基于ERP集成環境的會計信息處理研究

寶雞職業技術學院　王　波

基于ERP集成環境的會計信息處理研究

寶雞職業技術學院王波

隨著信息技術的不斷發展，企業的信息化建設正成為其提高自身競爭力的重要方向，因此ERP系統正在被越來越多的企業所采用。本文通過實際案例研究了如何在ERP集成環境下進行會計信息系統的建設，研究發現：通過財務信息與業務信息的協同處理，會計信息系統與ERP系統內其他子系統相互集成，提高了會計信息處理的效率，同時為企業標準成本管理體系和成本控制體系的建立提供了有利的信息系統環境。本文的研究結論對于企業的信息化建設具有一定的借鑒和指導作用。

ERP財務會計會計信息

一、引言

隨著信息技術的不斷深入發展，信息化建設已經不可避免，如何通過改善和整合企業管理系統，實現企業管理信息化，如何借助科學的、創新的管理軟件來增強自身的核心競爭能力、提高綜合實力，從而順應“優勝劣汰”的叢林法則成為當下企業管理信息化發展的突圍重點。ERP系統作為企業信息化的重要組成部分，是提高企業競爭力的重要解決方案之一。ERP即是一種先進的管理思想，也是一種管理工具，ERP的核心思想是將企業的各種資源進行整合，通過信息化的手段整合企業的計劃、采購、物流、生產、銷售以及財務管理等資源，提高企業的管理效率。由于企業的經濟活動需要轉化為貨幣計量并通過會計手段加以反映和監督，會計信息系統已經融入到ERP系統之中，成為其重要的組成部分，處于集成的核心地位。在ERP環境下，會計信息系統不能獨立存在，它必須依賴于ERP的整體集成環境才能發揮其效用，這種依賴性關系是通過ERP的集成特性來表現的，通過財務與業務的一體化實現的。因此，如何提高ERP集成環境下會計信息處理的效率、加強內控并充分挖掘會計信息的利用價值成為學術界關注的焦點之一。本文試圖用案例說明的方式對會計信息處理方式方法進行研究。

二、ERP與會計信息系統的理論分析

ERP是企業資源計劃或企業資源規劃的簡稱，是整合了企業管理理念、業務流程、基礎數據、人力資源和物質資源、計算機軟硬件于一體的企業資源管理系統。ERP是先進的企業管理模式，是提高企業競爭力的重要解決方案之一，主要宗旨是對企業的人、財、物、信息、時間和空間等綜合資源進行綜合平衡和優化管理，協調企業各管理部門，圍繞市場導向開展業務活動，提高企業的核心競爭力，從而取得最佳的經濟效益。因此ERP是軟件，更是管理思想。ERP的核心思想分別是財務管理、物資管理、生產管理、項目管理、客戶服務管理和數據管理。其中，財務管理模塊主要完成會計核算功能與財務管理的大部分功能；物資管理模塊主要完成后勤采購及庫存物資管理的功能；生產管理模塊主要完成生產計劃、物料需求計劃、能力需求計劃和車間管理的功能；項目管理模塊主要完成項目的計劃管理、預算管理及過程管理的功能；在銷售與分銷模塊完成后勤銷售與客戶服務的功能；在人力資源管理模塊對企業的人事檔案、薪酬核算、人事政策和績效考核等進行管理。

財務與業務的集成應用以及財務信息與非財務信息的有效集成是現代會計信息系統應用的必然要求。ERP系統代表企業各種資源的整合利用，財務管理是ERP的核心思想之一，會計信息系統是ERP系統的重要組成部分，ERP系統的核心特點是業務集成和數據共享，因此現代會計信息系統與ERP系統是有機的一體。會計信息系統作為ERP系統集成環境下的一個子系統，企業的業務信息需要集成傳遞到會計信息系統中進行反映和監督，如圖1所示。

圖1　ERP系統的信息處理關系圖

三、ERP集成環境下會計信息處理案例

優泰科是一家生產制造型企業，主營業務是從事環保設備的制造。優泰科在ERP系統上線前，使用的會計信息系統仍然是手工會計信息系統的仿真，這種會計信息的生產除了必須從系統外部取得原始憑證外，進行會計核算業務處理，與手工會計系統在本質上沒有區別。而且提高會計信息處理效率是通過ERP系統的實施和應用來實現的。

（一）主要流程梳理與再造要提高會計信息處理效率只有技術條件是遠遠不夠的，ERP軟件必須與企業的實際情況相結合才能成為企業的應用系統，而這種結合的過程就是ERP系統的實施過程。在ERP系統的實施過程中，業務流程的梳理和優化再造是必須經歷的過程，優泰科通過業務流程梳理標準化了企業的業務流程，其中涉及到會計信息處理的業務流程簡要列舉如下：物資及外委服務采購業務流程、商品出庫銷售業務流程、生產計劃與執行業務流程、設備維修與大修理業務流程、薪資計算與核算業務流程、員工借款與費用報銷業務流程、供應商付款業務流程、客戶收款業務流程。這些業務流程涉及到業務部門在物流、采辦、生產計劃和銷售業務的開展過程，同時也是財務與業務協同的過程。

