨周期長

外文圖書供應商收集到各圖書館的訂單后向外文圖書出版社或國外代理商發訂，批量采購的圖書往往要在國外集貨，湊夠一定數量后起運。進口圖書還需要辦理報關等手續，到國內倉庫后還需經過驗收，按批次配送到各個圖書館。每個環節都有可能延誤到貨時間，如遇到不可抗拒因素或法定節假日，到貨周期還要順延。

2.3報價不準確

外文圖書采購人員在驗收時經常會發現圖書的到貨結算價格與預訂價格不符，除去匯率變動的因素，表現在幣制變動和價格浮動兩方面。例如，有些圖書用美元報價，到貨時用英鎊結算；有些圖書發生出版社調價而外文圖書供應商未及時告知。

2.4專題書目制作質量不高

為了滿足讀者對外文圖書的需求，圖書館采購人員會定期向重點讀者詢問其所需外文圖書的關鍵詞，要求外文圖書供應商根據關鍵詞制成電子版專題書目，經外文圖書采購人員篩選、查重后交給讀者選訂。實際工作中，外文圖書供應商提供的專題書目，有些制作粗糙、重復；有些雖然質量高但是制作周期過長。

3　圖書館履約管理措施

3.1簽訂詳細的供貨合同

招標完成后，圖書館要在同外文圖書供應商簽訂的外文圖書采購合同中明確雙方責、權、利，將招標技術需求書中要求的所有細節寫入合同。針對外文圖書供應商容易存在的問題，合同中應包含但不限于以下內容：

3.1.1建立便捷暢通的溝通機制

圖書館外文圖書采購人員在圖書購置過程中需要隨時與中標供應商的銷售人員通過電話、電子郵件等方式聯系溝通。外文圖書供應商應指派專人負責處理、解答外文圖書采購人員在訂購過程中遇到的各種問題，并保持經常性溝通，了解和掌握圖書館外文圖書采購需求。合同規定以下問題需要外文圖書供應商及時響應：（1）訂單上的數據如果與實際圖書出現題名不符、國際標準書號變更、出版社不同等，需告知外文圖書采購人員；（2）對于無庫存或絕版等情況，需確認是否存在品相好的二手書并報價；（3）發現重復訂購、特殊裝訂、特殊開本，應聯系外文圖書采購人員核實是否訂購；（4）未裝訂圖書如散頁、試卷，以及開本過小（如64開）的圖書直接退訂，并告知圖書館外文圖書采購人員及時更改采購數據。

3.1.2對到貨周期提出明確要求

合理的到貨周期是保障外文圖書加工、編目流程正常進行的關鍵。如果到貨周期過短會導致外文圖書積壓在加工、編目環節；如果到貨周期過長會導致加工、編目人員無書可做，還會使圖書館某段時間內無新書上架，影響圖書館的文獻保障率；如果到貨不均勻會影響圖書加工、編目工作安排。目前外文圖書訂購的到貨周期在3個月左右，圖書館外文圖書采購人員在每月月底統計3個月之前訂購外文圖書的到貨率，并及時發郵件催促90天未到圖書。對超過180天尚未到的圖書，圖書館有權續訂或取消訂單。外文圖書采購人員取消訂單后，要將書目信息及取消原因通知訂購讀者，并協助讀者通過其他方式獲取該圖書內容。

3.1.3嚴格監督圖書價格

外文圖書采購人員只有嚴格監督圖書價格才能控制招標經費的使用額度。外文圖書供應商在收到圖書館的訂單時就需要核對訂購價格，將漲價幅度超過10%以上的書目告知圖書館采購人員核實，超過20%以上的須經圖書館采購人員確認是否訂購。外文圖書采購人員如果發現有價格超過規定金額（如150美元）的圖書，須經主管領導批準后才能訂購；價格特別高的圖書要與推薦者溝通，再決定是否訂購；無力購買的圖書建議讀者通過館際互借方式獲取使用。

3.1.4對專題書目的制作提出質量要求

圖書館要為重點讀者提供外文圖書預訂個性化服務，需要外文圖書供應商提供指定類別及關鍵詞的電子版專題書目。書目中必須包含各學科專業重點出版社近兩年的新書，要求以EXCEL形式提供采訪信息。專題書目內容必須詳細標明外文圖書出版信息及載體形態，每種圖書的采訪信息在沒有變動的情況下只發布一次，以節省讀者寶貴時間，提高圖書館采購人員工作效率。