以物資及外委服務采購業務流程舉例說明，針對此流程，以物資的采購為例，業務流程如圖2所示：

圖2　物資采購業務流程圖

從圖2中可以看出，在ERP集成環境下，會計信息處理不再單純僅由財務部門來完成，部分會計信息的處理在業務流程的特定環節由相關的業務部門在業務處理時同步集成產生。

圖3　會計信息系統與后勤子系統集成信息處理方式圖

圖4　物料類別與物料類型確定會計科目過程圖

（二）財務信息與業務信息協同處理

（1）后勤管理子系統與會計信息系統集成。第一，后勤管理子系統及其組成部分。ERP系統中的后勤管理子系統一般包含采購、庫存管理、生產制造、銷售與分銷、項目管理等模塊，通過MRP進行物料的組織調度，因此后勤模塊的共享基礎數據是物料基礎數據。后勤子系統與會計信息系統的集成是通過后勤業務處理實現的，通過業務信息同步進行會計信息處理，如圖3所示。

第二，物料數據與會計信息系統集成。在ERP系統中，物料數據是核心基礎數據之一。從后勤子系統與會計信息系統的集成角度來看，與集成有關的物料數據體現在兩個方面，一是物料會計數據，二是物料移動數據，將不同的物料類別與物料的移動類型進行組合自動匹配出存貨會計科目、成本費用科目和損益科目，并以此為基礎進行集成會計信息處理，如圖4所示。通過物料的類別與物料的移動來確定唯一的會計科目，當物料進行移動時集成到會計信息系統，產生會計憑證。

第三，采購管理模塊與會計信息系統集成。采購管理模塊可實現如下功能：物料需求計劃、采購、收貨和采購發票處理。根據企業的銷售計劃、生產計劃、維修計劃、項目計劃，運行MRP，比較物料總體需求量與企業實際非限制可使用庫存、物料預留及安全庫存量，計算出實際物料需求，并集成產生物料采購請求，經過企業的招投標程序及企業審批流程，將物料采購請求轉變為采購訂單或采購合同，當采購訂單或采購合同中的采購物料到貨入庫，在ERP系統中進行收貨，收貨的操作在會計信息系統同步產生會計憑證（借：原材料，貸：暫估應付）；當收到采購發票，在ERP系統中進行采購發票校驗處理，產生會計憑證（借：應付暫估，貸：應付賬款）。

第四，銷售管理模塊與會計信息系統集成。銷售管理模塊可實現如下功能：價格管理、客戶管理、信用管理、銷售業務過程管理，其中銷售業務過程管理包括銷售訂單或銷售合同管理、客戶交貨物流管理和發票管理。在銷售業務過程管理中，當企業與客戶簽訂銷售合同，在ERP系統中建立銷售合同或銷售訂單，當向客戶交貨時，在系統中進行庫存商品的銷售出庫處理，同步在會計信息系統產生會計憑證（借：主營業務成本，貸：產成品）；當給客戶開發票時，在ERP系統中進行銷售開票處理，形成會計憑證（借：應收賬款，貸：主營業務收入）。

第五，后勤生產業務集成產生會計核算憑證。后勤生產業務由企業的生產計劃部門來完成，通過ERP系統執行后勤生產業務流程，在ERP系統中創建生產工單，當生產工單需要領料時，由倉儲物流部門進行物料發貨，集成產生會計核算憑證（借：基本生產成本，貸：原材料等），當生產部門統計并確認機器工時和人工工時時，集成產生會計核算憑證（借：基本生產成本，貸：基本生產成本），當對生產工單收貨時，由倉儲物流部門進行物料收貨，集成產生會計核算憑證（借：庫存商品，貸：基本生產成本）。