3.2制定嚴格的懲罰措施

采購合同中必須明確外文圖書供應商的違約責任，規定未達到采購標準的懲罰措施。

3.2.1嚴重違約停止合作

供應商出現以下情況，圖書館有權給予相應懲罰且今后不再合作：（1）供應商提供盜版圖書，必須無條件退換，并以圖書碼洋價格的10倍支付違約金；（2）供應商在合同期內被所屬地區主管部門取消或暫停其出版物經營資格，可改由其他履約良好的中標供應商完成合同；（3）已出版圖書的90天到貨率低于75%時，圖書館將對供應商給予書面警告，低于70%時，可將供應商視為無供書能力，圖書館有權終止其未到貨的所有訂單，改由其他履約良好的中標供應商完成合同；（4）單批到館圖書的不合格率高于1%，或有3批及以上的圖書不合格，可將供應商視為故意挾帶其他圖書或無供書能力，改由其他履約良好的中標供應商完成合同。

3.2.2一般違約及補救措施

外文圖書供應商出現以下影響圖書館服務質量或采購計劃的情況時，應采取相應的補救辦法：（1）供應商保證每冊圖書均按圖書館的要求加工，如圖書加工不符合約定的要求，供應商必須于圖書館向其發出通知的7個工作日內來人進行加工或退回重新加工，所產生的一切費用由供應商承擔；（2）圖書館驗收時會查詢出版社標價，對于外文圖書的到貨價格超過出版社標價的50%及以上者，外文圖書供應商在圖書館預訂時沒有標明“特殊計價”，到貨后也沒有提供進貨價格證明的，以出版社標價乘以供應商應標時的折扣結算。

3.3建立合理的履標評價機制

定期對外文圖書供應商的供貨情況進行客觀準確的評價，能夠及時發現外文圖書供應商工作中存在的問題，敦促其采取改進措施。

3.3.1評價指標來源

圖書館的履標評價指標是由招標技術需求書中對外文圖書供應商的要求轉化而來。外文圖書采購人員依據合同，對外文圖書供應商進行監督管理，做到招標前后考察重點一致。

3.3.2評價指標設立原則

設立外文圖書供應商履標評價指標要遵照兩條原則：一是實用性，針對外文圖書采購人員在工作實踐中遇到的各種問題而設立的評價指標，可以保證外文圖書采購工作順利進行。二是可操作性，圖書館要尊重外文圖書進出口業務的普遍規律，現階段不能對外文圖書供應商的供貨能力要求過高，評價指標的設置不可太死板。如果評價指標不具備實際操作性，將導致外文圖書采購不能取得良好的執行效果，甚至使雙方無法順利合作。

3.3.3評價指標要點

（1）價格監督及訂單反饋。圖書館購書金額在招標時已經確定，認真處理好外文圖書到貨書價與訂購書價不符的情況，有利于圖書館采購人員控制預算金額，更精準地完成招標采購任務；圖書館外文圖書采購人員在驗收時要嚴格監督外文圖書結算價格，使圖書館外文圖書采購資金發揮最大效益；圖書館要與外文圖書供應商建立便捷暢通的溝通機制，推動外文圖書采購工作順利開展。

（2）專題書目制作。書目訂購是外文圖書供應商與圖書館合作的主要方式。在外文圖書出版數量眾多而圖書館購書經費有限的前提下，各個圖書館都追求保持自己的藏書特色，很少有圖書館需要“大而全”的書目信息，大多要求提供“精、準、快”的專題書目。專題書目制作質量高低將會影響圖書館藏書體系和服務質量。

（3）到貨評價。訂到率是指能夠供貨的圖書占訂購圖書總數的百分比。圖書館向外文圖書供應商發出的訂單中，有些外文圖書因絕版、無庫存、尚未出版等原因無法供貨；也有一些外文圖書采購難度大或者供應商沒有渠道采購；還有一些外文學術圖書因利潤低，導致外文圖書供應商不愿供貨。因此圖書館明確訂到率可有效約束外文圖書供應商片面追求利潤而損害圖書館利益的行為。已出版圖書到貨率是指外文圖書供應商到貨圖書的數量占能夠供貨圖書數量的百分比。由于出版社的出版計劃會根據訂購情況變動，個別預告書目會延遲或者取消出版。專業性較強的學術圖書的到貨率關系到圖書館服務能否滿足讀者的需求，時效性較強的熱門圖書的到貨率直接影響到讀者滿意度。外文圖書一般是一年招標一次，要求當年完成采購和結款任務。圖書館下訂單后，外文圖書供應商必須盡早供貨，否則如果下一個招標周期未中標，有可能出現圖書結款的困局。外文圖書采購人員加強對到書周期的監督，保證按時完成招標采購任務。

（4）服務外包。在當今圖書管理自動化、標準化環境下，外文圖書供應商需配備經驗豐富的專職編目員，按合同要求及時準確地提供編目數據。多數圖書館將圖書的加工、編目工作外包給外文圖書供應商，包括加蓋館藏章、貼防盜磁條、貼條形碼、編目、貼書標、覆膜、上架等，一般是上門服務。工作外包減少了圖書館采編部門的工作量，縮短了圖書從訂購到上架的周期。

（5）送貨及退、換貨。送貨工作能夠體現外文圖書供應商的管理水平，更是圖書館做好文獻保障工作的基礎；保證每本圖書的質量是保障館藏整體質量的必要條件。外文圖書出版狀況比較復雜，如某套叢書有一個ISBN號和叢書名，叢書的每個分冊又有各自不同的ISBN號和書名，讀者在選書時難免會重復選訂，但圖書館外文圖書一般不訂購復本，所以若出現兩個復本時只能退貨。另外，特殊裝訂、特殊開本的圖書無法長期保存，發現后也須退貨。如果出現殘書等質量問題，外文圖書供應商必須無條件配合換貨，及時退換圖書可以補救雙方的工作失誤。

（6）書展及增值服務。為了提高到貨速度及讀者滿意度，一些圖書館聯合外文圖書供應商每年舉辦限定學科的現貨書展。這樣既可以吸引讀者參與選書，又可以使外文圖書采購人員迅速直觀了解讀者需求。另外，供應商的增值服務可使圖書館提高工作效率、為讀者提供創新服務。

3.3.4編制履標評價表

履標評價表既要體現外文圖書供應商在合同履行過程中的服務質量，又要將圖書館對供應商的服務期望融入其中，讓供應商了解未來努力的方向［5-6］。本文考察的14項技術指標中，前9項相對重要，每項滿分為8分；第10至13項每項滿分為6分；最后一項增值服務共4分。總分為100分，其中滿意80至100分，比較滿意60至79分，一般40至59分，不滿意0至39分。

下面以筆者所在的國際關系學院圖書館（以下簡稱“本館”）外文圖書供應商履標評價表為例，說明如何進行履標評價。本館2014年底通過招標選擇了兩家外文圖書供應商，2015年底外文圖書采購人員根據兩家外文圖書供應商在上一年的供貨表現填寫履標評價表。評價結果為：一家達到滿意標準（84分），另一家達到比較滿意標準（65分）。本文以履標評價結果稍差的一家外文圖書供應商為例（見表1），說明履約管理的必要性。

表1　國際關系學院圖書館2015年外文圖書供應商履標評價表

（續上表）

筆者編制的履標評價表是在國際關系學院圖書館近3年的外文圖書招標采購履標評價實踐中不斷修訂完善而成。該表針對中標外文圖書供應商工作中的薄弱環節加大分值，其他圖書館可結合工作實際確定考核重點，調整指標或指標分值，合理地對外文圖書供應商進行履約管理。

3.3.5履約管理

圖書館外文圖書采購人員將履標評價結果及改進意見反饋給外文圖書供應商。外文圖書供應商的領導對此高度重視，開會討論對應的整改措施，由主管圖書的公司領導帶隊來圖書館與外文圖書采購人員當面溝通。圖書館與外文圖書供應商不斷磨合，可以顯著提升外文圖書采購工作質量。

［1］樊國萍.中文圖書供應商履標報告撰寫及其分析研究［J］.圖書館論壇，2012（6）：159-162，141.

［2］李霜梅.圖書招標中的不完全信息動態博弈及有效控制［J］.圖書情報工作，2008（8）：134-136.

［3］劉亞芹.外文圖書供應商評價標準探討——以國際關系學院圖書館外文圖書招標采購為例［J］.圖書情報工作，2014，58（17）：98-103.

［4］唐瓊，張瀘月.高校圖書館在政府采購模式下對供應商信用評價指標體系的構建——以四川師范大學中文紙質圖書為例［J］.四川圖書館學報，2015（3）：15-18.

［5］倪勝霞.高校圖書館期刊采購招標的合同履約管理［J］.圖書館論壇，2010（1）：89-90，114.

［6］倪勝霞.圖書館期刊采購中的全過程合同管理［J］.大學圖書館學報，2010（6）：62-65.

（責任編輯：吳衛娟）

Performance Management of Foreign Language Book Acquisition by Public Bidding

LIU Ya-qin

劉亞芹，女，碩士，館員，國際關系學院圖書館外文圖書采訪員。

2016-02-24