（2）預算控制模塊與會計信息系統集成。預算控制模塊可實現如下基本功能：預算的編制和下達、預算控制和預算分析功能。預算結構構成了企業預算下達的落腳點，企業預算被下達到預算結構中，為了能實現預算實際執行結果與預算的對比分析，預算結構需要與會計信息系統在企業組織結構和會計科目兩個方面進行匹配或共享。從財務核算的角度出發，會計信息處理的對象是一定會計主體的經濟活動，會計需要對企業的利潤中心和成本中心以及獨立核算單元進行核算，這些構成了會計核算的組織結構范圍，因此預算控制模塊與會計信息系統集成需要預算組織結構范圍與會計信息系統的組織結構范圍相匹配或共用相同的組織結構范圍。會計核算離不開會計科目，預算也離不開預算項目，因為企業預算是一種財務計劃。因此預算控制模塊與會計信息系統集成需要會計科目與預算項目匹配。預算在被分解后，預算預警功能就被激活啟用，在預算執行的過程中，對預算將被耗竭或超過預算時進行預警。成本費用的會計核算需要以成本對象作為輔助核算對象，成本對象包括成本中心、生產訂單等，成本對象是成本費用的歸集對象，是成本費用發生的責任主體，同時成本對象屬于預算的組織結構范圍，從而實現預算控制模塊與會計信息系統的有效集成。比如管理部門的差旅費報銷，管理部門既是會計核算的成本中心，也是預算的組織結構，差旅費科目既是預算項目，也是會計科目，差旅費報銷會計記賬，既形成了會計憑證，也形成了預算的耗用憑證，從而預算與預算的實際執行情況可以及時進行對比分析。

（3）人力資源管理子系統與會計信息系統集成。人力資源管理子系統包含如下功能：薪酬計算。根據員工的類別、工齡、薪酬福利級別和員工績效計算員工的薪酬福利?？记诠芾?。考勤不僅關系到員工績效管理、員工的薪酬福利計算，也關系到人工成本的工時計算。人力資源管理子系統的核心基礎數據是人員數據，企業的人員首先是屬于企業內部某個組織結構范圍，而企業的組織結構范圍在ERP系統的各個子系統中是通用和共享的。人力資源管理子系統薪酬計算與會計信息系統的薪酬核算相互集成，在人力資源管理系統中進行員工的薪酬計算，計算員工工資、獎金、員工福利、保險和稅金。通過ERP系統中的工資項目和會計科目的匹配關系，通過人力資源管理子系統與會計信息系統共用組織結構范圍，將人力資源管理子系統計算的員工薪酬集成到會計信息系統，在會計信息系統中產生會計憑證。人力資源管理子系統中通過員工考勤功能，將員工考勤數據集成到后勤子系統中，在后勤子系統的生產計劃模塊進行工時確認，通過確認的員工工時和工時成本計算人工成本，通過后勤子系統與會計信息系統的集成，在會計信息系統產生會計憑證。

（4）ERP集成環境下會計信息系統的內部集成。第一，總賬集成。總賬系統是會計信息系統的核心組成部分，企業財務部門通過總賬出具需要對外披露的報表，包括資產負債表、利潤表和現金流量表等報表?？傎~系統通過對會計憑證會計科目的處理，產生科目明細賬并匯總形成科目總分類賬?？傎~系統的主要功能是憑證記賬、憑證審核、憑證查詢、月末結賬和年末結賬等功能?？傎~作為會計信息系統的核心組成部分，實施與ERP系統中的其他子系統進行集成，ERP系統中的其他子系統通過集成產生總賬會計憑證，并更新科目明細賬和總分類賬。

第二，應收管理集成。應收賬款是指企業銷售商品、提供勞務等應向客戶收取的款項，應收賬款是對形成企業債權的客戶業務進行處理，比如銷售發票業務處理、應收賬款賬齡分析、自動催款、客戶信用管理等。會計信息系統中的應收管理以客戶業務為核心，與ERP系統中的銷售與分銷、與總賬管理緊密集成。為客戶建立信用檔案，分配客戶信用額度，在銷售合同或銷售訂單建立時及時檢查客戶的信用額度，實現對客戶的信用管理。在會計信息系統中建立客戶與會計科目的映射關系，將客戶與反應企業債權的應收賬款科目相關聯，當在銷售與分銷模塊進行客戶開票時，確認收入并形成企業的應收賬款，集成到總賬形成總賬會計憑證，在應收管理中形成客戶的掛賬明細賬。當收取客戶的款項時，及時通過應收管理模塊進行清帳。在會計信息系統中為客戶建立客戶折扣和收款條件，根據收款條件和發票日期確定賬齡分析的起點和到期日期，在任意時點計算客戶的應收賬款賬齡，當用戶的掛賬超過了賬齡截止日期，自動向客戶發送催款通知。應收款管理的業務流程的一般步驟：建立客戶檔案，形成客戶基礎數據；與客戶簽訂銷售合同并在系統中建立銷售訂單，經過銷售部門經理審核后下達；根據銷售訂單建立交貨通知單；根據交貨通知單發出商品并記賬；根據交貨單開立銷售發票，進行銷售發票處理并記賬；如果客戶掛賬超過信用期，生成催款通知單；收取客戶款項并清帳。

第三，應付管理集成。應付賬款是企業因購買原材料、物資和接受勞務而應付給供應商的款項，是企業應付的購貨款項，相應的在ERP系統中處理的是企業為采購發生的供應商掛賬和清帳業務，會計信息系統中的應付管理模塊與后勤子系統的采購管理模塊相互集成。通常在ERP系統中，企業采購商品或勞務，在ERP系統中建立相應的采購合同或訂單，在收貨或勞務確認后收取供應商發票，在采購管理模塊中進行供應商發票處理，通過在會計信息系統中設置的供應商與應付賬款會計科目的關聯關系，集成到總賬管理模塊，產生會計憑證，形成企業的應付賬款，同時在應付管理模塊產生供應商的掛賬明細賬，當對供應商進行付款，對供應商的掛賬進行清帳，更新應付管理模塊的供應商掛賬明細，同步集成到總賬形成總賬憑證。應付管理的一般業務流程如下：建立供應商基礎數據檔案；建立供應商采購合同或采購訂單；審批采購訂單；采購訂單收貨入庫并記賬；對供應商發票、入庫單和采購合同進行三單匹配，進行發票業務處理并記賬；對供應商進行付款業務并清帳。

第四，固定資產管理集成。固定資產是企業的生產經營過程中用來改變或者影響勞動對象的勞動資料，在企業生產經營過程中發揮長期作用。固定資產按其生命周期可劃分如下階段：獲取、轉移和報廢三個階段，按照會計準則的規定，固定資產需要計提折舊。會計信息系統中的固定資產管理模塊對固定資產進行卡片式管理，記錄資產的名稱、數量、單位、購置日期、使用部門、設備編號以及折舊條件等信息。固定資產管理模塊主要是針對資產的獲取、轉移、報廢和計提折舊進行業務處理。通過資產分類，將資產分類與會計科目進行關聯，或者針對每個資產卡片制定其關聯的會計科目，比如資產原值科目、累計折舊科目和折舊費用科目與資產分類或資產卡片相關聯，在對資產進行業務處理時，集成到總賬，形成總賬的會計憑證，同時更新資產管理模塊的明細賬。如果是從供應商處購置資產，需要同應付管理模塊相集成，以形成應付賬款總賬和供應商明細賬。

第五，成本管理集成。成本管理與總賬管理、后勤子系統中的庫存管理模塊、采購管理模塊、銷售管理模塊、生產計劃管理模塊以及人力資源管理系統相關聯。通過系統集成，成本管理模塊及時歸集成本，提高成本核算的效率和準確性。通過責任成本的分析和考核進行成本管理。產品成本的核算方法分為品種法、分批法和分步法，無論哪種方法，在ERP系統中都需要成本核算對象進行成本的歸集。

四、結論

本文以ERP集成環境下的會計信息系統應用為研究背景，以優泰科企業為例，分析其會計信息處理效率低、內控控制手段落后以及會計信息不能得到充分利用的相關問題，梳理并描述了ERP集成環境下的集成會計信息處理方式，可以得出如下結論：

第一，會計信息系統與ERP系統內其他子系統的集成是通過財務信息與業務信息的協同處理實現的。ERP系統提供了財務與業務協同處理的技術條件。在ERP集成環境下，財務信息與業務信息的協同處理必須通過業務流程的標準化和固化來保證，這需要在ERP系統的實施和應用的過程中再造或優化企業的業務流程。

第二，財務信息與業務信息的協同處理是提高會計信息處理效率的重要保障，在通過ERP系統進行企業業務流程的處理過程中，業務信息處理集成了會計信息的處理，業務信息處理同步執行了會計核算，產生了會計核算憑證等會計信息，從而大幅減少了會計核算的工作量，提高了會計信息處理的效率。

第三，ERP集成環境下多模塊的集成為企業的標準成本管理體系和成本控制體系的建立提供了有利的信息系統環境，生產計劃與執行等業務信息數據與會計信息數據彼此共享，為標準成本管理體系和成本控制體系的建立奠定了堅實的基礎。

［1］施文君：《ERP環境下企業會計信息系統內部控制淺談》，《財會通訊》2014年第18期。

［2］李娜：《基于ERP環境下企業會計信息系統構建》，《中國管理信息化》2014年第29期。

［3］葉俊：《ERP環境下企業內部控制制度創新研究》，《金融經濟》2012年第8期。

［4］蔡明杰：《基于事件的現代會計信息系統的構建思路》2009年第8期。

［5］顧國基：《上海電力ERP工程財務模塊實施情況》，《上海會計》2007年第6期。

［6］趙連靜、沈文華：《財務業務一體化綜合實驗模擬角色設計》2011年第5期。

［7］周元元、莊明來、汪元華：《ERP系統實施、制度環境與會計信息質量——基于中國上市公司的經驗證據》，《中南財經政法大學學報》2011年第3期。

［8］李楠：《ERP系統建設中的業務流程診斷與優化研究——以某工程制造企業為例》上海復旦大學2011年碩士學位論文。

（實習編輯 張芬）